物资采购流程问题及成因

　　2.2 物资采购流程存在的问题

　　传统采购流程的目标在于以最低的成本购买到所需的物资，只是一个公司出钱购买物资的简单过程，与供应商关系紧张，产品质量难以得到保障。但随着社会的发展，采购管理的要求水平不断提高，既要以性价比最高的价格购买货物或者服务，又要对需求部门快速反应、并且要与供应商建立起长久的战略合作伙伴关系，现有的采购管理已经无法满足企业的要求。有调查表明，目前企业中采购成本占盈利的比例非常大，相对于通过提高销量的方式增加效益，改变采购流程、降低采购成本成为了一种更好的增加企业效益的方式。为了更好的服务于企业的战略目标，必须对现有采购流程进行分析、改进。

　　大唐风力发电公司目前的采购流程在传统采购流程的基础上已经有了长足的进步，不仅引入了 OA 办公系统，实现了需求申请单在线审核。并且设置了供应商名录以及供应商产品质量记录册，分出了诚信供应商，与部分供应商签订框架协议，实现了“框架协议+订单”的采购方式，加强了对供应商的分级与管理。

　　物资到货验收和出入库管理都有了明确的手续要求，增强了工作规范性。实际采购过程中，物资需求管理、物资采购管理、物资出入库流程管理、供应商管理和信息化管理方面仍然存在着许多问题。

　　2.2.1 物资需求管理

　　物资需求管理环节存在的问题主要表现在两个方面。一方面由于审批环节多，流程复杂，造成审批时间长。另一方面是需求申请计划表填报不合理或不准确导致需求申请计划表回退，造成时间浪费和进度延缓。

　　需求申请计划表在 OA 办公系统提交后，需要经过需求单位主管审核、相关专业部门审核、计划部主任审核、需求单位主管副总经理审查、主管计划副总经理审查、总经理审批等一系列环节。企业为了更好的监督员工工作，并且保证物资需求的合理性，将需求申请计划表批复流程设置为六个环节，造成审批流程过于复杂，批复时间长。若出现领导不在的情况，需求计划申请表的审批环节会产生大量的等待时间，审批搁置，造成审批时间的延长，最终导致物资到货不及时，影响工程建设进度。

　　需求申请计划表填写完成提交到 OA 办公系统后，由于采购物资量过大，物资质量要求过高，需求申请计划表填报规格、型号等信息不准确等种种原因出现需求申请计划表不通过被退回的情况，造成信息的反复沟通，导致需求申请时间延长，物资到货延迟，最终无法及时满足风力发电工程的建设需求，影响项目整体进度。物资需求计划审批工作流程如图 2.3.

　　2.2.2 物资采购管理

　　物资采购管理环节的问题主要包括物资采购专责人员工作量过大、物资采购专责人员采购物资种类多、专业性不强、合同谈判专业性工作完成水平不高和缺少急用配件的快速采购通道两个方面的问题。

　　随着大批风机的陆续出质保，有大量的设备备件和材料需要采购，造成采购工作量大幅增加。物资采购专责人员的工作内容不仅包括了本职工作，还有各种沟通工作以及会议工作，但采购人员精力有限，导致采购成本高、质量低、采购工作完成情况差。物资采购专责人员的本职工作包括平衡、汇总、审查各单位提报的年度物资需求计划，审核各单位日常提报物资需求计划，根据审批后的物资需求计划组织生产材料、备品备件、安全工器具等物资采购工作，组织采购合同签订，负责采购合同商务部分谈判，负责物资采购合同的执行，负责物资催交、组织到货验收交接、货款支付工作，配合财务部门做好固定资产盘点工作。除了这些本职工作外，由于采购工作处于整个供应链工作的中间，物资采购专责人员还需要与需求部门的技术人员落实相关技术参数，明确使用时间和需求量，核准无误后进行物资采购；花费大量时间与供应商明确物资价格、到货时限等信息，信息确认后签订合同；与财务管理部门共同审核原始单据，完成到货付款。物资采购专责人员每人都负责采购所有种类的物资，缺少对物资的了解，专业性较差。

