第 3 章 政兴公司工程项目采购风险分析
3.1 政兴公司工程项目采购工作现状
政兴工业工程有限责任公司直接隶属于辽宁省人民政府机关事务管理局，受省政府委托，主要为政府机关提供技术专业后勤保障服务。公司于 2005 年成立，现已发展成以“政府事务建设”项目为主业，多种经营、综合发展的新型企业。公司宗旨是：
“以追求用户满意度为目标，安全可靠地为用户提供优质服务。”公司追求管理的科学化、规范化，通过了 ISO9001、EMS14001 及 OHSAS18001 体系认证，目前员工总人数 249 人， 60%年龄在 35 岁以下，大中专毕业生占员工总数的 30%以上。公司在追求自身经济效益的同时，也不断努力追求社会效益，为保证省政府“政务和事务”
两个轮子的正常运转作出了贡献。经营范围主要有机电安装、消防工程安装、消防设施维护与监控、公共事业管理服务。近年来，公司积极开展外包服务，在上海通用（沈阳）北盛汽车公司、香港恒隆（沈阳）广场开展“土建及公用动力设施运行及维护”项目，并且承接了辽宁绥中滨海新区水处理机电设备安装等工程。在这些工程项目中，政兴公司需要进行大批量的原材料、施工器械的采购工作，本文即针对政兴公司项目采购工作存在的问题、风险进行研究。
在政兴公司承接的后勤建设项目中，公司时常处于技术、资金、市场等方面的困境中，使其产品的生产、采购、建设等与初期目标相差甚远，从而影响到工程进度。
例如，在政兴公司在 2010 年承包的辽宁绥中滨海新区水处理机电设备安装工程中，该项目最初机电设备供应商是温州恒通水处理有限公司，已与辽宁政兴公司有过数次大型合作。2010 年初绥中滨海新区水处理机电设备安装工程项目处于产品询价阶段，恒通水处理公司由于其报价比市场略低因而被选择。当时采购双方没有关于产品采购的具体细节，诸如产品规格、售后处理、加急生产等方面进行细致的讨论，辽宁政兴公司便将该项目主要机电设备采购授权于恒通水处理有限公司。当时合同拟定的合作方式是，在产品研发阶段由恒通水处理公司承担人员调试、机器试产与试运行、模具制作、软件优化等方面的研发成本。在计划中，恒通水处理有限公司承担了较大的风险和压力，辽宁政兴公司在研发阶段几乎不需要投入任何成本，作为甲方，政兴公司只需要对进度进行协调、对各项工作进行监督就可以。但是项目在进展过程中，恒通水处理有限公司以各种理由提出加价，其中一个重要原因就是在招标阶段对产品的技术要求、实际需求、花费成本等方面没有进行合理的规划，导致实际成本与预期预算差别较大，其中，市场波动、材料价格、工人工时费等差距很大，导致在设备的研发、调试、生产过程中，合同价格远远无法满足实际需求，同时技术条件也发生了变动，致使辽宁政兴公司用尽各类办法希望将产品价格降回合理区间。同时也耗费了更多时间进行协调工作，最终影响到项目进度。
综上所述，政兴公司采购工作存在较多的待改进之处，下面将对物资采购风险细节进行分析。
3.2 政兴公司项目物资采购风险管理现状
针对以往项目建设出现的风险，为建立健全风险控制机制，政兴公司专门组成了项目风险分析团队，包括项目经理，专业技术负责，电子工程师，建筑工程师等，在以前的项目建设出现的采购风险问题总结基础上，经过分析，提出了政兴公司采购风险因素分为多种，存在于各个环节。影响采购风险的因素体现在如下几点。首先，采购模式。在模式选择上，政兴公司会结合项目特征、自身资金选择合适的采购模式。
采购模式选择是否正确对于项目总成本来说是一个重要的影响因素。其次，购买价格：
购买价格直接决定了工程造价总成本，是项目成本管理的重点内容，购买价格管理包括供应商选择、材料评标、材料质量考察等重要部分。此外，市场信息。在项目采购过程中，价格水平可能会产生波动，同时，采购人员自身因素也会在一定程度上导致物资采购工作受到影响，甚至会影响到项目进度。第四，采购计划的编制。一个科学的采购计划不仅对采购成本起到降低作用，同时还会提高供应厂家生产的计划性，防止出现加急生产的情况。
