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医院物资采购内部控制存在的问题及对策

来源:行政事业资产与财务 作者:韩洁芳
发布于:2022-09-04 共5195字

  摘要:当前,国家对公立医院的资金投入力度明显加大,医疗物资、医疗设备采购成为各界关注的焦点。探索以信息系统为依托,完善各项活动和各环节的内部控制,对采购、招标、合同签订、验收、领用、付款等环节进行全流程监管,建立安全可靠的物资供应管理体系,以预算管理为主线,强化医院成本控制,优化库房管理,提高服务效率,统一数据来源,为全成本核算、大数据分析、工作方案优化提供数据支撑。本文对此进行了探讨,以供参考。

  关键词:医院;物资采购;内部控制;

  一、引言

  随着新医改向纵深推进,医院注重药品成本控制,彻底扭转了以药养医的运营模式。近年来,耗材、保障物资、设备作为消耗性成本,比重逐年增长,造成物资浪费、设备闲置,对医院效益造成不利影响,需要不断优化成本控制。

  国家对公立医院的各项投入不断增加,医疗物资、医疗设备采购成为社会关注的焦点。医院物资种类繁多,消耗量大,涉及的业务环节多,科室之间的差异大,管理难度高,这也是医院管理从粗放型向精细化转变过程中的难点、重点。结合医院高质量发展战略,完善内部控制,优化领用使用流程,提高服务效率,保障安全质量,提高财政资金使用效率,防范廉政风险,建立稳定安全可靠的物资采购内部控制体系。通过对医院物资采购和领用管理流程进行梳理,结合内部控制制度和工作开展需要,不断优化流程,加强内部控制,实现精细化管理。

  医院物资主要是指医院开展医疗活动、教研工作,以及维持正常运转所需的所有物资,涵盖了医院活动所需的所有物资及设备,具有范围广泛、种类多样、专业性强、安全要求高等特点。根据功能可分为医疗设备、药品、卫生耗材和通用物资等类别。医疗设备主要通过招标和政府集中采购;药品已经全部纳入阳光采购,实行零加成采购管理,本文重点分析卫生耗材和通用物资。卫生耗材主要包括普通卫生耗材、高值耗材、试剂材料、无菌器械、影像材料、小型医疗设备等;通用物资主要包括五金配件、办公用品、小型电器、被服、清洁卫生用品等。

物资采购

  二、物资采购内部控制现状

  1. 缺乏完善的供应管理体系

  医院尚未形成完善的采购计划、论证审核、采购、入库、领用、评价、付款的供应管理体系。特别是医用耗材进入医院,耗材的可行性论证、项目审批、招标管理比较松散,没有做到严格把关,缺乏科学论证、严格把关、精细管理,经常存在同类物品重复采购、虚报预算等现象,浪费资金,影响了医院的经济效益。

  后勤部门的采购人员普遍缺乏专业知识,由于医院物资的专业要求高,临床科室对专用耗材是否进入医院,具有实际上的决定权。采购人员在医疗物资采购过程中,由于采购品种多、供应商多,对于供应商资质、配合度、产品价格、质量、配送服务等情况不了解,缺少全面评价,使得医院物资采购有失公平,存在物资采购风险。

  2. 缺乏统一的信息平台

  医院虽然已经建立了HIS信息系统、药械采购平台,也应用了政采云平台、财务软件系统等,但是不同系统之间缺乏联系,信息共享不足。物资管理无法实现全流程数据传递,无法覆盖医院物资采购管理的全过程,各项物资的匹配度不高,物资管理部门和物资使用部门对物资信息不了解。

  3. 物资采购存在价格风险

  由于医疗行业的特殊性,医疗技术发展迅速,市场竞争激烈,许多公立医院缺少专业的市场调研,采购人员未及时掌握当前的医疗设备技术水平,以及物资供需和市场价格等信息。医用耗材品种多,规格不统一,价格不透明,给医院采购带来困难;市场信息公布不全面、不及时,导致供需信息不对称,部分信息不具有参考价值,可能出现采购风险。

  4. 库房管理不规范

  物资验收流程不完善,合同关键信息未录入库房管理系统,无法与配送物资进行核对。库房管理人员仅对照送货清单和发票,就验收入库,未核对合同信息,可能存在发票、送货单与合同不符的情况,在付款环节才发现,再执行退库手续和采购退货程序,可能导致超合同期限付款的情况,存在违约风险。

