高校基建档案的形成、积累与控制工作

　　高校基建档案是基建工作的真实反映 , 是建设项目的工程从审批、勘察设计、审批、开工、完工验收的全部过程中形成的有保存价值和依据的笔记、图像、声间等记录。它是高校长期发展建设工作的依据。随着社会的发展，高等教育的发展 , 地方性院校为适应社会经济发展的要求 , 不断扩大办学层次 , 改变办学设施 , 建设项目增多 , 建设过程中形成的各种档案材料不断增多。从基建档案的内容 , 如何规范化管理好建设项目的档案资料 , 使建设项目的各种档案资料在学校的建设过程中发挥作用 ,是档案管理人员都应该思考的问题之一。作为建设项目档案资料的管理者 , 应当积极参与学校建设项目档案的归类和整理 , 保证基建档案收集的整齐 , 对于发挥档案的利用和管理作用 , 促进高校建设具有很重要的意义。

　　1 高校基建档案的内容

　　（1）可行性研究报告。主要是对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行，进行全面分析、论证，作出评价。

　　（2）征地文件。征用土地的表册、附图、审批文件、以及经济补偿方面的协议书等。

　　（3）设计文件。为审查部门而提供的各种设计文件，为施工图纸设计提供可参考的依据，内容包括：设计说明、设计图纸、材料及设备明细表、概算书。

　　（4）施工图设计文件。是在设计最后阶段形成的文件。是为了满足施工需要的设计，必须详尽而准确地标出工程的全部尺寸及用料，包括建筑总平面图，建筑平、立、剖面图，建筑构造详图，水、暖、电专业的管道（线路）平面图、系统轴测图、原理图。

　　（5）招、投标文件。项目招、投标过程中产生的文件。

　　（6）设计变更通知单。在施工过程中，工作人员发现施工图有差错的时候，或者因施工条件的变化、材料规格的变化、品种的更换、质量符合施工要求参与项目建设的有关方面提出合理化建议等，需要进行更改，经设计单位核定后，形成设计变更通知单。

　　（7）建设监理文件。项目建设监理在监理过程中形成的依据文件和工作文件。依据文件包括监理规划、监理大纲、监理各专业细则，工作文件包括监理通知、备忘录、会议纪要、开（停、复）工令、支付证书、监理月（季、年）报表等。

　　（8）声像材料。项目建设全过程形成的反映工程原貌、质量、事故处理的照片、录音、录像、光盘等。

　　（9）竣工验收文件。在项目竣工验收过程中产生的系列文件，包括项目竣工验收报告、全部竣工图、项目质量评审材料、竣工验收会议决议文件。

　　2 做好基建档案的形成、积累与控制工作
　　
　　2.1 建设单位的形成和积累工作

　　为了使项目档案工作与项目建设进程同步，从立项开始，建设单位就应在基建计划和个阶段的检查、验收安排中纳入项目档案工作的内容。要特别注意收集、积累项目筹建初期形成的立项的请示与批复文件、整地拆迁材料、工程设计、工程施工的招、投标和合同签顶等活动中形成的文件材料。

　　建设单位档案部门或人员可根据《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的要求展开积累工作。

　　2.2 施工单位的积累、形成工作

　　施工阶段是项目文件材料形成、积累的关键阶段形成的文件材料是项目基建档案的主要组成部分，数量在整个项目档案中占相当大的比重，施工单位可以按照国家规定需向建设单位移交的施工文件的范围做好积累工作。

　　2.3 建设监理单位档案材料的形成与积累工作

　　2.3.1 项目监理工作依据性文件材料

　　主要产生与项目监理组织内部，如与项目法人签定项目监理合同，监理规则、各专业实施细则等。

　　2.3.2 项目监理工作性文件材料

　　主要是为了履行监理职责，监理单位与相关单位产生的文件。如项目法人、设计单位、施工单位、建设单位、质量监督站、以及环保、公安、交通、税务等部门形成的往来文件。

　　3 不断增强档案信息理念，创新档案管理制度

　　随着高校基建制度改革的不断完善和信息技术的应用，基建档案单位积极探索高科技手段管理和开发基建档案信息资源，促进了基建档案工作水平的提高。

　　（1）不断推进系统化信息管理水平。基建科要住计算机普及的有利契机，不断更新换代，增强软件功能，搭建了基建信息网络，实现信息共享。

　　（2）不断加快信息化推广速度。基建档案信息数据库推广和普及。梧州学院将档案数字化推向基层，完善了基建档案信息库建设，基本实现了基建信息数字化，并建立了基建档案电子信息管理制度。

　　（3）不断提高信息化水平利用率。逐步对基建档案数据分析、预测研究，不断的深度开发利用。通过系统终端实现基建档案信息快速查询，提高了服务效率，扩大了基建档案信息应用范围，同时也减少了对最初档案的查阅次数，保护原始档案。

　　参考文献：
　　[1] 钟敏 . 加强高校基建财务管理的实践与思考 [J]. 湖南科技学院学报 ,2005（7）。
　　[2] 贾树良 . 高校房产档案信息化建设存在的问题及对策 [J]. 辽宁工程技术大学学报 ,2009（2）。