加强白酒存货控制活动环节的优化

　　4.2加强存货控制活动环节的优化
　　
　　4. 2. 1完善存货保管盘点及验收内部控制
　　
　　货物通过验收就要进入存货保管阶段，日常工作中一般从其存放、安全、使用效率几个方面来管控它，通过分析我们发现AB公司在存货保管方面的存货内控存在着下列几个弱项急待改善：管控领用权限，管控成本，管控限制靠近，管控其抽查制度，牵制有关的仓管人员。

　　管理存货的责任单位要确保存货的整齐有序，要通过及时报批、处理盘亏、盘盈等方式来确保有关记录的正确性和完整性。视工作情况的需要聘任有关专家通过特殊的方式来盘点那些特有的存货，通过盘点表把盘亏、盘盈的情况记录在案并作出原因分析，提出处置建议，经相关单位批准以后于期末账务之前把它们处理掉。存货的具体情况可以利用检查、盘点的形式来实现全面管控。由财务和仓储单位为主导在存货盘点结果的基础上分析其库龄，判定有没有计提减值准备的必要，得到有关单位的批准后再展开会计工作，把相应的书面资料附在其中。

　　另一方面，验收是AB公司货物釆购回来的第一道控制阀门。实物和财务两道验收工作实现了存货的验收。前者是仓储工作者依据釆购计划来清点来料的质量、数量和规格，另一方面，AB公司相关的技术员要予以抽检，并将抽检结果（涵盖了货物的种类，合格率，抽检比率等资料）登记到相关的表格中去备案查验并提报到相关的主管单位，不符合品质需求的货物转入修理或退、换资流程。如果仓储单位没有设置财务核算岗位，财务单位的相关工作人员就要负责把囊括了货物预算信息、釆购成本、制造成本等在内的资料予以登记。

　　后者的工作流程是：将入库货物相应的财务资料、成本等内容予以确认、记录、计量及报告，确保在公司的财务数据库里都能查找到这些资料，存货内部会计管控的精髄也就在于此了》采购或其它有关单位在货物入库之后要把相应单证及时提交主管会计做账务处理，相关的原始单据作为记账凭证的依据，经负责总账和明细贩的工作人员录入公司的财务系统，相关的成本核算单证由成本会计来完成录入到账薄中去的工作，为了防范漏记相关货物的入库资料，财务系统会把有关的货物资料连续编号并自动记录下来；在组织构架上要对担任存货会计核算的职工做出职务不相容处理，应分离的岗位有：记录存货明细账和总账的岗位，存货的记录与审核岗位，存货的记录和接触岗位；会计岗位工作者在出现存货退库时要及时地予以账务操作以此实现虚增存货资产的防范。为了给发货和分摊存货成本的核发算工作打好前期基础，各不同批次存货的入库存时间及数量等资料都要输进财务系统。要想完整地获取这些原始单证、 就必需把单据获取的流程加以管控，比方说在工作中采用七联结构的单据，依据单据编制、收货、发票到位与否、存查等过程来确定职责单位的主体。下图4-1所示的就是其具体的操作过程。
　　
　　4. 2. 2完善存货发出及非正常退出企业内部控制
　　
　　丢失、损坏和没有计划性、不正确使用而产生的经济损失都是存货从仓库出去以后面临的几种重要的风险形式。

　　对于前者，以下单证可以起到有效的管控作用：（1）用于非寄销物资在不同部门之间调配的物资内部转移单，它一般是六联结构，历经单据的制定、审核确定、物料发放、物料出库、检查等过程，市场营销部门、物流和财务三个部门是这个单据的主体责任单位。（2）用于生产部门领取材料的领料单，它一般是四联结构，历经单据制。作、材料发放、材料点收、存査等过程，制造部、财务和物流三个部门是这个单据的主体责任单位。

　　对于后者，要提升中间仓储的管控工作，中间库的管控弱项体现在库存品的积压，其损失来自于积压时间过久，尤其是一些受限于技术上和时间上的货物，它们很可能随着现代科学的进步、转行而面临滞销甚至被废弃，所以，制造部门的生产进度一定要视为中间库的备料依据，领用计划一定要完善，要把各工序和整体的损耗都通过有效的管控规范在一定的比例之内。

