基于全面质量管理的Z公司预算管理的框架设计(2)

　　5.1.4 基于全面质量管理的预算编制流程设计。

　　企业编制预算，要结合具体实情，以企业经营目标为出发点，内容应全面、完整、系统，责任覆盖全体成员，重视全员参与，充分调动员工工作积极性，按上下联动、左右协调、分层编制、逐层深入与上报的流程实施。该流程引入了全面质量管理的持续改进思想和过程控制的管理方法，主要包括下达目标、编制上报、审查平衡、审议批准、下达执行五个环节，如图 5-4 所示。

　　预算编制流程中所用到的全面质量管理方法有：分析、改进及内审。

　　分析改进是在编制预算时，以职责权限划分为基础，对其实施情况进行持续监视，借助文件、会议沟通等方式有效收集和确认各项数据，并经过加工处理，将其转化为有价值的信息，确定预算指标的选择和权重，定期评价所用监测工具和评价方法的适宜性，实现资源的优化配置。

　　预算编制流程中所用到的全面质量管理思想及方法有：文件与会议沟通、持续改进。

　　文件记录既是分析改进的技术支持，又是全面质量管理过程控制的突出特点。文件控制在预算编制过程中不但可以记录和传递信息，收集符合性证据，而且可以将预算编制过程标准化，并形成文件，保证过程实施的一致性。文件记录主要是针对预算编制和协调的过程状态以及结果的详尽描述，如各种表格。文件记录要填写及时、内容真实、避免涂改、签署规范、标识清楚、容易辨识和查询。为了确保文件的保密性，应对文件进行合理编号，控制发放范围。最后，对预算编制流程进行标准化管理，并形成文件。

　　同时，要始终贯彻持续改进的思想，一直保持并完善预算管理。

　　Z 公司来年预算的编制审核工作一般应从每年 9 月启动，流程如下：

　　（1）9 月上旬公司预算管理工作领导小组组长（常务副总）筹划召开公司首次预算会议，宣布预算管理工作领导小组制定的公司经营战略、方针和目标，分析预测预算期经济形势为预算目标设置定下基调，明确预算管理的各项制度和时间进度，按照文件控制要求形成会议纪要并并编写序号进行存档，向各级各部门发放附带本年度预算管理手册的正式文件，要求其迅速着手编制本部门预算。

　　（2）9 月中旬-各级各部门提出当前年度预算管理实施状况调研报告，明确第二年的经营管理目标并及时向下级部门传达，指导其编制具体的经营计划。

　　（3）9 月下旬-各级各部门结合自身实际，基于对预算未来执行情况的考虑，明确经营管理目标并细化分解，制定经营计划，根据公司经营战略、方针、目标和预算管理制度着手编制预算。

　　（4）10月上旬-各级各部门将自己来年预算草案报送至公司预算管理工作领导小组。

　　（5）10 月中旬-预算管理工作领导小组组长组织召开公司第二次预算会议，听取和审议财务部负责人所作的关于本年度预算执行情况的工作报告，在对预算管理中的问题客观分析的基础之上，认真研究解决对策，听取和审议财务部负责人呈报的由预算管理工作领导小组办公室经过对各级各部门预算统一汇总后编制的公司预算草案，评估各级各部门的经营管理目标、经营计划和预算与公司经营战略、方针和目标的符合程度，预算管理工作领导小组与各级各部门充分沟通后，指出其编制的预算存在的不足并提供优化方案，及时反馈给各级各部门解决预算编制中的问题，同时要将该过程形成文件并按时整理存档。

　　（6）10 月下旬-各级各部门根据公司预算管理工作领导小组的修改建议对自己的经营管理目标、经营计划和预算做出适当的完善并及时重新报送。

　　（7）11 月上旬-预算管理工作领导小组组长组织召开公司第三次预算会议，在对各级各部门编制的预算充分酝酿、多次修正、上下讨论的基础上，审议和批准各级各部门的经营管理目标、经营计划和预算，并以此为前提统一编制公司年度预算草案及时向预算管理工作领导小组呈报。

　　（8）11 月中旬-根据预算管理工作领导小组审查讨论的建议，预算管理工作领导小组办公室对公司的年度预算草案进行修改并于 11 月下旬重新报送给预算管理工作领导小组，与此同时，修改结果也要告知预算管理工作领导小组各成员。

　　（9）12 月上旬-预算管理工作领导小组批准公司年度预算草案后，公司及时发布公司年度预算并将其层层分解从而细化预算指标，预算管理工作领导小组要对各级各部门的经营管理目标、经营计划和预算以文件的形式作出批复。

　　5.1.5 基于全面质量管理的预算执行过程监控。

　　在预算管理中，对预算执行过程监控是利用文件控制、记录的控制和内部审核等手段确保预算能够紧密围绕战略目标得到不折不扣的落实，监测预算执行效果，为说明预算管理流程能有效发挥落实战略目标的作用提供证据，寻求改进机会，借助必要的纠偏和防范措施，弥补存在的不足，排查潜伏的隐患，从根本上避免问题的发生，做到不断完善预算管理，促进企业战略的落地。

　　Z 公司内部审核的频次应为每年至少一次（全面质量管理要求内部审核的频次为每年至少一次）。内部审核的作用在于验证预算管理的符合性、适宜性、充分性、有效性。

　　内部审核需坚持独立性、客观性、系统性原则。

　　内部审核流程为：（1）预算管理工作领导小组选派内审组长和审核员，成立内审小组；（2）内审组长提前撰写内审方案，内审方案由以下方面构成：内审目的、范围、准则、时间、地点、受审核部门及内审要点、内审小组成员及职责划分、审核报告发放范围；（3）内审组长召开内审小组会议，布置任务分工落实，组织编写检查表；（4）内审组长与受审核部门取得联系，商定审核时间；（5）内审组长召开由内审小组成员、受审核部门主管参加的首次会议，给受审核部门讲明内审相关具体内容和方法，并协调、澄清相关问题；（6）审核员按照审核计划和检查表，通过面谈、提问、查阅文件和记录等形式进行现场审核，评价预算管理的符合性、适宜性、充分性和有效性；（7）内审组长每天召开内审小组会议就内审情况交换意见；（8）现场审核结束后，内审小组对内审情况进行整理分析，编写《内部预算管理内审不合格报告》；（9）现场审核完成后，内审组长就内审情况尤其是不合格项与受审核部门负责人进行沟通并争取使之受到确认；（10）审核组长撰写《内部预算管理内审报告》，其由以下方面构成：内审目的、范围、准则、内审过程综述、对预算管理工作的评价、内审结论概述、纠正措施要求及建议等；（11）内审组长召开由内审小组成员和受审核部门主管参加的末次会议，反馈审核结果；（12）内部审核完成后，内审小组要把受审核部门存在的不合格项及时向预算管理工作领导小组汇报，并协助探究不合格原因，提供完善预算管理的合理化建议。内审组长应及时监督受审核部门尽快关闭不合格项，采取纠正措施，并按时验证纠正措施的有效性和符合性，如图 5-5 所示。