4.2完善A公司内部控制管理体系建设的具体对策及保障措施.
4.2.1优化A公司优良内部控制管理体系环境.
(1)转变内部控制理念.
根据实际研究发现,国内优秀上市公司成功的一个关键原因就在于公司管理层对企业内部控制体系建设的重视以及对企业内控体系各个关键环节进行了强有力的领导.企业进行内部控制体系建设,最直接的受益者就是企业本身,不仅仅是因为一个企业的有效内部控制体系能够使企业内各部门能配合紧密,而且还因为加强企业内部控制体系建设能不断增强企业抵御生产经营风险的能力,有利于企业内部信息交流与沟通,从而能在一定程度上节约企业的成本费用,最终促进企业的健康长远发展和企业发展目标的实现.根据前文中所述,A公司董事长及相关管理层对内部控制就不太重视,其内部控制理念并没有真正深入人心,因此A公司应该组织公司的董事会成员、管理层、特别是建立监事会等成员进行定期或不定期的内部控制体系建设专业培训,使这些公司的高级管理者能够充分认识到企业进行内控体系建设的重要性,消除他们由于担心内控体系建设成本过高而不愿主动实施的疑虑.只有这样,才能从根本上转变公司高层领导的内部控制理念,改变A公司以往被迫接受内部控制的理念.只有真正地把A公司高层领导的内部控制理念转变过来,他们希望主动完善内部控制体系,并把这种完善的需求转化为内在动力,才能从根本上为A公司实施真正的内部控制体系打下坚实的基础.
(2)建立现代公司治理结构.
所谓公司治理结构,就是确定一种公司运营、管理和控制的组织结构,这种组织结构主要由公司的股东、董事会和高层管理者组成.一个企业构建完善的公司治理结构的目的就在于提高整个企业的生产经营效率,从而实现企业的发展目标,可以说公司治理结构建设是一个公司各项体制建设的核心,也是完善内部控制体系的重要因素之一.对于A公司而言,其公司治理结构的完善应该从以下几点着手:
①界定关键节点职责和建立有效沟通渠道界定公司内部控制中的关键节点和建立有效的公司整体沟通渠道是完善公司治理结构的关键任务之一.A公司的股权结构式大股东股权比例为65%,其他股东总共占比35%,因此在A公司"一股独大"的情况下,为了兼顾其他股东的权益和现代公司治理结构的建立,A公司应该采用的公司治理结构是董事会和监事会共同治理的双层公司治理格局,要保证监事会能够对董事会的相关决策进行监督和控制.企业的股东通过股东大会并借以监事会对A公司的董事会和管理层实行监督和控制;董事会则通过其专门的审计委员会对管理层的行为和决策进行监督;管理层则通过公司的内部审计对各个部门及其下属员工进行监督管理.A公司的监事会、董事会中的审计委员会及公司职能部门中的内审机构间分别存在着对各个机构的业务指导权力,并且这三个机构最终接受公司监事会的统一领导.这也就是说,A公司的监事会对公司的股东大会负责,董事会审计委员会对董事会负责,各个职能部门的内审机构对管理层直接负责.建立这种现代公司治理结构能够对A公司董事会产生一定的制衡作用,因此在一定程度上可以预防公司财务报告作假和对外披露虚假信息.
②要加强A公司董事会的建设,使得公司董事会能够真正发挥对公司重大决策进行集体领导讨论、并严格监督管理层的生产经营管理行为,从而保护好A公司所有者的利益不受损失的职能.同时朝着现代企业的发展要求方向进步,实现A公司所有权和生产经营管理权的分离,最重要的是避免公司董事会与管理层人员的完全重合,避免董事长直接插手公司各个部门的具体业务等情况,建立公司内各部门的职务不相容制度.
③要切实加强董事会公司内控体系中的重要作用,确保公司董事会在其治理结构中占据主导地位.在此基础上,A公司应该进一步建立和完善公司独立董事的选聘机制和相关约束激励机制,尽可能地确保独立董事的工作独立和提高其工作的积极性,只有这样才能对董事会产生一定的监督作用.特别是在董事会换届选举时,要确保独立董事候选人不是由董事长或者大股东一人拍板决定的,从而保证独立董事候选人得选举是公开、公平和公正的.