　　丢失和损坏都会造成存货从公司里不正常地离开，所以，AB公司工作人员一定要认真地检查存货的各项业务环节，将导致损坏的因素找出来、把责任确定到具体的个人，对于那些无法确定责任的事项一定有在相应制度的基础上来执行。AB公司一定要把损坏了的存货编进清单里，将它们的种类、质量、损坏的理由和它们将会造成的后果都登记在案并报财务部门，财务部门要及时地把这些财务予以处理并以报告的形式呈给有关主管单位；对于存货丢失的现象，它往往与前者存在性质上的根本差别：

　　在实际工作中，往往有很多时候这些存货是因为AB公司工作人员的监守自盗，此时，工作人员要把涵盖种类、数量、入库时间等资料在内的内容登记在案，同时和与事件有关的部门及工作人员核对有关资讯，核实事情的真相。

　　4. 2. 3完善存货采购内部控制
　　
　　首先，可与那些可以供应满足生产要求货物的厂商合作，这就是合格供应厂商的选择。AB公司釆购部门必需基于质量单位出示的有关产品技术标准来查找符合条件的生产厂商，并召集质量、生产制造单位针对那些己经通过初步审核的厂商时行再次考察，直到找到符合要求的生产厂商；然后对入选的生产厂商予以小批量试制、实地考察、评审厂商的有关资质，将满足要求的生产厂商列入公司的协作厂商名录；满足公司生产要求的货物是这个过程中要控制的重点事项，如此一来公司生产产品的品质才有可能得到保障。这项工作必需在釆购、生产、品质等三个单位的全力、有效的配.合下才能真正得以落实到位。其具体过程如下图4-2所表示。其次，根据生产单位的需求制定釆购计划并将物资采购到位。AB公司生产单位在月底前向仓储单位下个月的生产计划，在收到生产计划的两到三天内仓储单位要在库存状况的基础上转换成物料需求明细传达给釆购单位，采购单位要在生产计划及仓库库存的基础上订定采购计划转交财务单位核算，得到合理的资金安排后依计划完成釆购工作，这个过程中，AB公司需要控制的最关键点在于采购计划的数量。最理想的采购方案是事先对AB公司的存货批量予以测算来确定需订货数量，如此一来可以防范发生因不科学的采购量而导致大批量存货积压或是存货不能满足生产需要，自然也就达到了降低公司运营成本的效果。采购流程在订定以后一定要确保落到实处，必需对超出计划的采购物资予以严格的审批以此减少采购成本，同时却又符合生产单位的需求。图4-3示意的就是这个流程。【1】
　　
　　4. 2. 4完善存货会计核算内部控制
　　
　　AB公司财务单位管控存货的财务被称为存货的会计核算控制，存货明细及总账是该工作的主要内容，要想做好总账的管控工作其重点在于以下环节：科学设置存货明细的科目类别；以画定频次核查系统总账和明细账确保它们的统一性，及时、规范化总账的建账和结账工作，公司内部有相关主管单位要在既定的时间和频率下评价会计系统管控的有效性。

　　主管存货的单位要把涵盖货物种类、规格、名称、编号、数量、型号、存放位置和货物称量单位等在内的资料记录在专属的存货明细账薄里，同时财务单位主管工作岗位的负责人也要定期来与之核实。确认存货明细账与总账有没有保持统一，把日常工作中产生的各种业务单证和涵盖总账、明细账在内的存货账务予以查核，确认仓管单位与财务单位的资料是不是一样的，核查各有关单位的存货使用明细和公司财务单位的相应账薄资料是不是一样，这些都是明细账管控的重点内容。假如查出它们相互之间存在着很大的出入，一定要把原因查清楚，如若两者之间的差别是因为相关责任人的私人导致的，一定要予以重视并提报相关主管单位。

