档案检索质量提升研究绪论

　　第一章 绪论。

　　第一节 研究背景

　　物质，能源，信息是国际公认的主宰人类基本活动的三大要素，作为家庭成员之一的档案信息，它是伴随着人类的社会实践活动产生和积累的，并因其特有的原始记录性、查考备查性被保存在各级各类档案馆（室）内，以便日后利用。社会的发展以及人类各项实践活动的不断进行使得档案数量每天都在以指数级方式增长。

　　根据全国档案统计年报数据显示，1987 年省、地、县三级国家档案馆馆藏总量为 5263 万卷；2011 年省、地、县三级国家档案馆馆藏总量已达 3.3 亿卷，增长了 5 倍。按国家档案局的规划和要求，到 2020 年，各级国家档案馆馆藏将达到 6 亿多卷，将比 1987 年馆藏量增加近 10 倍。

　　档案不是一个孤立存在的个体，它只有被人们利用才能实现其存在的价值，否则档案信息只能永远固化在面积庞大的档案库房、卷帙浩繁的档案卷宗中，成为一堆废纸或者垃圾。档案如何接近社会，发挥其价值一直备受关注。

　　20 世纪末期，科技的发展带给了人们许多便利，工作效率的提高使人们从繁忙的事务中脱身并找到了自由时间。档案馆所提供的服务已然不能满足人们的需求，人们不约而同地主动走进档案馆或者登录档案馆网站。档案利用逐渐成为了人们的一种自发行为。2004 年，档案利用被正式提出已步入"休闲利用"阶段。

　　在我国，自 1998 年北京市档案馆率先建立我国第一个档案网站至今，我国综合档案馆网站已达 200 多个，并且几乎每个档案网站都开设了档案检索服务功能，越来越多的人主动查阅档案解决实际问题。档案馆与用户的关系越来越密切。在档案查阅人数逐年增加的可喜成绩下，档案工作者的目光开始转向工作质量上，他们在关注用户是否查到、查全了急需的档案，他们在反思是否及时、准确地将档案信息提供给了用户。

　　有学者在某档案馆进行过一定的调研，5 年来，到馆利用档案的用户共2485 人，其中查全 1134 人，占用户总数的 45.63%;查到部分 525 人，占用户总数的 21.13%;查无 826 人，占用户总数的 33.24%,查到部分和查无之和达54.37%.当然，我们不可能以此就可以作为普遍性的认定，但毕竟可以从中得到某种程度的认识。

　　虽然利用档案的人数正逐年增加，但利用者查档查不到、查不全所需的档案信息的现象普遍存在。档案检索可能是一次性往返过程，也可能是多次的循环过程，即往复交互现象产生，直至所需要的档案信息得到满足，这直接降低了用户的满意度，这与档案工作"便于社会各方面对档案的利用，满足社会对档案的需要"的根本目的背道而驰。如何将档案信息快、精、准地提供给用户的问题值得深思，彰显必要。

　　第二节 研究目的及意义

　　在档案工作中，利用者研究极具研究价值，一直备受学界关注。档案工作是为了满足利用者需求而开展的，尤其是档案的利用直接关乎利用者的切身利益。与过去相比，档案馆与利用者的关系有了很大改观，二者的关系变得越来越密切，走进档案馆检索利用档案的人越来越多。然而，利用者是奔着利用需求去检索的，他们只关心是否查到甚至查全了自己所需要的档案，简言之自己的利用需求是否得到了满足，其他无关利用需求的外在因素，例如检索的设施是否先进，检索环境是否舒心等，这些都不是他们关注的焦点。但由于各方面的原因，在档案检索交互中，利用者要反复多次检索即往复交互才能勉强找到部分所需信息，有时甚至是无功而返的现象严重。

　　一直以来，利用者与档案检索系统交互满意度情况不容乐观，却未受到档案工作者的重视。如今是讲求工作质量的时代，档案检索往复交互不仅浪费档案工作者与利用者双方宝贵的时间，还影响了档案馆的形象，严重阻碍档案馆的可持续发展。

　　通过分析档案检索往复交互的形成过程，总结出影响档案检索往复交互的主要因素，进一步提出提高交互满意度的解决对策，让档案检索专职服务人员胸有良策，腹有良谋，更好地指导档案利用工作，实现利用者获取档案信息的快、精、准，提高利用者的满意度，实现档案馆价值最大化，促进档案馆可持续性发展。