根据上述对采购成本的影响因素，从政兴公司历年承担的项目特点总结来看，政兴公司风险部得到如下结论。政兴公司主要风险包括项目采购风险、价格风险、进度风险等。这些风险因素主要体现在以下几个方面：第一，市场的波动，包括原材料、生产设备的价格变化，时间成本等等，这些都会使成本出现大幅增加。第二，项目成本控制工作的偏差，包括没有严格的成本控制程序、具体实施过程中出现紊乱等等，将会使实际成本远远超出预算。第三，无法及时完成项目采购工作，进而影响到工程进度。第四，供应商由于自身原因无法提供必要的设备和材料等。此外，采购人员素质不达标、内部控制不规范等因素也存在。
针对上述问题，政兴公司主要采取如下措施。首先，提高对采购过程的控制，政兴公司按照职能把采购流程分为前段采购和后段采购两个部分。前段负责对供应商资源的开发，经过讨价还价等初期工作，还需要负责采购货物的订单生成、样品检查、付款等具体业务。在实际工作中，一些采购员对未来项目建设需求没有详细的了解，供应商选择时往往只注重价格水平，而选了很多低报价的供应商，忽略了考察这些供应商的产品质量和售后服务。在后段采购中，采购员比较专注于供应商的交货问题。
其中一些采购员为了防止材料短缺而耽搁项目进度，经常进行大批量采购，出现了库存挤压，消耗了额外的库存成本，这不利于供应链协作，效率低。虽然分开采购的方式在一定程度上可以对采购人员行为、采购业务具体开展进行了较为严格的控制，但无形中又增加了来自供应链的风险。其次，在政兴公司对供应商管理主要体现在季度的考核上，政兴公司按照季度对供应商的合作业务撰写审核报告，并且要求供应商进行对应的调整。但这种季度审核本质上还是一种事后处理，没有做到防范于未然，更没有实现管理的实效性、动态性。
通过对政兴公司采购管理分析可以看出，虽然政兴公司采用了一些风险管理的手段，但由于政兴公司对采购缺乏系统、实时性的控制手段，风险管理始终停留在事后处理与补救上，很多技术性较强的工作还是由采购人员根据经验、知识进行处理。采购人员本身工作就比较繁忙，在事件判断、处理上难免会出错，再加上个人素质限制，导致采购管理整体效率较低，无法达成预先制定的采购目标，仍然无法抵御来自采购系统内外的各种风险。基于此，下面对政兴集团项目物资采购风险进行识别，分析其产生原因，作为对策制定的基础。
3.3 政兴公司项目物资采购风险识别与原因分析
3.3.1 风险识别
根据政兴公司采购运作过程，通过分析采购流程，将采购活动进行分解，按照风险情况的不同，将采购风险区分为业务风险与管理风险两个方面。
第一，业务风险，主要包括如下几点。
不可控风险。包括政策风险、市场波动风险等，例如政府指导价变动而导致产品成本的波动等等，这些往往是无法避免的。
计划风险。在政兴公司拟定采购计划的准备过程中，采购人员由于对市场没有进行足够的调研分析，没有对即将进行的采购项目进行科学管理等内部原因，致使企业采购目标无法实现，与采购活动差距很大。此外，还会导致实际采购数量、技术指标等无法满足实际需求，进而大大增加了缺货成本。
交易风险。交易风险主要包括违约风险、合同风险、价格单方变动风险等。一个常见的情况就是在拟定合同的过程中，双方关于合同条款没有明确的解释就盲目签订；或是合同签订过程不符合法律规定，或者采购人员素质较低而和供应商串通以次充好等。此外，还包括供应商在交货期限、交货频次等方面单方面违规，给企业增加了损失；在制定合同条款时没有关于采购价格进行清晰的界定，从而在最后形成了价格争议。
交货风险。交货风险有质量风险，是指在质量上滥竽充数、参差不齐，在产品规格方面生产厂家私自进行调整，而导致生产的货物无法满足生产需求。数量风险是指供货商在货物上缺斤少两，进而引发产能不足等等。
第二，管理风险。
流程风险。包括因为采购流程设计不合理，导致风险点增加，控制困难等。人员风险。包括企业采购员本身素质、能力等各方面良莠不齐，为企业带来法律及业务方面的责任风险，或者腐败风险等。
3.3.2 原因分析
