JT公司备件库存管理现状与问题分析

　　第3章 JT 公司备件库存管理现状与问题分析

　　3.1 JT 公司生产工艺设备概况

　　JT 公司是一家以铜的采矿、选矿、冶炼、加工，以及硫化工和稀贵稀散金属提取与加工为核心业务的大型矿业公司。生产及经营范围涉及有色金属、精细化工、机械铸造、物流运输、期货经纪、井巷工程、地质勘探、国际贸易等多个行业，主要产品有阴极铜、黄金、白银、硫酸、铜杆、铜管、铜箔、铜线、电缆线、硒、碲、铼、氧化砷等 100 多个品种。是我国集工贸一体的国内最大、最现代化的铜生产和加工基地，以及稀贵稀散金属和硫化工的重要生产基地。JT公司下属生产单位大部分为连续性生产企业，主体生产线上的设备涵盖采矿、选矿、冶炼、化工及铜加工等领域，种类繁多复杂，主要工艺设备情况见表 3.1.

　　JT 公司拥有的各类设备实际上涉及采矿设备、选矿设备、冶炼设备和铜加工设备等 17 大类，表 3.1 仅仅列出了 JT 公司主体生产线上的生产工艺设备，其中大部分为大型机械设备和工艺设备，并且这些设备大多数都是进口设备，其特点就是价值高且在处于生产过程中的关键工序中，一旦设备发生故障就会严重影响生产甚至停产，如矿山选矿工序中的美卓圆锥破碎机、铅冶炼工序中的基夫塞特炉、铜冶炼工序中的奥图昆普闪速炉、铜阳极圆盘浇铸机和电炉渣选工序中的半自磨机、制氧工序中的阿特拉斯空压机、精矿干燥工序中的芬兰库迈拉蒸汽干燥机和铜线加工工序中的德国容克退火炉等，这些设备价值大都高达 2000 多万人民币以上，其备件价值也是非常高且加工周期长，因此如何储备以上设备的备件是 JT 公司库存管理的重点和难点。

　　3.2 JT 公司材料设备部发展概况

　　JT 公司的备件、材料、设备等物资采购类似宝钢的物资集中一贯制管理，从总的物资管理的权力和业务来看，集中于 JT 公司材料设备部，做到了统一计划、统一采购，但由于 JT 公司下属二级单位地理位置分散，物资的储存、配送均由各二级单位负责，少量物资由 JT 公司下属二级单位物资管理部门进行自购，但纳入材料设备部的集中考核。

　　JT 公司材料设备部是于 1998 年 9 月 1 日由原 JT 公司物资供应处、机动处、材料设备公司三部分职能合并组建而成的，JT 公司材料设备部成立以前，JT 公司主体生产线的材料、基建设备、技改设备、矿山冶炼设备备件的供应工作已统一由 JT 公司总部管理。JT 公司材料设备部成立以后，逐步对主体生产线全面实行备件、材料、设备等物资的归口统一管理，由材料设备部履行物资供应的管理职能，并本着“以统购供应为主、自购供应为辅”的原则组织采购供应。统购物资范围包括具有通用性，能形成一定的采购批量，或可在同一采购渠道形成采购批量的物资；涉及到 JT 公司生产工艺、安全环保的重要物资。

　　本文研究的对象主要是 JT 公司下属二级单位 A 冶炼厂的备件库存管理。一般来说，进口备件 100%为统购物资，国内备件按采购金额总量进行控制。各单位列入统购备件的采购金额应大于本单位备件年度采购总金额的 80%,并按统购的原则确定备件品种，其中通用性较强、有利于批量整合采购的备件（如：轴承、泵类、阀门等）必须纳入公司统购范围，自购物资采购金额控制在年度采购总金额的 20%以内（主要用于临时计划采购）。

