档案信息化管理工作的问题探析

　　档案工作一直是我国社会发展过程中非常重要的一项内容，其在社会发展的过程中也发生了很大的变化，当前，电子档案数量越来越多，这对传统档案管理来说是一个巨大的挑战，所以在这样的情况下，也给档案管理工作者提出了更加严格的要求，对于档案管理人而言必须要加快工作方式和工作思维的转变。

　　1 电子文件长久保存和长期可用问题

　　在当前的档案管理工作中出现了数字化的档案数据，人们也将这种档案数据称作是电子文件，电子文件和纸质文件在很多方面都存在着非常明显的不同，而在这种转变的形势下主要存在着三个比较关键的问题，一个是电子文件的长久保存问题，数字化档案自身存在着一定的复杂性，其在读取方式上都是比较特殊的，所以这样一来也给电子档案的长时间保存带来了非常大的难题。 一个是电子档案的证据力和法律效力的问题，在这一过程中主要包括了数字档案的真实性和可靠性以及其获取信息方式的合理性和合法性等等。

　　最后一个问题就是数字信息化载体之间的依附关系。 在数字信息存储和处理的过程中人们都是要通过相应的设备来完成，所以数字化信息在运行和应用的过程中和元数据、数据自身的格、软件系统和硬件系统等都有着非常强的关联性，所以电子文件档案在形成和应用的过程中复杂性和多样性是非常强的。

　　所以要想解决上述这几个问题就一定要在实际的工作中应用以下几种方式对其进行全面的处理。 首先是可以通过制定相关的法规对文件的具体格式和类型进行规范，在文本的格式上要选择比较常见且通用性也非常强的类型。 在实际的工作中就是要选择那些通用性较强的几种形式， 这样也就使得文件自身的复杂性不断的降低，同时其自身的可控性也在这一过程中不断的增强。 其次就是要对电子文件当中一些重要的元素进行全面的、严格的控制，这样才能更好的保证电子档案信息的真实性和可靠性。 最后一个就是要不断的采取有效的措施延长设备自身的寿命，同时还要在这一过程中还要优化设备对相关信息的处理方式，只有这样，才能更好的保证其自身的功能性和科学性。

　　2 双轨制与双套制问题

　　出现双套制的一个非常关键也非常核心的一个原因就是档案管理的模式还是处在纸质时代当中，在工作中，管理人员对电子档案管理的相关技术掌握情况还不是很好，对电子档案可不可以进行长久的保存也没有一个比较全面和清晰的认知。 其次是在我国相关的档案管理部门当中还没有一个相对较为完善的无纸化战略措施，所以在这一过程中也就使得很多工作人员还依旧停留在纸质档案管理的工作思维当中，虽然我国出台了一些制度性的规定面，但是这些制度并没有从根本上解决电子文件长久保存的问题，所以对这方面进行进一步的规范还需要我国的档案管理机构不断的努力。

　　双套制还有一个重要的表现就是国内很多档案馆在工作中只是将纸质档案变成了电子档案的形式，为了能够使得档案馆的馆藏更加丰富，同时也使得网络能够得到更加广泛和充分的应用，一定要充分的根据档案应用的实际情况和需求对其进行全面的控制和管理，准确的对档案的内容进行定位，如果在实际的工作中只是一味盲目的去将纸质档案进行电子化处理，我国档案信息化建设的质量和水平都会受到很大的影响。

　　所以在我国的档案信息化建设过程中如果不能采取有效的措施来解决双套制的问题，我国的档案信息化建设也会受到十分不利的影响，信息化在发展的过程中都比较重视无纸化，在这一过程中无纸化也成为了一股重要的推动力，所以其对于信息化建设也有着不容忽视的作用。

　　要想更好的解决双套制的问题，只是依靠技术解决方案是远远不够的，在这一过程中一定要加强制度建设，这和我国的信息化建设水平有着非常密切的联系，此外在这一过程中还要建立一个更加科学和完善的无纸化管理制度，在这一过程中要做好两个方面的工作，一个是档案工作模式和思维的转变，而另一个就是要加强管理机构的建设，从而使其能够在一个比较好的大环境中得以发展和完善。

　　3 电子文件运动规律与档案管理模式的选择

　　近年来，关于文件生命周期理论和文件连续体理论 * 的争论十分引人关注。 信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。 这是这场争论的意义所在。

　　文件生命周期理论与文件连续体理论的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。 文件生命周期理论强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。 而文件连续体理论认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。

　　当前，我国的网络技术在不断的发展，同时这样的大形势下也使得我国系统业务的连续性和关联性大大的增强。 所以如果在实际的工作中不能很好的对其在制度上和文件管理上提出更高的要求，就可能会使得系统中的电子文件无法在较长的时间得以妥善的保存。 因此在实际的工作中应用整体系统性的思想是有着非常积极的现实意义的。 我国也正在朝着这个方向发展，但是从我国档案管理工作的价值取向上来看，电子文件的管理要素控制，并不能完全取代档案价值高低的判断， 同时也不能对不同的档案信息进行处理，在当今这样一个时代，这一点是非常关键的。

　　结束语

　　当前我国的档案管理工作已经出现了非常明显的信息化发展趋势，这使得我国的档案信息管理质量和管理水平有了非常显着的提升，但是从某些角度上来说，我国的档案信息化管理工作中还存在着一定的问题，这些问题对我国档案工作的发展会产生非常不利的影响，所以，我们必须要采取有效的措施对其进行全面的控制和处理，保证档案工作的质量和水平。

　　参考文献：
　　[1] 王美琴 . 我国档案信息化过程中的主要问题及对策 [J]. 档案学研究，2011（1）。
　　[2]薛云。站在新的历史起点上 努力推动全省档案事业科学发展 [J].兰台内外，2011（1）。