SY公司HACCP体系问题成因及改进措施

　　5 SY 公司 HACCP 体系问题成因及改进措施

　　5.1 问题成因

　　5.1.1 领导对 HACCP 体系重视程度不够

　　P.J.Panisello,P.C.quantick 指出，HACCP 计划成功实施需要具备管理支持，教育及培训，充足资源和外部压力四个条件[30].SY 公司是国有企业，最高领导做为决策者，掌握着公司资源的使用分配情况。但是，SY 公司领导常以会议多、有重要事情为由，经常不参加 HACCP 体系的管理评审和内审，只是将相关工作布置给办公室，需要签字时就签上名字。 SY 公司领导层虽然都参加过质量及安全培训，但是管理层在遇到质量、成本、销量、进度等几方面因素需要权衡时，质量往往被排在最后。领导的重视不足致使公司很多关于质量管理的规定也被员工忽视，如：要求所有员工必须参加的食品安全培训，无故不参加者大有人在；缺乏领导参与的内审和管理评审会议，也有员工随意请假、缺席。

　　5.1.2 体系相关培训不足

　　数据分析可以看出，员工对于 HACCP 体系的相关知识不够熟悉，参与相关培训的次数也比较少，公司对于这一体系的宣传力度也比较小。SY 公司由办公室组织 HACCP 体系内审等方面的培训，由于参加培训人员在思想上认为培训只是为了通过认证，而培训主办部门在培训课程设置、安排上流于形式只为完成工作而完成工作，并没有真正的追求效果。 HACCP 体系强调组织要提供适当的培训，使员工掌握开展工作所必须的体系知识及专业技能，确保员工能够胜任岗位。而 SY 公司员工受到的培训仅限于公司制度、工作流程要求等方面，而涉及到员工质量意识的培训却很少。SY 公司没有为员工讲授HACCP 体系原理及其各项要求，也没有对解决食品安全技术问题的专业技能进行针对性的培训，致使员工仅仅知道要做什么，而不清晰自己的权责也不知道该如何去做。SY公司员工参与质量体系几乎都是无意识的，表现为与自己工作相关的工作参与程度高，重视程度高，而与自己工作相关性不大的工作则不参与或很少参与，距离公司全员具备食品安全管理意识，全员质量安全参与的目标相距很远。

　　5.1.3 体系文件管理不规范

　　在 HACCP 体系要求中，文件管理的规范性是着重强调的，并且需要对 HACCP 体系范围内所有的体系文件进行受控，所有体系文件必须进行分类管理及分级管理。文件的发布、更新及实施都必须经过逐级审批，文件要格式规范、易查询。目前，SY 公司的HACCP 体系文件和记录主要归办公室管理，其文件管理不规范主要表现在以下三方面：

　　（1）文件制订及使用部门对于有些文件未能及时交给办公室纳入统一管理，导致文件不能及时受控甚至出现文件和记录的丢失、损毁。

　　（2）SY 公司部分文件的命名以及版本编号由创建人自行确定，具有随意性和不统一性，这给其他部门的查找使用带来很大的不便。

　　（3）SY 公司一些食品安全制度性文件更新时间太久，致使有些规定内容与当前的操作流程不能相适应，失去效果。

　　5.1.4 内部沟通不畅，体系难以高效运行

　　沟通可以将规章制度、组织目标、工作任务等信息传递给员工，指导员工的工作行为，同时员工对公司各项管理规定、组织目标以及工作任务等方面的意见和建议传递给管理者，因此沟通已成为管理者与员工间信息交流的桥梁。沟通有助于员工发挥主观能动性、激发员工的创造性、提升企业凝聚力、提高团队协作能力，是现代企业管理中员工参与企业管理的重要途径和方式[31].沟通在企业内部形式多样，沟通的深度无止境，良好有效的沟通在管理和技术层面都相当重要，其作用不可低估[32],SY 公司沟通上主要存在以下不足：

　　第一是沟通信息丢失。沟通中，尤其是口头信息，信息从上到下传递中很难从高层管理者原本的传递到员工层，另外信息传递过程中个体对信息的理解误差，被过虑的信息内容比较多，造成信息丢失严重，信息的执行就会跑偏或是大大折扣。上行沟通中，员工可能顾及到责任问题，会对信息的相关内容有一些加工；或是因为对信息的理解高度不够，体会不到信息的重要性，将某些信息主观的进行了猜测，导致信息接受者接收信息不完整，造成决策的偏差。平行沟通中，由于部门比较多，在进行沟通时，可能会出现推诿严重，扯皮现象，员工或是部门之间沟通不顺利。

