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【题目】
大数据背景下档案信息化建设探析
【第一章】
大数据下给档案管理带来的挑战研究绪论
【2.1 2.2】
档案数据资源体系的变化
【2.3 - 2.5】档案安全保障体系的变化
【3.1 3.2】
健全方便人民群众的档案利用服务体系
【3.3 3.4】
建设为民务实高效的档案行政管理体系
【结论/参考文献】
大数据下档案管理发展研究结论与参考文献
2.3档案利用服务体系的变化
档案作为真实的历史记录被悉心保存，最终的目的就是需要档案部门维护好党和国家利益，服务好人民群众，满足社会公众对档案的利用服务需求。大数据时代，档案服务利用工作将“朝着社会化、多元化方向发展，以企业、客户个性化、差异化需求为导向，提供人性化、智慧化服务”②，因此，档案利用服务在服务对象、服务内容、服务方式和服务目的上都将发生变化。
2.3.1档案服务对象
过去档案部门主要是为党和政府有关部门服务，为企事业单位服务，为公务员和职工服务，他们是档案最大、最直接的受益群体。面对新形势，国家更注重惠及民生档案资源的收集，档案更倾向于为广大人民群众服务，要为城市发展和市民服务，要为智慧城市的建设服务，要为新农村建设服务，要为农民老百姓服务。
用户从线下延伸到线上是档案服务对象的另一变化。大数据时代，网络通畅，数据资源丰富，档案网络化也渐入佳境，档案服务增加了一批新客源--网络用户，他们不再需要亲身前往档案馆，摆脱了线下受时空的限制，足不出户就能获取所需，不管是需要帮助还是闲暇浏览，他们的求助和咨询行为有意无意的成为了档案用户和档案潜在客户。
2.3.2档案服务内容
档案服务一直遵循着“你来馆我来找”的模式，馆内资源就是档案部门服务内容的全部，馆外资源还不是档案，不属于服务责任范围。但是档案只是信息资源的凤毛麟角，馆外资源只因数量巨大超出档案部门处理信息的能力而被迫流于馆外。大数据时代，馆外资源尤其是网络资源显现出自身的优势和价值，应该被纳入档案服务内容的范围，扩充档案服务内容。
档案服务通常是用户需要什么档案员就提供什么，这是服务浅层次状态。大数据时代要求档案服务“深入人心”,更加注重对用户个体行为的关注，通过对用户的身份登记、查阅记录、搜索方式、利用结果等数据的分析得到用户的利用需求和利用习惯，从而开展以满足社会个体诉求为目的的档案大服务①，对每个档案用户进行特定问题的分析、查找与决策，追求档案服务内容差异化、精细化。
2.3.3档案服务方式
档案馆作为档案服务的实体机构，拥有庞大的档案资源，传统的档案服务基本以馆藏为依托，档案用户得拿着红戳证明亲自到当地或档案所在地档案馆进馆查询。大数据时代，网络的发达开创了档案远程服务方式，不管是需要解决实际问题，还是进行咨询研究，都可以经由档案网站的互动信息栏与档案馆取得联系，用户表达诉求，档案馆再将档案通过在线传输、打包邮寄或其它方式提供给用户。
大数据时代也促使档案馆开启了档案人性化定制、智能化推送服务方式。档案员不再坐等用户上门，服务眼前来馆的几个人，在把线下用户服务好的同时要利用网络开展网上服务，对线上用户进行询问答疑，悉心记录、分析、跟踪用户的需求，了解用户的需求趋势和利用偏好①，观察他们在利用查询档案的时候，是否还想知道更广更深更多的隐性知识，智能推送出用户感兴趣的知识服务。
2.3.4档案服务目的
档案服务的最高目的在于最大限度的满足用户的信息需求。大数据时代，用户需要对不同层面、不同领域、不同方向的档案信息的进行深入了解，通过对信息内容的筛选和捕捉加上自己的知识储备和理解，将无序混乱的信息整理成能够解决特定问题的答案或方法。②大数据时代，档案部门的档案利用服务工作，转而先以用户需求为出发点，在明确档案服务的首要目的完成基础之上，同时还要善于把握用户的深层次需求，向用户传递相关知识，“授人鱼更授人以渔”,达到档案信息资源的利用服务和知识服务双赢的目的。
2.4档案安全保障体系的变化
档案管理工作安全至上，确保档案安全，就是保障党和国家及人民群众的安全，档案安全高于一切。大数据时代，数据数量大、种类多、处理速度快、信息化程度高，都在对传统的档案安全体系形成压迫和挑战。档案数据随时面临着因保存条件、管理方式、关键技术、安全保密变化而带来的种种威胁。
2.4.1保管条件
档案数据的保管条件随着档案类型的变化而大有不同。传统的档案大多是纸质的、胶片的，种类单一，保管起来比较容易，档案库房严格做到“八防”要求就能保证档案的安全无损。信息技术的发展带来了多样化的信息载体形式，丰富了档案的类型，从纸质、音像、光盘、电子软硬盘到数码缩微档案，信息有几种形式档案就有几种形态，这些档案除了基本的“八防”外对保存的条件和场所有了更高的要求，音像档案要远离磁场，光盘要防磨损，硬盘要防震，电脑要保持电源稳定，档案馆在新建、改扩建时既要考虑档案数据保管基础条件设施安全可靠，另外还要购置专门专用的设备来保护类型各异档案的安全。