3.3.2.1 采购计划原因
首先，采购计划方面。采购计划编制安排决定了整个采购流程，是一项重要而细致的工作。但在政兴公司项目采购中，往往会因为采购计划不合理导致货物无法按时交送。一些所需物资没有事先安排，在需要的时候加急采购，或者让供应商限期交货，增加了采购成本。在政兴公司项目物资采购中，一些设备需要从国外进口或者运输距离较远，但由于前期采购计划不全面，没有体现编制合理的计划，在需要用到时会支付供应商额外的费用加急生产，或者从陆运改为空运，导致加急费用、运输成本增加显着，在一些情况下，运输成本甚至会超过生产成本。在政兴公司某次承接的工程项目中，需要采购 ABB 315kVA 变压器，最后因为没有提前制定补货采购计划，结果实际建设过程中该变压器突然变得急需。为了追赶进度，最后决定这批紧急设备的运输方式由陆运改为空运，导致了物流成本剧增。这与项目采购工作人员没有制定准确的采购预测需求、采购缺乏计划性等原因密切相关。在采购物料过程中，采购人员首先需要根据项目进展对设备材料制定准确的需求，同时考虑到缺货情况的发生，在此基础上按照当前库存数量、建设计划，建立一个准确的物资管理系统，同时定期根据实时库存对采购进行调整，这样可以在一定程度上降低加急采购的发生概率。如果事先不制定缺货应对策略，最后必然会采取紧急采购，从而增加物料采购成本。
第二，采购方式的选择。政兴公司项目采购方式大多是分散采购，在分散采购的状态，无法形成规模效应，供应商折扣也较少，同时也增加了运输、验收的风险。政兴公司工程项目往往分为若干子项目，分别对外发包。在其承包的后勤建设项目中，物资通用性较高，例如钢材、管材、仪器仪表等用品，几乎每一个子项目都需要，而政兴公司采取分散采购，这就导致了在每个子项目采购清单中，经常出现重复购买，而且必须要从同一个供应商采购的情况。分散购买不仅价格较高，还会造成浪费，增加了单次采购成本、运输成本，而且有些子项目是先后关系，分散购买可能会延误工期。目前，政兴公司大部分采购工作都是以项目为基础，按照合同规定和项目所在地的政策制定采购策略，采购管理的注意力局限于单个项目，并没有从项目整体角度思考，也没有深入了解的集中采购管理模式，不能发挥集中采购管理的优势。
第三，没有做好前期市场工作。政兴公司在合同谈判、评标过程中，由于没有做好市场调研，不充分掌握采购设备的性能特点，无法预测大致价格，导致价格谈判不到位。由于政兴公司后勤工程规模大、工序繁多，所需原材料、设备量大，种类多，采购人员为了尽快完成工作，只对几家厂商当前情况进行调查，而不是寻找更多的供应商参考。另一方面，在合同谈判、评标过程中没有真正体现出公平公正，当地企业、地方政府企业占优势。
3.3.2.2 供应商管理方面
在政兴公司承建的大型后勤项目过程中，供应商的选择、供应商提供的产品对项目都会产生影响，关系着生产、建设是否可以按照计划顺利进行。在政兴公司项目采购中，主要有以下几点供应商管理问题。
首先，在项目采购过程中无法完全符合要求筛选出合适供应商。政兴公司项目采购合作供应商分为设备制造商、经销商、原材料经销商等。虽然这些物资供应商市场庞大，但是在一个大的后勤物资采购项目中，往往对供应商有着特殊的要求，满足的技术、安全标准的供应商并不多。政兴公司承建项目所需物资往往具有高水准的品质需求，材料多种多样，甚至会产生跨国交易。这个问题的产生是因为政兴公司项目具有高水平的材料要求，所需的材料种类很多，涉及的市场领域较广，一些产品的供应商甚至不是国内代理商，政兴公司的采购管理却没有满足复杂的采购环境需要。第一个是对物质需求不清晰，虽然政兴公司建立了供应商名录，但却没有进行系统的分类，对这些资源利用率不高。二是对供应商提供的材料范围不了解，供应商通常可以提供各类材料，如一个规模较大国内代理多个类别的设备，但采购工作人员对其情况不了解，导致重复招标，造成了额外的浪费。此外，对于长期需要购买的材料，政兴公司对固定供应商依赖性较强，一直无法找到或寻找新的供应商以满足项目需求。
