应收账款企业案例分析

　　4 案例分析

　　4.1 企业概况

　　中国冶金地质总局一局（以下简称一局）成立于 1979 年，主要从事经营范围为地质矿产勘查与开发、地质勘查工程科研、地球物理地球化学勘查、地质工程测绘、地质样品化验与测试、工程勘察、岩土工程技术开发应用、超硬材料及制品研制、建筑设计与施工监理、相关社会服务。

　　一局为事企混合单位，共有 5 个产业板块，即地质勘查板块、矿业开发板块、地理信息板块、工程勘察和建筑岩土工程板块及非主业板块。其所属二级单位分为事业管理单位、企业管理单位和改制企业。 其中，地质勘查板块、工程勘察和建筑岩土工程板块是形成该企业应收账款的主要板块。

　　本企业共有事业管理单位 14 个，分别是：9 个野外地质队、第一地质勘查院、测绘大队、超硬材料研究所、职工医院及局本部。全资公司共 9 个，分别是：中冶地勘岩土工程有限责任公司、河北天元地理信息科技工程有限公司、天元矿业有限责任公司、三河市金苑物业服务有限公司、三河金苑电热有限责任公司、秘鲁金通矿业有限责任公司、唐山中冶地岩土工程有限公司、邢台华鑫勘察基础工程有限公司、邯郸市鑫地勘察基础工程有限责任公司。投资持股企业 3 个，分别是：秦皇岛天元五一五钻探工程有限公司、正元国际矿业有限公司、正元置业有限公司。 其组织结构如下所示（图 4.1）：
　　
　　4.2 应收账款管理现状

　　目前，一局应收账款管理由风险管理部总体协调负责，该企业资产财务部、审计部、战略投资部等有关部门予以积极配合，且每个部门中均有 1-2 人负责具体的应收账款管理工作。该局成立之始，因使用现金结算方式较多，从而提高了企业流动资金的使用效率和周转速度，为进一步发展提供了有利条件。但近年来，该局高速发展，规模不断扩大，主营业务收入和利润总额迅速增长，其市场占有率逐年有不同程度地提高，越来越多地使用赊销方式进行交易，其应收账款金额逐年明显增加（详见以下表②所示）。【1-3】

　　
　　从图 4.2 可以看出，该企业应收账款余额从 2010 年的 1.8 亿元大幅增至 2013 年的 6.49 亿元，增加 4.69 亿元，增长率为 260.23%。其中，2011 年比 2010 年应收账款余额增加5155.33万元，增长率为28.62%；2012年比2011年应收账款余额增加2.45亿元，增长率为 105.86%；2013 年比 2012 年应收账款余额增加 1.72 亿元，增长率为36.05%。2012 年 3 年以上应收账款余额比年初增加 634.54 万元，计提的坏账准备增加 463.71 万元。该企业 2013 年应收账款余额已占到企业资产总额的 30%以上，占到流动资产总额的 40%以上，且逐年增长速度已远远超过企业收入逐年增长速度。显然，企业大量资金已被对方（或客户）无偿占用，这就严重影响了企业流动资金的周转，降低了资金使用效率，加大了企业经营风险和坏账风险，在一定程度上制约了企业发展。

　　4.3 应收账款管理中存在的主要问题

　　4.3.1 应收账款内部控制制度不完善，内部管理不规范

　　从图4.1可以看出，应收账款增长较快，至2013年1-11月应收账款规模达到6.49亿元，工勘业和地勘业增幅较大，分别增长 66.43%和 19.85%。应收账款的快速增加，增大了经营风险，也导致经营资金紧张状况加剧。这说明应收账款清收效果并不理想，导致各产业经营资金的严重短缺，严重影响了生产经营工作的正常进行。同时由于应收账款的居高不下，计提的坏账准备也大幅度增加，影响了当期利润的形成，使经营效果不能很好的体现。总之应收账款的增加制约了各产业的快速发展，成为全局生产经营中的瓶颈问题。因此，说明本企业在应收账款内控体系制度方面有待加强和完善，同时应努力加强内部管理执行力度。
　　
　　1.客户信用管理方面实施不到位。如对金额较大、风险较大的客户（100 万元以上）尚未进行有效监督；对资信评价状况较差、资金实力薄弱、不能提供相应担保的客户，未充分考虑风险规避仍然进行交易。

