减少档案检索往复交互的对策

　　第四章 减少档案检索往复交互的对策

　　档案的利用是档案价值实现的先决条件，档案检索关乎档案利用的顺利进行。当前，随着政务信息公开以及国家各项惠民政策的落实，越来越多的人主动走进档案馆了解和利用档案，我国各级各类档案馆（室）迎来了档案检索的新时代，探讨如何实现利用者快、精、准地获取档案信息具有十分重要的现实意义。分析影响档案检索互逆的各种因素，其目的在于在理清思路，针对问题采取科学的有效措施，从根本上减少往复交互的产生，提高档案检索效果。

　　第一节 丰富馆藏，加大档案开放力度

　　丰富的馆藏资源是档案馆的长期生存和可持续发展的前提和保障，是档案开发利用的物质基础。因此，档案馆档案检索工作要想顺利开展，全面满足利用者需求必须有丰富的馆藏资源做前提和保障。目前，社会的不断进步以及科技的持续发展潜移默化改变着人们的生活。人们信息需求的意愿以及能动性日益增强，利用档案成为了人们解决工作生活问题和获取知识的主要手段，这就需要档案馆积极主动地采取措施加强馆藏资源的建设。在广泛收集档案资源的同时，我们也应该看到，现今档案的利用不仅仅是数量上的简单增加，利用者成分、利用需求、利用范围更呈现出多样化形式，个人利用已经取代组织利用成为档案利用的主要形式，与广大人民群众利益相关的民生档案需求量日益增加。档案馆应充分认识馆藏资源结构的缺陷，从源头抓起，调整进馆范围，不仅要收集反映党和国家历史面貌、工作轨迹，本单位基本职能的档案，还要重新审视进馆范围，通过调查研究，将与广大人民群众利益相关的档案、社会热点档案、各种新型载体形式的档案列入归档范围，进而纳入进馆范围，而不能以现有馆库面积来决定接收范围，让广大人民群众真正受益。

　　档案是具有"生命周期"的信息资源，即活跃期、休眠期、死亡期。档案开放与档案检索联系十分密切。在对档案检索质量的调查分析中，我们不难发现，许多在活跃期范围内的档案并没有得到及时、有效的开发是造成检不出、检不全的原因之一。因此，要想有效减少档案检索往复交互的发生，档案开放力度必须加大，利用限制必须减少。首先，思想上要充分认识档案开放的意义。对档案部门来说，档案的开放不仅是对社会、对社会公众的给予，更是一种获得，它所释放出来的推动我国档案事业发展的能量是难以测度的。

　　因此，不能空谈档案开放，要将档案开放工作落到实处。其次，在不损害国家、社会、集体、他人利益的前提下，调整现有的档案开放期限，大幅度缩短档案的封闭期，开放一切可以开放的档案。

　　最后，要完善档案利用制度，减少档案利用限制，可以通过简化档案利用的手续实现。同时要向社会做好宣传报道工作，包括宣传党和国家开放档案的方针政策、编制并报道本馆的开放目录等。

　　第二节 采取措施，减少中间环节档案信息失真问题

　　档案的存储是档案查找的铺垫。经过存储阶段，档案文献被标识化压缩，零散、无序的档案形成了有序的信息集合，方便日后的查找利用。纸质档案自存储、数字化加工后，其信息内容是固化、不易更改的。针对档案存储过程中极易出现的档案信息附加、减损、失真甚至错误问题，应采取以下措施：

　　一、强化档案信息存储过程，严格控制档案信息内容的质量。

　　档案是历史的真实轨迹，它可资为凭的特证来源于它的原始记录性。如果破坏了其记录的原始性，势必会影响到日后的利用工作。"为党管档，为国守史"是每一个档案工作者的神圣职责。为维护档案的自然形成规律，每一个档案工作者在投入工作时要时刻保持高度的责任感。档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的。

　　在档案扫描、复印或者翻拍等加工处理过程中，尽量保证加工件与原件的相似度，清楚再现其信息内容。在档案信息的存储过程中，档案工作人员要抵制个人主观因素，认真分析每一份档案内容和形式特征，准确标识出具有检索意义特征的信息符号，使档案信息的真实性、完整性、可靠性得到更好的维护。

　　二、重视档案保管问题，改善档案保管条件。

　　随着时间的推移，档案所记录的内容信息会有一定程度的丢失，这些失真主要来源于物理因素，即自然条件而非人为原因导致的信息不完整。例如，纸质档案霉变，胶卷、胶带破损，磁带、磁盘老化等。档案不仅对当下的社会实践活动具有价值，还对未来的实践活动具有参考、情报价值作用。档案和档案工作不仅要为今天服务，也要为未来服务。这些失真档案阻碍着档案检索行为的顺利进行，也影响了未来的利用。因此必须重视档案保管问题，采取一定的方法和技术来对抗物理失真。首先，预防是最关键的，要积极采取措施改善档案的保管条件，使档案的保管质量得到提高；其次，预防和治理并举，要及时、有效地采取专门的技术措施和保护手段修复损毁或老化的档案；最后，要积极吸收相关学科，理论与实践的研究结合，实现良性的档案保护圈。只有这样，才能保持档案原貌，保证档案内容信息的准确性与完整性。

