IT项目管理关键要素研究(2)

　　对于项目章程的创建，本文认为作为正式确立项目存在的一份文件，同时也作为项目启动过程的一个正式的文件输出，项目章程对整个项目具有非常重要的意义。但是对于如何发布项目章程，一些组织会使用很长的文件或正式的合约来启动一个项目，而有一些组织则只是依靠简单的共识。在一般的组织机构中，不必要发布很冗余的项目章程或者正式合约来启动项目，由于项目往往已经获得了企业高层的支持才能执行，项目章程的信息传递，可以通过沟通，依靠一些项目干系人的共识来达成。具体做法是可以在项目启动会之前，跟项目干系人的一些非正式的沟通中达成，然后在正式启动会中，正式发布项目章程。

　　（4）启动项目在项目启动过程的最后，为了正式启动项目，需要一个行政上的事件，对所有项目干系人正式通报以上信息，并以此来确定项目起点，这就是项目启动会。项目启动会对于项目有着重要的里程碑意义。

　　正如前面内容提到的，大多数重要的项目干系人，对项目目标、范围以及项目章程内容的认可和理解一致的达成，并非是在项目启动会中达成的，而是在启动会之前的所有准备工作中，因此，项目启动会更应更象是一个“仪式”,项目启动会更多是用来发布一系列“通知”,而不应该更多的“听取反馈”.因为这些反馈，大部分应该在项目启动之前，就已经沟通完毕，并初步达成了一致。当然也有可能会有人在启动会上，提出一些之前准备工作中没有考虑到的问题，遇到这种情况，要在首先保证启动会的目标，不能跑题。对于需要深入了解的细节，应该在做好会议纪录，并在启动会后做单独交流。

　　总之，项目启动会的目标就是让包括项目发起人，高层管理者，业务团队，技术团队等项目干系人了解到项目信息，认同项目目标、范围和章程，了解项目团队组成情况，明确项目团队职责，并支持项目实施。
　　
　　（5）制定项目管理计划在项目计划过程中，最重要的工作就是制定一份项目管理计划。项目计划是项目管理的基础，项目管理中最重要的就是项目计划的工作，项目计划是一个综合概念，凡是为实现项目目标而进行的活动都应该纳入到计划。项目计划的制订是贯穿这个项目生命周期的、持续不断的工作，因此，项目计划过程是一个反复的过程。一个详细的项目计划应当包括：项目范围计划、项目进度计划、项目质量计划、项目资源计划、项目沟通计划、项目风险计划、项目釆购计划、变更控制、配置管理计划。

　　根据项目规模的不同，项目管理计划重点也不尽相同。一个大型项目对于项目计划可能要求需要面面俱到。而对于一些小型项目，可能只包含了项目进度计划，项目范围说明书这两项内容。因此，对于项目管理计划的制定，需要根据项目的实际情况，针对性的进行“裁剪”.当然，对于案例中提到的项目，以上大部分的管理计划，都应当包括在内。

　　（6）项目变更管理项目的变更管理是通过有序地管理变更来稳定幵发过程、减少项目风险。变更管理的制定是为了检查所有的变更请求，决定哪些需要实施、哪些需要推延、哪些需要否决。在得到对方的认可后，进度和成本将相应地做出调整。一个有效的变更控制程序对于避免项目延期和超支是必要的。项目需求变更管理用来对项目实施过程中，那些超出项目初始范围，或者已经确认的项目需求进行变更的管理。

　　对于任何一个项目来讲，需求变更是100%会发生的。项目变更控制的目的，正是建立一套正规的程序对项目的变更进行有效的控制，从而更好地实现项目的目标。因此有效的范围变更管理流程，可以帮助项目经理在已经确定的时间和成本下完成项目目标。

　　4.4项目沟通管理要素

　　项目沟通管理的重要性不言而喻，也有人说，在IT行业，沟通的成败决定了整个项目的成败，沟通的效率影响整个项目的成本、进度，可以说，沟通不畅的风险是IT项目的最大风险之一。

