社会工作档案的涵盖内容、薄弱点及管理完善

　　档案是一种历史记忆，是对国家建设、社会活动和人们生活中已发生的、具有保存价值的各种事件内容的真实记录和生动留存。社会工作是一种专业的助人活动，作为当前社会管理和建设中的新领域、新行业，对体现以人为本、关注服务民生、促进社会和谐具有重大意义。社会工作在开展过程中形成的各种文件、资料、宣传品较丰富，对其专业化、职业化建设具有较强的存史和参考价值，是社工档案的重要来源。无论从社会工作发展角度还是档案管理拓展角度，都应当加强对社工档案的收集、整理、保管和利用，提高社工档案管理的科学化、规范化和系统化建设水平，以发挥社工档案的独特作用。鉴于目前社工档案管理问题还未引起普遍关注，故在此抛砖引玉，作一下初步的认识和探讨。

　　一、重视社会工作档案管理的意义
　　
　　（一）社工事业的记忆留存
　　档案是人类社会活动轨迹的留存，具有“资政惠民、存史育人”的重要功效。社会工作是一种为面临社会问题、亟待帮助解决的人们特别是弱势群体提供专业服务的工作，对落实科学发展观、构建和谐社会意义重大。探索社会工作档案管理，将社工在实践中形成和积累的各种有价值的资料收集整理、立卷归档，形成档案，从目前社会工作在中国内地尚属起步阶段就开始“留存记忆”,无异于保留了一部完整的“社工发展史”.通过对社工档案的检索，可以从中了解到如何资政，即政府创新社会管理模式、扶持公民社会发育、购买民间组织服务来承接政府职能；如何惠民，即社工发挥专业技巧，为服务对象增强自信、推荐就业、排忧解难；如何存史，即我国社会工作的发展脉络、大事要事、体制机制；如何育人，从社工的专业服务中，传播“平等、尊重、爱心、接纳”等人文理念。

　　（二）专业建设的参考资料
　　社会工作是专业的助人活动，其服务方式具有较强的科学性和艺术性。社工开展个案工作、小组工作、社区工作等专业方法以及举办大型活动、特色项目的资料，都是其专业档案的重要组成部分。档案不仅记录了历史活动的事实和经过，而且记录了人们在各种社会实践活动中的思想发展状况，具有可靠而广泛的参考作用，“珍藏档案存真求实，探索规律知往鉴来”[1].在上述专业工作的表单中，有计划书，有服务记录，也有结案报告，撰写了社工对工作成效的评估、心得体会和不足的反思教训，真实地记载了社工从事专业助人活动的过程、成效和经验，对促进社工专业化建设具有很高的参考价值。

　　（三）档案管理的领域拓展
　　我国档案工作实行“统一领导、分级管理”的组织原则和管理体制，从中央到地方各级党委政府，设立档案局这一档案行政管理部门来统筹、协调、指导本层级各部、委、办、局（厅）及所属团体、企事业单位的档案工作，实行“局馆合一”制度，各部门单位保存超过一定年限的永久性档案，统一移交本级档案馆收藏，既有利于档案的集中保管利用，也丰富了各级档案馆的馆藏门类。社会工作机构大多属于民办非企业，即非政府组织（英文简称 NGO），其档案未归为法定档案。但各社工机构均通过民政部门注册登记，广义上属于民政工作的一部分，且各机构按各自业务，均有政府主管部门，尤其是一些对政府部门依附性较强的机构，其社工档案可视为机关部门档案的一个种类或民政档案的一个门类。加强社工档案管理，将社工档案视为机关主管部门档案或民政档案的有机组成部分，并在达到规定年限后统一移交本级档案馆，延伸了档案管理领域，丰富了档案馆藏资源。