　　第三节 国内外研究现状

　　20 世纪 50 年代，国外兴起了信息检索的研究，研究内容包括信息的表示、信息的存储、信息的组织和信息的访问。具体说来就是以利用者的要求为依据，匹配信息数据库中与之相关的信息内容并筛选出来。20 世纪 90 年代，互联网出现并潜移默化地改变着人们的生活，人们从信息缺乏的时代纵身一跃进入到了信息爆炸的时代，各类信息每日都在以几何倍数增长。互联网的信息时代给人们日常的生活、工作、学习等各类社会实践活动带来便利的同时，也把人们的生活推向了另一个窘境：人们在信息的海洋中逐渐迷失方向。人们需要花费比以往更大的精力和更多的时间才能获取有用信息。信息检索正是在"信息贫穷"转瞬到"信息爆炸"的背景下产生的。起初，信息检索的应用范围比较局限，主要集中于专门信息机构，如图书馆、情报所等，后来随着各种管理信息系统的加入，信息检索逐渐扩大到其他领域。档案检索正是得益于信息检索的发展逐步壮大起来。

　　一、国外研究现状。

　　国外学者分别从不同角度对档案检索进行了相关性研究，并取得了阶段性成果，例如：Lokman I.Meho 和 Helen R.Tibbo 主要研究利用者在互联网寻找有用信息的过程，他们认为使用词组检索比使用单词检索效果更佳；同时经过细致的统计分析发现检索结果的前 10 条或 20 条记录通常为相关性信息，如果相关性信息未出现在前 20 条，则利用者应采取更改检索表达式或者选择其他搜索引擎的方式重新检索。Deborah A. Torres 和 Elizabeth Yakei 则对档案专业用户所应具备的素质进行了重点研究。他们总结出有关档案理论、实践以及程序的知识、消除不确定性和歧义性因素的策略、认知能力这三类知识是档案专业用户所应具备的。Catherine A.Johnson 和 Wendy M.Daff 则专门研究国外档案主要利用群体--系谱学家的检索行为，他们认为系谱学家的检索行为是具有规律性的。在检索词的选用上，系谱学家更倾向于使用"人名"和"地名".在对人物相关的事实进行检索时，他们会按时间的先后顺序对检索结果进行排序。AmandaHill 重点研究网络用户的检索服务，认为档案馆的长期发展离不开在线服务，在线服务与实体服务同样重要。档案部门应尽可能为网络用户创造能够提供更多帮助性检索信息的条件。

　　二、国内研究现状。

　　我国"档案检索"一词的出现可追溯至和荣宝、陈兆祦于 1982 年合着的《档案工作基本知识》一书。该书首开先河将检索作为档案管理工作中的独立环节进行研究。至此，档案管理中的"环节论"由传统的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节发展为收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研和统计共八个环节。其实质是将原来的利用工作重新细化分解为检索、提供利用和编研三个独立环节。此观点一经提出便得到了档案业界内人士的一致认同，足以说明档案检索工作的不可替代性。从此，档案检索工作的重心发生了变革，由传统的实体管理逐渐向新兴的信息管理倾斜。

　　档案检索在我国研究三十多年来，取得了相当的成果，体现在以下方面：

　　（一）着作方面。

　　我国早期研究档案检索的代表性着作为邓绍兴老前辈于 1985 年编着的《档案检索》一书。该书首次以档案检索的全过程为研究对象，认为档案检索不是简单的档案查寻，档案检索不仅包括档案的查寻，还包括档案检索系统的建立。而后此观点被《中国大百科全书﹒档案学分册》以"档案检索"为词条收录其中，成为档案学界对档案检索概念的权威解释和后来档案检索学科研究的逻辑起点。此书出版时我国计算机的应用在档案领域未全面推广，因此该书的局限性在于对档案计算机检索研究不足。

　　另一部典型的着作为冯惠玲、李宪于 1990 年合编的《档案检索的原理与方法》一书，该书从原理、系统构成、语言、着录标引、工具体系、策略、手段等各方面介绍了档案检索，较邓绍兴编着的《档案检索》更为系统全面，而且随着科技的发展，自动化检索逐渐广泛应用。该书不仅兼顾手工检索及自动化检索，理论性和实用性皆强。它标志着档案检索学科的体系框架基本形成。

　　此后，我国档案检索的理论与实践的研究有了长足的进步，着作陆续出版，按出版先后顺序有 1993 年张琪玉主编的《档案检索》一书。该书上编介绍档案检索系统，下编介绍情报检索语言，为档案检索研究注入了新鲜血液。

　　1998 年洪漪编着了《档案信息组织与检索》一书。该书在档案自由标引与自动标引、档案检索技术以及网络环境下的档案检索等方面颇有建树。1999 年冯惠玲修订的《档案文献检索》一书。该书最大的特点是参考了近年来国内外大量相关资料和研究成果，介绍了新的档案检索理论动态和技术方法，对操作环节尽可能辅以实例说明。2001 年，王向明主编了《档案文献检索》一书，该书在档案文献检索服务工作等方面有所创新。2004 年，张琪玉主编的《档案信息检索》一书出版。该书系军队档案管理学研究丛书，具有鲜明的军队档案工作特色。

