档案管理原理分析及其具体应用

　　所谓的档案管理原理主要是指相关的管理人员所进行的档案管理，信息服务等内容。 现如今，档案管理工作的内容和模式已经备受关注，并且逐渐朝着现代化的方向发展。 随着档案管理工作的现代化进程不断加快，档案管理措施也呈现出一定的多样性。

　　1 档案管理现代化的意义

　　1.1 现代化档案管理背景。 人们常说的现代化管理就是在档案管理的过程中主要依靠的是先进的计算机设备以及现代化的管理手段。 在应用各种科学技术的过程中，需要根据档案管理工作的模式，充分应用各种多媒体技术，促进信息服务的多样性。 并且根据网络传播技术的特点来做好档案信息的录入、编制以及统计和管理等工作。 在这种现代化的档案管理背景下，档案管理工作人员应该充分认识到这一背景，提升档案管理工作的高效性。

　　1.2 现代化档案管理的重要意义。
　　
　　1.2.1 现代化的档案管理模式顺应整个社会的发展。 计算机技术在不断发展，这就要求档案管理工作也应该顺应社会发展的需要， 不断提升档案管理工作的质量，促进档案管理工作自动化和智能化的实现。
　　
　　1.2.2 有效的促进档案管理工作的健康进行。 现代化的档案管理工作不仅提升了工作效率，也完善了档案管理的质量。 由于档案管理工作和社会现代化事业的发展之间存在着密切的联系，因此，在经济和社会发展相互协调的过程中， 现代化的档案管理工作可以促进社会的全面发展，进而保证档案管理工作的健康性。

　　1.3 对现代档案管理的保护。 现代化档案管理工作，能够通过一系列预设好的档案管理系统以及相关的档案管理软件，对相关档案信息进行录入、筛选、储存、借阅、收回以及相关的保护工作。 和以往的档案管理工作相比，现代化档案管理工作能够更有效的对档案提供相关的保护作用，其能够通过对现代计算机技术以及其它科学技术的积极应用实现对档案的电子录入，只要还有电脑存在，就能完好无损的保护好相关的档案信息。 以计算机微缩技术为例，其能够将档案信息筛选保留存入计算机中，在有效节省档案的存放空间的同时还能够抢救频临失散的各种档案，对档案的长期保存具有很高的帮助意义。

　　2 档案管理原理分析

　　2.1 系统管理。 系统管理是众多档案管理工作的基础，主要是指将档案管理工作中的种种工作内容进行汇聚，使得档案内容形成一个整体。 然后，通过对工作内容进行划分和管理，才能够做好相应的规划工作。 在每一个管理环节中，对一些价值量不大的档案内容进行清除，最大限度地提升档案管理工作的质量和效率。 可见，系统管理工作原理可以提升档案管理工作的有序性。

　　2.2 整合分原理和反馈原理。 整合分原理和反馈原理是相对比较重要的基础内容，其中前者主要是对档案管理工作的内容进行科学合理地规划之后，对工作人员的工作任务进行合理地分工。 在安排档案管理工作的过程中，负责人要按照自身权利的不同来制定不同的管理目标，最终促进档案管理工作的高效发展。 反馈原理就是指在档案管理工作中，各个部门的工作人员在完成工作目标之后所进行的工作反馈。 通过不同类型的反馈信息来对档案管理工作中的优点和不足来进行明确，进而提升改善措施的科学性。 在不断优化档案管理工作时，应该讲档案管理工作的质量和效率放置到首位。

　　3 档案管理原理在档案管理工作中的应用

　　3.1 加强对档案工作人员的专业培训。 现如今的档案管理工作和计算机设备以及其他先进的技术类型之间存在着密切的联系。 档案管理工作人员应该对各种不同类型的技术类型进行掌握，这样才能够熟练地应用各种档案管理原理。 在这种情况下，加强对档案工作人员的专业培训至关重要，在提升档案管理工作人员基本素质的基础上，提升其职业素养。 档案管理工作人员应该对各种先进的技术和设备进行掌握， 用相对比较严肃的态度来对待档案管理工作，以高度负责的状态来完成档案管理工作。 同时，工作人员还可以对工作中的弊端或者是不完善的地方进行改进。 以提升档案管理工作的质量为己任。 档案管理工作人员本身就是档案管理工作的主体，因此，加强专业培训力度具有一定的现实意义。

　　3.2 加强对纸质资料的保护。 现代化档案管理的主要主体包含电子档案和纸质档案两种，纸质档案相比电子档案来说保存的难度更大，但保存的价值也更高，更具有历史意义。 因此，档案管理单位应该加强对纸质资料的保护，首先档案管理单位应该做好纸质资料的数字化录入工作，对纸质资料记载的档案信息实现与电子内容一样的共同保护和管理；其次，档案管理单位应该建立纸质资料的管理条例和保护原则，对纸质资料管理工作的规范性、安全性、效益性和价值性作出相关的约束和责任，对纸质资料管理过程中的诸多环节做好相应的监控与保护工作，保证纸质资料的任何管理内容都能够有清晰的记录；最后，档案管理单位应该加强纸质资料的保护工作，对能够影响到纸质资料存放过程中的诸多影响因素采取针对性的防治措施，保证纸质资料存放的安全性。

　　3.3 加强电子档案资料的保护。 对电子档案资料的保护工作首先应该做好电子档案资料的整理工作，对电子档案的诸多内容进行规划整理，清晰明确的做好电子档案的归档记录；其次应该为电子档案的保存磁盘和光盘做好保护工作， 保证其清洁性和实用性，对磁盘和光盘的存放位置应该保证磁盘和光盘各自存放空间的洁净，保证其不会在存取或者使用的过程中发生摩擦和划痕损伤。 同时对存放在计算机网络空间上的电子档案资料应该设置好相应的控制密码，拥有更加先进设备的档案管理单位可以采用指纹识别或者眼膜识别的方式来做好电子档案资料的保护工作；最后，档案管理单位应该定期对磁盘和光盘内的电子档案内容进行检查和对照，在保证磁盘光盘储存安全的同时对电子档案的内容进行检查，保证电子档案资料不会在保存的过程中出现质量上的问题。

　　结束语

　　现代化档案管理工作是随着时代的进步和企业的发展共同进步的工作，加强档案管理工作的现代化进程和加强档案管理现代化模式中对档案管理原理的应用，能够有效的提升档案管理工作的质量和效率，帮助档案管理人员更好的对档案进行保护和管理。

　　参考文献
　　
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