　　（四）服务案主的信息资源
　　社会工作具有服务性，档案工作也具有服务性，档案工作的服务性是通过把档案中有价值的信息资源向人们开放、给人们利用所体现的。在社工档案中，对服务对象均建立“一人一档”,包括服务对象的个人及家庭基本情况登记、面临问题及成因分析报告、目前状况和需求调查表、日常服务记录等，这些对社工全面、客观地分析案主的心理状态、需求动机、成长经历和家庭社会环境对自身人格的影响、进而制定有针对性的介入措施是有效的信息资源。此外，通过社工查询，把归档的社区资源手册、各种政策法规汇编和办事指南中的信息向案主提供，为解决案主的一系列民生需求发挥了积极作用。

　　二、社会工作档案的涵盖内容
　　
　　（一）文书档案
　　社工机构在履行日常行政管理职能和推进党团工会建设中形成的各种规范文件和书面材料，均可归为文书档案，包括机构制定的规章制度、工作计划和总结、下发的通知、上呈的请示与报告、上级的批示和批复、与相关部门之间的函、编辑的简报、撰写的会议记录和会议纪要、评优的申报材料、社工人事档案、党团员花名册和组织发展材料、各类基础性数据统计报表等。

　　（二）专业档案
　　这是指社工机构在从事助人的业务活动中形成的各种档案，包括服务对象档案、个案工作档案、小组工作档案、社区工作档案、大型活动档案、品牌项目档案等，档案内有案主基本情况登记表、开案申请书、服务计划书、服务过程记录、案主自我评估表、结案评估报告、项目（活动）策划书、活动议程和主持稿、项目（活动）经费预算报告、项目（活动）工作人员分工情况安排等。

　　（三）实物档案
　　这是在社会工作发展过程中，由专业化、职业化建设所产生的各种带有文字标注或说明、具有纪念意义和保存价值的非纸质物品，最典型的就是用于上级部门授予荣誉称号、服务对象和社会单位表达感谢、证明获得某种资质资历为载体的奖牌、奖状、奖杯、证书和锦旗等。

　　（四）电子、声像档案
　　这些类型档案大多以计算机网络、多媒体、数据库、磁带、光盘等技术设备为载体，区别于普通的纸质档案，例如录入服务对象基本情况的信息管理系统；会议领导讲话的录音带；大型、重要会议和活动的录像带或视频。此外也有少部分以纸质为载体的，比如冲印的照片、印刷的宣传海报。

　　（五）相关编研成果
　　社工档案是经过归档程序后被保管的具有较高价值的社工机构资料，对推动社会工作专业化、职业化建设能够起到参考、借鉴的作用。但社工档案的组卷、产生，往往是以某一时间、区域、事件或某种具有关联的内在逻辑所形成的，有价值的信息难免被分散在不同的案卷中。保管档案的目的全在于利用，编研工作是一种对档案信息资源进行加工、对档案中所包含的知识进行再生产的工作[2].通过档案编研，以社工档案为基础，把相关多个案卷中有价值的、有联系的信息富集起来，形成编研成果，将有助于对社会工作的历程回顾和本体研究。例如在社工个案工作档案的基础上，根据服务过程记录和评估报告，撰写案例故事，汇编成《社工个案小故事集》；根据社工文书档案资料，撰写社工机构组织沿革和大事记，汇编社工职业道德、管理条例、岗位职责、劳动纪律、休假规定、薪资待遇等文件，制作《社工工作手册》等。

　　三、目前社会工作档案管理存在的问题
　　
　　（一）尚未纳入国家法定档案范围
　　社工机构大多在性质上是民办非企业，属于“两新”组织中的新社会组织，游离于传统政府体制外。由于“非体制内”,因此社工档案目前在实践上尚未被明确列入法定档案范围。所谓法定档案，是指对国家和社会具有保存价值的档案。对这类有保存价值的档案，属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市的档案行政管理部门征得国家档案局同意后明确具体范围。但是，此项工作还未步入实践。尽早明确普遍适用的法定档案范围，这已是当务之急[3].社会工作是基层政权建设和社会管理创新的重要途径和有效手段，社工档案对国家发展和社会建设的价值不言而喻。未把社工档案列为法定档案对社工档案的收集、整理、保管和利用极为不利。