　　材料设备部的组织结构如图 3.1 所示。

　　材料设备部主要职责包含以下几个方面：（1）贯彻执行国家有关物资采购的法律法规，负责制订、修订公司材料、设备、备件供应管理的规章制度。（2）负责公司材料、设备、备件供应的管理，对公司所属各单位、直管子公司物资供应和仓储工作进行指导、监督、检查和服务。（3）负责公司（含多经企业）集中统一采购（以下简称为统购）的材料、设备、备件的采购供应。（4）负责审核、汇总、编制公司统购材料、备件年度供应计划，制定材料、备件储备定额；参与审核公司设备年度供应计划和材料、备件消耗定额的制定；负责统购材料、设备、备件合同的洽谈、签约和履行；负责商运等业务工作。（5）负责公司所属单位、直管子公司材料、设备、备件的余缺调拨和积压处理。（6）参与公司年度及中长期基本建设项目、重大技术改造项目和更新改造项目投资计划的审核和制定，向有关部门提供材料、设备市场动态信息。（7）负责统购材料、设备、备件采购业务的核算和本部门管理费用的核算，定期向计划、财务部门申请统购材料、设备、备件采购资金计划，按规定向计划、财务部门报送报表、合同和结算单据等。（8）负责统购材料、设备、备件合同的日常管理和档案管理；负责统购材料、设备、备件合同的具体法律事务以及合同纠纷和争议的解决；受理统购材料、设备、备件采购过程中的计质量投诉，参与计质量异议处理。（9）负责与统购材料、设备、备件相关业务的海关、检验检疫、外经贸管理部门、外汇管理部门、国税局进口业务管理部门、港务管理部门和港口、铁路及联合运输部门、船务代理、货物代理、银行等有关单位的日常业务与协调。（10）负责制定公司材料、设备、备件供应管理考核指标和考核办法以及物资供应仓库管理考核标准和考核办法，按考核办法对公司所属各单位、直管子公司进行检查、考评；负责公司材料、设备、备件供应统计的管理工作，制定和完善相关制度，按照公司关于统计管理的实施意见，做好统计工作和上报有关报表。（11）负责推进进口材料、设备、备件国产化工作，开发替代产品。

　　3.3 JT 公司备件库存管理现状

　　3.3.1 备件出入库管理现状

　　JT 公司下属矿山、冶炼厂、铜加工厂等二级单位备件管理模式基本相同，各二级单位都设有物资供应管理部门，主要负责备件、材料采购计划编制，结合实际库存数量和现场设备运行情况进行计划优化，并经主管物资供应部的领导审批后将统购材料、备件上报到材料设备部采购，对部分自购材料、备件按物资供应部采购流程进行采购，同时负责已到材料、备件的验收、保管和配送管理。

　　以 JT 公司 A 冶炼厂为例，该冶炼厂是中国第一座采用世界先进闪速熔炼技术、动力波制酸技术、倾动炉杂铜冶炼技术和 ISA（艾萨法）电解技术的现代化炼铜工厂。工厂于 1985 年投产，设计规模为年产阴极铜 7.5 万吨。到 2012 年，该厂经过二期、三期改造以及 2007 年投入生产的 30 万吨铜冶炼工程项目，工厂已拥有两台闪速炉，两套铜酸生产系统，具备了年产阴极铜 103 万吨，硫酸186 万吨，黄金 25 吨，白银 560 吨，三氧化二砷 1800 吨的生产规模，是中国最大的铜、硫化工、稀贵金属三大系列产品生产基地。JT 冶炼厂取得了多个中国第一，工厂的闪速炉作业率、二氧化硫转化率、冶炼金属回收率等主要技术经济指标达到世界先进水平。该冶炼厂生产工艺先进、自动化程度高，主要工艺设备从日本、芬兰、德国、瑞典等国家引进，如铜冶炼炉闪速炉从芬兰奥图昆普公司引进、卡尔多炉从瑞典引进、电炉渣的渣选关键设备半自磨机从日本引进、精矿干燥设备蒸汽干燥机从芬兰库迈拉公司引进、制氧设备空气压缩机从德国阿特拉斯公司引进等，随着其在铜冶炼领域的跨越式发展，新投入设备的品种数量也在逐年增加，一方面除了现场使用的设备品牌规格越来越多外，同类同规格设备配置也不尽相同，另一方面设备和备件通用互换性程度低，设备检修维护、备件的采购和库存管理等的难度也越来越大，库存储备品种的增多，势必导致库存不断上涨。

