建筑施工企业档案管理工作完善建议

　　近些年来，建设工程项目的不断增多使得建筑企业的施工任务不断加重，提高建筑施工档案信息的管理水平势在必行。建筑施工档案管理工作的创新应当坚持整体性原则、社会化原则和服务性原则这三种基本原则，同时创新建筑施工企业的档案管理工作，重视社会观念的创新、档案技术的创新和管理知识创新工作，促进建筑施工档案管理的有序进行。

　　1 建筑施工企业档案管理的现状

　　1.1 建筑施工企业档案资料数量较多，档案意识淡薄

　　随着建筑施工工程项目资料数量的不断增多 , 建筑施工企业的质量状况不佳现象也十分突出。一般建筑施工企业的工程档案应当包括准备阶段建筑施工文件资料的整理工作，施工过程中有关工程文件资料的审核工作，项目竣工验收阶段文件资料的递交工作。通过目前建筑工程资料的相关数据表明，建筑企业档案接收的范围和内容在随着建筑业的蓬勃发展不断扩大，但是建筑施工企业往往不注重档案的鉴定工作 , 忽视建筑档案的归档范围 , 容易导致一些具有保存价值的工程资料的遗失和一些无价值档案混入档案的管理中 , 导致一些有归档价值的工程竣工验收、工程结语和工程结算等重要资料归档不全 , 阻碍了建筑施工档案的有效利用和优化管理。施工人员档案意识的淡薄也容易导致建筑施工的质量问题无法得到有效保障 , 使得档案的收集整理工作错过了最佳时机 , 这给建筑工程档案资料的归档问题造成了不可弥补的缺憾。

　　1.2 建筑施工单位的档案资料缺乏真实性和有效性

　　绝大多数建筑施工单位在形成档案资料的过程中常常因为档案保管当导致档案资料不慎丢失或者因制作份数不够导致在移交建筑竣工文件时经常用复印件代替。还有的会因为建筑项目负责人不在施工现场导致一些重要的审批文件和竣工图章的签字工作不完善，施工单位工作人员随意代签的现象极为普遍 ,造成建筑工程档案资料的真实性和法律效力的降低，不利于顺利进行建筑施工企业管理工作的开展。

　　1.3 建筑施工单位对企业资料重视不够 , 归档不及时

　　传统的建筑施工档案管理方式已经难以适应现代化建筑企业的发展要求，建筑施工单位对企业资料的重视不够 , 使得企业档案归档十分不及时。由于整理资料是件苦差事 , 因而管理人员不愿意去认真细干，以至于在建筑工程的收尾阶段 , 绝大多数技术人员往往撤离到了新的工作岗位。建筑施工单位的一般项目部往往缺少专职的档案管理人员 , 使得建筑企业资料往往分散于各个岗位人员手中 , 建筑工程后期人员的陆续撤离使得施工单位留下的人员不熟悉建筑施工企业的档案资料 , 使得档案资料的签字手续极不完备 , 监理人员或者施工单位往往不重视亲笔签字活动 , 拖延了建筑施工单位档案资料的整理时间 , 造成了建筑施工档案的遗失和档案的损坏 , 进而影响了工程档案归档的及时性。

　　2 完善建筑施工企业档案管理工作的对策探究

　　2.1 完善档案管理人员的责任机制

　　国家相关部门应当向建筑施工项目的管理人员大力宣传《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》，使得施工项目管理人员能够熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》和《城市建设档案管理规定》等法规文件。[1]

　　项目管理人员还应当明确档案管理人员的职责 , 增强建筑工程档案管理人员的法律意识和档案管理意识 , 完善档案管理制度和建筑工程标准 , 尤其要贯彻工程档案管理工作的落实，实现纳入工程施工程序计划管理、有关人员的岗位职责和工程项目竣工文件的收集、整理、归档、移交的三纳入制度和布置施工任务、编制工程档案和工程施工进展的三同步制度 , 确保项目施工过程中档案文件的积累、整理、归档工作职责明晰，有法可依 , 有章可循。[2]

　　2.2 确保工程档案资料的真实性和有效性

　　为了确保建筑工程形成文件材料的真实性和准确性 , 项目管理人员在建筑项目施工过程中 , 应当依照相关法律规定明确工作人员的法律责任 , 由项目责任人员负责签字工作 , 绝不允许代签问题的出现。对于确实因为特殊原因不能进行亲笔签字的 , 项目责任人员需要出具委托授权书 , 保证授权委托书与同竣工文件归档保存的一致性。在形成建筑施工档案的过程中 , 应当防止数据或者文字表达错误的出现 , 一旦发现问题，责任人应当立即修改，保证档案资料的真实性和合法性。在建筑项目实施过程中 ,项目管理人员应当将档案工作融入工程建设的全过程 , 积极开展自查工作 , 进行工地的文明考核，跟踪调查工程档案资料的形成和进展情况 , 限期整改检查出的档案管理问题。同时还要注意做好建筑单位文件材料的归档工作，对不同的建筑工程项目进行系统性的整理工作 , 提升档案管理的法律效力和真实性。

　　2.3 增强档案意识，确定施工企业工程档案适当的归档范围
　　
　　建筑施工企业工程档案的归档范围应当包括 : 在工程准备阶段的档案文件材料的整理工作，主要有建筑工程开工审批表的填写工作，建设单位和设计单位的施工图纸的审核工作，建筑工程的规划许可证的申请工作等，做好施工图纸的会审工作和技术交底工作；在施工过程中，还应当做好施工文件材料的整理工作，制定好原材料汇总表，施工设计变更图的修改和完善，建设单位与施工单位检验报告的工程定位测量记录、工程洽商记录、工程质量事故处理记录和隐蔽工程验收记录等；在建设项目竣工验收阶段，还应当正确移交竣工验收报告、详细的竣工图和竣工验收证书等。项目管理人员应当严格按照归档范围做好工程档案的收集整理工作 , 明确建筑施工企业工程材料的归档范围 , 进而保证建筑施工工程档案的完整性和科学合理性 , 实现建筑施工档案的优化管理。

　　3 结语

　　综上所述，随着档案信息化管理在建筑施工企业中的广泛应用，建筑施工企业的档案内容也在不断增多，档案整理工作流程的日趋复杂使得工程行业与档案部门面临的难题也在增多，因而推广运用网络技术、计算机技术和通信技术对采集、加工和适用企业信息具有十分重要的现实意义。项目管理人员应当推广运用信息化方法进行建筑施工行业的档案管理工作，简化编制流程，实现建筑企业施工档案的高效管理。

　　参考文献：
　　[1] 邢补团 . 浅谈建筑企业档案管理 [J]. 山西建筑 ,2013（16）：224-225.
　　[2] 张雪云 . 建筑工程档案管理的现状问题及解决措施 [J]. 中国新技术新产品 ,2012（12）：11-13.