　　2. 在合同管理和审核方面有待进一步加强管理。例如企业对某些签订的重要客户的合同管理松散，审核不仔细，未能考虑合同中存在的潜在风险。企业应通过债权转让、债权抵消或者项目转让等方式，有意识的将可能产生风险损失的项目或者与风险损失有关的财物转嫁给其他单位或个人承担。

　　3.企业对金额大或账龄长（尤其是 3 年以上）的应收账款没有及时地进行统计和分析，也没有与对方进行及时对账，没有明确购销双方的债权债务数额，造成对账单传递、记录可能发生误差，尤其是可能会产生金额大、账龄长的应收账款，增加坏账损失和收账成本，增大企业的经营风险，使企业遭受一定的经济损失。

　　4.因应收账款的管理人员和具体工作人员每年几乎都有相应地调整，而调整前后负责应收账款的人员未能进行及时交接，致使应收账款不能及时地回收或足额收回，从而影响企业流动资金的周转速度。

　　4.3.2 企业经营考核制度不健全

　　因应收账款的管理未能与企业年度考核挂钩，故企业的一把手或高级管理人员对应收账款的管理重视不够，这也是形成坏账准备或呆账的原因之一。有时，为调动销售人员的主动性，往往只将工资报酬与销售任务挂钩，而忽略了产生坏账的可能性，未将应收账款纳入考核体系。因此销售人员为了个人利益，大量采取信用销售方式销售商品，导致应收账款大幅度上升。而对这部分应收账款，企业并没有采取有效措施，要求相关部门和经销人员全权负责追款，最终变成逾期应收账款或坏账，增加应收账款坏账损失率。

　　另外，企业对应收账款清收部门不明，管理部门之间存在互相推诿的现象，导致回款不能及时回收，影响企业的长期发展。

　　4.4 对应收账款管理的改进建议

　　该企业对以上应收账款规模和损失风险逐年增大等情况，应在全面分析经营形势、可持续发展及全局总体经营状况的基础上，对所属各产业开展应收账款专项督导工作，重点加强应收账款管理的规范化、程序化、制度化，强化应收账款管理制度的执行力，加强应收账款回收。

　　4.4.1 加强应收账款事前管理企业应有一定的应收账款坏账准备的风险意识，做好计提坏账的前期准备、内控制度建设等事前管理基础工作，降低企业发生坏账风险的可能性，建立、健全客户信用信息制度。企业要对客户的资信进行较为全面的调查，对客户的品质、能力、资本、经济状况等进行客观评价，以此来判断企业是否与其进行信用交易。逐步健全企业销售部门内部的分工与合作，明确各个岗位工作人员的相关职责。

　　4.4.1.1 加强内控体系制度建设,确保账款回收
　　
　　1.建立具体的应收账款内部控制评价流程

　　(1)设立年度应收账款内控控制评价问卷调查表

　　企业应每年度建立本单位应收账款内控评价问卷调查表制度，有利于企业各相关部门及时掌握年度应收账款变化情况。例如，通过对企业销售部门制定的销售政策、信用政策进行评价等可以了解企业在销售方面的内控情况，以便对客户进行信用动态评价，及时更新客户范围，尤其是对其信用评价较差的客户终止往来；通过对企业应收账款及坏账准备方面的内控评价，企业可以掌握最新的应收账款账龄情况，如对超过 3 年以上或金额重大的应收账款，企业就要安排相关人员对其积极催收；企业对其坏账准备计提制度进行内控评价，可以看出是否对经催收确实难以收回的应收账款按照制度规定计提了一定金额的坏账准备，有无虚增利润、夸大经营成果的情况等。【4】

　　
　　(2)建立应收账款内部控制评价指标，科学、合理对应收账款进行评价

　　企业通过建立相应销售和收款内控评价指标，可以对应收账款进行科学、合理地评价。即企业通过对销售和收款有关具体指标进行评价，可以更量化地、更程序化地对应收账款进行日常管理，以便在销售、收款各个环节对应收账款进行更加有效、准确地管理，如一旦出现问题企业可以迅速地查找出是哪个环节出现了错误，并及时采取有针对性的补救措施，降低坏账风险。【5】

 

