做好设备档案管理工作的认识

　　设备档案是企业档案的重要组成部分，做好设备档案的管理与利用工作，直接关系到企业的生产、经营等各项活动及企业的发展。在船舶行业市场竞争日益激烈的形势下，提高产量、确保质量成为企业关注的焦点问题，而设备档案在生产运行中发挥着不可替代的作用。因此，强化设备技术档案管理，提高设备基础管理水平，有利于保障生产经营活动的正常进行，为最终全面提升企业综合竞争力夯实基础。

　　一、设备档案概述

　　(一)设备档案的含义

　　设备档案是指设备在购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等设备管理全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等形式的文件材料。它不仅是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备档案管理工作必须纳入设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用维护等工作紧密结合，保证设备文件材料的完整、准确、齐全。

　　(二)设备档案管理的特点

　　1.动态性

　　设备档案管理是一个不断变化和发展的过程。

　　在设备转移或报废之前，设备档案随着设备本身的变化而变化，始终处在一种不确定状态中。例如：一台设备在使用过程中，必然要形成保养、检修纪录，更新、改造图纸等文件材料。只要这台设备还在使用过程中，它就要不断地产生新的文件材料，直到设备的使用期结束，才会停止设备档案的管理。

　　2.综合性

　　企业设备管理工作涉及到许多部门，例如设备的购置计划、合同及开箱验收单是由企业规划部门或技措技改部门形成的，而维修纪录、改造图纸又是由使用部门或维修、设计部门产生的。设备管理实行综合性管理，这也就决定了设备档案管理的综合性，同时设备本身的多样性也要求设备档案管理必须是综合管理。

　　二、设备档案在企业中的地位与作用

　　设备是企业固定资产的重要组成部分，是进行科研和生产的必要条件。保持设备良好的工作状态才能保证科研、生产的顺利进行，而设备档案则是了解和掌握设备性能，正确使用和定期维护、修理的重要依据和凭证。由此可见，设备档案在企业生产经营活动中具有举足轻重的地位，充分发挥设备档案在企业生产、经营中的作用具有十分重要的意义。

　　(一)设备档案为设备的维修、保养提供了依据

　　在企业生产、经营活动中，设备的维修与保养及零配件的订购制作都离不开设备档案。如果设备档案材料不齐全、不完整、不准确，势必会影响以及延缓生产、经营活动，造成不必要的损失和浪费，甚至还会出现停产事故。因此，设备档案必须及时提供准确的依据和信息，以便保证设备的正常运转。实践证明：管好、用好设备档案能为企业节省大量的时间，避免不必要的重复劳动。例如我公司七十年代进口的日本设备——AW-215TG型多田野高空作业车，使用时间长、损坏程度大、维修频繁，在这种情况下，设备档案起到了极其重要的依据作用，为该车的维护、修理提供了便利条件，不仅缩短了修理周期，提高了工作效率，保证了造船生产任务的顺利完成 ，而且节约了维修费用。据不完全统计，近年来利用该设备档案资料为公司节省了30余万元的维修费。

　　(二)设备档案是设备更新改造不可缺少的要素之一

　　设备档案管理得好，除了能使操作者正确掌握设备的性能，正确使用和维护，延长设备的使用寿命外；还对企业设备的更新改造起着借鉴和参考作用，并节省企业技措投资。例如我公司要重新建造一座坞门，由于公司老坞门(六十年代产品)图纸材料比较齐全，保管也比较完好，在重新设计制造新坞门工作中，利用、借鉴老坞门图纸材料为公司节省资金50余万元，缩短设计、造船工期两个月。事实证明，设备档案为企业节省了不少的经济成本，创造了可观的经济效益，是企业生产经营发展的重要基础。

　　三、设备档案管理工作中存在的问题

　　(一)设备档案文件材料收集、归档困难

　　目前，企业要靠科学技术进步求发展，技术更新改造项目日益增多，设备的更新改造和引进高、精、尖、稀设备也与日俱增。如何保证设备档案归档材料的完整、系统、准确，是目前面临的难题，具体有以下几点表现：

　　1.档案意识薄弱，不重视设备档案文件材料的归档

　　有些领导认为项目任务是硬指标，文件材料的归档是软任务，把任务的完成与档案工作隔离开来，只注重任务的完成，忽略了档案工作，认为晚抓一点、少抓一点没什么关系。如在进行设备档案文件材料收集归档工作时，以“我们现在特别忙，没时间和精力”为由拖延归档时间。由于文件材料堆放时间拖长，涉及的部门又多、经手人也多，造成有些材料丢失或损坏，使归档文件材料不齐全。待利用时就给维修工作造成了很大的困难，甚至导致一些工作只得停下来，影响了生产进度，延误了造船工期，给公司造成了损失。

