浅谈事业单位档案工作规范化管理

　　档案工作论文（精编8篇范文）之第四篇

　　摘要：档案管理是事业单位管理科学化的组成部分,推进事业单位档案管理规范化对进一步提升事业单位档案管理水平,为事业单位提供决策参考具有重要意义。在推进事业单位档案规范化管理的进程中,要坚持灵活性、实效性、精细化与规范化的有机结合,“以人为本”“以我为本”,加强档案管理的规范化意识,提升管理制度、人员队伍建设、保管流程的规范化。

　　关键词：事业单位,档案工作,规范化管理

　　档案是机关事业单位保存的文字、图表、声像等不同形式的历史记录,是事业单位管理的重要组成部分。为了能够加强机关事业单位的档案管理水平,国家先后出台了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《干部人事档案工作条例》《档案专业人员继续教育规定》等,为推动事业单位档案管理的规范化、标准化、制度化,提升档案管理的科学化水平奠定了坚实的制度基础。

　　一、推进事业单位档案管理规范化的重要意义

　　(一)进一步提升事业单位档案管理水平

　　规范化管理是指通过构建可行性、完善性的管理体系,并将其运用到管理实践中,重点是完善体系的构建[1]。档案管理是事业单位管理的重要组成部分,能够从一定程度上反映事业单位的管理质量和水平。档案管理的规范化有助于事业单位档案整体管理水平的提升。

　　(二)为事业单位工作提供决策参考

　　档案记录着事业单位历史发展进程中的事件、决策、数据等。在事业单位需要信息资源提供和进行决策时,档案往往能起到非常重要的作用。通过查阅档案,进行数据信息的整合分析,能够为事业单位各项工作的开展以及今后的发展路径规划提供真实有效的数据支撑,从而提高事业单位的管理效率和管理能力,有的放矢地进行人员调配和资源部署。

　　二、提升事业单位档案管理规范化水平的原则

　　(一)灵活性与规范化相结合

　　档案管理规范化不是单纯固化地执行档案管理制度和政策,而是要在符合国家规定和标准的前提下,灵活地掌握政策原则,以实际情况为基准,实事求是,具体问题具体分析,在标准统一化的情况下科学调配和管理档案人员。同时,结合事业单位自身的特点制定符合实际情况的制度细则,并严格执行,确保档案管理工作的整体规范化,形成“一单位一制度”的管理环境。

　　(二)实效性与规范化相结合

　　既是管理,就要出成果。档案管理的规范化应重视管理的实效性。制度建设方面,要着重关注制度的执行情况,是否达到了既定目标,是否能够有效规范档案管理的流程环节,是否能够把控档案管理全过程,注重制度实效的作用发挥并进行跟踪反馈,如出现在执行中与操作不匹配的情况则应及时调整修正。

　　(三)精细化与规范化相结合

　　档案管理实践需要精细化。无论是管理环节还是管理内容,档案管理应该涉及档案的各种类型。因此,在开展档案管理工作时应秉承精细化与规范化相结合的原则,从细节入手,从小事抓起,注重每一个环节和流程,加强对每一份档案的立档保存过程的监控。

　　(四)“以我为本”+“以人为本”

　　坚持“以我文本”的档案管理原则即是要根据上级档案管理部门的要求,严格执行相关的法律法规,并按照本单位档案管理的要求统一进行档案的立卷归档保存。因此,要在坚持“以我为本”原则的基础上加强档案立卷归档的时效性、合理性和完整性[2]。此外,还应树立“以人为本”原则。在档案管理过程中要切实维护档案工作人员的合法权益,促使他们切实履行工作职责,做好本职岗位工作。

　　三、加强事业单位档案管理工作规范化的路径

　　(一)加强档案规范化管理意识

　　机关事业单位的档案管理是事业单位提升科学化管理水平的重要环节。从档案管理的水平就能够看出事业单位的管理概况和发展潜力。思想指导行动,加强事业单位档案管理规范化的意识是重中之重。首先,要加大宣传力度,明确档案管理规范化的重要意义。事业单位应定期开展关于档案管理的宣传教育活动,在宣传展板、橱窗等显着位置张贴档案管理海报,强化事业单位全体员工的档案意识。同时,要特别强调档案的规范化管理内涵要义和重要地位。其次,要从规划中体现档案管理。事业单位的年度计划、经费预算等都需要将档案管理的部分考虑进去,设置专项管理基金,大力支持档案管理规范化。

　　(二)加强档案管理制度规范化

　　档案管理制度是维护档案管理规范化的有力抓手。要想提升档案管理的规范化水平必须从制度建设入手,对已有制度根据现有情况与时俱进,尽快维护更新。同时,则要根据精细化与规范化相结合的原则,对国家已有的规定进行制度细则的制定,并对之前没有规范的环节和流程用制度进行规范,统一标准、统一管理。如纸质档案、电子档案、声像档案等,不同类别的档案应如何保存、如何借阅,都需要有相应的档案管理规范来要求。

　　(三)加强人员队伍建设规范化

　　档案管理队伍建设是确保档案管理规范化的基础条件和必备条件。档案是由档案工作人员进行保存和管理操作的,必须要组建一支专业水平强,同时又兼具政治意识和信息技术的档案管理队伍。首先,要选聘具有档案管理专业背景的人员加入到管理队伍中来,增强档案管理队伍的专业综合能力。其次,要做好档案管理人员的继续教育培训。根据《档案专业人员继续教育规定》规范培训内容,运用多种方式督促档案专业人员提高创新能力和学科素养,掌握档案专业的新理论、新知识、新技术、新方法,从学习中增强档案管理人员的专业化水平,促进档案管理的规范化[3]。

　　(四)加强档案存档保管规范化

　　首先,要做好档案的保管工作和保密工作。例如,根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》机关文书档案的保管期限为永久、定期两种,定期一般分为30年和10年[4]。在实际操作中,档案管理人员应根据有关规定确定档案的保管期限,并进行妥善保存。其次,对涉及密级的档案应采取保密措施,建立划定密期制度、调密通知单制度和涉密档案接受标准制度等[2]。同时,强化档案管理人员的保密意识,通过作风建设和思想政治教育提升其工作的责任心和事业心。最后,要对档案立卷存档保管借阅的流程进行规范化管理。档案从决定立卷之日起就应有监控记录,档案是如何归档、如何保管、何人借阅、何时归还等环节都应有规章制度进行规范,并严格执行,真正确保档案管理过程万无一失。

　　综上所述,档案管理过程是一项复杂、繁琐的工作,加强档案管理的规范化建设,能够有效提升档案管理的效率,使档案管理工作变得更加清晰、更加有条理。与此同时,档案管理意识和制度规范化的增强、档案管理队伍建设的加强,更加精细化的档案管理流程,都是提升档案管理规范化水平的有效途径,对推动事业单位的健康发展具有基础性作用。

　　参考文献
　　[1]李思源.简述如何提高事业单位档案规范化水平[J].兰台内外,2019(9):71-72.
　　[2]耿强.卫生事业单位档案规范化管理重要环节的探讨[J].山东档案,2018(2):52-53.