技校文书档案工作现状及探索

　　技工学校发展很快，就我们学校来说，每年都有上千万的投资，教学楼变得高了，校园变得漂亮了，老师和学生的素质也提高了，就连档案室也扩展到 120M2 了。但档案的管理工作缺不容乐观。尤其是文书档案的收集、整理，很难做到准确、完整。当前技工学校的文书档案在观念上及管理水平方面都存在着一定的落后性和局限性，亟待解决。因此，本文就技工学校文书档案的现状作为分析对象，提出初步的构想。

　　一、文书档案现状分析

　　1.收集难。由于受传统思想的束缚，大多数技工学校文书档案仍采用年度归档的方式，一年交一次，平时的收集、整理，只作简单的存放，一年以后有多少，交多少。很多重要的领导讲话稿、大型的会议材料、上级领导来校指导工作等材料在没有时间收集的情况下，也就造成档案的不完整性，甚至无法补救。例如：国家档案局 2006 年 9 月 9日公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中，把出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料作为归档范围。每个部门都有出国考察情况，这个材料应该哪个部门收集，办公室一年以后再去部门收集，已经找不到了，或者已成为私人财产，不愿意上交。

　　这就造成档案的严重流失，甚至几万元出国考察的价值也得不到真正的体现。有人说档案工作是一个良心活，凭良心做事，本人非常认同。档案是国家的，丢失了，也许不会有人追究你的法律责任，但凭良心说，却给国家造成多大的损失，是用金钱无法衡量的。还有一种情况是有用没用都收集，造成很大的工作量，占用很大的空间。

　　2.鉴别难。收集难，鉴别更难。当前，技工学校文书档案员通常由学校办公室人员兼职，文书档案管理人员接受过高层次专业学习和系统教育的人员不多，甚至有人没有接受过短期培训就直接上岗，业务能力差，人员变动频繁，档案的鉴别需要很好地理解《档案保管期限表》，而且每年会有新的项目出现，也许保管期限表中没有列出，这就需要很强的专业知识。否则会造成混乱，甚至若干年后的返工。尤其是电子文件，不加控制会出现严重的信息噪声，有用的信息和更多的垃圾信息鱼目混杂，泛滥而无序，造成档案人员管理、保管、用户检索利用的极大困难。

　　3.人员素质差。一些学校负责人缺乏对文书档案管理人员工作重要性的认识，强调的是引进高素质的教师，建成一支高素质的教师队伍，唯独没有引进文书档案方面管理人才的计划；甚至把年龄偏大的员工安排做管理档案工作，他们对计算机知识掌握甚少，难以应付现代文书档案信息化的要求，使学校文书档案跟不上时代发展。

　　4.投入少。档案室面积小，档案柜陈旧，导致文件堆放混乱，有些文件材料不能及时归档；对文书档案没有统一的管理规划和标准，归档文件的分类、排列、编号不规范，管理方法、运行手段落后，难以发挥文书档案应有的作用。

　　二、文书档案管理的探索

　　1.领导重视，观念转变。目前，文书档案管理工作已经现代化，硬件、软件齐全，技工学校领导要充分认识到其存在价值，重视文书档案工作，把提高文书档案工作列入议事日程，使之成为学校发展的一个重要参数。

　　应配备 1 名副校长分管文书档案工作，定期检查，提出改进意见，并切实解决工作中的实际困难。提供必要的人力和物力，使文书档案工作正常、有序开展。有人说：没有技术是万万不能的，但技术也不是万能的。没有正确的管理理念、科学的管理机制、明确的管理目标、规范化的管理平台、有效的管理举措，技术难有用武之地。因此文书档案核心问题的解决必须“双管齐下”，才能有效地助推学校各项工作的开展。

　　2.开拓创新，加速现代化建设。学习是创新的基础，创新是学习的升华。技工学校文书档案运用计算机管理已经势在必行。一是学校领导应对全球信息化、现代化有足够的认识，对本校文书档案发展作出长远规划和近期实施方案。二是尽快实行计算机信息管理，改革手工操作方式。三是对收集鉴别、整理归档、查阅借用、核对统计等要建立健全各项规章制度。四是改善档案保管条件，科学布局，做到三室分开（档案室、阅档室、办公室），这样才能便于查阅，更好地服务于教学、科研工作和领导决策。

　　3.加强队伍建设，提高管理人员综合素质。要做好文书档案管理工作，必须切实提高档案管理人员的综合素质。一是档案工作人员要有创新的思维，工作要有新思路、新设想、新做法，结合本单位的实际开展工作，与时俱进，跟上飞速发展的新形势，这是做好文书档案管理工作的前提。二是要强化服务意识，在工作中要研究新问题，解决新问题，创造性地开展工作，力求多方面为教学、科研服务。三是提高工作技能，掌握较高水平的计算机操作技能与网络技术。文件和档案工作人员不能把自己仅仅定位于幕后工作者，满足于使用别人编制的软件，自认为可以远离信息技术。事实上，飞速发展的信息技术所带来的巨大影响波及每一个行业，在数字时代，无论哪一个行业要发展，都离不开与信息技术的结合。以提供信息进而提供知识为己任的文件、档案工作，尤其如此。

　　文件和档案工作人员要成为信息进而成为知识的提供者，必须学会利用计算机网络和多媒体技术存储和检索、挖掘、开发、加工信息，使信息增值，将信息转化为知识。同时还应该成为系统开发和维护过程中功能需求的提供者，并且能够根据不断变化的管理与技术的变迁，完善功能需求框架。

　　档案人员是档案管理的主体，其规范化、标准化意识、职业道德水平、知识的广度与深度等均对档案管理具有重要的影响。如果说体制、机构、规章制度、系统软件等为管理的“硬性”指标，那么，人员的意识与管理水平则是实现档案优质化管理的“软性”指标，较之前者，它甚至更为重要。档案工作者应该是积极的文献人员，他们应探索社会是如何记录、利用、著录、存储和处理信息的。更为重要的是，他们应决定这些信息记录为哪些职能活动、规划设计、事务处理服务，并为之提供凭据，从而从公共责任感、社会文化、民族遗产和个人经验的综合角度决定哪些职能活动、规划设计和事务处理是重要的，哪些是次要的。

　　总之，数字化生存引发了社会的全新变革，文件、档案一体化管理也带来了工作方式和思维方式的重大转变。电子环境下的文件、档案管理工作流程与纸质环境下截然不同，例如，为了保证电子文件的凭证作用，要求进行实时归档、提前鉴定和提前著录等。