　　A 冶炼厂设有物资供应管理部，主要负责各使用车间的备件、材料供应管理，包含备件组、材料组、验收组、保管组和配送组等职能部门，其主要职责如表3.2 所述。

　　为使材料备件的库存资金得到有效控制，从 2007 年起，JT 公司材料设备部开始对下属的二级单位的材料、备件储备资金占用控制进行管理，并纳入 JT 公司各二级单位的绩效考核指标中。

　　表 3.3 列出了 2007 至 2013 年 JT 公司 A 冶炼厂备件出入库情况。

　　从表 3.3 我们可以看出：JT 公司 A 冶炼厂自 2009 年以来备件库存一直处于高位运行，主要是因为 2007 年新增电炉渣的渣选生产线和 30 万吨铜冶炼系统投入生产后，导致备件品种和数量大幅增加，其中备件库存增加 3000 多万；除2007 和 2008 年外，2009 年以来备件的入库量与出库量波动不大，基本维持在16000 万左右，期末库存尽管在逐年减少，特别是 2009 年库存下降比较多，但主要是因为利用新增 30 万吨铜冶炼系统年度检修减少了备件采购量，盘活了库存备件 500 多。

　　3.3.2 备件需求计划管理现状

　　备件需求计划可以分为年度计划、季度计划、月度计划和临时计划。临时计划是指正常的年度计划、季度计划、月度计划以外的计划；年度计划一般为采购周期长的进口或非标制作国产备件，临时计划所采购的备件大多为当前库存中没有储备，但使用车间急需使用，因此会影响正常采购计划以及采购成本控制，应尽量避免或减少。A 冶炼厂财务管理部会根据各使用车间上年的维修费用，计算出当年的维修成本，然后制定维修成本考核值，每月将年度维修成本考核值进行分解对各使用单位的维修费用进行考核。这就给各被考核使用车间提出了具体的成本控制标准。

　　各被考核单位从备件需求开始就进行控制，备件需求月度计划通常由各生产单位的设备点检员根据设备运行状况，在每月中旬左右进行申报和编制，经过班组和工段及设备主管审批后，由设备组组长通过办公系统（OA）上报到物资供应部，物资供应部的计划员根据备件库存、在途数量以及采购周期进行核减并编制需求计划，并按 JT 公司物资采购管理制度要求，20%备件自购、80%备件统购进行分类，每月 3 日前（遇到节假日顺延）编制的当月备件请购计划，报物资供应部主管审批，自购备件按照物资供应部采购流程执行，统购备件计划上报 JT 公司材料设备部采购流程执行。

　　具体备件计划申报流程见表 3.4 所述。

　　长期以来，由于 JT 公司材料设备部没有对各二级单位提报计划的准确率、提报计划的及时性以及每月临时计划的上报次数等指标制定考核标准并进行考核，再加上各二级单位过分强调保生产，备件计划缺乏规范的审核，JT 公司各二级单位的物资供应部门计划员同样缺乏对备件库存情况进行核实，导致对备件计划的有效性控制不到位，二级单位使用车间的点检员提出采购计划后，物资供应部门就按采购计划实施了采购这种现象普遍存在。

　　这样，备件申购计划的准确性就主要控制在点检员手中，如果点检人员对设备运行状况和备件库存真实状况掌握得不全面，就无法确保备件计划的准确性，从而导致了备件库存的居高不下，占用了公司大量的资金。一方面备件库存居高不下，另一方面还会出现突发事故没有备件库存的情况，从而导致临时备件上报。