  5. 成本核算方式不合理

  通过库存控制来管理医院物资,以领代耗是物资领用成本核算的常见模式。在这种模式下,库存大,资金占用大,专人管理,运营成本高,容易造成浪费,不利于进行病种成本核算。

  在以采购为主导的情况下,采购人员没有根据临床需要,科学合理地制订采购计划,无法及时适应新技术、新变化、新要求,物资供应与医院发展之间可能出现矛盾和脱节的现象。同时,科室耗材管理较为松弛,没有形成二级库房管理,未纳入库存管理系统,导致不必要的医用耗材浪费,很难及时监管、预警、追溯。

  三、医院物资采购内部控制的优化措施

  1. 加强制度建设,完善全流程监管

  梳理采购活动的流程和风险点,结合医院的实际情况,不断完善采购内部控制制度,包括采购计划、论证审核、采购方式确定、合同审核签订、货物收验收发、评价、资金支付管理等具体规定。

  合理设置岗位,实现不相容岗位相分离。采购计划制订与审批、招标文件拟定与审核、验收与保管等,实现不相容岗位相分离,明确职责、业务流程、审批权限、检查监督责任,提高效能,相互监督,相互制衡,实现内部控制定期考核并落实奖惩制度。

  医院可以成立由采购管理、资产管理、预算编制等相关人员组成的内部控制工作小组,引入熟悉耗材使用、经验丰富的临床工作人员,通过对物资现有存量、使用量、使用效果、新材料购买必要性、成本效益比较等进行综合考虑,避免物资使用部门盲目提出采购申请,提高资金使用效益。内部控制工作小组纵向联通所有部门,及时发现问题,加强沟通协调,提出解决方案,有效避免风险问题。

  2. 完善信息系统建设,加强过程管控

  第一,以提高精细化管理水平、降低总体运营成本为目标,强化并规范医院物资管理,以信息技术手段为依托,建立供应商管理系统、库房管理系统、科室成本管理系统、财务核算系统、绩效评价系统、预算考核系统等模块,实现计划编制、在线请领、论证审核、合同签订、院外接单、配送、验收仓储、领用、财务全成本核算、供应竞价考核的全流程闭环管理。

  第二,优化预算管理,注重财务流程精细化。以预算为主线,依托财务系统、HIS系统、LIS系统、药械采购平台、政采云平台,通过数据接口,增加供应商管理系统、价格管理一体化信息系统,有助于实现数据的一次采集,以及全流程、各部门、多维度的共享复用,实现全院各系统数据口径统一,为数据科学准确、互联互通提供保障,实现供应链系统与医院信息系统之间的信息交互,实现对上游供应商的规范化管理,加强库房管理、物价同步管理、物资消耗监管、财务核算,功能覆盖所有业务控制流程,通过岗位系统设置不相容岗位及权限,持续优化预算管理、成本核算、账务处理等核心模块。

  第三,注重成本管理精细化核算。对现有物资进行全面清查梳理,对价值较低、使用频率高的材料(如一次性注射器、无菌敷贴、棉签、一次性手套等),根据一品一规的原则建立常用目录。各科室根据不同使用特点,设立科室目录。目录内的材料,临床科室可以直接申领,对科室用量进行合理控制;非目录内的材料,由设备管理科管理。新材料由运营小组论证通过,可采用询价采购的方式,同时通过市场调研、网络查询,以及近年来其他单位的交易价格等信息,降低物资采购价格,确保物资质量。

  第四,加强采购价格管控。通过物资采购信息平台,供应商实时更新物资、材料、服务价格,采购部门进行比较分析及品种议价,降低采购成本,同时为最高限价提供依据。同时,完善耗材采购制度,严格审批和招标程序,稳步实现国务院办公厅2019年印发的《关于治理高值医用耗材改革方案》的相关目标,取消公立医院耗材加成,实现零加成销售。

  第五,建立供应商管理系统。通过采集采购、后勤部门信息,建立供应商资料档案库,同时结合临床反馈,对资质和信用进行考核及动态更新,坚持价格、质量、服务相结合的原则,定期对资质有效性、履约能力、产品或服务价格质量、配合度、付款方式等进行综合评价,不断优化供应体系,为临床科室提供优质、规范、便捷的服务,推动耗材精细化、专业化管理。

