知识经济条件下档案管理与知识管理关系

　　科学家培根早就提出了“知识就是力量”的英明论断，不仅赢得了人们的普遍认同，而且是被实践证明了的真理。我国改革开放的总设计师邓小平进一步发展了马克思主义学说，高瞻远瞩地指出科学技术也是生产力，而且是生产力的第一要素。进入二十一世纪，随着IT技术（计算机技术、网络技术、通信技术）的飞速发展，人类对知识和技术的思想认识不断提高，人们不仅仅重视知识的获取与积累，更加强调知识的应用与技术的开发，尤其是高技术新知识在科研生产和基本建设等国民经济中的应用。知识已经被人们视作一种替代物质资本的所谓“知识资本”而成为生产资料体系中的核心资源，越来越成为刺激和促进国民经济长期快速增长的强劲驱动力。

　　一、引言

　　伴随着知识经济时代的到来，知识管理也应运而生。档案管理工作作为收集整理、保护存储和管理利用人类在科研生产和基本建设等实践活动中获得的各种知识（包括宝贵经验）的一项崇高事业，肩负着知识管理、知识传播和知识挖掘再利用的重要职责。档案与知识之间存在着天然的渊缘关系，档案管理与知识管理也因之关系极为密切，两者相互影响，相互作用，相互促进，相得益彰。档案管理使纷繁杂乱的各种知识得以分门别类，系统有序管理，知识管理在真正意义上实现了档案管理的价值。在知识经济时代背景下，正确地认识和处理好知识管理与档案管理的关系，做好知识管理和档案管理工作对于企事业的发展有着积极的现实意义。

　　二、知识管理与档案管理关系

　　1. 知识管理与档案管理都是对人类认识的加工过程。

　　知识与档案都是一种信息，因此，从信息的角度看，知识管理与档案管理都是对人类认识过程中所产生的各类信息的收集、加工、贮存、传递与利用的过程。

　　2. 知识管理与档案管理都属于信息管理的范畴。

　　知识管理与档案管理都是信息资源管理过程。所谓信息资源管理，是指信息资源管理者为达到预定的目标，运用现代化的管理手段和管理方法来研究信息资源在社会活动中被开发利用的规律，并根据这些规律来科学地对信息资源开展组织、规划、协调和控制的活动。

　　可见，知识管理与档案管理都是对信息资源的深层次加工的过程。它们也是信息管理不断丰富、发展和完善的结果。它们都是以系统论为指导思想，强调管理的多方面、多角度和综合性，是对传统的信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。无论是知识管理者，还是档案管理者，都要理解信息资源管理的全部内容。管理者们不仅要从外在的物质形式特征上加以掌握与了解，还要从信息资源内在的内容特征上考虑。显然，知识管理与档案管理的管理对象的分类是不同的。又因为，虽然显性信息源和隐性信息源具有不同的存在形式，但它们都是属于信息资源管理的范围，所以知识管理与档案管理都是属于信息管理。由此可以看出，不仅知识管理和档案管理同属于信息管理，而且档案管理属于知识管理，它们之间是一种真包含的关系。

　　3. 知识管理包含档案管理并最终为企业获得竞争情报服务。

　　从管理范围来看，知识管理的范围要远远大于档案管理的范围，从一定程度上我们可以把档案管理当作是知识管理的一个分支。企业档案管理范围的主体是科学技术档案（包括科研、生产、基本建设活动中形成的科技文件，含缩微胶片、照片、录音、录像和计算机磁盘、光盘、电子纸及多媒体等），以及计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的文件。而知识管理的范围主要有：(1)精神状态的知识，即是指脑力方面的知识，也就是当代企业都日益重视的人力资源管理，它是以人的主观意志为管理对象的；(2)物质状态的知识，这种状态的知识又可进一步分为实用状态和实验状态的知识，如从产品、设备、样品及科学实验结果等方面直接得到的知识；(3)信息状态知识，如企业档案、文献资料、数据库、网上资源、企业文化标识、专利、商标、版权、商业秘密等方面的材料。