　　第三节 增强利用者社会档案意识

　　前述分析的利用者需求表达与实际需求偏差、检索心理复杂等是影响档案检索往复交互的主要因素，归结起来是利用者社会档案意识相对较低造成的。

　　档案意识指的是人们对档案和档案工作的认识水平与敏感程度。

　　社会档案意识越高，人们对档案检索系统越了解，越能熟练运用检索工具，越能清晰、准确地表达出自己的检索需求以及调节好检索心理做出正确的选择，反之亦然。

　　在古代，档案多属于政策法令，象征着权利，它只掌握在达官贵人手里，一般人是无法接触到的。受过去传统档案意识的影响，直至如今，仍有很多人认为档案馆（室）是政府的机要重地，档案是红头文件的代名词，它神秘地产生，悄悄地消失，普通公民难以接近和利用，更不用说对档案检索工作的认识了。因此，全面提高社会档案意识是解决档案检索往复交互的有效方法，是各级各类档案信息机构的义务和责任。

　　提高社会档案意识，档案信息机构要积极主动地做好宣传工作，让群众改变传统档案意识，了解档案，了解档案工作，消除心理上的障碍。为帮助利用者熟练应用档案检索系统，提高检索效率，档案信息机构应结合不同利用群体特点，加强对利用者的培训。学术利用、实际利用群体集中性强，档案部门可以多走进学校、机关、企事业单位开展档案专题讲座或者是档案科普宣传。普遍利用、休闲利用的群体大多是社会档案意识普遍较低、接受能力较差的社会公众，他们人数众多且分散，档案部门可以通过编制和散发档案检索方法手册等或者通过在公共场合播放档案专题视频，网上自助式培训来提高社会公众档案检索能力。

　　第四节 减少利用者需求表达误差，提高需求表达精准性

　　从利用者角度讲，正确地表达自己的信息需求是成功实施档案检索的前提。因此，要根本性地减少档案检索往复交互，必须降低利用者需求表达误差，力求需求表达与实际需求保持高度一致。

　　古希腊哲学家柏拉图曾生动并富于哲理性地描述人们提问的模糊性："人们要询问的既不是他知道的，又不是他不知道的。如果他知道，则没有必要再问；如果他不知道，则他也不知如何去问。"的确如此，利用者要将自己对档案的实际需求准确地表达出来，使其与需求表达保持高度一致并不一定是一件容易的事情。

　　研究表明，认识错误以及表达错误是导致表达误差产生的直接原因。减少因认识错误导致的表达误差，利用者在日常工作生活中应注重培养自己的认知能力，在档案利用需求产生时去伪存真，准确把握客观需求；同时档案工作人员也应积极主动地与利用者进行深入地交流和沟通，全面了解利用者真实需求，帮助他们纠正认识上的错误。

　　克服表达错误产生的表达误差，则需要利用者在提交检索提问式时，避免表达的不完全性、不彻底性、片面性以及不确定性。在间接检索过程中，利用者可以通过两种方式，即采用口头方式或者采用书面方式把检索课题委托给档案检索专职服务人员。就表达的效果来看，书面方式远比口头方式效果好，因为利用者在将想法形成文字时，自身带着一种约束性，他需要进行较为严密地思考和推敲后清楚准确地表达出真正的需求；而口头表达由于少受约束，利用者通常没有经过全面周密的思考就将需求表达出来，表达结果往往是粗泛、不确切的。因此，表达检索要求时因尽量采用书面方式。

　　在提交检索提问式时，要注意检索用词的准确性，既不能过于专指也不能过于泛指。过于专指会无形缩小检索范围，相反，过于泛指会扩大检索范围。

　　同时，检索用词的逻辑关系是否得当也很关键。通常，逻辑与的使用有助于提高查准率，逻辑或的使用有助于提高查全率。但逻辑与与逻辑或的使用都不能不加限制。逻辑与使用过多，档案检索的限定条件过于苛刻，查全率会受到影响；不使用逻辑与，则会使检索范围过于宽泛，查准率会受到影响。逻辑非使用不合理会同时影响查全率和查准率。

　　第五节 提高档案检索专职服务人员专业素质和服务水平

　　档案检索专职服务人员直接服务于利用者，其专业素质的好坏和服务水平的高低密切影响着档案检索的质量。档案检索专职服务人员只有认识到本职工作对于社会主义事业建设的重要性以及意义所在，才能怀着无限的热情和满腔的责任心投身档案检索工作中。科技的进步以及知识的更新是十分迅速的，档案检索专职服务人员要跟上时代发展的步伐，时刻保持危机意识，不断用新知识和新技术武装自己。

