长影世纪城采购流程的基本情况分析(3)

　　3.2.3 采购流程描述。
　　
　　长影世纪城现有的采购流程主要由申请提报、采购询价、采购审批、验收入库、结算及档案管理。保障部负责采购及其过程的控制。财务部和督导部负责对所采购物资的价格进行审核，库存管理分别由督导部，工程部及行政综合部负责。
　　
　　整个采购是由使用部门发起的，使用部门提交书面采购申请书，管辖该部门的副总或总监审批同意后交由保障部；采购员根据使用部门提供的所需采购的物品名称型号等在市场上进行询价，并且保证所询价的供应商达到三家（含）以上，优中选优；所询价格填写至采购申请单，经采购经理复核签字后交由督导部及财务部进行审核，采购经理对所询价格负责但并不干预也不否决采购请求，督导部对采购物资的价格进行市场抽查，并督查采购行为的规范性；采购金额在人民币2 万元（含）以下的，经公司总经理批准即可采购；采购金额在人民币 2 万元以上，10 万元以下的，经公司董事长批准方可采购；年度预算外采购，须经公司董事长批准方可采购；对于采购金额在 10 万元（含）以上的，由集团公司招标进行；采购回的物资由保障部根据采购申请单填写入库单，经库管签核入库；保障部的采购员统一办理结算手续，由财务部进行结算；物品使用手册由使用部门负责保管，其它资料由保障部负责存档，以备物品维修及质保索赔。
　　
　　具体流程如图 3.3:
　　 　　3.3 采购流程缺陷及成因分析。
　　
　　3.3.1 采购流程缺陷。
　　
　　1.流程环节设计不合理。
　　
　　首先，长影世纪城采购流程中，采购流程是由使用部门填写采购申请单而触发的，申购者将纸质申请单交至保障部内勤，再由保障部内勤分发给负责该部门采购的采购员。而整个流程中，采购员单独完成采购任务，并未出现使用部门与采购员沟通确认进行核对的环节。有时由于提供申请单时数据不够全面等因素，导致采购员所采购的物资可能不能完全满足使用部门的需求。该环节的缺失会增加流程执行时的风险，给世纪城造成损失。
　　
　　其次，而流程中并无对采购回来的物资进行质量检验的环节。库管员在入库时，只负责清点产品数量，并无相关人员对质量进行严格的监督检测，当产品需要使用出库时，才能发现产品存在的质量问题，需要保障部协调相关退换货事宜，该环节的缺失，无疑增加了库管人员与采购员不必要的工作量，降低流程的操作效率。
　　
　　再次，长影世纪城采购类别主要分为工程建设类、设施设备类及物资采购类项目，而有些项目需要工程部和技术部同时参与，那么流程中需要经过这分管两个部门的部门经理及副总签字才交由保障部进行采购，层层下来，流程之间的联系并不紧密而导致效率低下，增加流程所耗用的时间。因各个流程之间的相互关系并不明确，本应控制流程节奏的保障部实际上并不能发挥其控制采购流程的功能。流程中只要有任何一个部门出现沟通不及时或沟通无效的情况，就会拖慢整个流程进度。
　　
　　长影世纪城的采购物资种类繁多，采购数量不同，采购金额不等，然而每一次采购活动无论采购数量多少，采购金额大小均需总经理批准后方能够进行购买及结算，这不但增加公司总经理的工作量，也将直接影响流程进度，因此流程环节并不合理。
　　
　　最后，长影世纪城采购流程所有的环节中都有要求打印纸质单据并签字确认的情形。这种传统的“白纸黑字”签字画押用以明确责任的做法不但浪费时间并且操作模式也不环保。当职责规定划分不清或部门之间配合出现矛盾时，部门或经办人之间相互推诿，解决问题不积极，所以为了明晰各部门间职责经办人不得不在纸质材料上签字。然而这样的操作模式不但破坏了流程上下游之间需要相互信任紧密配合的合作关系，同时单据也容易在签字传递的过程中出现遗漏丢失等现象，单据完成后的后续归档及查询也耗费时间和精力，这一切都给企业的发展带来了负面影响。