基建档案和文书档案电子化管理策略

　　1 当前基建档案及文书档案电子信息化管理的不足之处

　　1.1 工作被动，管理滞后

　　由于企业缺乏对档案管理的重视，使得档案管理人员没有参与到企业的工程规划和建设规划中。企业在进行工程规划时，通常会召开内部主管部门的会议，由各部门主管参与决策。主管们会根据工程投招标的情况决定是否参与竞标，并在中标后制定工程建设的具体方案。但是在这一系列的过程中，都没有档案管理人员参与其中，使得档案管理工作出现了一定的滞后性。而且在整个工程的施工过程和竣工后的验收过程中，也没有相关部门通知档案管理人员进行归档，往往是在工程验收一段时间之后，档案管理人员才收到通知，导致基建档案的管理工作非常被动。

　　1.2 档案意识不强，归档质量不高

　　企业的档案管理部门与施工方缺乏交流，在基建档案管理方面没有达成共识，使得档案收集、编制的质量不高，档案部门的基建档案数量不齐全，如土地证、产权证、消防资料等重要文件发生了遗失，导致企业在查找基建档案时出现了空档，对基建档案的管理工作造成了严重的负面影响。而且由于基建档案管理工作的滞后性，没有签字盖章的文件资料很难在工程竣工后补齐，将文件扫描进电脑后缺乏有效性，导致基建档案电子化程度较低。

　　1.3 较低的电子化档案利用率

　　由于人们习惯将文字写在纸上，使得大多数的档案文件都是纸质文件，而将档案文件信息化就需要将纸质文件的内容录入到计算机中，这是非常庞大的工作量，需要文书核实每一项档案信息，以保证录入信息的准确性。当文书完成这些工作后，人们又不能完全信赖计算机，认为在纸上记录的才是最正确的，导致保存档案文件的计算机只是用来复印和编辑的，不能发挥其应有的作用，人们查阅档案时，依然选择纸质文件。而且在工作中会不断产生新的档案，这些档案大多都是用纸张记录的，使得企业的纸质文件无法被取代，再加上人们始终无法完全信任计算机，导致档案的电子化发展面临着巨大的挑战。

　　1.4 电子文件对设备存在着严重依赖性

　　计算机上有特定的档案管理系统，文书需要将档案录入到系统中，并及时保存，才算完成信息的录入。如果在这个过程中突然发生停电、计算机故障或者是系统崩溃，之前录入的信息来不及保存，就会导致已经录入的文件丢失，之前的工作全都白费了。而且计算机只有在有电和网络的时候才能进行电子信息的录入和共享，如果没有网络，只能是信息的录入和查阅，无法做到共享；如果没有电，那么计算机就无法工作。由于电子文件对计算机存在着严重的依赖性，所以给档案的电子化管理带来了很大的困难。

　　1.5 档案电子化管理的标准化、规范化开展亟待提高

    保证所有的信息管理电子化的基本要求是所有的基础工作都需要做到规范化、标准化，不过因为诸多原因，档案业务的基础性不好，案卷质量也较差，尤其是各类档案的着录细则不具备一定的相容性，传统软件不具备较强的移植性，使得档案自动化工作不具备统一标准，而不能综合实施、按照统一标准进行推广，这也就严重阻碍了信息工作电子化的发展。

　　2 关于做好基建档案和文书档案电子化管理的对策

　　2.1 严格区分各类档案，努力做好管理工作

　　档案管理人员应区分开文书档案和基建档案。企业基建项目的文书档案，通常是指该项目中各类请示报告、批示以及为办理项目与外单位的往来文书、复函等。基建档案，是指项目工程的各种图纸、委托书、设计施工可行性报告以及协议等。档案管理人员应具体问题具体分析，并对于有交叉的档案建立互见标识制度。如，关于项目设计方案的批复属文书档案，该档案形成时，相应项目的基建档案具有滞后性，因此，应在文书档案与基建档案中设立相互参见标识或注解。档案管理人员应按照相关的法律法规，根据文书档案和基建档案的保管期限来划分二者的归档范围，在计算机上设置两个管理系统，分别管理文书档案和基建档案，以便于企业工作人员的查阅和使用。

　　2.2 使用统一标准的档案软件

　　基建档案数据资源共享的实现比文书档案数据资源共享要困难得多，因为基建档案的形成是跨系统、跨部门，而各系统、各部门还没有使用相同的档案管理软件，如果各单位不是使用统一的基建管理软件，就会存在着系统文件格式标准和数据库的设置不同等问题，这将影响数据资源共享的实施。在基建档案管理软件功能方面，软件实用性和灵活性两方面要完美地结合，即软件设计要人性化，不仅便于档案管理人员操作，有完善的在线帮助系统，能够帮助档案管理人员解决工作上遇到的问题，而且软件要符合不同行业的需求，由用户自行配置系统模块的衔接和使用权限的审核。此外，基建档案管理软件必须具有较高的安全性能，包含数据存储的安全性、系统必须提供多种存储备份方法，保证数据的安全；数据要有相应级别的安全管理措施，防止被非法修改、删除，保证数据的原始性。

　　2.3 基建档案电子文件格式着录必须标准化

　　基建档案在基建活动中形成的文件材料，根据载体可以分为文书文件、图纸、计算书。要建立基建档案数据资源共享的着录和检索体系，在各个工作阶段各个职能部门中对文书文件、图纸、计算书等信息进行着录存储。着录的条目和电子文件数据的格式要标准化、规范化，以建立专业性、地区性或全国性的文件中心和联机检索中心，为档案管理部门对基建文件材料进行立卷、编目提供便利。

　　2.4 电子文件和纸质文件共存，实现文档一体化工作制度

　　纸质文件有着极高的历史价值，应作为珍贵材料进行保存，而电子档案的实用价值很大，在实际的工作中能发挥出巨大的作用。

　　所以企业应将电子文件和纸质文件一起保存，当电子文件有不明确的地方时，用纸质文件作为参考，双管齐下，实现档案的互补。

　　2.5 建设专职队伍，提高管理水平

　　随着当今世界信息爆炸式地增长，档案管理也由过去的劳动密集型转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这就要求管理者应具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握。此外，还根据利用者要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任。因此，有关部门应加大档案人员的培训力度，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识，尽快做好传统档案管理向数字化管理转型的工作，努力提高电子文件管理水平。

　　实现企业档案电子化管理的工作重点在于制定完善的管理制度，提高文书的技术水平，并在日常工作中将档案的归档工作做好，才能提高档案的利用率，为企业带来更多经济效益。

　　参考文献
　　
　　[1] 姜芳。浅谈文书档案的科学发展化管理[J].吉林地质，2013（1）。
　　[2] 李红。浅谈文书档案的科学管理[J].黑龙江科技信息，2012（14）。