　　（二）部门机构缺乏立卷归档意识
　　虽然目前社工档案未被明确纳入法定档案范围，但是社工档案对国家和社会的保存价值是客观存在的事实。法定档案受档案法律的调整和保护，固然重要，但法定档案以外的普通档案也并不是说可以完全忽略其价值和存在。本着对国家、对社会、对历史、对人民高度负责的精神，无论是社工机构还是政府主管部门或民政部门，都应对社工档案管理加以重视。目前，社工机构在工作中几乎每天产生大量文件资料，但是在使用完这些文件资料之后，却未对其进行整理、未对其有无保存价值进行鉴定，从而也就不可能把有价值的文件资料通过立卷归档程序转化为档案。问题的关键在于社工机构和主管部门、民政部门都缺乏立卷归档的意识，未能很好地指导社工机构对档案进行收集整理，造成了许多有价值的档案散失。

　　（三）档案管理力量和设施较薄弱
　　即使具备了归档意识，但从目前的现状来看，绝大多数社工机构缺乏从事专职档案管理的人员力量和设备条件。大多数社工机构为民办非企业，依靠“社团自主运作”,即使有政府主导推动、购买服务，政府划拨的经费主要用于日常办公和业务工作，经费捉襟见肘，很难再有财力招聘专职的档案管理人员、建设标准的档案库房、购买“八防”设备。目前，社工机构的档案管理基本上由文员兼任，办公场地狭小、无专门的档案库房，即使将文件资料整理归档，由于客观空间和因素的限制，档案往往是堆积、叠放在一起，无法装入档案盒中按编号整齐排列，给查找、安全带来不少难度。社工机构文员在未经培训的情况下，普遍缺乏档案管理的科学知识，仅凭文件管理的经验开展工作，专业化水准较低。
  
　　（四）现有档案数量少且保管分散
　　目前，社会工作仅在沿海发达地区的北京、上海、深圳、杭州等大中城市开展，从全国范围来看，社会工作尚未全面推开，仍处于试点阶段，因此社工档案相比其他领域档案，从基数上肯定是相对少的。同时，一些政府主导推动、购买服务、具有官方背景的社工机构，可能受政府主管部门或民政部门影响，会重视本机构档案管理工作，或基于政府对社团的指导关系，将有保存价值的文件资料移交政府部门，成为政府部门档案的有机组成部分；一些纯民间性的、完全自主运作的社工机构，有些可能因具备档案意识而加强对文件资料的归档工作。但是，重视档案管理的社工机构总体上还是很少的，形成的档案数量也较少。而且，由于条线上的互不隶属、各自为政，社工档案的保管具有分散性，分散在民政、卫生、教育、综治等各部门，给系统检索和利用造成不便。

　　四、对加强社会工作档案管理的探索
　　
　　（一）建立健全内部管理制度
　　制度是一种规范化的、具有保障力的执行准则，对社工档案管理这一现阶段发展尚不成熟的档案实践新领域，有必要从建立健全相应的规章制度上加以入手。社工档案管理制度分微观、中观、宏观三个层次。微观层次是各社工机构内部的档案管理制度，中观层次是政府主管部门或民政部门对社会工作档案的管理制度，宏观层次是国家和地方各级档案行政管理部门对社工档案管理的制度。微观层次侧重于对具体操作流程、步骤和细节的表述，中观层次侧重于政府部门对社工机构在档案管理方面的要求、指导，宏观层次应站在档案事业创新和发展的高度，对社会工作档案管理的大政方针、思路和意义加以明确。制度要围绕档案法和档案工作的基本精神，结合社会工作的实际和特点，使内容具有指导性、针对性和可行性，便于在实际中量化、操作。