　　3.3.3 备件采购管理现状

　　备件采购管理主要涉及到采购商务人员、采购主管、供应商、仓库员、财务人员。通常由使用单位的设备维护人员根据设备劣化倾向提出采购申请，物资供应部汇总计划后报主管领导审批，将统购备件计划上报集团公司材料设备部的采购管理科，由其对计划进行分类，并下发到各商务科室：铜冶炼与加工备件下发给铜冶炼与加工备件科，通用备件下发给通用备件科，矿山备件下发给采选备件科，商务科室主管接到计划后，根据本科室具体分工，下发计划给对应商务人员，商务人员接到计划后对备件型号规格、图号、材质和品牌等内容与对口计划员确认或到现场去收集该备件相关信息，确认好这些信息制定审批表（从合格供应商名册中选择合适供应商和根据备件特性选择询价或招标或竞争性谈判或单一来源采购方式）、并且根据合同金额大小逐级审批，审批后发出询价，收到报价后进行商务谈判确定供应商和采购价格，制定审定表逐级审批后创建采购合同并通知中标供应商，双方签字盖章合同生效，供应商在交货期内完成送货到指定仓库，仓库人员进行货物验收，验收合格后入库，采购商务人员根据合同和货物发票以及验收单提交给财务部门，财务部门付款给供应商，采购流程就全部结束了。

　　各二级单位自购备件的采购管理流程参照 JT 公司材料设备部采购统购备件流程，在这里就不再赘述。具体备件采购管理流程见表 3.5.

　　3.3.4 备件分类现状

　　JT 公司材料设备部作为管理部门负责对备件进行分类，一种方法是根据备件消耗时间长短粗略分成 ABC 三类，其中一年内有备件消耗的为 C 类又称为易损件，三年以上没有备件消耗的为 A 类又称事故件，一年到三年内有备件消耗的为 B 类又称一般件。

　　另一种方法是根据设备与备件的关键度分为以下三类：

　　事故件（即 A 类）：指与生产、安全环保密切相关的备件。该类备件的断供、质量缺陷将对江铜产生全局性的影响，或导致主工艺流程的产品产量或质量指标造成严重影响，或对安全环保造成严重威胁。该类备件重要程度高，加工困难，供货周期长，储备量较少但资金占用较多，一般占采购品种总数的 5%左右，占采购资金总额的 50%左右。

　　一般件（即 B 类）：指与生产、安全环保较密切相关的备件。该类备件的断供、质量缺陷对江铜产生局部的影响，或影响生产单位的局部正常生产、产品质量，或对安全环保造成一定的威胁。该类备件重要程度较高，加工有一定难度，供货周期较长，一般占采购品种总数的 25%左右，占采购资金总额的 30%左右。

　　易损件（即 C 类）：除上述两类之外的备件。该类备件品种很多，但占用的资金较少，一般占采购品种总数的 70%左右，占采购资金总额的 20%左右。

　　根据备件的通用性，可分为通用件和专用件。通用件基本上都是标准件。如垫片、法兰、链条、泵类、阀门等。专用件是指只适用于具体设备的备件，如托轮、转子、叶轮、轴瓦等。

　　下面给出 2009-2013 年 JT 公司 A 冶炼厂备件库存结构情况，具体内容见表 3.6、表 3.7、表 3.8、表 3.9 和表 3.10:

　　从现有库存结构来看，A 类备件品种约占 12%左右，占库存总额 70%,B类备件品种约占 20%左右，占库存总额 15%,C 类备件基本接近分类要求，部分 C 类备件实现了零库存，故所占库存总额不到 15%.

　　但是在具体工作中业务人员经常会出现 A 类和 B 类划分模糊的现象，大多数情况都是将 B 类备件划分成了 A 类备件，给备件库存的控制提供了错误的信息，因为 A 类备件占库存金额大，所以只有对 A 类备件储备品种进行严格控制，才能有效控制库存储备。