　　
　　(3)建立赊销业务流程

　　通过建立赊销业务流程，可以更好地对应收账款进行客户档案管理、客户信用评价及赊销额度等事前控制，有效避免或尽量减少因客户档案不完整、准确、未正确评价客户信用、赊销额度未经有效程序审批等带来的应收账款事前管理风险。【6】
　　

　　(4)建立催收应收账款流程，确保欠款及时回收
　　
　　企业应建立适合本企业的应收账款催收流程，明确每个流程的负责部门及责任人，努力保证及时收回欠款，避免因未及时清收而形成大量的逾期应收账款，大力确保所有款项按时回收。【7】

　　
　　(5)建立坏账准备流程，准确提取坏账准备，降低坏账损失

　　企业应建立坏账准备流程，尤其是坏账审批制度，对无法联系欠款客户、坏账资料不真实和不完整的应收账款需按照规定程序进行坏账处理，减少坏账风险。
　　
　　2.建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度，分析研究逾期应收账款的形成原因，有针对性的采取不同的策略
　　
　　该企业应根据逾期账款的发生原因有针对性的采取不同的措施，例如对属于恶意拖欠的客户应采取诉讼、申请支付令等法律手段追索的策略；对因客户经营不善或因资金被挪用等临时性经营困难的，可以采取签订还款协议、承诺函、出具担保等策略；对因我方施工质量等原因导致对方拒绝付款的，可采取给予折让或其他补偿形式、签订补充协议等策略；对因客户经营极度困难无望扭转的，可采取财产担保、折让、以物抵债等策略。对于账龄时间长、追索成本大、回收可能性小的应收赃款，可以采取做呆账坏账处理掉的策略，等等。

　　对应收账款进行分类管理，制定回款情况表，落实回收责任人，并针对不同性质的应收款项，采取不同的方法和程序。建立应收账款管理回款责任交接制度，并严格执行。加强对合同的评审与合同执行签证管理，规避收款风险；完善应收账款挂账手续。应收账款挂账应有对方单位书面确认证据（签证、结算单、决算单等），并进行定期现场对账、函证。

　　3.制定应收账款督导制度⑩
　　
　　（1）督导目标

　　全局应收账款周转率达到行业良好值水平，各产业单位应收账款周转率达到行业良好值水平，完成值不低于上年实际值，行业良好值水平以下的，比上年提高 5%以上。

　　其次，还应建立各单位年度控制指标，保证应收账款及时回收。

　　（2）督导原则
　　
　　按照被督导单位情况和部门职能分工，业务部门、审计部门、财务部门、法务部门连动，本着各负其责、相互协调、相互配合、及时沟通、共同促进的原则，开展应收账款督导工作。要把握好系统推进和重点突破，先重点突破，再系统推进，系统推进促进重点突破。建立责任体系和预警机制。从制度设计和行政责任归属上，构建一局应收账款管理的立体网络。

　　（3）督导方式

　　以现场督导为主，督导组现场逐项目进行梳理分析，针对去年督导发现的问题进行复查，查找应收账款管理中存在的问题和薄弱环节，提出清收建议；与有关责任人员沟通，对应收账款逐笔梳理，核实其收回的可能性和收回金额、收回时间，研究确定清收工作重点和目标。

　　（4）督导内容

　　首先，由局风险法律事务部督导各单位应收账款所涉风险、法律等方面相关事宜。如合同签订合法、合规性情况，重大合同的送审情况,大中型项目法律手续的取得情况；对风险较大的应收账款，指导下属单位提起诉讼、向债务人寄发类似催款函等书面邮信；建立、管理客户信用档案、信用风险分析、科学制定客户的信用额度、施工风险评级情况、应收账款交接的风险管控情况等。

　　其次，由局审计部负责督导各单位应收账款真实性、清收职责落实和责任追究等。如应收账款的真实性、完整性；责任单位和责任人清收责任、目标落实情况；应收账款预警情况、清收措施的有效性及清收效果；应收账款损失责任追究情况等。

　　最后，由局资产财务部负责督导各单位应收账款核算情况，台账建立、账龄分析、坏账准备、债务重组、奖惩制度建设等。如应收账款账务处理和基础台账资料建立情况、应收账款账龄分析情况、应收账款坏账准备计提转回和核销情况、应收账款的债务重组情况、应收账款清收奖惩制度建立情况等。