2.4.2应急管理
档案的价值高、独一份的特殊属性使得档案的安全应急管理成为档案管理的重点工作，可是不论多么周密的防护，档案还是会受到种种危险。一方面自然性和社会性重大突发事件对档案资源的安全管理带来严重的威胁，另一方面传统档案管理工作模式与机制难于套用到重大突发事件的档案管理工作之中。①我国近几年地震频发，“汶川”、“玉树”地震中档案损失惨重，自然灾害来势不可阻挡。面对目前存量档案数量已相当庞大，增量档案增长速度又快类型又多，传统的档案应急管理适用范围窄、应变能力差，电子档案的安全应急管理制度不健全，在突发事件面前档案安全将受到更严峻的挑战。大数据时代，档案应急管理不仅要从突发事件类型入手，更要针对不同类型的档案制定精细化的应急预案，将应急管理制度标准化，行为常态化，减轻或避免档案因遭遇紧急事件带来的不可预知的严重后果。
2.4.3技术手段
大数据时代，面对大量的档案数据，传统手工管理、单一的计算机输入检出方式已跟不上数据增长的步伐，档案部门开始使用云计算技术辅助档案管理工作。云计算具有规模大、可靠性高、通用性强等优点，对巨量档案资源采用云计算技术可节省档案部门大量人力物力。但档案部门技术能力差，IT专业人才少，无法依靠自身力量去研发云计算技术，因此档案部门就得寻求与云计算服务商的联手合作，开发专门适用于档案部门的档案管理云计算系统，而这种合作方式的系统技术的安全保障和安全管理只能通过服务商提供，尽管双方的权利与责任明确，但网络、移动终端设备和其他技术的使用，在数据的采集、存储、访问和传输的等任意环节，都有存在漏洞被黑客发现攻击的可能，允许用户访问也可能因身份认证疏漏，出现越权访问、操纵控制、数据泄密等安全问题，致使档案身处危险之境，档案部门却束手无策。对于档案部门来说，云计算技术是档案管理的未来之路，和网络服务商的合作也是必然之举，但更多的是要考虑技术的自我主导与研发来解除外在因素对档案安全的影响。
2.4.4长期保存
大数据环境下，档案数据存储面临两个问题，一个是足够的存储空间，另一个更重要的就是长期的存储安全。首先，档案的多载体形式使得档案管理没有了“One size fit all”模式，大数据时代档案存储依托的是可扩展性强的非关系型数据库（No SQL），它可用于结构复杂快速增长的数据，但在保存成熟度方面不如传统关系型数据库（SQL），安全漏洞多，对档案的长期保存是一大威胁。其次，档案依据价值大小都有划分保管期限，进入档案馆的几乎都属于永久保存档案，需要保证它们的绝对安全和长期可用。档案馆最擅长保护的纸质档案也会随时间流逝和外部环境变化而字迹褪色、纸张脆化。如今类型各异的档案，载体不一材质差异大，长期保存需要花费更多的精力和功夫，就如光盘档案的理论保存年限是二十年，但是大多数光盘在存放了几年之后就无法打开。大数据时代，尤其是电子文件、数字档案的长期保存随时都面临着因载体、格式、计算机技术的滞后以及保存标准规范不完善等带来的潜在威胁。①
2.4.5信息安全
数据越多，共享程度越高，就越难以保障信息的安全。大数据时代，信息是最好的事，也是最坏的事，那些可能对信息安全构成威胁的因素在大数据时代下会被相应地放大，档案数据安全岌岌可危。
第一，档案数据丢失。档案馆里存放的纸质档案，只要档案员对档案保管认真负责不玩忽职守，档案库房安全保卫设施到位不装模作样，就不会出现档案丢失问题。大数据环境下，档案数据更多的是存入电脑软件系统或移动硬盘中，常规情况下不会有丢失风险，一旦受到不可控的客观情况的影响，如电脑操作失误、硬件故障、软件漏洞、系统错误，就会造成档案数据不可用、不可读、数据损坏或丢失。硬件越多，系统越庞大、软件越复杂、数据量越大，发生数据丢失的概率就越高。
第二，秘密隐私泄露。档案馆对收集的信息进行数据分析，包括档案用户信息等，这些零散数据经过整合分析，变成有价值的档案数据。在电脑软件系统的分析操作过程中，信息会不可避免地残留在某些终端端口，无意地流向网络，造成信息的外泄。国家机密档案一旦泄露不但会造成国家财产重大损失，严重的话甚至可能危害国家安全；公众的个人隐私泄露会对个人权利与自由甚至利益带来不堪的后果，“人肉”就是只需要一个有用信息，就能实现个人隐私展漏无疑的网络搜索引擎。