　　（1）项目干系人管理项目干系人管理是指对项目干系人需要、希望和期望的识别，并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。项目干系人管理将会赢得更多人的支持，从而能够确保项目取得成功。进行项目干系人识别分析，了解哪些人跟项目相关，哪些要直接参与到项目当中，哪些人需要了解项目的进展和结果情况。对项目干系人进行积极管理，可促使项目沿预期轨道行进，而不会因未解决的项目干系人问题而脱轨。同时进行项目干系人管理可提高团队成员协同工作的能力，并限制对项目产生的任何干扰。通常，一个项目的干系人包括：被项目结果所影响的部门或人、影响项目结果的部门或人、有决定权的人、提供资源的部门或人、为项目提供数据、信息的部门或人。

　　项目干系人管理能够带来以下好处：

　　首先，频繁快速的沟通，将能够确保更好的理解项目干系人需要和期望；从某种意义上来说，需求管理就是项目干系人管理的一部分；其次，可以获得得更多的资源和支持，通过项目干系人管理，能够得到更多的项目干系人的支持，自然会得到更多的资源；第三，能够预测项目干系人对项目的影响，可以尽早的进行沟通，并制定相应的行动计划，以免受到项目干系人的干扰。

　　本文认为在实际的项目管理活动中，首先要明确的问题，是识别哪些是项目的涉及人员，确定他们的需求和期望，然后设法满足和影响这些需求、期望以确保项目能够成功。项目管理中，如果没有识别出重要的干系人，对项目产生的影响可能将是巨大的。项目的各方干系人通常有不同的、甚至互相冲突的需求，项目管理要做出权衡，整合他们的需求，使项目目标被所有的干系人接受或认同。

　　清晰的项目干系人识别，是组建项目团队的基础。根据项目干系人分析的结果，可以制定相应的沟通计划并执行。对于和项目干系人沟通过程发现的问题，进行记录，并采取必要的行动进行解决。同时，在项目进行中，需要定期随时对项目干系人的需求进行监督和管理。

　　（2）沟通计划沟通计划作为项目沟通管理4个主要过程（沟通计划、信息发布、绩效报告、利益相关者管理）中最重要部分内容，在沟通管理中起着至关重要的作用。好的沟通管理计划，应该包括沟通方式、主题、参与者、目标、频率等内容，并且包含了信息发布方式、绩效报告以及利益相关者参与项目的时机和获取项目信息的渠道。

　　为确保项目组进行有效的沟通，沟通计划确定的前提是要了解：谁需要参与沟通过程？哪些内容需要被传达？何时进行沟通？沟通最合适的方法是什么？

　　并且同时确立沟通管理的目标，确保在整个项目生命周期中，保证相关项目干系人能够完整的参与沟通。建立一个可靠的沟通渠道，使项目涉及到的所有相关成员，进行公开和诚实的双向沟通。同时，应当提倡“双向”的沟通方法，采取“自上而下”和“自下而上”相结合的沟通方法，对于所有级别的项目干系人，都应当包含在沟通计划中。

　　在项目的计划阶段，项目管理计划中应当包含项目沟通管理计划。项目沟通计划是对于项目全过程的沟通工作，沟通方法、沟通渠道等各个方面的计划与安排。同时，项目沟通计划还需要根据计划实施的结果进行定期检查，必要时还需要加以修订。因此，项目沟通计划管理工作是贯穿于项目全过程的一项工作，项目沟通计划是和项目组织计划紧密联系在一起的，因为项目的沟通直接受项目组织结构的影响。因此，项目沟通计划的重要性不言而喻，项目沟通计划在项目管理计划中是必不可少的。项目经理应该在项目实施过程中，根据项目制定好的沟通管理计划，对于出现的项目沟通问题，立即参照计划来确定沟通范围、沟通方式以及参与者，快速找到解决问题的方法。