　　3.3.5 备件库存控制现状

　　以 JT 公司 A 冶炼厂为例，目前 JT 公司 A 冶炼厂的设备管理是通过加强设备日常点检维护、计划性月度定修和年度检修来保障设备的正常运行和开动率，但日常突发检修仍难以避免。计划性月度定修和年度检修是发生备件更换的两个主要过程，由于年度检修项目经过了生产单位内部多次沟通和落实后确定检修项目、检修方案和检修更换的备件型号数量，申报的备件采购计划得到了有效控制，采购部门只需根据备件采购周期尽快完成备件采购任务，并确保在年度检修前到货，不产生新的库存即可；日常突发检修以事后抢修为主，因此会产生紧急需求计划。为了不影响正常生产运行，减少停产时间，确保产品生产任务的完成，JT 公司 A 冶炼厂只能加大备件库存，以应对日常突发检修对备件的需求。各生产单位的点检人员由于缺乏科学的设备维护数据归纳整理，无法准确预测下月备件需求，致使提报的月度采购计划不准确，出现有的备件采购到货后并不能按计划使用，积压现象马上就会产生。即使各生产单位的点检人员有时能准确地提报出月度采购计划，但也会发生因采购周期的原因（如审批流程延迟、迟交货等）无法满足维修要求。

　　目前对备件库存的控制主要通过库存储备资金占用来进行，每年年初 JT 公司材料设备部会根据 JT 公司备件库存控制要求对库存储备目标进行分解，但是每年分解指标时都无法对各下属二级单位的备件库存结构合理性进行科学的分析，往往只能参照各二级单位历年平均库存占用和本年度新增需求进行均衡考量，无法准确确定各二级单位的实际储备定额，从而导致对备件库存的控制缺乏合理性。

　　在目前的考核体系下，各二级单位迫于考核的压力，不得不加大对备件库存的管理力度，通常将本年度目标任务落实到本单位的物资供应部的职能组，各职能组再分解到各计划员，并将分解指标纳入全员创星绩效考核。同时将储备资金目标分解到使用车间，实行月通报、年考核的备件库存的考核机制，以此来督促使用车间提高备件计划申报的准确率，同时为避免产生库存积压，按照 JT 公司的备件管理流程的要求，各使用车间要半年内领用已到货的备件，避免库存占用，但物资供应部门无法跟踪使用车间已领用的备件的使用状况。

　　为了加强对备件库存的控制，JT 公司根据备件分类制订了不同的库存控制策略，事故件中的大额备件对生产和成本影响很大，要求按照大额备件申报流程进行，如 A 冶炼厂的关键设备备件-制氧机的转子总成，该备件的申报必须由使用车间的分管厂领导审核通过后，提交到物资管理部门审核，由物资管理部门再上报给材料设备部才能进行采购。

　　一般件也是库存储备的难点，使用车间在维修时并不知道会使用哪种备件，通常为确保完成设备检修，对大多数备件基本都会进行储备，如 A 冶炼厂闪速炉排风机上的推力轴瓦、电解车间液下泵的联轴器等，因月度或年度检修设备时通常这些备件不一定需要更换，从而造成库存积压。

　　易损件使用量较多，通常采用 VMI 寄售的形式，也就是代储代销方式，如A 冶炼厂 ISA 法电解铜不锈钢阴极绝缘夹边条、选矿车间的球磨机衬板等都是根据每季度使用量与供货商进行财务结算，实现零库存管理。

　　3.4 JT 公司备件库存管理存在的问题分析

　　通过对 JT 公司备件库存管理现状分析，反映出 JT 公司在设备通用性、计划管理、采购流程以及库存控制策略等方面还存在一些问题。具体分析如下：

　　3.4.1 设备通用性差导致备件储备的品种繁多

　　目前 JT 公司备件库存管理在客观上存在三大问题：一是生产规模和工艺上存在的差异，使得设备在规格型号上的选择差异很大；二是技术上的长足进步，使得不同时期投入使用的设备的性能差别很大；三是受项目投资的影响，设备的配置有高配低配之分。

