长影世纪城采购流程的基本情况分析(4)

　　2.采购合同管理不当。
　　
　　长影世纪城现有流程中，保障部采购员根据合同范本拟定合同草稿，然后交于公司法律顾问，由法律顾问审核之后由采购员填写合同会签单然后逐级向上签字审批，领导层签字之后交由综合部盖章存档。合同的谈判、签订过程几乎是由保障部独自完成的，而进行付款结算的也是保障部采购员，整个过程并无其他部门监督，缺乏公开透明性，因而公司需要承担有可能产生的各种风险。
　　
　　采购合同在从起草审议到确定的过程中，申请采购部门并没有参与，而是仅由保障部起草，法律顾问及领导班子审核。保障部在起草采购合同时因为并不了解采购物资在操作层面的具体细节，所以即使采购合同在法律层面是可行的，但依旧可能会存在合同条款缺乏细节太宽泛，或者过于理想化而导致没有可操作性。
　　
　　另外，由于保障部起草采购合同时是以通用性条款为范本，只能满足一般性买卖需要，对于各种材料本身的属性，如包装方式，计重方法，技术要求，储运要求，交货期限，验货地点等众多细节都存在很大不同，这些细节却往往没有在通用性条款中体现，而作为经营活动的指导和依据，合同中若缺乏明确的细节条款，造成细节存在分歧，因此而导致经营活动中无法明确的事宜增多，往往需要双方彼此协商解决，使合同变成随意性较大的文件，失去合同本来应该具有的约束力。
　　
　　3.供应商管理不善。
　　
　　长影世纪城现有的采购中，60%以上的物资采购项目数量的都来自经营部，而这一部分的采购金额却只占总采购金额的 15%,由于采购项目数量大，采购员必须在这些低价值的采购项目上投入大量的精力。工程部和技术部提出的采购需求虽然数量少，但采购金额大，采购员却往往忽略对这两个部门的采购项目进行相应的维护。因而导致长影世纪城重要的采购活动成本得不到最合理的应用，同时也无法保障重大采购项目的采购质量。
　　
　　保障部采购员的工作时间忙于进行日常采购，并没有科学合理的对供应商进行分类，也没有制定采购策略针对不同的供应商。在供应商的管理过程中，评价和选择供应商的方式依旧只是停留在了解产品范围，考察供应商资质这些传统落伍的方法上，过度的追求价格低廉，而忽略对产品质量进行跟踪，对于供应商交货是否及时没有详实的记录，更没有统计供应商质量合格比率，以及供货量的支持程度。
　　
　　由此可以看出，长影世纪城采购员在负责采购的过程中，往往注重短期利益而忽视长期合作，在保证业务量和订单完成的同时忽略了在交货期之前对供应商必要的控制和监督。将与供应商之间的合作仅定义为议价竞争的关系，按照传统观念认为合作只是短期，没有发展成长期战略性合作的策略。
　　
　　3.3.2 采购流程成因分析。
　　
　　经过本文作者仔细调查研究分析，长影世纪城现有采购流程虽表面上看运营良好，但供应商恶性竞争而偷换材料；对于供应商的管理没有方向，供应商能力参差不齐；责任判定不清晰的情况屡屡发生。
　　
　　这些仅仅是展现出来的少部分的表面问题，影世纪城采购流程中各方面均有一定缺陷，往深了分析，关键的问题主要还是由于组织结构及与组织机构相对应的职能和流程不能适应公司的发展，其中有很多不同要素在限制着企业发展，因此需要通过系统的分析，找出组织以及流程上的不足。
　　
　　1.采购部门设置不合理。
　　
　　如图 3.2 可以看出，长影世纪城保障部部门经理和采购员⑥同时负责企划部的采购，而采购员⑥需要同时兼顾部门内勤工作及经营部的部分采购任务，负责经营部采购的另外一名采购员④与负责所有合同初审的采购员⑤又同时负责工程部的采购。部门经理接手一项采购任务时，通常只负责询价环节，而后续流程全权交由手下采购员继续，一旦过程之中出现沟通不及时，便会导致采购工作失误或者流程进度减慢。而由三名采购员交叉进行三个部门的采购工作，这种现象直接导致采购任务划分不清，同时负责内勤与采购工作也使工作效率降低。
　　
　　2.采购保障制度不完善。
　　
　　长影世纪城目前存在一些公司规章制度，但作为国有控股企业，依旧存在改革滞后的现象，使得这些制度并没有跟随公司流程优化而更新。另外，长影世纪城现有的保障制度无法对流程岗位上应完成的工作内容进行全面、公正、公平的评价，评价体系不合理影响甚至会打击员工完成流程的积极性，造成不按照相关规定执行相应操作的现象在流程执行过程中屡禁不止，相互推诿的现象也屡屡发生，最终导致流程无法高效率顺畅的执行。
　　
　　3.采购管理方法不科学。
　　
　　在物资采购流程中，由于询价环节中督导部会对采购物资的价格进行严格审核以确保采购行为的规范性，采购员通常只能选择价格最低的商品进行采购，而并不追求采购物资的质量。如此导致所采购的物资质量得不到保障，造成采购频率增加，采购成本上升。同时，一味的追求价格低廉，所购物资质感不足，势必会降低长影世纪城 5A 级旅游景区的顾客满意度，减少消费，影响长影世纪城收益。
　　
　　长影世纪城作为旅游行业，对游客的服务的及时性要求特别高，如相应产品供应不足，必然导致游客在世纪城参观游览时满意度下降，影响销售。为避免这种现象的发生，当可以预见的原料不足时，需要忽视采购物资申请周期及时间的相关规定及时的进行物资补充采购。加急采购，一方面会产生额外的运输费用；另一方面，采购员没有充足的时间去市场上进行询价及价格谈判，也会使采购费用增加。这些势必都会增加采购成本，也就意味着长影世纪城利益的损失。而为了提升顾客满意度增加销售，这又是不得不做的。