5.4提高合同管理中的索赔意识
索赔是指在工程施工的过程中，合同一方不履行义务，导致另一方非自身因素引起的经济损失和权利伤害，按照合同管理索赔程序（图s.s所示）提出索赔。索赔是一种合理正当的要求，是以合同和法律为依据的行为。
在建设一个工程项目的过程中，具有一套健全的合同索赔防范制度是至关重要的，也可以看成合同索赔防范制度是整个项目顺利开展的前提条件。合同变更在建筑工程项目实践中是比较频繁的，而合同变更往往会导致索赔纠纷，因此在合同签订的前后，合同管理人员还要对建设工程项目合同进行动态管理，重点把握四个方面：
1、防止工程索赔。对于业主方来说，在工程施工过程中，容易受到很多外部环境的干扰，由于天气的原因、自然原因、社会原因导致施工单位进行索赔，因此，合同里面应该对能够进行索赔的具体天气情况进行说明，对于各个程度一定要细致标明，防止施工单位抓住机会进行索赔。与此同时，身为业主一方，在能够进行反索赔的时候一定要抓住机会。
2、重视现场签证。因为驻扎施工现场的大部分是施工单位的项目部成员及施工单元，甲方委派甲方代表和第三方监理在现场监督。在进行工程款项的支付清算时，身为业主一定要避免过早、过量签证的情况，特别是合同变更的补充的签字确认工作，一旦涉及到合同变更，其工程价款最好是在合同中有表明，不然的话就按类似价格计算，在进行签证工作时，务必要根据有关合同的条款进行，从而起到双方的相互制约作用。倘若工程的变更不是由于业主一方，而是由于设计单位的设计变更或是疏忽造成的设计图纸错误，此时只需要对变更项目进行签证，不需要重复签原来的图纸，若是项目中己经对材料进行购置的，必须将材料的详细情况标注清楚。
3、有关工程的各种相关文件要及时记录、收集和整理。工程上文件如施工图纸、进度计划表、技术说明书、各种设计施工规范、监理方代替业主方发布的变更指令等，业主方要对合同变更部分及时进行审核与分析。在实际工作中，身为业主一方，要明确要求施工单位的合同变更工作与提出索赔同时进行，而且合同变更的前提是业主承认无误。
4、在项目的建设过程中，倘若出现停工的情况，合同双方要按照合同约定的程序对停工的损失进行处理和弥补。
5、及时索赔，包括工期索赔和停窝工损失的索赔等（非承包商原因造成的）。索赔事件发生后，应当第一时间以合同约定的方式（书面或电子邮件等）通知发包方相关责任人，一并提交索赔证据要求发包人予以签字确认，为以后将该项费用计入结算做准备。
6、严格执行定额规定，对于未对定额进行规定的情况，应根据工程实际情况或者参考相同类定额及有关的规定做出补偿。总之，一个建设工程项目在施工过程当中，很容易出现一些不可预估的突发状况或者是一些不可抗力因素的影响，一旦出现这种情况，施工单位可能就会趁机发起索赔，而对于业主方来说，就需要预估到一切可能发生的索赔情况，并在合同签订前后进行防范应对，尽量减少和避免自身的损失。
5.5建立合同管理监督制
要建立合同管理过程中的监督制度，这也是合同管理工作的重要部分。工程实施监督是施工合同管理的日常事务性工作，施工合同监督可以保证施工合同实施，按合同和合同分析的结果进行。
项目合同管理过程中要根据《合同法》等相关法律文件规定，建立合同管理监督机制和管理制度，在企业中实行：“主办部门负责制和法律部门监督管理制，以及统一制度、分类分级、会签审核、各负其责的管理体制。”加强企业对于合同管理的力度和作用。
合同管理是一个动态的过程，涉及到的对象不只是企业的合同管理部门，也需要企业中各个管理层和相关的工作人员之间相互合作。所以在项目管理监督体制中，实行企业具体承办合同的业务部门自我监督、企业的相关职能部门对合同的签订和履行实行审核会签监督，企业的法律部门对合同进行监督的三级监督制。
承办合同的业务部门自我监督，需要合同管理部门明确部门责任、部门人员的工作职责、工作流程、合同管理监督体制等。作为企业的合同管理部门，务必对合同管理工作十分了解，从以下几个方面实行：第一，对合同进行监督，在合同订立时，认真检查审核合同中与原计划有出入的地方，以及每次修改的理由和结果对后续工作的影响。第二，善于应用报告的方式进行追踪，报告内容包括合同管理工作目前的状况，与上次报告相比有改进的地方，以及目前存在的潜在问题、风险和机会。第三，注意追踪的频率，依据项目的大小确定汇报周期。
合同管理相关部门的审核会签监督，需要相关的职能部门完成各自的与合同管理相关的任务，比如：建立合同管理信息系统并录入相关的信息，审核合同内容的完整性等。