其次，在实际采购中依然存在价格至上的思想。在物资采购过程中，为了降低采购成本，采购人员往往只关注报价较低的材料，或者根据合适的付款条件选择，其他诸如售后服务等因素往往被忽略，普遍认为报价最低的供应商才是最合适的。这种工作惯性的存在，导致在采购过程中供应商变更付款条件，送货不及时、配合不积极等一系列问题，对合作产生影响。同时，在另一方面，也助长了供应商之间的恶性价格竞争。产生这些风险主要有两方面的原因：第一，缺乏供应商评价体系，无法对供应商进行综合评价，在选择时出现一边倒的情况。政兴公司项目建设需要降低采购开销，更需要对工程的进度、质量进行保证，所以需要对各类因素进行综合考虑，例如交货条件、付款方式、订货周期、售后服务等。第二，政兴公司与供应商之间无法建立互惠互利的战略合作关系。
此外，无法保证供应商保质及时交货，产生延期风险。供应商在投标时，往往为了中标，对其管理能力、生产能力、交付能力制作虚假报表，其提供的材料往往对现实有所夸大，无法反映其真实实力。在实际交货中，可能由于生产能力的限制，不能严格按照合同规定确保交货时间。生产过程中出现机器故障、存在技术短板，质量未达到合同规定的标准，导致项目质量降低。一些小的供应商没有良好的补货能力，如果商品质量有问题，那么重新进行采购选择将是非常困难的。有时候一个微小的质量疏忽，都可能会导致整个工期的延后。因此供应商的生产技术会对项目建设进展产生巨大影响。目前政兴公司承接的工程项目对材料技术要求越来越严格，这些设备在制造过程中对质量控制非常苛刻，在物资生产过程中难免会出现性能不达标的问题。验收不合格会使厂家重做，致使一些生产厂商在合同约定的时间内没有按时交货，进而导致生产及项目进度大大落后于预先制定的工期进度。出现这些风险的主要原因是政兴公司采购物资量大、缺少专业物资管理人员。在采购之前，没有重视对供应商进行全面、深入的考察。一般的采购人员只是按照供应商列出的质保文件、营业资质、经营业绩等材料进行审查，这些往往都是一些比较漂亮的账面数据，而没有深入实地对供应商的技术能力、售后水平、研发能力、质保能力、质量管理体系等其他方面影响生产、供货的条件进行仔细的评审、研究。
3.3.2.3 内部管理方面
第一，采购制度尚不完善，导致风险漏洞产生。政兴公司现行制度对交易方式、招投标代理等项目没有明确的规定，政兴公司在这些事项的采购过程中存在扯皮现象。
第二，采购程序执行不严格，导致腐败风险易发。在政兴公司部分采购项目中，由于任务紧急或者时间紧迫等原因，导致出现应招未招标，或以其他理由规避招投标，或者采取“先采购、后招标”的情况，采购程序倒置，从而导致风险。
第三，采购人员受利益驱动，导致腐败行为滋生。部分采购工作人员素质不高，在采购过程中存在人为多报需求数量、抬高总价的情况，或者强行对采购过程干涉，导致所采购商品价高质次，无法满足项目建设个性化需求，造成闲置浪费，从而导致价格、质量、数量等风险。
3.3.2.4 不确定因素方面
第一，商品生产中存在较多不可控因素。后勤物资近年来普遍存在较高的技术标准，在物资采购过程中，在物资采购过程中，会出现由于生产线故障或者物流损坏等导致供应商无法完全按照合同约定的质量条款要求供货，不合格的设备质量会使当前采购计划完全改变，往往会需要重新选择供应商，然后这一系列流程都需要重新走一遍，对整个项目实施的生产造成了严重的影响。
第二，市场存在波动等不可控因素。受到许多客观条件的制约，市场的不确定性将导致供应商不能完全能够保证按照质量要求生产出所需的设备、原材料，在价格、交货时间上发生变动，使其难以实现购买的预期目标，这就导致了市场风险。此外，还包括很多不可预知的因素，例如货币市场汇率变化、国内行业竞争、国际市场经济形势变化等。
第三，政策变动。物资采购涉及到市场经济，会被国家政策所影响，包括法律法规修改、经济政策调整等。政策变化可能会对设备生产、材料供应产生很大的影响，物料采购难免会存在政策风险。
