档案编研资料和检索工具内涵及其编制

　　档案工作，是涵盖档案资料收集整理、实体保管和信息提炼、数字化和利用的工作。档案收集是进口，档案利用是出口。其间，在档案实体整理、保管的基础工作之上所进行的档案信息的整理和编写--档案信息的指引、提炼和加工，即档案检索工具与档案编研资料等材料的编写，一定程度上代表了档案工作水平深度和高度，是和数字化并行的档案工作质量主要的考量指标和等级评定要素，也是体现档案管理水平从管上升到研、（深层次）用的关键性工作。

　　在现实档案工作中，档案的多个门类以及每个门类的九大环节工作中，需要档案部门进行编写的资料很多，其中以检索工具和编研资料为重。了解档案工作基本环节内容，厘清需要编写资料及其关系，厘清检索工具和编研材料的内涵外延及编写体例，做到知其然，亦知其所以然。在此基础上进行编写才能心中有数、目标清楚、过程清晰、成果准确、专业扎实。尤其是不能将所有需要编写的资料都归为编研，这是做好各种编写资料的首要条件。

　　一、档案工作基本内容勾勒

　　档案工作分为基础工作和利用工作。基础工作是为利用服务提供专业技术保证的档案收集、整理、鉴定、保管、统计、编目工作。利用工作不仅包括提供已经立卷归档档案的查找、借阅服务及相关咨询、证明，为体现主动、高效的利用，还包括专业要求更高的（编目）检索、编研、数字化等高层次档案利用工作。检索工具和编辑研究的编制角度、主题、内容、选材和研究水平，影响和决定了利用工作的层次是始、是信还是达雅。

　　二、档案具体工作环节和所需编制编写资料

　　档案收集环节：根据归档范围筛选、检查、核对归档文件（注意密件），签收手续规范，保管好档案移交目录，把好档案“进”口。

　　档案整理环节：按实体分类法规范分类、立卷或按件整理归档、编制档号、件号、打印目录、装订上架。

　　档案鉴定环节：对保管期限已满的档案作销毁请示报告和清册并办理签销手续、集中送交具有法定销毁资格单位销毁。

　　档案保管环节：编制《全宗卷》、库房箱柜指引卡、温湿度记录表、安全第一，认真八防。需编写《全宗卷说明》。

　　档案统计环节：编制《台帐》、档案统计年报、档案工作年度评估表。无需编写资料。

　　档案编目检索环节：编制各类档案归档文件目录、全引目录、各类专题索引，需编写《立卷说明》、《全宗指南》。

　　档案编研环节：编制各类专题文件汇编，需编写《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》、《年鉴》，及各角度、专题性参考资料、手册、史志等。

　　档案现代化管理环节：着录各级电子目录、电子文件管理、文档一体化、档案数字化。

　　档案利用环节：多途径检索利用服务、做好档案借阅登记和核对、把好“出”口。

　　三、档案编研资料和检索工具的内涵与外延

　　档案检索工具是在档案已经整理立卷的基础上，编制或续编查找档案的目录、索引和指南，是指引性的检索体系，用以说明档案馆（室）藏情况，报道档案信息，便于进行档案管理和交流。其中，目录包括全引目录、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录、专题目录等。索引包括文号索引、人名索引等。指南包括全宗指南、档案馆指南、专题指南等。

　　检索工具具有工具书的检索性质，它的编制对象，不是档案的原文，也不是对档案的一次加工或二次加工。只是对档案原文或主题的检索指明方向和路径。

　　检索工具的编写体例有目录式（目录和索引）和叙述式（指南）。

　　档案编研资料是根据工作发展趋势或用户需要，由专人、系统地按照一定的主题，对以库藏档案为主的信息进行筛选、编辑和评介，将存放在不同物理位置的档案实体中的内容，进行集中或提炼形成的内部资料或出版物。它重在编辑与研究，具有知识性、查考性、易检性、概括性、信息密集性等特点。一方面可以提高档案工作层次和水平，特别是利用工作。另一方面可以保护原件长远流传。

　　编研资料的性质是史料参考。是以档案原文为基础的参考资料。

　　编研资料有深度和广度两个维度。它的层次有抄纂型（一次加工）、编述型（二次加工）、着作型（三次加工）。

　　同为某一内容的档案，把原文集中、汇编起来就是一次加工；摘录、编辑成果是二次加工；在研究档案的基础上添加新的观点编制出具有回顾前瞻性质的研究论文或专着就是三次加工。后两者都属深度编研。它的广度涵盖内容的广和编写方式的广（联合编研）。

　　编研资料的体例有编年法、系列法、阶段法以及条目式、叙述式。

　　四、档案编研资料和检索工具的异同

　　二者是档案部门需要编写且易混淆概念、性质、体例的资料主体。

　　检索工具和编研资料的相同点都是档案基础工作完成后、为优质高效提供利用进行的后期编写和加工资料。不同之处是二者的内涵和外延都不相同，两种资料的性质、编写体例、方法也不尽相同。

　　从理论上讲，编制检索工具是提供利用的先期工作，它影响到及时、准确的利用。编研则是后期档案利用工作，是为了更好地提供利用而进行的工作。二者所属环节和性质不尽相同。至于档案文献编纂则是比档案编研更高一个层次的工作。

　　从提供利用角度讲，检索工具好比自助餐，它只提供检索的路径，想单途径或多路径组合自由取舍，每个人想要什么完全自便。而编研作品则好比烹好的中餐，提供加工过的档案，美味可口但不一定符合所有人的心意。在发达国家比较注重检索工具的编制。

　　在我国由于编纂历史悠久比较注重编研。

　　在信息化时代，电子文件的管理和检索方式的多元化开拓探索以及数字化档案馆室的建设，指向趋势是电子检索和操控。但在目前的接轨时期，还是双轨制并行。轻纸质实体、轻编写资料、重电脑数据，并不完全可靠。利用工作的终极前提是“安全”.

　　五、档案编研资料和检索工具编写要则

　　首先要根据档案部门的相关规定、标准和指南，了解、熟悉编写体例，根据擅长文字提炼还是图表示意，选取适合的编写方式。

　　确定编写流程。根据工作习惯和分工情况，决定是在每个工作环节中进行编写还是打破环节条块结合系统编写。

　　选题尽可能根据工作重点和需求以及社会发展趋势，实现成果利用价值最大化。根据能力选择深度和广度。

　　不局限于本馆（室）藏档案信息，书籍、杂志、资料、调查访问材料都可以在获权、考证的前提下收入。

　　充分利用电脑检索工具的编制实现不同专题的牵引，编研资料实现声像结合的多媒体成果，显示文化底蕴和内涵。

　　编写档案编研资料和检索工具，需要责任感。是被动写还是主动写也取决于个人。

　　档案编研资料和检索工具的编写，既穿插在档案的基础工作和利用工作中，同时又富含了档案工作以提供利用为根本目的的相对独立的内涵。是功在当代，利在千秋的工作。只要我们牢记安全第一的原则，不失密泄密，就会为社会文化的积淀和传播作出积极贡献。

　　参考文献：

　　[1] 吴宝康 ,《档案管理学辞典》，上海辞书出版社，1994（200）

　　[2] 陈兆娱 和宝荣，《档案管理学基础》，中国人民大学出版社

　　[3] 钟伦清，《档案编研实用方法》，中国档案出版社 ,1999（1）