　　第二是缺少有效沟通环境。SY 公司在管理观念方面，仍较为传统。对外界和内部的变化反应不敏感，管理者没意识到沟通是管理过程中重要的工作。一方面管理者决策时很少与员工有效沟通，公司的沟通方式只是停留在指示、汇报、开会等方式上，不能根据具体事宜选择沟通方式。另一方面是沟通渠道不畅，沟通主要渠道就是会议，下行的沟通比上行的沟通多，员工没有主动沟通的意识，部门之间不愿意相互沟通，造成的结果就是管理层在决策中得不到员工的真实状况，有些重要的信息不能够在部门间甚至是部门内部共享。

　　5.2 改进措施

　　结合对SY公司HACCP体系应用的问卷调查实证分析以及存在问题的成因分析，本文针对应用中的问题提出具体改进措施。

　　5.2.1 建立一把手工程

　　通过调查可以发现，管理者对于 HACCP 体系不够重视，而这也是导致员工对这一体系的认知度低，体系文件无法有效运行的一个重要因素。HACCP 食品安全管理体系不能以单纯地利用专业技能、工艺流程设定去解决所有的食品安全问题，而应以开展食品安全管理活动为主导，由管理者带动员工的主动性，共同完善体系应用的每一个环节。因此，在 SY 公司 HACCP 体系应用中，建议 SY 公司建立以总经理为食品安全第一责任人，建立一把手工程。以提高员工参与 HACCP 体系的的积极性，并确定质量管理部经理为具有否决权的体系运行管理执行人，全面负责 HACCP 体系中危害分析、关键控制点及关键限值设定、验证、审核等工作，并贯彻 HACCP 体系要求的相关食品安全制度。形成 HACCP体系运行中总经理全面负责、质量管理部经理跟踪管控、质量工程师专职监管、工艺管理员全面负责落实，做到体系运行人人有责，食品安全层层把关，责任强化到每个工作岗位。

　　管理者亲自参加各项食品安全工作，统领解决涉及食品安全的各种质量问题，是提升 HACCP 体系应用效果的必要措施。 领导亲自组织并按时参加体系的内部审核和管理评审，评价正在实施的管理体系的有效性、充分性，并对需要修改的规定、工作流程、采购要求及时作出调整，以充分保证体系稳定运行。管理者的全面参与将鼓励和带动全体员工对 HACCP 体系的学习、研究以及应用积极性。

　　管理者应当制定并贯彻明确的食品安全的方针和目标，并将安全目标分解到每个职能部门。管理者定期组织食品安全会议并将食品安全的思想深入到员工的日常工作，使HACCP 体系原理及食品安全的思想成为员工生活及工作中的重要部分。同时，企业管理者应在企业内部树立“食品安全就是生命”的文化，让“一切以食品安全为基础”的思想作为一种企业生存发展理念复制到员工的思想中去，并倡导企业所有的经营理念都是以食品安全为基础。产品在市场中的竞争无疑是激烈的，只有建立食品安全管理体系才能使产品获得强大的生命力，在此基础上引入先进的管理制度及先进的科学技术，企业才能不断发展壮大。

　　5.2.2 完善人员培训机制

　　通过问卷调查分析，SY 公司员工对 HACCP 体系的原理、内容要求等内容认知程度较低，员工对 HACCP 体系的认识停留在知其然而不知其所以然的程度，其成因主要在于公司对 HACCP 体系原理进行培训的力度不够，而培训力度不够的原因在于领导对体系的重视程度不够。企业要稳定地运行 HACCP 体系，最重要的前提便是要对员工进行体系全方位的培训，使员工全面深入的掌握体系要求。因此，SY 公司需要完善培训机制，全面提升体系培训的数量和质量。对于完善培训机制，一方面是鼓励并要求每一位员工积极参与到 HACCP 体系实践，在实践中学习和体会；另一方面是质量管理部门要加强 HACCP体系的宣贯和培训把 HACCP 体系的主要要求及重点内容反复宣贯，并且在宣贯过程中要尽力将体系内容通俗化，方便 SY 公司员工掌握，主要措施如下：