　　4.建立、完善应收账款内控体系管理系统软件
　　
　　应收账款内控体系管理系统主要是管理客户、出库单、发票、收账等，是 ERP 系统中一个非常关键的系统，可以实现物流、信息流、资金流的高度集成与互动，将销售、物流、计划、生产、采购、财务全集中在同一个系统平台，相互影响、监督、控制和调整，从而更进一步地对应收账款各环节进行控制。企业需请专业的软件开发公司开发出一套适合本企业产业经营特点的应收账款内控管理系统，如建立应收账款客户信息管理、账龄分析等重要部分模块，提高流动资金周转速度，加强客户信息和信用控制，从而减少经营和坏账风险。

　　4.4.2 加强应收账款事中管理

　　首先，应加强对销售合同的管理。销售合同的管理，是指依据相关法律法规和制度规定对本企业销售合同的签订、履行、变更、解除以及纠纷处理所进行的一系列活动的管理。该项管理贯穿于企业销售合同实现的全过程，是企业经营管理的一个重要组成部分。如对金额较大（视企业规模情况定）的销售合同应当有专门的岗位或人员管理，企业人员与客户签订合同要有其主管负责人的授权；签订销售合同后，若有需对合同具体内容变更的，双方要进行协商，达成一致意见后签订补充合同或新合同。

　　因此，企业应加强管理销售业务处理的具体过程。例如，对收款、开具提货单、发货、结算等应收账款关键环节的事中管理。

　　其次，需强化全面风险管理机制, 积极开展合同履约管理工作，制定详细的工作实施方案。通过工作的开展，将合同管理重点由事前风险防范延伸至事中控制阶段，加强对合同进入履行阶段的权利行使和义务履行的重要节点进行合法、有效地实施和控制，防范合同履约的法律风险，依法维权，避免应收账款挂账时间长，产生坏账风险。规范合同评审、履约流程，使合同评审、履约制度化。加强各级单位合同风险防范意识，增强合同意识，增强履约意识，提高依法维权意识，做好源头控制，加强全面风险管理,促进合同履约。
　　
　　1.加强销售合同岗位及其职责管理

　　（1）不相容岗位的管理

　　是指将销售合同的承办岗位与审批岗位分离、销售合同的承办岗位与印章管理岗位分离、销售合同的审批岗位与印章管理岗位分离、销售合同的付款岗位与审批岗位分离等，企业应加强以上这些不相容岗位的管理。

　　（2）岗位职责与审批权限

　　企业对销售合同管理应实行归口管理、分类管控、分级审核以及全过程跟踪的管理方式。企业的法定代表人（或主要负责人）需组织、落实好销售合同的各项管理工作。包括在职权范围内批准签订销售合同；代表本企业而非个人签订销售合同；授权受托人签订销售合同，并对受托人的履行职责情况进行监督检查等。

　　销售合同的承办部门需对合同的起草、签订、履行和终结等相关事项进行管理。

　　比如组织所承办销售合同的资信调查或尽职调查、起草、谈判、审核会签、报批、签订、履行等具体事务；组织对所承办销售合同的经济、技术审查及相应过程文件的整理、保管和归档；建立和健全本企业的销售合同管理岗位，配备相关管理人员；与本企业法律事务部门和相关职能部门保持联系，及时反映销售合同的履行动态，加强异常履行的监控；参与对所承办合同涉及纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；及时向销售合同的档案管理部门移交合同文本及与履行、变更、终止合同有关的文件等具体日常管理工作。

　　销售合同的审核部门应在销售合同签订前依职责范围对合同进行经济、技术和法律审核并签署意见，在合同履行期间对合同履行情况实施监控。若需要设立销售合同评审委员会负责合同会议评审的，在该合同评审委员会组成人员中应有法律事务人员参与，加强销售合同的安全性。具体包括根据合同承办部门的统一安排参加合同的论证、谈判；在职权范围内提出合同中相关专业的咨询意见，并提供专业技术支持；对合同文本中涉及业务专业范围内的相关内容进行审核。

　　销售合同的归口管理部门应对合同进行法律审核以及规范、指导、监督、检查等，一般可以设在企业风险法律事务部门。如制订、完善相关销售合同的管理制度与工作流程，组织监督、检查、考核、审核、备案、统计等；全程参与本企业重大销售合同的论证、谈判、起草等；组织协调合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼等；定期对销售合同有关人员进行培训；办理授权委托书等。