　　AB公司存货状况的定期分析应该由存货管理单位和财务单位进行，其涵盖的工作事项为：现阶段AB公司不同存货的数量比例是不是科学合理，囊括取得、短缺和储存三个方面在内的存货总费用是不是合理，存货的账单年龄与实际存货情况对应的情况，库存呆料情况及其形成的原因，判断有没有必要针对存货计提减值准备，存货盘点准时、定时开展，并详细准确地将盘点结果记录在账，分析盘点盈亏产生的原因并给出合理的建议，向公司有关主管单位提报存货资产的闲置情况，会合有关技术人员对其综合判定后向主管单位提出合理的处置建议，财务单位及时作出对应的财务处置，在全公司存货架构和资金占用的基础上分析、判断公司现阶段存货情况是否科学合理，会计期末的存货情况与上年度相比有没有增加，并找出其确实存在的原因，确认呆料的库存情况，找出它们当初入库的原因和有关情况，通过持续剖析各种存货在总存货金额中的占比情况来得出公司的釆购、制造及销售事项正常与否，并把握存货的资金积压情况及存货数量，对存货期初与期末的变动情况及其近些年的变化趋势予以分析总结（比方说存货的周转状况等）。

　　4. 2. 5公司的内部控制成本优化策略
　　
　　AB公司虽然具备完善的内控体系，但其管控的环节上要求太过严苟，正是因为对其要求过于全面，在很大程度上增加了其管控的费用，本文研宄的就是如何利用重要性准则来融合成本效益准则，在公司本身的实际情况的基础上与公司业务过程相挂钩，把握工作中风险大的重点事项以期达到减少公司内控体系费用的目的。

　　针对AB公司内部控制成本管理现状，本文可在该公司业务量及各区域政府决策差别的基础上给位于各地子公司的重要性作出具体概括和准确的定义，基于其重要级-别来对它们展开内审。审计过程中可结合其多年来的内审情况，除去改进符合各不同‘单位事项的结果之外，还要针对不一样的事项展开审计，在降低工作量的同时又能找出工作中新的不足之处。针对采购流程，AB公司应该合理地提升各个级别职工的审批权力，通过各单位的职能经理人来分别管控其采购预算和采购计划，只要做到定期重复审核并及时予以修正就可以在减免审批过程的同时加快工作效率。在销售事项的工作中我的提议是：公司放宽客户资料管控标准，再次设定管控过程，设立专门的管控单位，在预付货款和发货量的基础上合理放宽收入判断标准，如此一来，后期的跟踪和调整的工作量可以有效减少，还能大幅推动市场单位职工的工作积极性，以实现公司销售份额的提升。在公司的信息系统事项上我的认为是：资金和经营效率受系统投入的影响程度纳入公司新建系统的考量中，评估它的运营费用和目标收益是不是科学合理。

　　整体说来，AB公司内控体系的建设要把所投入的人力、物力成本纳入考量，另一方面要评估公司的经营效率和职工承受能力受过度严苟的控制体系的负面影响程度造成的市场收入和优质人才的双方面损失。

　　4. 2. 6公司信息化内部控制的改进策略
　　
　　创建科学合理的存货管控体制，以保证各类信息的准时传送及安全，该管理系统一定要通过相对应的电脑安全举措来保证其数据的安全性。

　　为了使得信息在传递过程中保持高质量高效率，AB公司可充分运用网络资源来建立存货管控平台，在尽可能地缩减信息传输费用的同时又能让其传递的及时性和效率得到保障。AB公司还可以把公司在存货事项方面最新制定的规章制度和政策方针通过这个平台传达给各有关单位；平台上还可以分享同业公司在存货方面的管控失败案例，配上有关专家的分析诊断及处方，透过资源共享警示公司各职能岗位从自身角度出发提升存货管控水平，尽自己最大可能避免公司在这方面的工作中出现同类的问题；另外，公司内部各黾位之间还可能透过它来互享工作经验，形成良好的存货管控文化背景，提升整个公司的相关管理认识。

　　建立存货管控统一门户，在这个门户中凭借身份认证来登陆相应的应用主体，把存货管控的全部业务都在这个门户中得以畅通的实现；另外，在仓储管控系统中融合条码技术，如此一来不但可以免去手工记录导致的各种错误，还使仓储管控的能力和工作效率得到了有效的提高，值得一提的是，应该强化和完备财务和库存双方系统的兼容功能，以此使公司库存管控效率和信息化水平得到实质上的提升。