运用组织行为学理论分析内部控制框架

　　2 运用组织行为学理论分析内部控制框架

　　2.1 运用组织行为学理论分析内部环境。

　　内部环境是使企业的内部控制得以顺利运行的基础，它涉及广泛，如组织架构、权责分配、内部审计、人力资源管理、组织文化等。

　　2.1.1 组织结构理论对内部环境的分析。

　　企业必须依照国家相关法规，构建符合标准的公司组织结构和议事机制，限定监督和决策等各岗位的责任及义务并做到合理分工，相互制约。组织行为学中的组织结构理论定义了对组织任务划分、组合和协调的方法。管理者设计组织结构时，有六个最关键的因素，即工作专门化、部门化、命令链、控制跨度、集权与分权和正规化。工作专门化即把组织中的工作划分为若干步骤，每个人从事工作任务的一部分。部门化即是将专门化划分的各个部分再进行整合，使相同或相关的任务得以协调。命令链是一条组织中自上而下连续不断职权路线。而控制跨度则是指一个主管可以管理多少人。经由一定的程序赋予某一职位权利，集权与分权应相平衡，根据组织实际需求决定集权程度。最后组织应制定严格的规章制度和工作流程，并严格执行。组织行为学指导组织结构的建设，并评价内部控制环境中的治理结构、机构设置及权责分配等。

　　2.1.2 内部环境符合组织文化理论的要求。

　　良好的组织文化是企业内部控制环境的重要组成部分，组织文化的含义广泛，包括组织内人员正面进取的人生观、价值观和道德品质，使明礼诚信、忠于职守深入人心，培养创新能力和组织凝聚力，树立现代管理理念，强化风险意识。

　　组织行为学理论解释了什么是组织文化，组织文化是带有组织特色的，被组织成员共同拥有和接受的意义体系。组织行为学理论界有一种观点是将组织文化划分为强文化和弱文化，这种观点正日趋流行。强文化环境里，员工对组织的核心价值体系充分肯定和执行，这样的员工越多，核心价值体系根植越深，企业文化也就越稳固。组织的强文化强有力地左右着组织成员的行为活动，形成了高度向心力和忠诚度，使得组织成员自觉积极地执行内部控制制度，内控制度不再是被动的、强制的。所以，建立合乎道德的组织文化能够约束组织内成员的行为，增强成员的归属感，从而有利于组织内控环境的建立。

　　2.2 运用组织行为学理论分析风险评估。

　　2.2.1 企业个体层面的内部风险。

　　企业识别内部风险，包含了企业从个体到群体到组织整体的多种因素。组织行为学理论对个体、群体和组织都有系统的分析研究。

　　个体层面，内部风险因素包括个体的职业操守和胜任能力等人力资源因素。

　　组织行为学理论对个体行为进行了深入的研究，发现个体差异的基础--个性、能力、学习。根据个体的个性差异，可以一定程度上预测其面临问题的态度，对压力的承受能力等。能力中又包括心理、体质、情绪能力。个体的工作绩效决定于能力和工作之间的相互作用，根据个体能力差异来进行风险评估，看是否做到量才录用，合理分工，人尽其才，才尽其用，最大限度的调动员工积极性。能力的发展是在掌握和运用知识技能的过程中实现的，人的个性是在社会生活实践过程中逐步形成和发展的，个体不断地学习、改造自己的主观世界，发展自己的能力和个性。因此，若想解释和预测个体的行为，就必须了解个体的学习特征。

　　根据组织行为学理论对个体研究，企业可以分析判断董事、经理及其他高级管理人员、关键岗位员工的风险偏好、工作能力和行为模式，运用合理的控制手段，以防因个体的风险倾向危害企业经营目标的实现。

　　2.2.2 企业群体层面的内部风险。

　　内部风险因素还包括研究开发、技术运用等创新因素，这些因素和组织行为学理论中的群体层面联系紧密。个体、群体、组织是一个有机整体。群体是组织的子系统，个体是群体和组织的基本要素单元。群体中的成员的行为可能影响其他成员，或被其他成员影响。群体形成后是一个有机的相互联系的整体，拥有该群体本身运行的标准、规范和核心价值。群体在组织中的功能首先是完成组织任务，其次，群体是组织变革和发展的载体和对象。组织变革往往是对群体的变革，群体是产生新思想、新方法的载体。当信息分散于个人或成员之间，需要靠群体的相互激发来创新。同时，群体还是一种解决问题的途径，例如成立质量小组、新产品开发小组等来解决实际问题。群体的这一功能能够完成企业风险分析这一工作，组织群体中具有专业性的成员建立风险分析团队，严格执行规范，从而提高风险分析结果的准确性。

