浅谈书稿档案材料的保管工作

　　一、书稿档案具备的特点

　　１、成套性。每一种书刊的出版，都会形成原稿、审稿意见、与作者往来信函、付印校样等一整套材料，反映出一种书刊出版活动的过程概貌，这样易于组卷、编号和检索。

　　２、机密程度相对较低。除了少部分书刊是限量发行外，大多数书刊是对外公开出版发行的，其书稿档案机密性程度相对不高。

　　３、作者多数为个人。书稿档案主要是围绕责任编辑和着（译）者的活动产生的，责任编辑和着（译）者多数是个人。

　　４、形式不统一。书稿档案有文书材料，有书稿原稿、校样，还有照片，这些材料规格不一，组成的书稿档案形式也就各式各样。

　　二、书稿材料的归档范围

　　在书刊编辑出版活动过程中产生的具有保存价值的书稿文件材料都应归档。

　　１、归档范围选题、约稿、发稿、出版情况记录和约稿合同、出版合同、协议书等；历次审稿意见，包括责任编辑初审、编辑室主任复审、总编（副总编）终审意见和外审、会审意见以及责任编辑加工整理记录；出版社的请示报告、上级的指示、批复和重要电话、面洽或会议记录；着（译）作原稿（手迹）和付印校样；党和国家领导人和社会知名人士的题词、手稿等；与作者往来信件（事务性的除外）和退改意见；编审发稿单、出版记录卡、原稿退稿签收单；发稿后的变动（如书名、作者署名、发行方式的改变、停发、停印、停装、停售、报废等）通知单；稿酬、版税通知单；图书事故检查记录以及印刷厂反映的重要问题记录；重要书评和读者来信；再版修改意见。

　　２、不归档材料的处理根据出版合同出书后一年之内即要退还的书籍原稿可不归档，留在编辑室，由责任编辑到期退还着（译）者；期刊中一般文章的原稿可不归档，由编辑部自行处理；由于排版需要照原稿抄写或复印的文稿可不归档，由责任编辑负责处理；一般的封面设计、插图、题花、版式设计可不归档，由美术设计部门作为资料留存。当然，除付印校样以外的历次校样可不归档，但有改动的页面应抽出归档。

　　三、书稿材料的立卷归档

　　书稿材料在出书前，应由责任编辑负责收集，出书后，由出版社专业编辑室的编务整理立卷归档。

　　１、收集。书稿档案大部分可通过正常的编辑出版程序收集到，难以收集的是编者与作者之间关于书稿方面的来往信函。为了能够做好收集，需要进行以下工作：

　　根据出版计划，发给责任编辑若干个牛皮纸袋，要求他们将有关该本书的所有书稿文件材料全部放入袋内；建立联系卡。书稿档案部门发给责任编辑书稿联系卡，要求他们每与着（译）者联系一次，包括着（译）者主动来函来电，就把联系日期、联系方式及主要内容登记在联系卡上。此卡必须随同书稿一起送审。如无此卡，编审不审稿不发稿。如有函电往来而不予登记，责任自负。此卡随书稿归档时交书稿档案部门；通过收发渠道掌握信件来往。请负责收发的同志注意各责任编辑的来往信件，如是着（译）者来的，档案部门主动与责任编辑联系，或作一个记录，待检查归档书稿时再核对；从制度上规定，凡与着（译）者关于书稿方面的联系，一律用统一的信笺，如不用，收发部门可不予发出，如私自发出，责任自负。

　　２、立卷。一种书刊出书后，责任编辑应将该书所有的书稿材料全部交给编务，编务根据齐全完整的要求，清点整理后立卷。

　　书稿档案应以书名立卷，一书一卷，如材料数量多，也可一书多卷。一个着（译）者在一个出版社连续出版多种图书，也应以书名立卷，不能以着（译）者姓氏立卷。跨年度的书稿材料，放在图书出版的年度立卷。再版书的书稿材料，应在再版的年度里单位立卷，但应在该书初版书稿档案的案卷备考表里注明再版的年代。

　　材料数量较多的书籍，其文书材料、原稿、付印校样可各立成一个卷，根据图书出版合同规定要退还给作者的原稿，应单位立卷，但需建立“书稿、校样保管卡”，附在文书材料卷里。杂志可按期将文书材料和原稿、付印校样立成一个卷，图画、图片，可根据种类、规格等，将几种图画、图片书稿材料合组成一个案卷。

　　卷内文件排列，按文书材料、校样、原稿的程序排列。在文书材料里，以约稿合同和出版合同前后，按时间分成三个阶段，每一段里再根据文件的历史联系排列。

　　３、归档。书稿正式出版后二个月内，编务应将书稿档案整理立卷、装订好，填好案卷检索号，送书稿档案部门归档，并填具书稿档案移交清单，移交清单应注明书名、作者、原稿页数、校样面数、信件件数、合同页数、审稿单页数等，填具后，要请责任编辑和编辑室主任签名。档案部门应检查核对书稿档案是否齐全完整，如有缺损，应有责任编辑书面说明，并经编辑室主任签署。检查验收合格后，档案部门经手人在移交清单上签字。移交单一式二份，一份存编辑室，一份归档。期刊的书稿材料可在隔年的第一季度立卷归档。图画、图片书稿材料的立卷归档时间可根据实际情况规定。

　　四、书稿档案的分类保管

　　１、分类。书稿档案可分为书籍、杂志、图画图片三大类。

　　２、案卷排列。根据分类方法，每类里的案卷按书稿出版时间先后依次排列。再版书稿档案的案卷应近分类次序排列在再版年度里。出版社书稿档案应与单位的文书档案分开编制案卷目录，案卷目录以案卷的分类排列次序编制。案卷目录应包括案卷顺序号、检索号、原稿库存位置等栏目。原稿库存位置栏用以说明有无原稿、原稿是否与文书材料合并组卷、是否分开存放及存放位置。

　　３、编号。卷号可采取年度流水的办法编制，即将一年所有的卷按案卷排列次序逐一流水编号，也可采取阶段大流水的办法编制，即将一个阶段（或三年，或五年）所有的卷逐年按案卷排列次序按大流水编号。检索号由初次出版年度和书稿名号及版次序号组成。

　　４、排架。书稿档案应与文书档案分库保管。书稿档案上架排列的顺序与案卷排列的顺序不同，每一种书稿档案的文书材料与校样、原稿卷分别按书稿检索号上架排列存放。

　　图画、图片档案多为组合卷，难以编制书稿名号，也不宜采用上述排架方法，但可以参照文书档案的排架方法，按年度结合类别进行排架。底片应与文书材料分箱或分库存放，并在文书材料里注明底片的存放位置。