④根据前文所述,A公司并没有建立专门的监事会,因此需要建立针对公司经营管理监督执行的监事会,并逐步完善和扩大A公司监事会职能.目前来看,A公司需要设立监事会常设办公机制,确保监事会职能履行的常态,并且监事会必须选举专职监事会成员,确保监事会能够充分履行其职责,从而提高公司监事会的权威.
⑤最后,A公司应不断重视公司各职能部门中的内审部门的重要作用,并不断提高其在公司内部控制体系中的地位,确保各个职能部门的内审人员独立于其他职能部门,直接对公司董事会的审计委员会负责.在此基础上A公司还需要充分扩展部门内部审计工作范围,不仅仅是对部门各个事务进行事后审计,更得对事前、事中进行监督和控制.也就是说内审部门不仅需要对其财务报告进行审计,还得对部门在生产经营中的工作进行不断分析、总结和评价,对于发现的各种问题,内审部门工作人员得及时准确向董事会审计委员会报告.
(3)强化人力资源建设.
A公司在内部控制机构设置完善的同时,应该不断加强内部控制队伍和网络建设,在不断加强员工内部控制培训与宣传力度的同时,形成企业内部控制人员准确把握关键控制点的意识.
(4)大力推进内部控制与企业文化的融合.
一般来说,公司开展内部控制工作,其实质就是不断规范公司员工的行为,使其符合公司不断发展的需要.因此,A公司应该不断通过措施来树立公司员工的风险管理意识,并在生产经营过程中构建以人为本的管理理念,培养员工的社会责任感等来培育A公司的内部控制管理优良文化.这样做不仅能在很大程度上调动公司员工的工作积极性,另外通过建设能培育A公司良好的企业文化,从而扩大公司的影响力.还有一点就是A公司应该采取各种手段和方法对公司员工进行内部控制培训和风险管理1:只业道德教育,让公司全体员工充分意识到企业内部控制体系的建设对自身和公司来说都有重要意义,从而使公司员工都置身于内部控制体系的建设当中,这样就能促进公司文化和内部控制体系建设的有机结合,也能大力弘扬企业文化在内部控制体系建设中的作用.
4.2.2健全科学的风险管理体系.
所谓风险评估,就是指对影响发展目标实现的各类风险进行识别和评估.对于企业的发展目标,从企业内部控制体系建设的意义上来说,包括三个方面的内容:企业对于政府各项法律法规的遵守、企业生产经营的效率和效果以及企业财务报告的可靠性和真实性.对于A公司整体而言,公司生产经营中的任一环节出现不慎都会带来问题,给公司带来经营风险.因此,对A公司进行风险评估工作,必须对影响A公司发展目标的实现各方面的管理及生产经营各流程存在的风险进行评估.具体而言,需遵从以下几个步骤:
(1)梳理A公司管理流程及业务流程.
①确定A公司流程目录.
A公司应该首先确定公司的管理流程及业务流程,从而制定其流程目录.具体来说就是以公司财务报表作为切入点对公司的整个生产经营管理活动进行纵向和横向梳理,梳理之后制定出A公司的生产经营流程和管理流程目录,并逐级下发至公司各个业务部门.公司的各个职能部门和业务部门需要在保证自身基本业务流程不改变的状况下,结合本部门的实际情况对其进行修改和进一步完善,在此基础上制定出自身的生产经营和管理流程目录.A公司各部门流程目录应按照统一性原则和重要性原则来进行制定.统一性原则是指公司各部门的流程目录都应该从A公司统一的内控体系建设为出发点,首先需要考虑A公司各部门之间的共性特征,其次也得考虑各部门自身的实际情况.重要性原则是指由于是一家专门从事生产一次性餐饮具的环保企业,主要产品有PVC、PS、PET各种材质的塑胶套模、一次性环保餐具、托盘、口杯、汤碗、PVC、PE保鲜膜等系列环保产品,其业务范围在环保材料的基础上扩展延伸,因此需要对A公司的主要生产经营产品和管理活动进行分类,按照产品重要性的标准对其合理分类,并作为A公司内控体系的生产经营流程和管理流程.A公司的流程目录是以其生产经营管理活动的各个过程作为其流程目录的主线设置的,公司的所有活动都得包含进去.也可以说流程目录超越了公司内的各部门概念,是从生产经营和管理流程的完整性来考量的.