　　2011 年，肖秋会编着的《档案信息检索》一书出版，该书不拘泥于档案信息对象本身，对网络环境下的档案信息组织以及检索方法做了详细介绍。

　　综上所述，我国档案学者在研究档案检索学科时大致思路如下：首先，档案检索的全过程为主要研究对象，档案检索的全过程包括档案着录、档案标引、档案目录组织和档案检索系统的建立以及档案的查询等；其次，结合当时时代特色以及档案检索的发展程度，研究重点逐渐从手工检索、计算机检索过渡到网络环境下的档案检索；最后，在研究一个档案馆（室）检索问题的基础上，进一步研究档案资源共享中的检索。

　　（二）论文方面。

　　从笔者掌握的有关档案检索的论文资料来看，目前档案检索学科的研究领域主要涉及的内容有：①档案检索的一般性问题，如洪漪的《略论档案检索的方式与方法》，仝艳锋、张志军、乐淑芳的《档案检索效率评价指标献疑》；②档案检索语言与工具，如管先海的《档案检索语言障碍分析》，郭艳的《浅析档案信息检索的类型及检索工具现行趋势》；③档案检索策略研究，如钟立扬的《政府信息公开背景下档案信息检索的应对策略》；④网络环境下的档案检索，如李晓玲等人的《论互联网档案信息检索方法》；⑤档案检索与用户研究，如贾永刚的《用户行为分析与档案检索系统的设计》；王杰的《档案检索心理分析》，李兆明的《档案检索心理探析》；⑥档案网站的检索服务功能研究，如周莹的《国内省级档案网站检索功能研究》，孙雪霞的《档案网站检索策略研究》；⑦对档案检索学科发展问题，如周铭《档案检索学科形成与发展刍议》，康蠡、周铭的《档案检索学科进一步发展的动因分析》；⑧档案检索在其他领域的应用研究，如陆旸的《史学研究视野下的档案检索》；⑨档案检索与其他学科交叉研究，如张园的《基于领域本体的档案信息检索系统构建研究》。

　　以上成果无论是从量上还是质上都标志着我国档案检索研究日趋成熟。但从现有的状况来看，我国档案检索研究仍存在着不足：宏观角度研究较多，微观角度研究较少，对档案检索的实践性工作指导不强。档案检索是一项实践性很强的工作，它的本质是档案利用者与档案文献检索系统之间发生交往和联系，因此从档案利用者到档案文献检索系统和从档案文献检索系统到档案利用者的信息交换过程存在着相互作用，但遗憾的是目前国内对此研究甚少，缺乏对档案检索的全过程以及影响因素进行解析的研究。

　　三、研究档案检索交互的必要性。

　　（一）形势发展所需。档案是历史的真实反映，档案与生俱来的原生性、权威性、完整性使其受到越来越多社会公众的关注和青睐。社会的发展以及人类实践活动的继续促使了档案数量与日俱增。面对着卷帙浩繁，形态多样的档案，人们要想迅速、准确地获得自己所需的档案材料，犹如大海拾贝般艰辛。

　　数量庞大的档案材料和人们的具体需要之间的矛盾是档案检索工作产生的内在动力。目前档案检索工作从服务需求量上看，由过去的偶有问津到现在的门庭若市；从服务对象上看，由政府机关单位扩展到私营企业，由组织群体扩展到社会公众。但从服务质量上来看，长期以来，档案检索工作情况不容乐观，利用者查不到，查不全档案现象普遍存在，档案检索满意度持续不高，这加速了档案与需求之间矛盾的不断深化，这就要求我们要回到档案检索问题的本质，深入、系统地研究利用者与档案文献检索系统交往和联系过程。只有这样我们才能清晰地知道二者相互作用的机理，从而规避影响检索效率的不良因素，提高档案检索的质量。

　　（二）学科发展所需。档案检索学科是一门新兴的分支学科，被学界译为是从传统的档案学"母体学科中分化出来的相对独立的横向性学科".它围绕档案检索工作的理论、方法与技术等内容进行研究。历经近八十年的发展历程，档案检索学科从最初被提出到如今已有较成熟的理论体系和研究方法，并在档案学学科占有一席之地，这其中离不开几代档案学人的孜孜不倦和不懈努力。

　　一个学科的发展离不开该学科自身基本问题的研究，但从目前我国档案检索学科的研究成果来看，宏观层面研究多，指导性小，理论研究与实践脱节。

　　为了更好地促进我国档案事业的发展，扩展档案学学科的发展空间，档案检索学科的理论研究必须直面新时代背景下档案检索实践工作中出现的新问题，找出突破口，才能赋予学科新的研究方向，完善学科体系。

　　第四节 研究思路与研究方法

　　本文主要采用文献分析法：尽可能收集与档案检索研究有关的文献和资料以及跨学科研究法：综合运用档案学、信息学、心理学等相关学科理论，遵循是什么，为什么，怎么做的研究思路，对档案检索交互的问题进行探究，内容包括"什么是档案检索交互"、"影响档案检索往复交互的主要因素有哪些"、"如何提高档案检索交互的满意度"进行系统的论述，以期改进当代档案检索工作的不足。