　　影响群体行为的因素有群体规模、成员构成、规范、群体目标任务、领导、凝聚力、组织文化等。分析这些因素可以推测群体的行为，从而评价群体对组织的影响，这些影响中包括了内部环境风险的种种因素。

　　2.3 运用组织行为学理论分析控制活动。

　　控制措施是企业根据风险评估结果，结合风险应对策略，确保内部控制目标得以实现的方法和手段。其目的就是合理运用控制措施把企业风险控制在一定的范围之内。控制措施的严格执行必将涉及到个体、群体的利益，权职之间形成制约的过程很容易引起冲突，影响控制活动的执行。冲突对于任何组织都是客观存在的，这就需要利用组织行为学理论解决控制活动中产生的冲突。

　　为了降低冲突水平，控制和减少破坏性冲突，组织常用的方法有两种：结构法和对抗法。结构法即通过把冲突的各方进行分离来控制和减少冲突的直接表现，具体冲突解决技术有权威裁决法和组织调整法。对抗是双方博弈的一种过程，博弈中双方直接坦诚地交换各自观点，不断地沟通以最大程度地降低彼此的分歧，最后达成统一认可的结论。

　　同时控制活动还涉及到组织行为学理论中领导、权利、政治等问题。

　　2.4 组织行为学理论分析信息与沟通。

　　信息与沟通作为内部控制要素之一发挥着重要且不可取代的作用，提供着信息的提供和传递工作，保证内部控制的有效运行。就信息而言，包括企业经营活动产生的内部信息如生产计划和运行信息、原材料采购信息、销售信息、财务信息、人力资源管理信息等；企业外部信息如政策法律、竞争对手的信息、供货商信息、客户信息等等。这些信息是制定具体内控措施的依据，必须具有相关性、及时性和决策有用性。信息经由沟通得以传递，来自企业内部的各部门、各团体以及业务流程的信息，企业与外部上下游利益相关者以及政府等之间的信息，应及时进行沟通使信息流畅。信息沟通过程所反映出来的情况，需立即汇总解决。

　　组织行为学理论也沟通也进行了深入的研究。组织行为学解释沟通是组织里的群体内部成员使用某些媒介彼此交流信息、表达感受的过程。沟通有统一员工思想和行为、激励员工、建立良好人际关系、做出正确决策等作用。然而完美的沟通系统是不存在的，信息失真和损失是不可避免的，造成这种情况的原因有个体因素、人际因素、结构因素和技术因素等。组织行为学理论认为沟通要有充分的准备和确定的目的。内容要确切，有针对性。组织应该创建一个相互信任、有利于沟通的环境，提倡平行沟通、直接沟通、双向沟通、口头沟通。设计稳定的沟通路线，让沟通常规化。缩短信息传递链，保证信息的畅通无阻。

　　这里，引出了一个组织行为学理论分支--人际关系理论。所谓人际关系是个体在交往、沟通的过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的关系。人际关系理论中认为每个个体都有人际反应特质，即一个人特有的人际关系或待人行为的基本倾向。代表性的观点有美国社会心理学家修兹（W.C.Schntz）的基本人际关系倾向和美国社会心理学家霍尼（L.P.Horney）的人际关系行为模式。

　　2.5 监督的组织行为学分析企业应当设计内部控制的监督制度，保证内部审计部门在监督中的责任和权限，明确内部监督的步骤、方式和要求。内部监督有日常和专项之分。日常监督就是对运行中的内部控制制度连续地进行常规监督检查；专项监督就是在战略战术、治理架构、生产经营、业务流程等发生较大变更时，对相应的内部控制程序有针对性的监督检查。企业应及时分析导致监督过程中暴露出的内控缺陷的原因，提出完善方案，并向董事会、经理层和监事会汇报。结合内部监督情况，定期出具针对内部控制的自评报告。

　　从组织行为学视角看监督人员具有独特的领导作用。监督人员在组织中发挥综合管理作用，他们不仅要监控业务流程操作的规范性，还要向相关部门解释说明内部控制规章制度，他们分别对上对下沟通，在组织中起到关键作用。监督人员虽不是决策者，但他们通过专业的观察判别人的行为，应对各方面的需求和压力从而推动政策的执行。