　　同时在主观上也存在三大问题：一是工艺设计和设备选型过程中没有很好地兼顾设备备件的通用性，没有从 JT 公司整体管理运行效益上来考虑设备的配置；对同类设备的生产厂家的设备性能和配置情况缺乏足够的了解，如 A 冶炼厂的水泵有上海水泵厂、广东佛山水泵厂、浙江水泵总厂、长沙天鹅水泵厂等十多个厂家，备件根本无法通用；二是在申报设备更新改造计划时，由于多数为单台套申报计划，使用部门更多地是关注设备的性能而很少去关注 JT 公司各二级单位的设备及其配置的通用互换性，在计划的审批过程中，也没有从统一性上去进行规范；三是在设备采购环节上，更多的是关注采购程序操作的规范性和价格，使得最终中标的设备品牌与老系统设备难以一致，备件配置五花八门，如 A 冶炼厂选矿车间需要一台振动筛，采购部门因为询比价最终中标单位为河南太行选矿设备厂，无法和选矿车间正在使用的辽宁鞍山选矿设备厂生产的重型振动筛备件互换，导致备件储备品种增加。

　　3.4.2 备件主数据信息不准确影响计划准确率

　　以 JT 公司 A 冶炼厂为例，该厂是一家大型铜冶炼生产企业，目前使用的备件编码有 6 万多条，日常申报计划的备件主数据有相当多信息不准确，主要存在以下情况：①备件技术参数与实际有出入；②名称描述各异；③相同的备件有不同的物料编码；④不同的备件可能使用相同的物料号码。⑤备件主数据信息不完整。以上问题都会影响备件计划的准确性，导致备件服务水平低、重复采购频繁、库存过高、采购差错率经常发生等问题。因此备件主数据信息准确与否是影响备件计划准确率的关键因素。

　　3.4.3 备件采购周期不确定导致设备管理的风险

　　首先，还是以JT公司A冶炼厂为例，该厂各生产车间的设备点检人员对备件采购流程的不了解，采购流程中关键因素就是采购周期，由于设备点检人员对当前的备件供应周期多凭经验进行判断，通常将国产备件按 2 个月（而如 A冶炼厂埋刮板机上螺旋总成备件是非标制造件，交货期需要 4 个月），进口件按 5 个月（而如科尼行车大车车轮组交货期需要 9 个月）采购周期进行估计，容易造成需求申报和采购决策时间不准确。

　　其次，JT 公司现有的管理机制缺乏对备件采购周期的内部沟通，以及无法及时跟踪备件到货情况，导致经常出现备件需求申报和采购时间过早或太晚，造成备件储备定额设定缺乏科学的依据，亦增大了设备管理的风险。

　　3.4.4 备件管理缺乏储备定额的管理机制

　　当前 JT 公司没有明确的备件服务水平要求和科学的储备定额管理机制，造成备件管理的服务水平与使用单位的成本管理缺乏相同的目标和基础，备件管理部门和使用单位对备件服务水平没有清晰的认识，更没有针对各类备件特点和需求制订各类备件的目标服务水平。JT 公司缺乏一个科学合理的方法来平衡优质供应和降本增效两者间的关系， 在综合考虑备件供应安全与成本的前提下，不知道如何确定备件的储备定额。造成这些问题主要是因为 JT 公司的备件管理人员缺乏备件管理系统知识的了解。因此，无法量化地衡量备件管理的风险，进而不能制订明确的备件管理优化目标，以及不利于日常设备正常运行的风险控制，导致确定备件储备定额时缺乏基础数据，不利于备件管理服务水平的稳步提升，更无法确定合适的储备数量和不合理库存的产生。

　　3.4.5 备件缺少科学的库存控制方法

　　在备件管理分类上，JT 公司只粗略的将备件分为事故件、一般件、易损件。这种分类方式缺乏系统的备件分类以及相应的备件库存控制策略，特别容易造成备件储备不合理的风险。当前库存储备定额的计算方法缺乏科学的依据，主要是因为只侧重于采购管理，而缺少关注备件计划准确性和合理性，从而导致备件管理人员普遍缺乏科学的备件库存管理专业知识与技能，并且对管理备件类别没有重心，管理效率普遍较低，因此极易导致该储备的备件没有储备、不该储备的备件储备较多情况的发生，增大了备件储备不合理的风险。