②制定流程描述规范.
A公司应该对生产经营管理的每个流程制定标准的流程(包括流程图和文字描述)规范,以公司销售合同的签订为例,公司一次性餐具产品销售合同的签订首先是从业务部谈判发起的,然后通过各职能部门的审核、逐级到公司管理层审核最后合同的签订保管都得描述清晰准确.除了制定的流程图进行相关描述之外,公司各部门还得对各个流程的具体操作步骤进行详细说明.
(2)对各流程的风险进行识别和评估.
所谓风险,就是影响企业发展目标实现的所有因素的集合.对于风险的确认第一步就应该对其进行识别和审慎评估.进行识别和审慎评估的主要方法有头脑风暴法、员工访谈法、流程图分析法、调查问卷法、财务报告分析法及最为重要的员工自身的专业判断法等.根据A公司生产经营和组织结构的相关特点.建议主要采用流程图分析法和专业判断法为主,其他方法适当采用的风险识别和评估法.这也就是说A公司的风险识别和审慎评估应该由财务部的内审专员牵头,召集公司内生产经营管理各个业务流程的执行人员及相关专家,讨论分析公司生产经营管理的各个流程,并根据企业员工的专业判断识别和评估出员工所在流程中存在的风险.其具体程序如下:
①识别风险.
A公司进行风险识别,就是要求公司考虑在生产经营过程中所有有机会能发生的风险,在此基础上还得考虑公司与外部各个利益相关者之间的相互影响的效果.公司对所有风险进行识别应当对A公司产品生产经营管理的整个流程进行认真审慎的分析和考量.
②分析评估风险.
A公司对所有可能的风险进行识别分析之后,就得对这些风险进行评估.风险评估的主要内容包括此种风险的重要性、风险发生的频率、以及如何应对风险的产生等,特别是对于风险的重要性及发生频率来说,公司财务部应当制定一系列标准来管理可能出现的重要风险.
(3)建立持续的风险评估制度体系.
由于A公司在刚开始建立内控体系时由于管理层的热度能坚持一段时间,也能对其进行审慎有效的风险评估,但是一旦这个热度过去就难以持续进行.特别是当公司外部生产经营环境和公司的生产工艺、管理流程发生变动时,公司就会产生新的风险.因此公司的风险评估体系得持续不断的完善,尤其是当环境变化及新状况出现时就得及时进行风险评估.按照持续风险评估的要求,A公司的风险评估工作每年甚至每半年就得开展(当公司出现新产品或新业务是也得进行).同时为了保证风险评估的效果,公司应该将风险评估的效果纳入到公司部门或员工的绩效考核当中去.
4.2.3完善A公司各项活动内部控制管理体系制度.
A公司对其生产经营管理中的所有流程进行梳理及可能的风险进行评估后,就应该建立和完善各项活动的内部控制制度,以便对相关风险进行控制.
(1)建立控制点进行控制.
A公司应当对企业在生产经营过程中可能出现风险的相关环节建立控制点,并对这些控制点进行有效控制.对于各个环节控制点的认定,需要由公司财务部的内审人员、风险控制专家以及此流程中涉及到的相关部门共同参与来进行认定.公司业务环节中控制点的建立是整个内部控制体系建设中最为重要的一项工作,因此工作量也最为繁重.对于控制点的划分,可以根据其重要性的不同分为重要控制点和一般控制点.
(2)完善绩效考核体系.
为了不断提高A公司的生产经营管理水平、保证公司战略发展目标的实现,公司的管理层应当根据公司发展的实际状况,不断完善其激励与约束机制,进一步完善部门和员工的绩效考核体系.对于绩效考核体系的完善,A公司必须明确绩效考核的具体导向,主要体现在A公司管理层必须严格规范公司管理,确保合法合规经营.在A公司内部全面推行内控体系建设,建立制度完善的企业资金集中有效管理平台,公司管理层联合财务部加强全面预算管理工作,指导各部门加强管理,防止各类生产经营风险的发生.对于内控体系中的具体要求应当逐一体现在具体的绩效考核指标中,以充分调动公司员工的风险管理的积极性.
(3)建立控制活动制度体系.