　　另外，企业的财务部门需对销售合同的经济、商务条款等重点内容进行审核并支付合同价款；技术质量部门要对销售合同的专业性技术质量条款进行认真审核；合同印章管理部门应对销售合同按程序进行印章管理；合同的资料管理部门应保管好履行完毕或者不再履行的或长期需要归档的销售合同资料等。

　　2.建立销售合同内部控制流程，加强销售合同全过程管理
　　
　　（1）建立销售合同的签订流程企业应建立适合本企业的销售合同签订流程和程序，降低因销售合同未经有效授权或充分审批、有瑕疵、未经正常合同评审必要程序等导致无效、影响企业经营效率和效果的风险。（2）建立销售合同履行基本流程企业之所以应建立销售合同履行基本流程，是为了避免因合同履行不严密、或对合同的签订和履行情况不了解等带来的经营风险，减少引起合同纠纷的可能性，降低因对合同不能及时和完整地进行归集和保管带来的信息缺失风险。（3）建立销售合同变更和解除流程企业应建立本企业的销售合同变更和解除流程，对合同的变更和解除各关键环节进行有效管理和控制，降低或避免经济损失和法律风险。（4）建立销售合同纠纷处理流程企业在面临销售合同纠纷时，会出现纠纷事项不明确而处置失当、应对不当等情况，因此，企业应建立销售合同纠纷处理流程，对销售合同进行事中控制，最大限度地减少经济损失。
　　
　　4.4.3 加强应收账款事后管理

　　企业应加强应收账款账龄分析和催收等事后管理，定期或不定期对应收账款账龄进行详细分析，预测当年可以回收和不能及时回收的应收账款金额，并制定有关收账措施。

　　要定期和客户进行对账，以确保企业的债权金额正确无误。企业的财务部门要定期与客户认真、详细核对应收账款账面余额，降低坏账风险。

　　1. 加强应收账款的动态管理

　　应收账款的动态管理，是指对未到期的应收账款进行日常监督和分析。其主要任务是监控应收账款发生的水平和动态监视大额应收账款所对应的客户，定期掌握企业应收账款的持有水平，并随时根据企业制定的信用额度进行调整以达到合理水平。

　　（1）比率分析法

　　比率分析法，是指企业通过对一系列的比率指标进行分析来达到对应收账款进行日常监督。主要分析指标有应收账款余额与信用销售额的比率、应收账款余额与流动资产的比率、应收账款余额与企业资产总额的比率等。这些指标一般以年作为时间区间来计算，也可以按月或季度时间区间来计算。应收账款余额与信用销售额的比率反映的是尚未收回的欠款；应收账款余额与流动资产的比率和应收账款余额与资产总额的比率反映的是即期持有的应收账款在流动资产和资产总额中所占的比重。企业通过前后各期的比较及与同行业平均水平的比较，可以了解企业本身对应收账款的管理水平，以便对今后的工作加以改进。

　　（2）账龄分析法
　　
　　账龄分析法，是指将每笔应收账款按照其所持有的时间长短进行排序，为企业信用管理部门的信用额度控制和逾期应收账款的追收工作提供依据。企业持有每笔应收账款的账龄都是不同的，即持有一笔应收账款的时间越长，表明客户占用销货企业资金时间越长，即机会成本就越大。一旦应收账款持有时间超过信用期限变成逾期应收账款，那么客户拖欠时间越长，该笔应收账款发生坏账的可能性就越大。因此，企业信用管理部门应该及时对账龄进行分析，尤其是要对账龄超过信用期限的客户要加大收账力度。

　　2. 灵活多样、运用多种方法清收应收账款，定期评价清收效果，落实奖惩措施

　　（1）对内部产业公司之间应收账款全面进行清理,解决内部欠账问题。尤其是一年以上欠账，对于下属单位无法协调的，由局和产业公司总部统一协调处理、解决内部应收欠账问题。

　　（2）加大对欠款时间长、回款难度大款项的回收力度，根据不同项目欠款的情况，采取灵活多样的回款方式清偿工程款。对账龄 3 年以上的应收账款，采取降低账龄的管理理念，进行相应处理，也可以采取贴现方式收回债权、债转股和以非现金资产偿债等债务重组方式清理。