　　（二）档案部门加强业务指导
　　地方档案行政管理部门是本区域内档案管理工作的领导部门和指导机构，负责对辖区内同级党委政府各职能部门、社会团体、国有企事业单位的档案管理进行业务上的指导。针对政府相应主管部门、民政部门和社工机构档案管理人员（多为兼职）专业知识缺乏、实践能力薄弱、岗位技术生疏以及部门、机构在档案管理上存在的诸多问题和弊病，一是档案局要加强对人员的培训，系统传授业务知识，实行岗位考试制度，全部人员持证上岗，并推行职称晋升和绩效激励等机制，完善队伍建设；二是档案局基层指导科要深入相关部门和一线机构，实地走访和检查调研，对社工档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、检索、利用等各项工作加强指导，对基础工作比较差的单位，要手把手地教，帮助查找原因并制订努力方案，对有一定基础甚至较突出的单位，也应进一步协助其完善、改进目前的不足，使工作水平更为精进。

　　（三）集中统一管理明确归口
　　集中统一管理是档案工作的原则，档案分散在各部门、各机构，不利于档案完整和在内容上形成系统性，也不利于档案的实体安全和信息安全，容易发生散乱、缺失、泄密等现象。加强社工档案管理的关键在于要明确归口，以什么样的主体作为立档单位来构成全宗。鉴于许多社工机构呈网络状的链式结构，在所辖各基层社区设立了工作站、点，档案分散在各站、点，未统一移交社工机构归档、保管。社工档案具有独特性，各社工机构应当形成独立全宗，这比社工档案全部归入政府主管部门全宗或民政部门全宗要更大地利于其发挥价值，但一些重要的、需永久保存的档案可移交职能部门并最终移交档案局（馆）。对一些小型社工机构，可建立全宗汇集，形成档案资源的集约、互补优势。

　　（四）纳入日常工作考核范畴
　　政府主管部门对社工机构的日常考核，不仅要考量社工的专业化服务水平和工作绩效，也要对社工档案管理工作加以重视，将档案工作作为对社工机构考核的内容之一。主管部门要在同级档案行政管理部门的指导和协助下，制定社工机构档案管理方面的考核要求和具体指标，通过考核使社工机构对档案管理提高认识、认真对待。同时，档案行政管理部门要依据职权强化对政府主管部门和民政部门在社工档案方面的建设，通过对这些部门档案工作的考核、验收来有效带动他们指导社工机构参与档案管理的积极性。

　　（五）有效利用档案形成特色
　　档案管理工作的最终目的是便于社会各方面的利用。社工档案加强管理，目的也是为了更好地利用。利用社工档案的人员主要包括社工、政府主管部门、民政部门、督导、高校专家学者以及服务对象（案主）本人。社工档案由于很多牵涉到案主的隐私，需要恪守保密原则，无法向社会公开和实施对外查阅，但基于对社会工作专业化、职业化的研究以及掌握案主的信息资料以便更好地为案主服务，社工档案在上述几类对象中还是可以进行一定范围内的查阅、咨询甚至是外借。对于社会公众，为了达到宣传社会工作效果，可以在利用社工档案的基础上，举办展览和出版编研成果。社工档案展览要体现社工的专业理念和工作技巧，体现党和政府以及社会各界对社工事业发展的关怀，通过图文并茂的形式，配上各种图表、照片、PPT 和视频，使展览具有生动性、感染力。社工档案编研要在充分查找、阅读社工档案的基础上，根据时代特征、社会需求和专业建设方向，做好选材工作，确立具有社会价值和专业价值的编研主题，通过抄纂、编述、撰写等形式，形成各类编研成果，包括文件制度、个案故事、基础工作数字、照片集锦等汇编以及论文、调研报告和专着。

　　[参考文献]

　　[1]杨红。档案管理[M].上海：上海社会科学院出版社，2003.17.
　　[2]冯绍霆。档案编研工作[M].上海：上海社会科学院出版社，2002.18.
　　[3]孙兆伟。档案法制与职业道德[M].上海：上海社会科学院出版社，2005.20.