　　就知识管理与档案管理的本质而言，它们都是为企业的发展服务。企业要发展，便要在市场竞争中获得市场竞争力。知识管理的一项基本工作就是要使存在于人脑中的非编码化的隐性知识转化为编码化的显性知识，并伴随档案管理使企业的各种知识成为企业稳定的竞争优势情报，为企业根据市场运行情况来组织管理、研发新产品、开展生产经营与组织市场营销，最终实现最佳的社会效益和经济效益服务。

　　三、知识管理对档案管理的影响

　　长期以来，我们的档案工作处于传统的管理状态，实际上是对档案实体（即档案原件）的管理。人们的关注点主要聚焦于原始文件的形成积累、收集整理、分类排架、保管借阅等方面这是档案实体管理的主要内容。档案实体管理被普遍认为是实现档案内容信息开发利用和管理这一目的的手段，没有档案实体的完好存在和支撑，档案内容信息在社会生活中真正发挥作用的根本目的就无法实现，档案实体管理更具有基础意义是有一定道理的。因为档案内容信息对档案载体的过度依赖，就像毛对于皮的依赖关系一样，失去了档案载体这个“皮”，档案内容信息这个“毛”无以附着，因此档案实体管理成为整个档案管理工作的基础和重点，档案内容信息开发利用管理尚未能引起人们更多的关注。

　　然而，档案管理的最终目的是最大限度地满足人们对档案利用的需求。说到底，人们对档案利用的根本则是对档案内容信息，尤其是对档案内容信息所包含的知识的需求和使用。事实上，传统的档案实体管理由于没有IT技术的支撑，针对档案内容信息开展信息管理困难重重，因而传统的档案实体管理只能够更多地提供档案原件，满足人们对档案原件的需求。档案部门面对堆积如山的档案案卷，要对档案的内容信息进行信息管理根本力不从心，也不能解决人们对档案内容信息及其所包含的知识这一根本需求的。

　　网络化、信息化、数字化时代的今天，信息化、数字化的浪潮席卷全球各行各业，对于档案工作来说，这一浪潮带来的不仅仅是机遇和挑战，更多的是带来了工作方式方法革命性的变革，而且使档案管理步入了档案信息管理的新时代。信息管理条件下，电子文件彻底改变了档案实体管理时期档案内容信息对单一的纸质载体的过度依赖性，使得档案内容信息摆脱了纸质载体的严重束缚，获得了极大的自由度。借助于各种电子存储介质、园区网、互联网等网络设施，档案可以突破地域地区空间的限制高速地流动起来，极大地扩展了档案内容信息所包含的各种知识的传播距离和空间覆盖面，使得在相同的时间内，不同的地域地区空间有更为广大的需求者得以占有和利用档案信息，加速了知识的运动、传播、利用，催生新知识的产生。

　　网络化、信息化在为人们快速获得信息带来便利的同时，大量堆积如山的各种信息也为我们带来很大的麻烦。难怪奈斯比特惊呼“我们淹没在信息之中，但仍处于知识的饥渴中”。它形象地说明了我们目前的处境，对档案工作提出了更高更新的要求。这就是说，档案管理工作过渡到信息管理只是“万里长征”迈出的第一步，面对知识管理的要求，档案管理所要走的路还很长很远，档案工作所要做的事情还很多很多。况且目前我们所进行的档案信息管理，实际上更确切地讲还是最初始的档案文件级目录信息管理，档案全文信息管理绝大部分单位还处于实践探索阶段，尚未进入实际应用当中。实行档案信息管理既不能适应知识经济时代形式发展的要求，也远远不能满足人们对档案内容信息所包含的各种知识的应用需求。档案管理要跟上知识经济时代的步伐，必须向知识管理进军，充分利用档案管理和知识管理的先天渊源关系，发挥档案管理在知识管理上的优势，因势利导，积极推进向知识管理的转型转变，才能满足人们对档案的根本需求，实现档案的自我价值。