　　（3）信息发布和绩效报告项目信息发布涉及到向项目干系人及时提供所需信息，它包括实施沟通管理计划以及始料未及的信息需求的应对，信息公布应该做好信息公布的反馈问题。如：与公布信息有关项目干系人的签字以及对信息意见的文字记录。绩效报告涉及绩效信息的收集和公布，以便向项目干系人提供有关资源如何利用来完成项目目标的信息。绩效报告一般应提供关于范围、进度计划、成本和质量的信息。信息发布和绩效报告范围和方式，通常应该包含在项目沟通管理计划当中。

　　4.5项目风险管理要素

　　任何项目都会面临各种各样的风险。风险管理的目的就是尽早识别这些风险、采取规避策略以保证项目正常进行。风险管理主要目的就是采用定性分析、定量分析的方法，来进行风险识别，制定和定期更新风险登记清单、风险管理和应对计划，并有计划的监控和处理项目风险。项目风险管理是项目管理的又一项重要工作。项目风险管理意识的淡薄，将会使项目风险爆发时，出现措手无措的被动局面。同时，项目经理应及时对项目现存风险或潜在风险，对项目干系人进行及时通报，并要求干系人对项目风险引起足够的重视，并一同考虑应对计划。在一般企业的信息化项目中，往往不重视或忽略了项目风险管理过程。

　　风险管理过程包括风险管理计划、风险识别、风险分析、风险应对计划、风险监控等过程，其中后这几个过程是循环且持续不断，并且一直持续到项目结束（如图4.2所示）。有效的风险管理过程应是学习型的、持续的和不断改进的。企业应建立自己的风险管理数据库作为风险管理的基础，并在实施中不断地更新和完善。

　　根据企业和项目的实际情况，进行科学的项目风险和控制，对项目的成功研发有着举足轻重的意义。在项目管理的过程中，进行必要的项目风险分析，制定符合项目特点的风险评估和监督机制，特别是要定期对项目的风险状况进行评估和监管，发现意外风险或者是风险超出预期的一定要重点关照。发现问题要立即上报，并尽快解决。【2】

　　
　　（1）制定风险管理计划风险管理计划主要针对项目幵发涉及到的风险，包括在项目开发周期过程中可能出现的风险，以及项目实施过程中外部环境的变化可能引起的风险等进行评估。

　　风险管理计划制定的方法通常是釆用项目风险管理计划会议的形式。项目经理、项目团队领导以及任何相关的责任者与实施者等都在需要参与之列。项目风险管理计划的成果是风险管理计划文件，它的内容一般包括以下方面。①项目概况；②风险识别；③风险分析与评估；④风险管理的组织和职责；⑤风险管理工作的检查评估。

　　（2）制定风险的识别、评估和应对计划关于风险如何识别，通常会采用头脑风暴法和访谈法来进行。这两种方法都是切实可行的风险识别评估方法。从信息安全的角度来讲，风险评估是对信息资产所面临的威胁、存在的弱点、造成的影响，以及三者综合作用所带来风险的可能性的评估。通常采用风险因素分析法、模糊综合评价法、内部控制评价法、定性风险评价法等方法对风险进行定性或定量的评估。每个项目应当根据项目实际情况，确定项目风险识别的方法，以及采用哪种风险评估方法来界定风险的重要性。

　　在评估了相关的风险之后，项目管理者就要确定如何应对风险。一般而言，对于风险应对有三种方法：1）风险控制法，即主动采取措施避免风险，消灭风险，中和风险或采用紧急方案降低风险。2）风险自留，当风险量不大时可以余留风险。3）风险转移。在考虑应对的过程中，项目管理者应当评估对风险的可能性和影响的效果，以及成本效益，选择能够使剩余的风险处于可容限范围以内的措施。项目管理者应当识别所有可能存在的风险，从当前风险或风险组合的角度去认识风险，以确定总体剩余的风险是否在可接受限度之内。