高校图书馆档案管理工作的问题及其规范化

　　图书馆作为高等院校的文献信息、情报服务中心，也是为教学和科学研究服务的学术性机构，其发展状况直接影响到高校培养人才的质量。档案管理工作作为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面被人们重新认识。各高校图书馆都在加强图书馆档案的建设和管理工作。然而，随着档案管理工作的深入展开，在管理过程中出现了一些有碍于档案管理和利用的问题，规范档案管理解决档案管理工作面临着的一些问题是高校图书馆迫在眉睫的任务。

　　一、转变观念，重视加强高校图书馆的档案管理工作

　　转变观念必须落实到实处，学校领导要亲自抓档案管理工作，领导重视是做好图书馆档案管理工作的关键。要深刻认识图书馆档案是图书馆管理工作中不可或缺的重要信息资源。图书馆档案像一面镜子，系统地、全方位地反映了图书馆各项活动的真实情况，是对图书馆客观、公正地回顾和总结，是高校图书馆领导决策的重要依据。要设有专职的档案管理人员，做好档案的管理和利用对图书馆管理工作有着非常深远的意义。以往每年同样是辛苦做出大量的管理服务工作，然而因为没有重视档案管理工作，没有及时地将图书馆管理工作过程中产生信息资料及时的收集归档，没有及时地建立健全完整的档案资料。各方面的工作没有支撑材料，无法清晰、明确地展现。因此，在做好图书馆工作的同时加强了图书馆档案建设管理工作，总结时以完整的工作档案为依据，用完整的档案信息资料说话，以事实成果服人。

　　二、建立健全档案管理制度

　　规范的档案管理规章制度是做好图书馆档案管理工作的保证。要搞好图书馆档案管理工作，必须建立一系列科学、合理、适用的规章制度。要结合图书馆自身的工作特点和具体情况，制定出既符合《档案法》的要求，又适应于高校图书馆工作开展的各项档案管理的规章制度，图书馆档案管理包括档案的基础工作和档案的利用工作。

　　有了完善的规章制度档案管理就可以按要求来规范档案从材料收集、整理、编目到形成案卷的全过程。规章制度包括：制定统一标准，科学的分类、组卷和编目和建立完善的检索体系等内容。这一系列的规章制度和规范化管理是搞好图书馆档案管理工作的保障。

　　在制度的建立时应当加强针对性，要结合图书馆实际根据本馆档案管理具体工作任务及管理人员状况来制定制度。档案管理制度应当有全面性、科学性、效果性、严肃性。

　　三、配备必要的设备、专职的档案管理人员

　　在高校图书馆现代化和数字化建设快速发展的今天，档案管理现代化水平严重滞后于图书馆发展水平，这势必将影响图书馆事业的现代化进程。要应用现代化技术于档案管理，提高档案管理工作效率。加大对图书馆档案管理投入力度，配备必要的设备。设置专职档案员接受统一的培训，通过现代化手段管理图书馆档案，进一步提高图书馆档案管理中收集、处理、存储、开发、利用档案信息的能力。

　　四、提高图书馆档案管理人员素质

　　图书馆档案工作人员的素质直接影响着档案管理的质量和利用。面对信息时代的档案管理的现代化进程，作为档案管理工作者，我们不但要有较强的政治素质和较高的业务水平，还应当要有勇于开拓创新。因此，要加强对高校图书馆档案工作管理人员进行基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等方面的培训。使图书馆档案管理人员既有一定的政治素养、具备档案专业和相关专业知识，又能够适应时代、勇于创新，能够运用现代化手段对档案资料进行科学地管理。

　　五、加强档案资源的特色化建设

　　高校图书馆应加强特色专题档案建设，各管要根据本馆的管理活动特色进行重点的收集、整理、储存，形成资料数量大、利用频繁、能够突出图书馆特色的档案。将有特色的资料有选择、有重点地形成专题，比如将读书活动设计、读书活动的展开、读书活动的成果、以及读书活动的反馈信息等全部资料集中归类整理形成专门的特色活动档案，这样一整套的特色活动档案不仅丰富了馆藏档案资源，也形成高校图书馆管理活动中的特色化建设。

　　六、完善管理体制和馆员业务培训制度，激励员工工作积极性

　　在图书馆中长时间的工作就会使馆员觉得繁琐枯燥并产生消极情绪，通过轮岗和转变服务方式是把工作做活的途径，由此将馆员的被动工作变为主动服务，所以合理安排员工工作，不断完善管理体制是一种促进图书利用的方法之一。定期对馆员进行培训或者多途径提供继续教育机会，使图书馆员对于图书馆计算机集成系统的利用逐步精通。

　　同时馆员在工作岗位上也应该大胆探索和实践，拓宽服务领域，更新服务手段，积极开拓适应新时期读者需求的创新服务方式，以更好地为读者提供真正有效、优质的服务。

　　总之，档案管理是高校图书馆管理工作中不可或缺的一项工作。图书馆的许多工作都离不开档案工作的支持。首先应当树立正确的理念，建立健全档案管理规章制度，不断加大和改善经费投入，培养一批高素质的档案管理人员，做好档案收集管理和利用工作，加速档案管理工作的现代化进程，为图书馆事业的快速发展提供便捷的信息咨询服务。

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