企业法律部门的监督是以法律的手段来对合同进行监督，依据相关的法律对合同文件进行起草、修订，同时监督检查合同文件的合法性和合理性，提供相应的法律援助。合同管理是一个需要全员参与的一个过程，对这些合同的管理应该细致到每一个工作人员，上至高层领导、总经理，下至每一位负责管理的普通员工。
每一位负责人都应该在合同的管理工作中认真工作，对合同的签订、履行及其后期工作进行协调调度。从而保证各个部门的相关管理工作能够有序进行、顺利开展，从而增强企业的项目管理能力，成为能够服务于社会的高标准企业。
在整个企业而言，要想构建合同管理监督体系，首先，要协调业主、工程师、项目管理各职能人员、所属的各工程小组和分包商之间的工作关系，对各工程小组和分包商进行工作指导或做经常性的合同解释，使工程小组都有全局观念，合同项目管理的有关人员每天检查、监督各工程小组和分包商的合同实施情况，在进入施工现场后对工程变更进行有效管理。其次，是实行合同评审制度，每份合同签订前就进行严格、细致的合同评审，找出其中存在的缺陷和潜在风险，制定防范措施，最大限度地减少和避免法律风险。最后，跟踪合同实施情况。在工程实施过程中，由于实际情况的复杂性，可能导致合同实施与预定目标偏离。这就需要对合同实施情况进行跟踪，以便尽早发现并纠正偏离。
5.6建立合同履约评价制
在施工单位实行安全生产负责制，即公司法人代表负主要领导责任，项目经理负直接领导责任，安全生产管理人员负直接责任。由于合同管理和施工单位的安全管理都是一种动态管理，所以在合同管理中借鉴安全生产责任制的模式，建立合同履约评价制度。
首先，在建立合同履约评价制之前建立绩效制度。该绩效制度就是根据合同履行情况的好坏对相关的工作人员进行奖励与惩罚。比如说：如果合同管理的履行情况比较好，可以给予合同管理人员、项目经理等人一定的绩效奖励，如果合同管理的履行情况较差，完成度较低，则给予相关人员一定的绩效扣除。
其次，建立合同备案和分析评价制度。首先将合同管理资料进行归纳整理。在合同管理进行的过程当中以及合同完成，合同管理结束以后，要求负责合同管理的专业人员对建筑工程项目的合同资料进行归纳整理并将其保存归档，从而更加规范有序地进行合同的档案管理工作。其次，分析原合同和实际之间的差异，寻找原因。将合同的履行情况以及合同管理的实施情况，还包括合同中的工作条款明细与当初的建设工程的具体实施计划进行对比分析比较，从比较当中找出两者存在的差异，并且要分析这些差异产生的原因是什么。要从客观角度上对该建设工程项目进行评价，找出存在的不足及其根源所在。
最后，合同管理的专业人员对建设工程项目的合同资料以及分析数据进行归纳整理并将其保存归档，从而更加规范有序地进行合同的管理工作。最后，总结经验教训。合同的管理人员要通过对比分析，以及根据档案资料的研究，总结出合同履行和合同管理的经验教训，这种对合同的总结分析能够获得很大的收获，可以将所得出的经验用于指导今后的工作，为以后的工作奠定了坚实的基础。
5.7建立社会监督和专家评审体制
《招投标法》第37条规定，招标项目需要经过评标委员会进行评标。在合同管理工作中，借鉴这种评标制度，即建立专家评审体制，同时为了保证合同管理工作的公平、公开、有效、高质量，引入社会监督，形成以专家评审体制为主，社会监督为辅，互相促进的模式。
目前我国建筑环境比较混乱，迫切需要建立和健全针对于建设工程合同管理的社会监督和专家评审体制。当前这样的一种社会监督体制和专家评审体制的建立与完善对于建筑环境的改善是十分重要的。例如在一个建设工程项目结束时，对该项目的合同管理进行专家评审，采用跟质量评审类似的模式评出优良等级或者是合格等级。有了这样的一个评审体制的监督和约束，可以极大的加强从业人员对建设工程合同管理的重视。
专家评审体制，在建设工程项目中，将工程质量作为考核的标准，有考核审查体制，但是建设工程项目合同管理却没有这样的体制，将这种考核评价制度引入到合同管理中。召集行业内的权威专家进行审查，评出等级。比如是达到合格标准还是优良标准，这样可以保证在最后的时候会有一个标准权威并且可靠的考核及评审体制。
引入社会监督，如果最终评出的结果是建筑工程质量过差，则会引起一定的异议和强烈的社会反响和强大的社会舆论压力，并且会引起入住人员的不满，从而使得社会监督得以介入对该工程项目进行调查监管。
