档案馆危机管理的理论基础

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　　【题目】我国档案馆危机事件的控制与管理研究
　　【第一章】我国档案馆安全管理问题探究绪论
　　【第二章】档案馆危机管理的理论基础
　　【第三章】档案馆危机管理现状及存在的问题
　　【4.1  4.2】优化档案馆危机管理顶层设计与机制建设
　　【4.3  4.4】规范档案馆危机管理流程及组织文化建设
　　【结语/参考文献】中国档案馆危机控制研究结语与参考文献
　　
   
　　第 2 章 档案馆危机管理的理论基础

　　2.1 档案馆危机管理相关概念阐释

　　2.1.1 危机与危机管理的含义

　　《辞源》对“危机”给出的解释是：潜伏的祸端。[14]朱德武从哲学角度认为危机的出现是质变与量变共同作用的结果，由于量变引起质变使内在矛盾得以激化，这种激化威胁了事物本身所处的稳定状态。[15]刘刚将危机定义为是一种突发事件，它能在短时间内对组织目标产生影响，需要组织及时决策，并作出回应。[16]此外比较经典的定义是“事件说”,即认为危机是一类特殊事件，而胡百精提出的“状态说”则认为危机是组织面临的一种破坏性的状态，[17]将危机理解为一种特殊状态。由此可见，虽然“危机”从字面上可以理解为“危险”和“机会”,但较为普遍的认识是：危机是对组织造成的威胁，具有消极作用，极可能对组织造成重大影响。

　　危机无处不在，个人、组织和社会都面临着危机，其存在并不以人的意志为转移。

　　但其发生的时间、范围、方式和影响程度往往是不确定的，也正是由于这种不确定性使危机的识别和处置的难度大大增加。危机带来的后果是威胁和严重损害，这种后果可能在某一时间点由于某种突发事件刺激而产生，也可能经历一个较长的潜伏期，最终引起质变。个人、组织和社会既是危机的承受者，同时也是采取应对措施，及时作出反应的主体。

　　由此可以看出，危机一般被认为是指一种无法控制的状态，往往会给个人和组织带来负面的影响；而危机管理就是对这种状态在事前、事中和事后加以有效控制，消除或降低这种负面影响的管理过程。在一个组织中，危机事件的发生会对组织内外、组织利益和公众利益产生不同程度的影响。当前正处在一个信息传播相对宽松的环境下，这也使得公众获取信息的途径更多样化，获取信息的意识和愿望也更为强烈，一旦出现危机事件往往会成为公众关注的热点，这种现象在企业和公共部门中尤为常见。不同组织所面临的内外部危机有所差异，因此危机管理的重点有所不同。如图 1 所示，政府危机管理主要是对社会公共危机与突发事件进行预防与控制，而企业更关注的是人事、财务及品牌所出现的危机。由于不同组织危机管理的主体和对象不同，在危机突然爆发后，危机管理人员必须在短时间内做出决策，启动应急程序，否则危机的影响范围将迅速扩大，给组织造成更大的损失。不论何种性质、规模的危机，都必然会给个人、组织和社会带来不同程度的破坏，甚至可能影响到其生存和发展。这就需要从危机管理主体的实际情况出发，分析潜在危机源，识别主要面临的危机因子，分析危机因子的特性和可能造成的影响，并根据自身在人员、资金、技术等方面的条件制定本组织的危机管理战略。【1】

