行政文秘工作中管理学思想的应用分析

　　

        秘书学是一门研究秘书活动及其规律的应用性学科，秘书活动在我国历史悠久，但我国古代对于秘书活动的研究多为零散的、局部的。①西方现代秘书学传入中国之后，我国秘书学飞速发展，研究范围和研究方法都有了很大拓展，而且取得了较为丰硕的研究成果，但是秘书学的研究一直没有和管理科学的理论相联系、相结合，行政文秘的日常管理工作缺乏科学管理理论指导。因此，把管理学的思想和理念应用到行政文秘的日常工作中，就变成了当今秘书学研究急需开拓的领域。
　　
　　一、行政文秘的自我管理行政文秘的自我管理
　　
　　对于自身素质增强、业务能力的提高，具有重要作用。文秘从业人员如能进行良好的自我管理，也有利于更加顺利的开展日常工作，更好地辅助领导进行决策。
　　
　　（ 一） 彼得·德鲁克的自我管理理论
　　
　　管理学家彼得德鲁克于1954年提出了“自我管理”的管理哲学理论，所谓自我管理，是指个体或群体计划、组织、协调、控制自身的活动，以期望更好地达到自己的目标； 也就是个人对自己本身，自己的目标、心理、思想、行为等要素进行的管理，自己把自己组织起来，自己管理自己，自己约束自己，自己激励自己。②这个理论对于行政文秘自我管理具有重要意义。
　　
　　自我管理的构成包括六个方面，分别是：
　　
　　1.了解自身优势。
　　
　　通过反馈分析的方法了解自身优势和长处，即做某件事时，个人对可能产生的结果进行预期并加以记录，经过一段时间以后，对结果进行反馈分析。通过反馈分析可以实现： （1） 分析自己需要改善的技能，完善自身长处。（2） 集中自身优势，将精力放在自己擅长的领域。
　　
　　2.了解自身的行为方式。
　　
　　包括： 分析自己在沟通中扮演什么角色，是倾诉者还是倾听者； 认识清楚自己的学习和工作方式的特征，了解自己善于独立完成工作还是与他人合作完成工作。
　　
　　3.了解自身价值观。
　　
　　个人价值观与组织价值观不要求完全一致，但须大致相同，并能够互相并存。每个人的成长环境不同，有着各不相同的价值定位，要认清自己的价值观，与组织价值观和谐共处，营造一个融洽的工作环境。
　　
　　4.了解自身归属。
　　
　　所谓归属是指个人应把握清楚自己的价值观、劣势、优势，并清楚自己的归属，在机会来临时必须紧紧抓住，以取得事业成功。
　　
　　5.了解自己应该贡献什么。
　　
　　即善于分析形势需要什么，想要实现什么样的工作结果以及如何完成工作。面对工作任务要认真分析，在现实状况下应该如何利用自己优势和工作方式，最有效地完成工作。
　　
　　6.对关系负责。
　　
　　个人必须充分了解上级、同级和下级的表达方式、价值观和优势，以提高沟通效果，并建立良好的人际关系。大多数人都需要与他人合作，而且只有与他人合作人们才能更有效率。
　　
　　（ 二）“自我管理理论”对行政文秘的启示
　　
　　自我管理理论对于行政文秘有效提高自身素质、增强业务能力具有非常重要的意义。行政文秘在日常工作和生活中要经常进行反思，按照自我管理理论的六个组成部分进行自我管理，具体如下：
　　
　　1.行政文秘要充分了解自身优势
　　
　　自我管理理论主要要求自我管理者要做到以下两方面： （1） 分析自己需要改善的技能，完善自身长处。（2） 集中自身优势，将精力集中在自己能力强或知识丰富的领域。
　　
　　2.行政文秘要了解自身的行为方式
　　
　　行政文秘在自我认知的基础上要弄清自己属于“阅读型”还是“倾听型”的人、是擅长独自完成工作还是和别人合作一起完成工作。根据自己的性格特质进行信息搜集、建言献策等工作，确定自己擅长的学习和工作方式，用更高效的方式进行学习和工作。
　　
　　3.行政文秘要对自身价值观有一个清晰的认识
　　
　　因为每个人的成长环境不同，所以每个人都有各自的价值定位，这是自己职业规划和人生规划的前提。行政文秘要根据自己的价值观选择从业单位和行业，从而在一个和谐的价值环境下开展工作，实现人生价值。
　　
　　4.行政文秘要了解自身归属
　　
　　行政文秘只有了解自己的优势、价值观、行为方式，并清楚自己的归属，才能抓住机遇，有一个良好的职业前景。行政文秘在弄清自己的行为方式、价值观和优势之后，要进行自我定位，确定自己的归属，顺利地开展工作就是水到渠成的事了。
　　
　　5.行政文秘要协调各方关系
　　
　　行政文秘需要承担维系人际关系的责任。文秘工作者需要接受一个事实，那就是其他人与我们一样都是独立的个人，有各自的处事方式，要相互包容； 同时要了解他人的长处、做事方式、价值观，以便在工作中发挥各自优势，协同互助。
　　
　　二、管理学中的“SWOT”分析法
　　
　　（ 一）SWOT分析
　　
　　SWOT分析即优势 （strengths,S）、劣势 （weaknesses,W）、机遇（opportunities,O） 和威胁 （threats,T） 的分析，从根本意义上说是一个决策过程，最早是由美国旧金山大学的管理学教授在20世纪80年代初提出来的。③具体如下：
　　
　　1. S（Strength优势） 是内部因素，具体包括： 有利的竞争态势；良好的形象； 较强的能力； 良好的人际关系； 领导的器重； 良好的职业发展前景等。
　　
　　2. W（Weakness弱势） 是指在竞争中相对弱势的方面，具体包括：观念落后、思想不灵活、学历低、单位内部存在人际矛盾等。
　　
　　3. O（Opportunity机会） 是组织机构的外部因素，具体包括： 提升学历的机会、能够帮助公司接到新订单、领导的关注等。
　　
　　4. T（Threat威胁） 也是组织机构的外部因素，具体包括： 新的竞争对手； 组织市场紧缩； 行业政策变化； 经济衰退； 市场偏好改变； 突发事件等。
　　
　　（ 二）“SWOT”分析对行政文秘的启示
　　
　　行政文秘在进行职业规划和自我管理中，要有一个清晰明确的自我定位，对自己进行一次从内到外的“体检”.这时SWOT分析可以作为一个自我认知的良好工具，让文秘从业人员明了自己的优势和劣势，并且仔细地评估出自己所感兴趣的工作领域和外部威胁所在。一般来说，行政文秘在进行SWOT分析时，应遵循以下四个步骤：
　　
　　1.评估自己的优势和劣势