完善企业档案管理工作的几点意见

　　1 前言

　　随着我国经济发展方式的转变，企业作为经济社会发展的主力军也得到迅猛发展。档案在企业的生产经营中发挥着越来越重要的作用。然而，由于部分企业领导没有充分认识到档案管理在企业管理中的重要性，档案资料没有发挥应有的作用。本文就企业档案管理工作谈几点思考意见。

　　2 完善企业档案管理工作的几点意见

　　2.1 创新档案管理体制

　　随着企业改革的不断深入，在现代产权制度、现代企业制度的规范下，企业档案工作正在经历前所未有的发展变化。要大力推进档案管理体系和管理制度的完善与创新，健全行之有效、广泛参与的档案管理制度，使档案管理更加符合现代企业制度的要求，适应和满足企业发展需要。建立健全档案工作机构，配备与工作相适应的专职档案人员。企业集团档案人员的配备要满足本部档案工作和对所属企业档案工作进行监督指导工作的需要。要建立以企业集团档案部门为核心，所属企业、各职能部门专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系，明确分工，细化职责。要将档案工作纳入企业整体发展规划和工作计划，纳入企业领导的议事日程，纳入企业的管理流程，纳入企业各部门和有关人员的岗位职责和考核机制。形成纵向到底、横向到边的档案管理网络，确保档案管理规范有序运作。

　　2.2 制定档案管理制度

　　档案管理制度要与企业管理模式配套，实施档案管理业务流程再造，对档案工作的各个环节实施节点考核制度，加强档案管理工作的规范化、制度化，保证档案管理职能的发挥。引入考核监督机制，并保证有经济责任制考核的措施，强化制度的可操作性和执行力。企业引入档案移交的质保金制度，也有的引入月度指标考核制度。这些制度都规范和促进了档案管理水平的提高，使档案管理不断迈向标准化，为企业的协调发展打下基础。

　　2.3 提高档案管理水平

　　《企业档案工作规范》是国家档案局按照社会主义市场经济发展的需要，依据档案法律、法规，结合并吸取企业档案工作多年实践经验制定的，是我国第一次系统、全面地对企业建立和开展档案工作提出的基本要求，是企业档案工作行为准则和档案业务建设的依据。企业应按照《企业档案工作规范》重新修订归档范围和保管期限。档案收集归档是档案室工作的重中之重，要结合企业的实际情况，重新审定归档范围是否做到了对企业各项工作和环节的全覆盖，并使之具体明确，便于操作。

　　要加大维护职工权益和与“人”密切相关的文件材料的归档力度，特别要注意重大活动、突发事件档案和资质证照、电子数据、照片音像、实物等特殊载体档案的收集和管理，千方百计做到该归档的一定要归档。企业档案工作要将文书档案、会计档案、业务档案、设备档案、纪检信访档案等移交档案室统一管理，最大限度地保证档案安全和保密，实现档案信息资源共享。制订严格的库房管理制度和责任追究制度，制订突发事件应急预案，确保档案的安全。要严格划定档案保管期限，对涉及国家秘密、企业利益和员工权益的档案，要从长从严确定。认真履行档案销毁制度和程序，要特别注意电子档案的保密和信息安全。有的企业档案人员不稳定，档案底数不清，极易造成档案混乱和丢失，要引起足够的重视。

　　2.4 建设档案信息系统

　　信息化是是推动经济社会变革的重要力量。企业信息化有力地推动了传统产业的改造和提升。企业档案工作要跟上企业信息化的步伐，适应企业发展的需要。企业档案信息化建设应坚持技术与管理并重，以管理统领信息技术，以信息技术促进规范管理。档案信息技术应用要服从和服务企业管理的需要和企业信息化建设进程的整体要求。将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步。企业档案部门要与信息化建设部门紧密联系，密切沟通，提出档案信息化的基本要求，实现档案管理系统与企业信息系统的无缝链接。企业档案管理系统应与企业所有管理系统（如设计、生产、经营、财务、管理、服务等）相衔接，支持实时浏览，具有网络检索功能，能够进行收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表、鉴定销毁、数据输入输出及格式转换的控制与管理，确保档案部门对本企业各类电子文件的收集、整合、控制和传递。同时，注意多介质存储、备份。明确电子文件的归档范围，电子文件应与纸质文件的归档范围一致，文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交。电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

　　要加快对传统载体档案的数字化，有计划地对重要的、利用率较高的档案等进行数字化处理，实现计算机检索，在最大限度保护原件的基础上方便查找利用，逐步实现远程利用服务。档案信息化的主要目的是为了方便利用。要充分利用信息技术，以档案展览、档案编研、档案专题片、档案利用效果宣传等形式主动开发档案信息资源，为企业各项工作提供有效服务。

　　2.5 提高人才队伍素质

　　做好企业档案工作的关键是要有一支具有较高素质、懂业务、会管理的企业档案人员队伍。随着科技进步和社会发展，档案工作已经逐步摆脱了传统的管理模式，现代信息技术的应用给企业档案工作带来了新的挑战。加强档案人员队伍建设，培养一批优秀的适应现代企业需要的企业档案人员，对企业档案工作的可持续发展尤为重要。企业要把档案人员和档案专业学习培训纳入企业员工培训计划，选送档案人员参加在职培训和更高层次的专业学历教育，不断提高他们的理论水平、业务能力和综合素质。有计划地引进人才，鼓励和支持优秀人才到档案部门工作。企业档案馆还应配备信息管理、档案开发和研究人员。支持档案人员申请评聘档案专业技术职务，在设置档案工作岗位时，要兼顾相关岗位之间的关系和待遇，对在档案的收集、整理、保护和提供利用等档案工作做出成绩的集体或个人，给予表彰和奖励。大力开展学习先进活动，向档案系统先进人物学习，爱岗敬业，甘于寂寞，无私奉献，自强不息。

　　3 结语

　　总而言之，做好企业建档工作是企业管理的一项重要的基础性工作，我们要加大宣传引导力度，通力协作、真抓实干、扎实推进，促进企业档案管理工作达到新水平，为加快企业经济发展做出新贡献。

　　参考文献：

　　[1] 于长杰 . 对企业档案管理工作的思考 [J]. 内蒙古煤炭经济 ,2008（1）：117-118.

　　[2]王媛。新时期民营企业档案管理问题及解决对策[J].兰台世界：中旬 ,2015（1）：86-87.