　　
　　2.1.2 档案馆危机与档案馆危机管理的含义

　　档案馆危机主要是指在档案馆内部和外部长期潜在或突然出现，阻碍档案馆正常管理活动的各种自然或人为隐患。档案馆危机按危机产生的诱因、危机爆发的时间和表现状态、危机发生的领域有不同种分类方法。本文所论述的档案馆危机主要是指档案馆安全危机。因为安全危机威胁着档案馆内馆藏档案、人员、设备所处的稳定、平衡的状态，是档案馆运行过程中面临的最直接、破坏性最大的危机。国内外不乏由于自然灾害和人为原因而造成的档案馆安全危机案例，这些安全危机的出现都对档案馆造成不同程度的损失，部分档案馆安全危机案例见表 3.由于档案本身的保密特性，长期以来档案馆的运行也存在一定的神秘感，档案馆工作人员对本馆潜在的危机隐患认识不清。而危机事件的爆发常常是突然的，爆发的时间、规模、形式和影响程度都难以预测，这就造成档案馆危机出现时档案馆工作人员往往措手不及，对档案馆造成较大的不良影响。档案馆危机的爆发往往不是偶然的和孤立的，其发生有着深层次的内部和外部原因。同时档案馆的许多危机并不是在短时间内产生的，如形象危机、生存和发展危机等是在档案馆长期发展过程中逐渐形成的。经费危机、人才危机等已成为当前档案馆的常态性危机，这些危机的根本解决需要经历一个长期的过程，关系到国家经济、档案馆事业的发展等诸多问题。诱发档案馆危机的因子类型广泛，且分布在档案馆内部和外部，有些更是隐藏在日常简单的管理操作活动中。有的危机是在多个危机因子的共同作用下出现的，有时一个危机的出现可能诱发另一新危机的产生。如地震、水灾等自然灾害除了使档案馆建筑倒塌，档案遭到一次破坏，还极易出现档案的二次霉变，震区出现其它疫情等，这些表明档案馆危机的出现具有一定的复合性。

　　档案是对社会实践活动的原始记录，这决定着档案只存在一份原件，这也是档案与图书等其他文献的最主要区别，也是档案的价值所在。同时，档案馆危机的发生和发挥作用有一定的规律，随着现代信息科学技术的发展及人类对突发事件应对能力的提高，面对档案馆突发危机事件，档案馆可以通过事先建立科学有效的应急机制、加强对危机因子的日常监控、制定本馆应急预案并定期演练，加强人员培训等方式减少危机出现的频次，降低灾害造成的损失。

　　本文中的档案馆危机管理就是指档案馆为了维护其运行安全，而对安全危机进行事前预防、事中控制和事后恢复的一系列管理行为。档案馆危机管理是一个时间过程，其目的在于避免、减少或者消除危机可能给档案馆带来的危害。档案馆危机管理应坚持预防为主、明确主体责任、及时处理、灵活可控、法治公开等原则。危机对档案馆产生的作用具有双重性，一般危机会给档案馆带来不同程度的损失，而在一定条件下，危机也可能转化为机遇。

　　2.2 档案馆危机管理相关理论概述

　　2.2.1 危机生命周期理论

　　危机如生命体一般经历着从出生、成长、成熟、衰退到死亡的运动过程，并伴随阶段性的变化及规律。危机从其产生到消除是一个完整的运动过程；在这一完整过程中根据危机的特点、发展变化可以分为若干阶段；在这些不同阶段中危机的表现形式、影响程度不同，同时存在一定的相互联系。档案馆危机从危机因子出现、成长、成熟到危机消除都有不同的表现和特点。因此可以根据档案馆危机所处的不同阶段，对危机加以控制，保障档案馆安全。其中档案馆危机潜伏阶段往往是容易被忽视的关键阶段，此时档案馆危机正在酝酿，进行量变的积累，根据具体危机的不同这种积累的时间或长或短，这也是危机最容易被控制的一个阶段。档案馆危机爆发期多指突发危机事件的发生阶段，往往带有一定的突发性特征。此时档案馆潜在危机显性化，对档案馆的生存和发展造成威胁。一些危机在爆发后还会向其他领域和部门进行扩散，或者一种危机爆发后可能引发其他形式的危机，如二次危机等等。这一时期是档案馆危机的扩散期，一旦对危机控制不当便会对档案馆造成较大危害。最后一个阶段是档案馆危机处理期，也是档案馆发挥主体作用的最关键时期，要求做出准确、及时的决策和反应，同时消除危机残余，避免同一危机再次爆发。