　　四、实现档案知识管理的对策

　　1. 与时俱进地更新转变思想观念，正确树立知识管理新理念。

　　在知识经济时代，知识的价值彻底改变了人们对企业价值的传统认识。彼得·德鲁克曾说：“创造财富的活动既不是为生产性使用配置资本也不是配置劳动，现在，价值来源于生产率和创新，两者都是知识的运用”。这说明知识管理在企业价值提升过程中，扮演着一个最为关键的角色。现在，企业已经开始认识到他们最宝贵的资产和资源是知识，知识已成为推动经济增长的动力，保罗·罗默教授就曾提出了经济增长四要素理论，其核心思想是把知识作为经济增长最重要的要素，他认为知识能提高收益，知识需要投资，知识与投资存在良性循环关系。经济的增长更加依赖于知识的开发和有效利用，而不是实物资产的扩张。知识将取代物质资本、劳动力而成为最有价值的资源要素。

　　知识管理作为一种崭新的管理思想和管理模式，要引起档案管理人员的高度关注和重视，要进一步解放思想，更新转变陈旧的思想观念，正确树立知识管理新理念，真正从思想心灵的深处充分认识知识管理的重要性和紧迫性，摒弃传统的档案管理重保管，轻利用的偏见，不能仅仅做到档案材料保管好不丢就行。要使档案管理人员形成和树立知识管理的意识，积极主动地开发档案信息资源，挖掘档案信息资源所包含的知识。不但要在保管好并提供档案实体服务的同时努力开发档案信息资源，为企业的各项活动服务，而且更重的是要积极开展知识管理并提供知识服务。

　　2. 转变角色积极参与知识管理，提供高质量的信息和知识服务。

　　档案管理人员要转变角色，积极参与到知识管理中去。首先，档案管理人员要做好基本工作，全面完整地收集好、整理好、管理好、及时提供利用实体档案；其次，档案管理人员要从已保存的档案材料中开发出有用的信息，为企业的各项活动提供信息服务；再其次，档案管理人员要从档案信息中挖掘和获取知识，提供知识服务。最为重要的是，档案管理人员还要经常深入科研生产和基本建设第一线，熟知各方面工作进度、了解和掌握技术人员和管理人员的知识技术需求领域，有的放矢的搜集相关知识内容，保证在技术人员最需要的时间将他们最需要的知识传送给他们，以提高他们的工作效率和工作业绩，为企业创造物质价值的最大增值，发现新知识，实现档案管理提供知识服务的价值。

　　3. 推进信息化建设，实现信息和知识资源的共享。

　　计算机技术、网络技术、通讯技术高度发达的今天，档案资源信息化、数字化的基础设施建设和管理软件的成熟与完善，为档案管理实行知识管理的现代先进管理模式提供了强有力的支持，档案档案管理工作由传统型管理转变为信息管理进而转变为知识管理不仅成为可能，而且实际上正在变为现实。目前，文件档案的收集、整理、鉴定、开发和利用工作已经发生了革命性的变化，档案信息的收集、存贮、处理和传递已经开始向以“数字化、网络化”为主过渡。文件档案可以通过网络在无限的空间高速地流动起来，档案内容信息所包含的各种知识极为广泛地传播开来，众多的需求者得以及时占有和利用，从而加速了知识的运动、传播、利用，实现了信息和知识资源的共享，刺激和激励创新，催生新知识和新技术的产生，创造出更多的社会精神财富和物质财富。

　　4. 要在重视显性知识管理的同时更加重视隐性知识的挖掘和管理。

　　随着档案信息化建设的发展，很多档案馆都建立了具有相当规模的档案数据库，有的单位也在开始着手建立知识库，然而，目前档案管理工作的知识产出与档案馆所蕴藏的知识资源不成比例。有价值的知识相对于大量档案馆藏少得可怜，这是不能符合与满足知识经济时代对知识的要求的。