企业建立恰当、完善的内部控制标准时进行有效风险管理的前提.正如"没有规矩不成方圆"所说,企业只有建立起恰当、完善的内部控制标准体系,其内控活动才能顺禾!J、有效开展.A公司应当认真比对美国COSO委员会的内部控制基本规范和中国企业内部控制基本规范的具体要求,按照A公司的实际情况对其内部控制环境、风险评估情况、控制活动现状、信息与沟通及内部监督世家状况等方面所涉及到的相关规章制度进行全面梳理,检查各项规章制度是否健全、控制标准是否准确明了,是否具备实际的可操作性等.唯有建立健全内部控制制度体系,制定明确的内部控制标准,才能将内部控制体系建设真正完善起来.
(4)控制活动适时更新.
由于A公司所面临的内外部环境和公司的管理流程的变化,公司进行风险评估的结果需要进行动态更新,既然风险评估结果不断更新,那么公司的内部控制活动中的制度等因素也必须随之变化.在这个过程中需要公司管理层和财务部门针对变化的风险评估结果进行专业判断,看其原有的控制是否依然有效,是否需要增加新的控制活动,并且识别哪些控制活动属于关键控制活动等,唯有这样才能不断应对变化、不断更新和完善内部控制体系,才能使A公司的内部控制体系越来越科学.
4.2.4优化良好的信息与沟通机制.
A公司如果建立起一个良好的信息与沟通机制就能及时了解和完全掌控公司生产经营的状况和各部门的工作状态.信息与沟通机制质量的高低将直接关系到公司内控体系的效率和效果.对于良好的信息与沟通机制来说,它能保证A公司中的各个部门、每个员工都能明确自己的特定职责.A公司中的各个部门及每位员工都必须充分了解其内控体系的方方面面,.内控体系的各方面的内容是如何生效的以及在整个内部控制体系中承担了怎么样的任务及与其他方面的关系等.另外一点就是公司的每位员工必须清楚知道公司需要员工做出哪些贡献、在公司或部门中的哪些行为能够被接受,哪种行为是不被允许的等的呢.还有就是公司的每位员工在执行自己需要履行的职责时,除了本身应该注意自身相关的事项外,还得注意导致这些事项产生的原因等.一个良好的信息与沟通机制不仅需要自上而下向下沟通渠道、保持各部门之间切实有效的沟通,还应保持自下而上的信息传达及横向沟通以及外界的信息沟通机制等.
4.2.5强化A公司内部和外部监督机制.
(1)促进A公司内部监督的常态化.
A公司实现内控体系的一个重要环节就是实行监督,其次监督也是公司自身评价内部控制管理执行情况,发现公司在内控体系建设和完善中存在问题的重要手段之一.A公司内部控制体系中监督这一部分的最重要的内容就是不断发挥审计的作用.为了确保A公司内控体系中监督部分发挥有效作用,具体可以采取的有效措施如下:
①在A公司的董事会中设置董事会的专门审计委员会,在公司财务部设计内审专员,这个审计委员会和内审人员主要负责公司财务报表的可靠性和准确性.A公司董事会的审计委员会直接对公司董事会负责,并且通过财务部的内审人员与公司董事会、管理层、各部门以及外部直接沟通.
②在A公司的内部控制体系中,董事会内的审计委员会以及财务部内的内审人员与财务部并不存在行政上的上下级关系,这样就能独立保障内部审计的客观和公正.另夕卜,公司财务部将建立定期和不定期的审计与个别业务审计相结合的制度,争取把审计监督工作以制度的形式固定下来,这样将有利于A公司完善内部控制体系,也为进一步.改善公司的内部控制环境和内部体系的完善奠定基础.
(2)完善外部监督.
A公司外部的独立评估时实现外部监督的一个非常重要的环节.进行独立评估的优势在于参与评估的人员是独立在公司生产经营管理的流程之外,其评价的结果更加客观和公允;另外一个重要的优势在于外部的独立评估人员是专业人员,他们拥有丰富的经验,专业技能深厚.因此,外部的独立评估发现A公司存在的内控缺陷可能是一个可感知的、潜在的实际存在的缺点,或者是一个完善公司内控体系的机会,可以提供更大的可能性去实现A公司的目标.
