信息技术引入档案管理工作的必要性与途径

　　对于档案管理工作，大多数人还是非常熟悉的，对于信息技术，很多人也并不陌生，但是将信息化与档案管理联系在一起，了解的人却并不多，但是在今天，时代的飞速发展，科技的不断向前，越来越需要我们把信息技术与档案管理工作联系起来，只有这样，才能保证档案管理工作的现代化。

　　一、信息技术引入档案管理工作的必要性

　　在今天，社会的发展要求我们，不管是什么样的行业，都要有先进的科技技术为支撑，否则，行业的发展很容易止步不前，档案管理工作也不例外，更需要依靠先进的技术。为此，信息技术引入档案管理工作是十分有必要的：

　　（一）信息技术的引进可以改革档案管理模式

　　档案管理模式，即档案管理方式，也就是档案管理工作中所形成的，具有一定特性，能够解决一类档案管理工作中的问题的管理模式。我国档案管理工作具有非常长的历史，对于档案管理工作的重视始终是国家发展过程中的一个要求，但是长期以来，档案管理模式都是比较单一的，在过去，这些单一的管理模式还可以解决一些基本的工作中的问题，但是在社会发展的推动下，企业的发展日渐复杂，档案管理的内容也在随之增多，复杂化，面对这种形式，传统的档案管理模式就开始捉襟见肘。而信息技术是新的科技技术，它以现代科技为基础，通过互联网、计算机等基础设备，实现对程序以及材料和数据的分析，这样一来，将它引入到档案管理工作中，通过人与机器和网络的合作，就很容易突破传统，找到新的管理模式，解决新的问题。因此，信息技术的引进可以改革档案管理模式。

　　（二）信息技术的引进可以节约档案管理成本

　　不管是企业，还是政府机关，档案管理的工作量都是不可小歔的。从档案内容上，人员档案，会议档案等不同类别的档案需要不同的管理方式，从档案工作上，档案整理，档案收集，档案汇总，档案统计等不同环节需要不同理论指导，由此可见，档案管理需要耗费大量的人力、物力、财力才能实现。信息技术的优势在于，信息系统本身可以实现对数据的分析、整理和记录以及分类等工作，同时，系统工作的精细以及准确程度要比人力完成更有保证，将信息技术引入档案管理工作中，使用计算机代替部分人力，这就可以精简单位人员，减少劳动力和其它资源的输出，进而实现对档案管理成本的节约。这也是将信息技术引入档案管理工作中的一个必要性所在。

　　（三）信息技术的引进可以规范档案管理体系

　　将信息技术引进档案管理工作中另一个必要性就是规范档案管理体系。同其它管理工作一样，档案管理工作的进行也需要多人的配合，需要多项工作的衔接，在这个过程中，档案管理工作就形成了一个完整的体系，而这个体系的规范与否，直接影响一个企业对档案的保存和利用。在利用信息技术之前，每一项工作的完成都需要工作人员的亲力亲为，这就出现了人员之间的接触和合作，在此过程中，可能某一个工作人员的情绪就会直接影响到整个团队的合作以及工作效果，或者某一个工作人员的差错就可能直接导致整个档案管理的进度，此外，人员的能力高低不同，这些都成为档案管理体系规范化的障碍。但是将信息技术引入到档案管理工作中，尽量减少工作衔接过程中人员的接触，减少人的情绪对工作质量的影响，就会很容易的引导起整个档案管理工作朝着体系规范化的方向前进。

　　二、信息技术引入档案管理工作的途径

　　既然信息技术引入档案管理是有必要的，那么接下来要考虑的问题就是如何更好地将信息技术引入到档案管理工作中来，对此，笔者有以下几点建议：

　　首先，信息技术的引入要充分考虑本单位档案管理工作的特点。不同的行业，不同的单位，档案在内容是不同的，这种档案内容的差异就要求在做具体档案管理工作时的方式有所区别。信息技术引入管理领域，最早出现在人力资源管理领域，在档案管理领域的引入，还不是非常的成熟，因此，很多单位的档案管理工作人员就盲目的学习和跟风，不加选择的借鉴和引入。这样做的后果就导致信息技术的引入不但没有优化企业的档案管理，反而给档案管理工作造成了新的困扰，显然，这与信息技术的引入的初衷是相背离的。所以说，在信息技术的引入过程中，一定要注意本单位档案管理工作的特点，切忌盲目。

　　其次，信息技术的引入要打破传统档案管理模式的“条条管理”的状态。对于一些档案管理工作人员而言，档案是对历史的记载，因此必须认真谨慎，这是对历史和事实的尊重，我们必须承认这种思想的正确性，但是，很多人偏离了这种思想的本意，他们认为尊重档案就要求档案管理工作也要绝对的固定，不可随意更改模式，这是错误的，信息技术的引入就是要打破这种传统，要勇于利用信息技术对传统档案管理模式的创新，要随时把握时机，适时改革，让传统与新技术结合，共同为档案管理服务。所以，信息技术的引入，就是要在传统中改变，让档案管理也能体现出时代特色。

　　结束语

　　合格的档案管理工作人就是能够充分利用现有的最新技术来完成档案管理工作，面对时代发展的浪潮，将信息技术引入档案管理工作中，实现信息化与档案管理工作的完美结合，这将会给档案管理带来一个新的春天。

　　参考文献：
　　[1]马仁杰，张浩.论社会转型时期档案信息化与信息档案理论建设[J].安徽大学学报，2011（02）.