　　档案馆危机管理的流程正是基于档案馆危机生命周期中的不同阶段而制定的。档案馆危机管理流程主要包括档案馆危机的识别、危机准备工作、危机响应工作和危机恢复工作。根据危机生命周期理论，危机管理的系统流程包括危机准备、危机响应和灾后恢复三个阶段，体现为常态管理、应急管理与恢复管理。图 2 可以看到档案馆危机管理流程的各环节与危机生命周期各阶段存在一定的对应关系。档案馆危机管理过程就是在危机潜伏阶段通过识别在日常管理过程中存在的危机因子，分析其特点，构建危机评价指标体系；通过建立危机预警系统、制定危机预案，并定期进行演练做好危机防御和准备工作；在危机发生阶段及时启动和调整应急预案，集合人员实施抢救；在危机消除阶段有计划地进行恢复工作，整个流程应做好人员沟通，最后进行总结，并收集全过程中形成的档案。【2】

　　
　　2.2.2 全程管理理论

　　全程管理，是指根据文件的特点和具体管理要求，建立一个相对完整的管理体系，对文件从形成、收集到永久保存或者销毁的整个文件生命周期进行全程管理和监控。档案馆危机管理，就是基于档案馆危机生命周期的全过程，以及档案管理活动中的每一个流程而加以控制，不仅仅是对突发危机事件进行快速反应，还应包括对档案馆潜在危机因子的识别，以及危机事件处理后对档案馆内部系统的恢复和完善过程，因此要求全面、系统地监测档案馆危机生命周期的每一个阶段。

　　全程管理是一种基于过程的管理。国内外一些研究危机管理的学者将危机分成了若干阶段，并提出了危机阶段理论，如奥古斯汀（N.R.Augustine）的 6 阶段模式[19]、希斯（R.L.Heath）的 4R 模式[20]、米托夫（Lan Mitroff）和皮尔森（C.M.Pierson）的 5 阶段模式[21],此外，国内研究者还经常引用“MPRR”模式[22],详见表 4.从危机阶段理论看，档案馆危机全程管理应是基于危机全过程的综合管理，具体应包括档案馆危机的监测、危机发生时的紧急处置、危机后的恢复重建等。

　　档案馆危机管理是一个动态的管理过程，其管理制度、预案、管理手段和方法等并不是一成不变的定式，而是需要根据具体危机的发展情况、档案馆自身条件等因素的变化而加以调整优化。【3】

　　
　　2.2.3 木桶原理

　　美国管理学家彼得提出：决定木桶储水量多少的关键因素并不是最长的那块木板，而是其最短的木板，而这一理论被形象地称为“木桶原理”或“短板理论”.从哲学角度来看，这一原理旨在认清事物的薄弱环节，抓住问题的主要矛盾，找到解决问题的关键。这一理论也被应用于不同行业和学科之中。对个人而言，通过找到在自身发展过程中的弱点并加以克服，就能够扬长避短，使其得到更好的发展。对于组织和国家这一理论同样具有普遍适用性。在档案馆危机管理问题上，也应做到抓住当前档案馆危机管理存在的最主要问题和最薄弱环节，以达到更好的管理状态。最初木桶原理只是针对最薄弱环节，而之后木桶原理不断发展演变并被赋予更多解释。

　　首先，木桶的储水量受形态因素影响。一方面，木桶储水量随着木桶直径的增大而增大。同理，不同档案馆的危机管理基础影响着档案馆危机管理水平。我国各级各类档案馆无论在馆库建设、人员配置、资金支持、馆藏资源还是在技术发展等方面存在发展不平衡的问题。因此档案馆应考虑自身所处地理位置和条件，分析主要危机因子并找到适合本馆的管理方法。另一方面，木桶的形状也影响储水量大小。档案馆危机管理必须考虑组织结构的建设，尤其要提高档案馆危机管理的向心力和协调力，以实现管理目标。

　　其次，木桶的储水量受形状因素影响。木桶各块木板的厚度与底面面积同样决定着木桶的储水多少，如同在档案馆危机管理工作中，工作人员的危机管理能力至关重要，员工整体素质的高低直接关系到整个档案馆的危机管理水平。同时档案馆需要创建一个可供工作人员进行危机管理学习和交流的平台，为其发展创造更多机会。

　　最后，木桶的储水量还受到相互作用的影响。木桶的使用状态和木板排列组合的紧密性影响其储水量和稳定性。档案馆危机管理是一项复杂的系统工程，需要全体工作人员的协作配合。尤其在对突发危机事件采取应急处理措施时，更要求应急人员、各部门之间的无缝合作，使应急达到预期效果。