　　在实际工作中，由于缺少对物资专业性知识的了解，无法站在需求部门对物资的需求标准角度上进行供应商产品和服务的选择。物资采购专责人员谈判能力水平不同，并且部分物资采购专责人员认为谈判工作存在难度，对谈判工作存在抵触情绪，以上两点造成谈判结果无法达到最优。

　　公司现在内部的采购流程是进行正常物资采购时的流程，缺少对于应急备件的快速采购通道。由于缺少这一通道，导致应急备件到货不及时，影响整个项目的工程进度。

　　2.2.3 物资出入库流程管理

　　物资出入库流程中存在的问题包括以下几方面。首先，纸质化应用过多，工作效率低下。其次，物资摆放混乱，查找困难。再次，仓库信息难以实时查询，信息共享度低。最后，库存物资占用大量资金，降低资金流动性，库存成本高。

　　在物资入库流程中，仓库保管员履行入库手续，填写物资入库单，物资采购人员、仓库保管员和实物管理部门主管在物资入库单上签字。在物资出库流程中，需求部门填写领料单，实物管理部门主管审批，领料完成后仓库保管员、领料人员在领料单上签字。在物资出入库流程中存在着大量的纸质流程，不仅不宜保管而且信息难以共享，工作效率低下。

　　仓库物资随意摆放，没有物资编码分类，也没有入库摆放规则。当物资出库时，查找困难，浪费时间。

　　由于出入库流程信息大多都通过纸质介质承载，难以在公共平台上共享，需求部门和采购部门都难以获取某种物资当前的库存情况，造成库存物资无法及时利用。

　　需求部门为了保证工程建设中不出现缺少物资无法施工的情况会故意增加物资需求量，没有意外情况发生时会产生物资剩余，大量的物资剩余并且没有合理利用库存物资，造成库存量大，库存成本过高，资金流动性差。

　　物资入库流程如图 2.4.

　　物资出库流程如图 2.5.

　　2.2.4 供应商管理

　　供应商管理环节出现的问题主要表现在供应商选择评估体系不完善和供应商关系管理不足两个方面。

　　供应商选择评估体系不完善。企业目前的供应商选择工作过于依赖物资采购专责人员的水平，根据企业的物资管理办法，采购物资专责人员必须充分了解市场物资供应状况，对市场价格、产品质量、供货单位信誉、供货周期及售后服务了解清楚，做好市场调查和预测，不错购，不重购，不漏购，同时做好信息反馈工作。若物资采购专责人员水平不足，将导致采购物资成本高，质量差，到货及时率低等不良情况的出现。整个过程缺少信息系统的支撑，物资采购专责人员需要建立健全供应商管理台帐、供应商名录台帐和供应商质量记录。通过台帐管理的方式，不仅增加物资采购专责人员工作量，而且增加查询难度与查询时间。导致物资采购专责人员工作难度加大，采购物资质量难以确保。供应商信息获取困难，供应商的选择缺少标准。物资采购专责人员工作量大，供应商选择方面投入精力有限，不能够选择到最合适的供应商。缺少完善的供应商后期评估机制，无法通过后评估结果对供应商进行激励和关系管理。

　　供应商关系管理不足主要表现为供应商变换频繁和供应商关系紧张两个方面。供应商变换频繁是指当采购物资产品质量出现问题时，采购部门通过更换供应商的方式进行质量改善，而不是针对出现问题的供应商对问题物资进行合理分析与改善，但是品质问题仍然存在，影响了风力发电工程的建设进程。与供应商关系紧张是指物资采购专责人员在供应商选择时会尽量降低成本，选择出的供应商为保证自己的利益，降低生产成本导致产品质量无法得以保证，造成采购与供应商关系紧张。与供应商的合作大多属于一次性或者短期合作，无法形成长期的战略合作伙伴关系，成为诚信供应商。供应商和采购企业都无法实现利益最大化的目标。