　　（1）加强食品安全意识教育

　　食品安全意识是企业所有员工对关于食品安全知识和食品安全工作的理解与认识，是每个员工在主观意识上追求食品加工安全零风险的思想意识。质量意识在很大程度上影响食品安全行为，SY公司应当利用各种机会和各种环境加强对所有人员食品安全意识的培训，比如通过公司企业文化学习、拓展训练等机会，向员工讲授食品安全的主旨、食品安全的目的以及食品安全对于企业持续发展的必要性。通过食品安全意识培训，让所有员工认识到只有树立良好的食品安全意识，才可以提高产品质量并降低产品成本、减少返工率缩短工作时间。

　　管理者应强化食品安全意识的一致性，极力去除违背食品安全管理的观点对部分员工产生思想误导，消除对食品安全管理的认知差异。要让所有员工认识到生产安全的质量过硬的食品必须所有员工一起努力，需要所有部门参与全体员工协作。

　　管理者要把“食品安全是所有员工的责任、食品安全与每个员工直接相关、自己是决定食品安全的重要因素”的思想在公司全面推广。公司的管理者要带头树立食品安全思想，检查自己的日常工作习惯，并制止下属的在食品质量安全方面的错误行为。部门负责人要检查食品安全管理工作，纠正不合格的行为。同事之间也要时刻提醒对方自觉遵守质量规范。

　　（2）加强专业技能培训

　　SY 公司的食品生产工艺复杂，涉及的食品配料及设备工艺繁多。因此需要对员工进行专业技能培训，使每一名员工完全掌握每一种原辅料、每一种生产设备的使用方法及使用范围。特别是对新员工中的应届毕业生要加强专业信息与技能的培训，因为他们没有相关工作经验，在学校获得的相关专业技术与信息比较理论化，不足以满足现有工作需求。需要强调的是，在对专业技术人员进行培训的过程中， 都要注意学员的能力培训，无论采用何种培训方法都不能仅以理论为中心，进行简单的知识灌输，要结合实践教学。

　　（3）加强 HACCP 体系管理知识培训

　　HACCP 体系相关专业知识在公司现有的培训体系中较少提及，特别是对 HACCP 管理体系的标准理论更是知之甚少，迫切需要加强。 HACCP 食品安全体系逻辑性强，内容涉及广泛，因此在各类型食品加工企业中得到普遍应用。但是 HACCP 食品安全管理体系能否真正的运用到食品加工企业，并且在应用中取得显着效果，在一定意义上取决于员工对体系的认知以及对体系理论的掌握程度。SY 公司 HACCP 体系外审中发现的不合格项很多是由于员工不理解体系造成的，HACCP 体系是来自国外的专业管理体系，在中国使用时被翻译成中文，由于一致性的要求，体系中的语言难以读懂，使用者常感觉不能理解。因此，应当多次、系统、全面地培训体系知识。首先，向员工介绍 HACCP 每章每节的大概内容，使员工对 HACCP 体系产生整体认识。其次，向员工介绍 HACCP 体系的各项原理及术语的含义，以便员工读懂体系中各项条文的真实要求。再次，重点讲授体系的各项要求，与员工岗位职责相关的内容更要强调。对于参与公司体系内审及质量管理人员，应创造机会到其它企业去学习经验并选择社会上的专业机构进行更加细致的体系培训。最后，对培训的效果采用考核的方式进行评估。

　　（4）建立培训激励

　　为了激励员工在 HACCP 体系参与方面的积极性，公司可以设立各项食品安全管理方面的奖励专案，比如总经理特别奖、质量管理创新奖等。公司定期进行评审，对达到奖励要求的员工进行精神和物质奖励，用以激励员工在质量管理中，不断的提升质量管理技术和意识。同时，在全社会对于食品质量安全的大力宣传、教育的引导下，提高全体员工的食品质量安全意识，创造良好的食品质量安全软环境[33].

　　5.2.3 规范体系文件管理

　　HACCP 体系原理对文件以及记录的管理作出了详细、规范的要求， SY 公司是专业乳制品加工企业，在食品安全管理方面多年的实践经验产生了许多技术文件，尤其是检验、生产、设备仪器记录等文件，这些技术文件成为 HACCP 体系文件中的重要组成。

　　但对于这些重要的体系文件，SY 公司缺乏详细的管理制度，致使文件管理无章可循、执行困难、记录不清难以查询、文件传递丢失等现象。为了达到 HACCP 体系对文件及记录的各项要求，使体系文件管理完好并全部受控管理，容易查询使用，本文建议 SY公司依据 HACCP 体系及相关文档管理要求，对各层次文件进行完善，并采取以下几项措施规范体系文件管理：