  3. 加强对科室物资材料领用的控制

  医院内部控制工作小组以预算为主线,对各科室的物资材料用量进行调研,确定每月的领用量上限,明确材料费用预算。通过预算控制科室的领用行为,每月形成成本费用分析报告,有效控制科室成本费用,提高资产使用效益。

  建立激励约束机制,将费用预算控制纳入绩效考核体系,与科室绩效挂钩,从而激发科室的内在动力,不断优化材料用量、病种成本。同时,发挥点评机制的积极作用,既能够引导临床科室科学合理地使用医用耗材物资,逐步降低医用物资材料的使用比率,也可以厉行节约,避免浪费,调整医院收支结构,实现降本增效目标。

  另外,加强防疫物资管理。根据《医院接受捐赠物资管理办法》,规范捐赠物资接受、领用流程。在库房管理过程中,登记捐赠物资管理明细表,详细记录接受物资明细,以及捐赠物资领用情况;及时公示,接受社会各界、审计部门对捐赠事项进行监督。同时,依照政府会计制度,根据接受捐赠物资的实际数量,确认捐赠收入,捐赠物资必须专人入账、专账管理。

  对于需要时间紧急、需求量较大的口罩、面罩、手套、防护服、隔离衣、手消液等防护物资,建立采购绿色通道,特事特办,进行紧急采购。医院内部控制工作小组研究建立紧急采购事项的内部控制机制,探索制定紧急采购流程,加强供应商选择、论证审批、采购验收、资金支付各个环节,规范防疫物资采购、出入库管理,建立防疫物资管理台账,清楚记录物资来源、库存数量和消耗情况,保障防疫工作有序进行。

  4. 提高库房管理水平

  医院需要安排专业人员,根据验收标准、相关要求、签订的合同、开具的发票灯,对货物进行验收;严格检查规格型号、数量、质量,并做好到货验收、记录、入库手续;不合格物资做好登记,并与供应商协商退货事宜;入库数据由库管系统、会计核算系统互联产生,关联供应系统的关键信息。

  5. 优化库房管理

  首先,医院物资因价值不同,可以分为普通卫生耗材和高值耗材。普通卫生耗材遵循相关管理原则,控制科室领用成本;高值耗材在全院耗材使用中占比较高,只要有需要就必须使用,因此使用数量没有压缩空间,这也是管控的难点。通过与HIS信息系统进行收入和核销匹配,实现高值耗材的采购、储存、使用、收费的全流程管理。

  其次,物资因性质不同,可以分为收费物资和不收费物资。对于收费物资严格控制消耗,据实核销,收支匹配;不收费物资,由护理、医疗部门给出意见,不同科室规定不同领用范围,控制供应量,根据科室成本预算合理控制,纳入绩效考核,对材料亏损查明原因,严格考核。

  最后,建立科室二级库房管理模式。据实核销,控制用量,结合使用习惯、使用数量,设库存不足提醒。库存低于最低库存量时,自动产生采购建议单,报上级库房,审核通过后推送采购平台,供应商处理接单,将配送信息回传医院库房管理系统,一级库根据合同、订单、发票信息比对一键完成入库程序。系统不断完善,同时对往期数据进行统计分析,设定自动补充临界值,自动计算需要的补充量,推送建议采购订单,实行自动化精细化管理。

  6. 加强对两级库房物资盘点

  建立健全库房管理内部控制系统,同时检查库房管理的薄弱环节,排除可能存在的隐患,定期对资产进行全面细致清点。建立责任制度,定期盘点,明确库房盘点原则、频次及规程,采用自主盘点、抽查盘点等多种内审机制,提高库房物资使用效率和效果,提升盘点准确性。

  四、结语

  综上所述,医院需要加强内部控制,建立权责清晰、管理科学、运行高效、监督有力的内部管理制度体系。从微观上看,提高物资及资金的使用效率,实现高效运营,以及高质量可持续发展。从宏观上看,卫生投入总量有限,通过不断调节收支结构,控总量、提质量,优化运行机制,提高资源配置效率,强调人力资源技能要素,摆脱依靠药品、耗材、器械要素补偿模式,规范开展诊疗技术,保障居民健康水平,强化运营管理效能,遵循全面性、适应性原则,根据医院实际情况不断修订和完善内部控制制度,切实保障患者利益,充分体现公立医院的公益性,树立公立医院良好的社会形象。

  参考文献

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作者单位:海盐县于城镇卫生院
原文出处:韩洁芳.医院物资采购内部控制存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务,2022(16):70-72.
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