　　2.2.5 信息化管理

　　大唐风力发电公司目前虽引入了 OA 办公系统，但在实际工作过程中发现，信息系统模块缺失，信息化支撑功能不强，具体表现在采购需求提报环节物资缺少物料编码，填报需求申请计划表时存在一定自由度，需求填报不规范，导致了供应商产品质量信息、供应商评估信息和库存物资信息难以查询的问题。

　　首先，由于信息化建设缺失，物资缺少物料编码，在需求申请计划表填报过程中出现不确定性。由于不同厂家对不同物资的命名情况不同，造成物资采购专责人员在采购物资时不明确到底采购何种物资的情况。

　　其次，由于信息系统功能不完善，供应商管理模块缺失。导致供应商的企业信息、产品质量信息、评价信息与合作情况目前都只存在于台帐上，信息共享度极低。物资采购专责人员很难充分利用这些信息进行供应商的选择。

　　再次，库存物资的物资入库与出库是动态的，库存信息随时都在变化。目前库存物资的数量与规格等具体信息主要通过库存实物管理人员进行记录，不能够随时进行更新。采购部门不能够随时查询到最新的库存物资信息，无法充分利用库存物资，做出最合理的物资采购计划，造成库存的大量积压，资金占用。库存物资的管理缺少条形码技术的应用，物资的出入库环节还是通过人工方式进行信息的记录，工作效率低且存在误差的可能性。

　　信息系统功能不完善，信息化手段与技术的缺失，导致内部信息无法充分进行共享。各部门内部信息都通过台帐等方式进行记录，只作为部门内部资料进行应用。造成各部门之间信息流通不顺畅，只能通过电话询问或邮件咨询等间接方式对所需信息进行了解，不仅造成工作量的增加，信息的准确性也无法得到保证。

　　2.3 物资采购流程问题成因

　　2.3.1 意识层次

　　意识决定行为，错误的观念不得到更正，行为就无法彻底改变。由于传统采购流程的影响，大唐风力发电公司目前的采购流程中还存在着许多落后的意识观念。主要体现在以下几个方面。

　　首先，企业仍存在重视销售，忽视采购的思想观念。认为提高销售量才是增加企业效益的根本方法，对通过降低采购成本提高企业效益的方式缺少重视。认为采购环节只是一个必不可少的辅助性工作，并为将它作为一个重要的商务活动来看。

　　其次，企业缺少长远的战略眼光，只追求自身利益的最大化。认为采购工作1压低供应商的价格，造成供应商提供产品价格低、质量差的情况出现，影响工程建设质量。并且与供应商合作时间短，不能够成为长久的合作伙伴，无法实现与供应商的信息共享和利益双赢。

　　再次，采购部门只站在本部门的角度上考虑效益最大化，缺少供应链整体利益最大化的观念。由于各部门各自为政，追求部门利益最大化，造成供应链整体利益减少。

　　2.3.2 技术层次

　　大唐风力发电公司目前缺少对信息技术的开发与应用，无论是信息系统的建设还是条形码和射频技术等信息技术的引入。

　　大唐风力发电公司虽然对信息系统的应用有所意识，引入了 OA 办公系统，通过 OA 办公系统的应用，已经很大程度上的缩短了需求申请计划表的批复时间。

　　但是企业整体的供应链管理流程缺少信息系统的支撑。目前，供应链上采购环节的需求申请计划表的批复是唯一可以受到信息系统支持的环节。其他的物资采购流程，物资出入库流程，供应商管理，货款结算等功能都无法实现信息化支撑，只能通过纸质化手续完成，不仅工作效率低而且准确性也无法得到保障。

　　在库存管理中，没有进行物料的编码。缺少了物料编码的基础建设，难以引进条形码和射频技术。无法利用条形码和射频技术实现对出入库物资的电子化录入，实现物资标准化管控，保证信息系统中的库存信息随时更新，并且信息可见。