　　不论是传统的档案实体管理阶段，还是现代的档案信息管理阶段，以至于今天的知识管理阶段，我们所接触和管理的档案其实更多的是属于用语言文字符号进行编码化的显性知识。对于档案资源的信息化、数字化管理也只不过是对档案实体所承载的显性知识的管理。重视对多少年来所形成的大量档案资源的显性知识管理无疑是必要的，也是重要的，但更为重要的则是要努力挖掘和管理企业或组织内部广大员工大脑里的隐性知识。因为人们都有一种自然或不自然的不愿意将自己所领悟和掌握的有关技术、知识、技能、感觉、直觉和诀窍随便告知他人，更不愿意将这些深藏在自己大脑内的隐性知识用文字符号序列化编辑成文件档案，使其外显成为显性知识，让更多的人共同分享、参考借鉴、学习掌握和加以利用。事实上，员工大脑里的这部分隐性知识极为重要和珍贵，一旦他们因为各种原因外出、调走或退休，这些隐性知识也会随着他们的大脑而带走，这对企业或组织来说是最大的损失。因此，对企业或组织内部广大员工大脑里的隐性知识开发和挖掘，使其外显变为显性知识非常重要。对于员工大脑里的隐性知识的开发和挖掘，人力资源管理部门有责任，技术管理部门有责任，档案管理部门也有责任。各管理部门可以联手，通过请技术专家作专题报告、作讲座，座谈会、交流会；返聘或邀请退休技术专家对年轻技术人员进行帮带、指导；档案管理部门也可以特邀退休技术专家，撰写技术攻关回忆、技术总结等等，利用各种可以利用的方式和手段，挖掘最为宝贵的隐性知识，促进档案管理工作的发展。

　　5. 建立激励机制，做好知识管理。

　　从上面的分析可见，档案管理要在知识管理中发挥积极作用，不仅仅要管理好显性知识，更要下大力气挖掘和管理好比显性知识更加重要的隐性知识。隐性知识之所以管理起来难度大，一是它存在于人的大脑，二是其拥有者在一般情况下不愿使其外显，不愿意让众人知晓与其分享，更不愿他人掌握这一方面的知识，从而使其在该领域的领先地位遭到丧失或动摇，或者使其工作岗位被他人所替代。为解决好这一问题，必须建立起良好的激励机制，促使其外显。引入和建立知识产权管理制度，根据《中华人民共和国专利法》、《中华人民共和国着作权法》等法律法规，清理具有自主知识产权的核心技术和成果，申请成果专利和出版研究专辑，正确处理职务与非职务发明的关系，明确成果的归属。对各位技术专家的创造发明，使其享有应有的专利权和着作权，得到应有的经济回报，个人与单位实现双赢或共赢的局面，以便隐性知识的挖掘、管理与利用。必须站在发展的战略高度充分认识和重视知识产权问题，提高和增强员工的知识产权保护意识，建立健全各项知识产权管理制度，建立知识产权管理机构。完善管理体系，权责统一，激励创新，强化成果转化和技术服务工作，形成隐性知识及时转化成显性知识的良性循环，促进隐性知识的挖掘和管理，为科研生产和基本建设服务，创造出更大的价值。

　　五、结束语

　　在知识被视为一种新型资本，知识资源成为企业发展的核心竞争力的今天，实行知识管理从根本上增加了企业的竞争活力。档案管理工作应因势利导地引入知识管理的先进理念，充分认识知识管理的重要性，正确认识和处理好档案管理和知识管理的关系，在做好档案管理基本工作的同时，又要用知识管理的先进理念和科学的管理方法，挖掘出企业内部的隐性知识，促使其外显并将其转化为档案，使档案管理更具技术性和前瞻性。另外，要利用档案资源数据库作为基础，建立信息资源数据库，并进一步拓展建立知识资源数据库，不仅能为企业科研生产和基本建设提供真实可靠的查考依据的档案实体，又能为企业提供内容丰富的信息，更能为企业提供各种工作急需的知识，实现信息资源和知识资源的共享，使企业经济保持强劲增长的势头，并可持续稳定地向前发展。