　　2.个别人存在着只顾眼前利益的倾向

　　有些单位和个人对待文件材料归档不积极、不主动，采取消极应付态度，他们认为档案文件材料放在自己那使用起来方便，尤其是对那些经常使用的设备档案文件材料就更不愿交出来归档了。个别人把该归档的重要材料复印件归上来，甚至有的把有误差的文件材料或图纸归档，造成了设备档案的不真实、不准确，给日后的维修、利用工作带来了极大的不便。

　　(二)外购设备的随机材料不齐全或没有

　　由于企业的设备管理有漏洞，主要责任人的责任心不强，有些外购设备根本没有随机材料，到该归档的时候没有材料。原因是设备厂家没给带随机材料，因为技术都是有产权的，需要花钱购买，但是没有随机材料归档，设备无法进行日后的维护、保养和检修，上百上千万元的设备可能只因小毛病或因换零件而报废，这样势必会给公司造成巨大的损失。

　　(三)设备管理人员更迭频繁

　　由于单位机构改革和人员的变动，管理档案的人员交接不清不明，使得有些档案丢失，数据、资料缺乏连续性，从而给后续档案管理人员的工作造成一定的困难。特别是在生产过程中有的关键设备出现故障或反复出现问题时，管理人员没有及时把维修的材料、数据、记录归档，当再次出现问题或更换维修人员时，就不知所措，无从下手，或许还得请设备生产厂家派人来修理，出现停工待修的状况，严重影响了生产计划或进度，增加了企业生产成本。

　　四、做好设备档案管理工作的认识

　　(一)严格执行归档制度，按章办事

　　要想做好设备档案材料的收集、归档工作首先要建立制度、健全机构、形成网络，这是设备档案管理工作的第一关；使设备档案材料管理有章可循，各有关单位应根据收集、归档制度的规定，指定专人负责，认真抓好设备文件的形成、积累、归档工作；科技人员要对设备的使用、维修、改造，做到有活动就有完整的记录，以便确保设备档案文件材料的完整、系统、准确。

　　(二)把好设备开箱验收关

　　严格控制设备开箱验收关，是设备档案文件材料能否完整归档的重要环节，要做好这项工作难度较大，必须得到单位领导重视，提高档案归档意识，只有领导重视，“四参加”制度才不至于流于形式。档案部门必须及时参加设备开箱验收，把住随机档案文件材料关，如果随机档案文件材料存在问题，有权拒绝在固定资产转固单上签字，财务不予结帐，以便发现问题及时处理。

　　(三)把好档案文件材料归档关

　　设备档案的立卷归档工作与设备的购进计划要同步进行，要紧扣每个环节，以免漏掉一些重要文件。设备档案文件材料形成分为四个阶段。

　　1.设备购置阶段形成的文件材料有：设备购置计划申请报告、设备购置技术论证材料、设备购置批准书、设备购置订货合同等；2.设备开箱验收阶段形成的文件材料有：设备开箱验收记录、装箱单、设备安装调试记录、保修单、设备结构原理图、线路图、说明书、操作手册、维修保养说明书等所有随机文件；3.设备安装、使用阶段形成的材料有：设备仪器卡(包括设备的编号、类型名称、型号、规格、制造厂、开始使用日期)、设备的技术状况、安装验收结论、附件明细表、备件明细表、操作规程、事故及损坏记录、折旧鉴定、保养、检修、检查记录、使用记录、维修记录等；4.设备报废处理阶段形成的材料有：设备报废申请书、设备报废鉴定与审批材料、设备报废处理转交单等。

　　必须根据具体情况，对上述材料进行认真仔细核对。

　　(四)搞好设备档案管理和开发利用工作

　　对归档的设备档案文件材料必须及时整理、编目、上架、妥善保管，千方百计地为利用者提供便利条件。在设备档案管理中为利用者编制多种检索工具：如设备总目录、分类目录、全引目录、设备档案简介、大修设备简介等，利用者查阅时一目了然，便于查找，使利用者深感档案文件材料归档的好处。档案管理部门必须用一流的服务、一流的管理手段，保管好企业的设备档案，消除归档者的后顾之忧，使其积极、主动地将设备档案文件材料归档。

　　总之，在企业不断探索创新发展的今天，档案的社会价值和社会作用将会越来越明显地表现出来，而设备档案在企业中的地位与作用也越来越显著、越来越得到大家的认可。我们要克服并积极改进暂时存在的问题，为企业积累丰富的设备档案资源，用好设备档案这把“钥匙”，使各种设备的效能得到充分发挥，投资得到良好的回报，促进企业各项建设的发展。