　　为了研究和总结档案检索工作的开展，提高服务水平，档案信息部门应重视检索的情况和效果，档案检索专职人员应主动做好档案检索和利用效果统计分析。对于来馆直接检索的利用者，可以在其检索行为结束后要求其填写检索和利用效果登记表，主要内容包括：利用者年龄、工作单位、职务等基本情况，检索的目的，使用检索工具的情况，检索过程中检全、检准、漏诊、误诊、拒借的情况，利用效果等。

　　对于直接检索的利用者，档案信息部门可以在档案网站上增设利用者检索情况功能，要求利用者在检索行为结束后填写。通过以上档案检索和利用效果情况的统计分析，档案检索专职人员可以清楚地看到工作上的不足，例如哪类档案利用者使用频繁、哪类档案检索效果不佳，然后作出相应的调整。

　　档案检索工作是一项涉及到多个领域的服务性工作。胜任此工作，档案检索专职服务人员首先要具备扎实的专业知识，其次要熟悉馆藏，最后要熟练掌握和使用各种检索技能。如今，信息的爆炸式增长以及人们利用信息的精准性与效率性要求不断提高，求快、求全、求准的心理十分强烈，并且随着社会档案意识的提高，利用者检索需求和检索范围呈现出多样性趋势，当中不排除多数利用者利用需求不明确，表达能力欠缺，这些都给档案检索工作提出了挑战。这就要求档案检索专职服务人员要善于总结成功的检索经验，不断扩大自己的知识面，改善知识结构，掌握多种技能；还要不断提升自己的逻辑能力、反应能力、表达能力，在面对利用者模糊的检索信号时能迅速地去粗取精，去伪存真，实现档案检索的快、精、准。

　　同时还应当注重档案检索专职服务人员的继续教育与培训问题，可以通过提高学历、聘请专家教授到各档案信息机构开设讲座、举办档案专业检索人员研讨班等使档案检索专职服务人员开拓视野，全面提高整体素质。

　　第六节 完善与优化档案检索系统

　　一、档案检索系统界面的设计。

　　档案检索系统的界面是档案检索系统的窗口，利用者对档案检索系统的第一印象来源于此。一个对利用者适用性强的档案检索系统界面的设计应当简单明晰，检索输入框位置的摆设应显眼，利用者一目了然，同时为了减少对利用者检索行为带来的干扰，应尽量减少其他功能模块出现在检索界面。

　　二、扩充检索功能，提升系统拒绝非相关信息的能力。

　　档案利用群体是复杂的，类型是多样的，机关工作者、科研人员、学生、普通的老百姓都可能成为档案检索者，他们的知识结构以及认知能力千差万别。因此，为了方便各层次利用者的使用，档案检索系统功能的设置既不能过于专业也不能过于简单，而且针对不同利用者的检索需求和检索习惯，档案检索系统的检索功能应扩充，规避单一的检索方式，使利用者能够从不同角度进行检索。因此，在编制档案检索工具时，应注意其科学合理性，既要保证有一定数量功能不同的检索工具，如馆藏性、查考性、介绍性检索工具并举，同时要能正确处理各种检索工具的联系与分工。在高级检索中，逐步实现精确检索、分类检索以及二次检索等，甚至能够实现跨库检索。同时一个功能强大且实用的档案检索系统，在检出与与需求内容相关的所有档案信息同时，还应能保证检索结果的质量，即具有高排斥非相关信息的能力。因此可以看出，要想全面提高档案检索系统的检全率以及检准率，一方面必须努力提高检索系统输出相关信息的能力，另一方面必须提升其拒绝非相关信息的能力。

　　三、增加检索提示。

　　目前，检索提示功能的应用在搜索引擎中比较普通，通过使用相关词提示可以帮助利用者优化查询。档案检索系统的设计可以借鉴此项功能。一方面，当利用者输入检索关键字后，检索下拉框内自动出现与之相关的关键字，方便利用者选择；另一方面，当利用者对具体检索的档案信息内容不了解时，提示功能可以给利用者适当地指引，避免其随意输入不规范的关键字导致出现检索错误或无果的尴尬。

　　四、保存利用者检索记录。

　　由于大多数利用者检索档案时，并非一开始就明确自己的检索范围，而是逐渐明朗化的，并且随着检索的进行，隐性需求不断被激化，利用者有可能改变检索策略。此时，档案检索系统的检索功能应具有保存之前检索结果的功能。同时，保存利用者检索记录，分析、统计输入关键字的次数，可以了解利用者的实际需求，加强此类档案的数字化建设。