物资采购现有流程

　　第2章 大唐风力发电公司物资采购流程现状及问题分析

　　从大唐风力发电公司的物资采购及管理流程分析入手，找出存在的主要问题及形成因，为优化奠定基础。

　　2.1 物资采购现有流程

　　2.1.1 采购物资种类

　　大唐风力发电公司是一个风力发电企业，采购物资种类主要包括生产材料类、备品备件类、安全工器具类、办公和生活用品类、劳动保护用品类和企划宣传类六大类。

　　具体每一大类中包括的物资小类如表 2.1

　　2.1.2 物资采购相关部门及其职责

　　在公司内部，与物资采购工作相关的部门为计划营销部，安全生产部和实物管理部门三个部门。其中，计划营销部是公司物资采购归口的管理部门，安全生产部是生产物资审批的管理部门，实物管理部门是物资出入库等活动的管理部门。物资采购工作相关部门组织结构图如图 2.1.

　　计划营销部门的工作内容包括平衡、汇总、审查各单位提报的年度物资需求计划，审核各单位日常提报物资需求计划，根据审批后的物资需求计划组织生产材料、备品备件、安全工器具等物资采购工作，组织采购合同签订，负责采购合同商务部分谈判，执行物资采购合同，催交物资、组织到货验收交接、货款支付工作，配合财务部门做好固定资产盘点工作。

　　安全生产部门的工作内容包括审核各风场上报的生产物资需求计划，监督检查各风电场生产物资管理及储备情况，监督检查各风场做好生产物资的管理工作，熟悉生产物资的使用，贮备情况，并且对拟报废、淘汰的生产物资提出处理意见。

　　实物管理部门的工作内容包括将到货物资入库，将需求部门要领用的物资进行出库，按照规则安放物资，定时更新物资数据情况。

　　2.1.3 物资采购流程

　　采购流程如下：

　　1） 物资需求单位严格按照要求填写物资需求计划，物资需求计划要做到两明两清，即规格、型号明，数量、用途清，需求计划编号（编号采用部门代码+年份+三位数字的方法）。

　　2） 物资需求计划履行公司网上 OA 系统审批流程，需求单位网上领导审核，公司主管副总经理审核，公司总经理签字审批，物资采购部门收到审批后的物资需求计划单方可进行物资采购，严禁无计划采购。

　　3） 根据物资管理办法确定物资采购方式：

　　① 招标后没有供应商招标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、或者不能事先计算出价格总额的货物或者服务，可采用竞争性谈判方式采购；

    ② 只能从唯一供应商处采购的、或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的可以采用单一来源方式采购。

　　③ 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足的采购项目，可采取询价方式采购。询价单位优先选择“诚信供应商”和公司签订框架协议的厂商和供应商。

　　④ 对于新能源公司内部反响好的物资供应单位，可以采购新能源内部其他公司招标结果进行询价采购。

　　4） 采购人员进行采购

　　① 应该招标因特殊情况无法进行招标的物资，采购方案须经公司领导招标领导小组审核批准后，方可进行采购。

　　② 计划营销部要设物资采购专责人员，实行采购专责责任制，谁采购谁负责，负责到人。

　　③ 物资采购专责人员要根据审批后的物资需求计划，与需求单位的技术人员落实相关技术参数，明确使用时间和需求量，核准无误后进行物资采购。

　　④ 物资采购专责人员要充分了解市场物资供应状况，对市场价格、产品质量、供货单位信誉、供货周期及售后服务等了解清楚，做好市场调查和预测，不购错，不重购，不漏购，进货渠道选择上本着先厂家后公司、减少中间环节、力求质优价廉，坚持动态考察，货比三家，比质、比价、比信誉，实施优胜劣汰的原则，同时做好信息反馈工作。

　　⑤ 物资采购负责人员要建立健全供应商管理台帐、供应商名录台帐5） 物资到货验收交接管理

　　① 物资到货后，物资采购专责人员应组织物资需求单位的技术人员、实物管理有关人员进行验收，重要物资应通知需求单位主管领导及相关部门主管领导共同验收。

　　② 物资验收合格后，应填写验收交接单，并由供货商、物资采购专责人员、实物管理部门人员三方签字，完成物资验收交接后，由实物管理部门履行物资入库手续。

　　③ 其中工器具和安全工器具，必须在现场进行实验合格后，对于重要的起重工器具和安全工器具具有地方技术质量监督部门的验收报告，方可投入使用。

　　④ 验收过程中发现数量规格不符或短缺残损等情况时，采购人员应立即与供货单位联系，做好物资的更换或退货工作。

　　⑤ 项目工程建设所需风机及附属设备等物资的到货验收有项目部负责验收，验收结束后出具“到货验收单”,一式六份，供货方和相关部门各持一份，项目部必须在物资到货验收完成 3 日内，将“到货验收单”送计划营销部，计划营销部根据到货验收单及合同等相关原始凭证到财务办理“应付款”账务处理。

　　6） 物资出入库管理

　　① 物资出入库管理由各实物管理部门负责，各实物管理部门应设专兼职仓库保管员，物资验收到货后应履行入库手续，填写物资入库单，物资入库单应详细填写供货单位、物资名称、型号、数量、价格，入库单应有物资采购人员、方库保管员、事务管理部门主管签字。

　　② 物资出库时应履行出库手续，领料时必须填写领料单，经实物管理部门主管审批，领料完后应由仓库保管员、领料人员在领料单上签字，仓库保管员要认真负责，确保入库数量与出库数量、库存数量一致，确保物资帐、卡、物对应。

　　③ 各实物管理部门应建立物资入库及领用台帐，并定期会同财务管理部进行盘点，确保帐实相符。

　　7） 采购货款支付管理

　　① 加强物资采购货款支付管理，对应收、预付、应付款等要及时、准确进行结算和清理，应本着先到货、后付款的原则，避免乱帐及三角债等现象发生。

　　② 采购、定购要严格控制与付款，一般预付款不得超过采购总额的 30%.

　　③ 对非合同采购物资的付款，由采购部门根据“发票、到货验收单、出入库凭证、付款审批单”等原始单据到财务进行账务处理。

　　④ 对已签订合同方式采购的物资，按照《公司合同管理办法》付款环节的流程办理。

　　8） 稽核和账务处理

　　① 每月 25 日，各仓库管理员将当月入库单、出库单进行汇总，打印出一式三联的物资入库汇总表和物资出库汇总表，经实物管理部门主管签字确认后报财务管理部。

　　② 财务管理部应对当月物资入库单和物资入库汇总表之间的数据一致性进行稽核，在确认无误的基础上对当月入库物资进行账务处理。

　　③ 财务管理部门应对当月物资领用出库单与物资出库汇总表之间的数据一致性进行稽核，在确认无误的基础上对当月出库物资进行账务处理。

　　物资采购管理流程如图 2.2.