　　（3）各单位负责应收账款的班子成员需定期组织开展应收账款的法律风险评估工作，通过评估对应收账款进行分类和风险预警，分别制定不同措施组织清收，对可清类、必清类分别落实清收责任、目标和时限；局内部审计等检查检查部门应定期评价、通报各单位清收效果，各单位也要开展清收效果评价工作，按月通报清收进展情况，发现问题及时纠正。

　　（4）各单位应落实清收奖惩措施，将奖惩制度化，及时考核、兑现奖惩。各单位对完成逾期清收任务的突出贡献人员，应该综合考虑清收难度、已提取坏账准备、款项收回等因素，按照收回金额已计提坏账准备的一定比例（5-30%）予以奖励。应收账款年度控制指标纳入年度经营绩效考核，根据绩效考核与奖惩办法规定，对应收账款超过控制标准的单位加大扣分；同时加大应收账款周转率在年度经营绩效考核体系中所占比重。

　　3.依法清欠，提升法律管理水平,加大维权力度

　　针对清欠难度大的款项，加大诉讼维权力度，运用法律手段,由律师或法律顾问严格把关，确保诉讼工作质量。在回款过程中逐步完善应收账款有效资料的索取与管理工作，主动防范法律纠纷，对于长期结欠或恶意拖欠的债务人，通过法律手段进行依法维权。对恶意拖欠不还的应收账款情况，及时采取法律诉讼等合理手段进行清欠,通过法律维权方式收回欠款。

　　（1）应准确判断应收账款诉讼时效，必要时可聘请专业人员进行界定

　　原则上应收账款只要超过 2 年就属于超诉讼时效的应收账款。双方约定分期付款的，为最后一笔款项给付期限届满之次日起计算；双方对付款时间未约定或约定不明的，为交付之日；对方断断续续给付的，从最后一次付款的日期起算；对方以质量问题拒绝给付的，自拒绝之日起计算。

　　有证据显示直接向对方主张过权利（例如：发律师函、信件、询证函、公告以及有对方签收或盖章的催款文件等），为函件签发之日或对方签收函件之日或函件中明确限定的给付日届满之次日（注：具体日期视主张权利的方式以及内容而定）；对方做出承诺、提供担保或支付了部分款项之日，诉讼时效重新计算；双方往来的相关文件、信函等资料，如果其中有提及对欠款的索要或债务人对款项的确认，且这些文字材料间隔时间不超过 2 年，从最后一份材料的出具之日或文件中明确限定的给付日届满之次日重新计算；我方提起诉讼或仲裁、申请支付令、财产保全之日，诉讼时效重新计算；
　　
　　（2）取措施清收超过诉讼时效应收账款

　　诉讼时效超过后，原则上就丧失了请求人民法院保护民事权利的胜诉权，所以应积极清收应收账款，采取措施预防和减少应收账款超过诉讼时效。具体包括：积极派人跟踪催要，取得索要欠款的书面证据，例如，与债务人订立还款计划或涉及款项的补充协议、要求债务人出具欠款证明或者还款承诺、采取特快专递形式（快递单上明确注明文件内容是催款通知并保留有对方签收的快递底单）递送催款函或者律师函、委托公证部门送达催款函或者公证证明送达了催款函的公证书等；编制一式两份的财务对账单，列明收款情况和欠款金额，定期与债务人对账，无误后由双方在对账单上盖章签字；与审计机构（内审或外审）沟通，定期向对方发出询证函（尽量不要注明“仅供核账”），并保留对方盖章确认的询证函。组织召开双方协调会或者由双方均有关的单位或组织主持召开相关会议，对清欠问题形成各方签字确认的会议纪要；通过债务重组、三角抹账、以物抵债等方式清欠，保留相关书面资料；对方下落不明联系不上的，可在全国有影响的媒体上进行公告；对无法取得书面证据的，可直接在诉讼时效届满前通过诉讼或申请支付令等法律途径主张权利；争取与债务人重新达成新的还款协议；争取让债务人或者其工作人员出具曾索要过款项的书面证明；以录音或录像方式记录下债务人承认我方曾催讨过欠款或者债务人承认欠款的通话或视频。