　　将所有体系文件统一设置编码规则，并强制要求各部门执行。本文建议 HACCP 体系文件分为四大类，并设置文件编码规则如下：

　　（1）体系文件分类编码管理

　　① HACCP 体系手册编码：以 2 个拼音字母的公司代码、4 个拼音字母的文件类别代码、3 位阿拉伯数字的序号、4 位阿拉伯数字的年号及 2 位版本号组合而成。

　　②程序文件编码：程序文件包括检验流程、工艺流程等。其编码要求增加部门名称字段，以 2 个拼音字母的公司代码、4 个拼音字母的文件类别代码、部门名称拼音首字母、3 位阿拉伯数字的序号加 4 位阿拉伯数字的年号及 2 位版本号组合而成，例如办公室程序文件：SY/CXWJ/BGS/001/2015-01.

　　③ 支持文件编码：支持文件包括法律法规、技术标准、原辅料要求、作业指导书等文件，其编号直接采用原文件编号。

　　④ 记录文件编码：记录文件包括生产记录、操作记录、设备记录等。其编码以 2个拼音字母的公司代码、4 个拼音字母的文件类别代码、部门名称拼音首字母、3 位阿拉伯数字的序号加 4 位阿拉伯数字的年号及 2 位版本号组合而成，例如奶源管理记录文件：SY/JLWJ/NYGL/001/2015-01.

　　（2）文件借阅规范化

　　办公室全面负责公司 HACCP 体系文档编号与管理工作。但是，办公室对于文件使用的管理不到位，没有及时催要员工借阅后没能及时归还的文件，使体系记录文件保存不完整，部分技术文件丢失，一些较重要体系文档无法找回，给 HACCP 体系稳定运行带来了很大的影响。借阅记录的不严格，导致有些技术文件不知去向，而文件使用人与文件管理人员之间出现了推诿现象，造成文件和记录缺失的责任也无法明确。为了规范文件借阅行为，追溯借阅过程，明确责任，建议 SY 公司制定以下文件借阅流程，借阅期限限定在五个工作日以内，超过五个工作日期限但借阅人仍然需要使用，则需要借阅人及时续借，续借期限仍限定为五个工作日，只允许续借一次，续借期限内不归还借阅文档必须给以处罚。

　　（3）清理无效文件

　　HACCP 体系运行以来办公室通过购买、各部门提报、自编等方式形成了大量的文件及记录，这些文件经验收、批准发布、接受等流程后予以受控管理。由于文件积累越来越多，没有及时更新且有些文件与当前的具体情况不相符合，已经失效。因此办公室应当定期组织文件评估，对各类体系文件进行妥善处理。经评审认定为过期或不适合的文档，即无效文档，应按规定执行销毁处理。这样不仅可以节省文件管理中人力物力的消耗，同时避免无效文件对食品安全管理产生的干扰，避免发生无效文件的错误使用致使公司发生食品安全问题。

　　5.2.4 加强内部沟通，保障 HACCP 体系高效运行

　　内部沟通是组织内所有生产经营信息在上下级之间、同级之间的传递与理解，其过程是沟通双方彼此观点与思想、感受与想法的相互交流。内部沟通的目的是为了让沟通的对方理解信息的真实内容，企业内部沟通是管理者治理企业的重要途径。如果没有沟通，员工彼此之间就就无法了解工作进展，主管就没有办法发出指令，管理者很维做出科学的决策[34].良好的沟通制度，是 HACCP 体系文件顺利执行的重要保障。为了保证SY 公司内部沟通过程中信息的完整性和及时性，建议 SY 公司设置越级沟通制度和及时反馈制度，本文建议 SY 公司可以采用总经理邮箱和合理化建议制度相结合的方式。

　　总经理邮箱制就是实现员工与总经理进行直接交流的方式，员工可以毫无顾忌的通过发邮件到总经理的邮箱表达自己的想法和建议。通过建立这种越级沟通制度，可以实现员工的真实想法与意见可以传递给管理者，而管理者可以了解到员工的真实思想，拉近了员工与管理者间的距离，避免了信息在不同层级间传播过程中产生的信息失真甚至丢失。建立合理化建议制度，合理化建议制度是指在企业内部设置建议管理部门，由专人收集员工建议与意见并及时向上级进行汇报，保证信息的及时反馈，使管理者第一时间内获得来自员工的真实信息。

　　总经理邮箱和合理化建议制度的相互结合可以实现信息的越级沟通，扩大内部沟通渠道，另外还可以实现信息的及时有效反馈，进一步保障 HACCP 体系的高效运行。