第三，网络侵权和数据的恶意使用。大数据时代，数据公开程度高，信息兜兜转转，就存在网络侵权风险。②在网络环境下，通过计算机实现网络资源共享，由于过错侵害他人的财产和人身权利就构成了网络侵权，档案数据价值高，很容易被有心之人用来谋求个人利益。比网络侵权更具危害的是数据的恶意使用，网络数据供所有人开放使用，有歹心之人可以故意在计算机系统内使用合法数据来完成既定的恶意任务，造成的后果会有或大或小的危害。在开放的数据环境下，要防止数据被“恶意使用”,既需要数据拥有者存有一颗防居心叵测人之心，严守秘密隐私信息，也需要数据使用者行为自觉，规范守法的使用获得的数据。
2.5档案行政管理体系的变化
档案行政管理机构是党和国家指导和管理档案工作的部门，在统一管理党、政档案工作的原则下，分层负责地掌管全国档案事物，对全国档案工作进行监督、检查与指导。①我国的档案管理机构依行政区划建立，绝大多数地区实行“局馆合一”体制。党十八大报告中指出，要深化改革，深入推进政企分开，加快建立中国特色社会主义行政体制，建设职能科学、结构优化、廉洁高效、人民满意的服务型政府。在大数据时代背景下，作为国家行政工作重要组成部分的档案行政管理工作也面临着许多新的改变。
2.5.1行政职能的变化
档案行政管理部门最初是从党委政府的档案室发展而来的，我国又一直实行“局馆合一”的体制，档案行政管理部门一直错把“业务能力”建设作为档案管理的重点来抓，忽视了对国家档案事务的管理，使档案局与档案馆呈现纵向权力分阶不明，横向部门职责不清的混乱局面。国家推进政企分开改革后，政府对企事业单位的干预减少，档案行政管理部门对企事业单位的管理也逐渐从微观指导转向宏观调控，大数据时代的到来，企事业单位档案数量急剧增长，档案服务中介机构队伍迅速发展壮大，他们承接了大部分的档案业务微观服务，档案管理从一直围绕“档案实物”工作中脱身，开始学会强化自身行政管理职能，将行政职能的重点回归到了对国家机构、社会组织及个人相关档案事务的监督与管理上来。
2.5.2业务指导的变化
档案行政管理部门的业务工作就是对党委政府部门、企事业单位、社会组织的档案整理进行专业指导和服务。大数据时代，档案部门的业务指导工作在内容与形式上发生了变化。
大数据时代，档案数据的增多，档案类型的改变，使得档案业务指导的内容不再仅仅局限于传统的纸质档案，档案整理不是鉴定了装订了上架了就完事了，档案整理与指导的主要对象变成了电子文件的归档，负责业务指导的档案工作者需要通过学习和培训快人一步掌握新类型档案的归档方式，在自己熟悉业务内容的情况下才能对各单位档案整理进行专业指导。
高水平的档案业务指导可以对各单位档案进行科学分类、有效保护，便于档案的合理利用，实现为社会服务的目的。档案业务指导是用专业的视角确保档案的质量，但在档案行政管理部门，尤其是县区一级的档案行政管理基层机构，业务指导等同于“亲力亲为”,造成责任不明、不易监督、有失公允等一系列问题，破坏档案行政管理的权威。面对新形势新任务，档案业务指导要改变事事巨细的帮扶行为，努力从“领导指挥者”、“被动劳动者”向“专业服务者”转变，专注于提高业务指导水平，提供优质指导服务，鼓励并规范档案中介机构和社会力量参与档案事务服务。
2.5.3行政执法的变化
行政执法能力弱是档案行政管理部门长久以来的软肋，档案法律权威不高、档案执法者权利小、档案部门执法不严，造成档案行政执法管理永远不能到位。政企分开改革使得越来越多的企事业单位从原有的行政机关分离出来，各个行政机关对原有的企事业单位控制力逐渐减小，政府又要减少对企事业单位的行政干预，档案行政管理部门对于原有的和新兴的企事业单位档案工作的管理已无法只单纯地依靠行政性指令来实现，没有相关的档案法律法规，档案法律法规效力不强，就不能实现档案行政管理立法约束执法监督的目的，档案行政执法能力就得不到提高。大数据环境下，新兴的企事业单位的档案工作成为档案部门管理档案的新领域，对他们的档案管理难于对党和政府部门的档案管理，档案行政管理部门要完善自身的法律法规体系，以立法和执法监督分门别类地对企事业单位的档案工作进行指导，必要的时候要拿出档案行政执法的强制性，严格执法、落实到位，突显档案行政执法的权威性。
2.5.4合作方式的变化
过去的档案行政管理部门主要是对党和政府部门的档案事物进行管理，党和政府的档案有许多都是需要高度保密的，所以档案局和档案馆总是建在比较隐蔽的地方，不需要与其他部门接触和合作，独门独户独来独往，轻易不让人发现。现在，党和政府的档案很多都解密了，企事业单位的档案也增多了，大数据环境下，提倡数据开放资源共享，档案行政管理部门也不再将档案资源死死抓在手里不放，开始借助社会的力量来开放档案，实现价值。
现代社会档案数据的收集、保存、利用和共享，都需要互联网、数据技术公司、信息化工作部门的支持，档案行政管理部门每天每时每刻都需要和他们打交道，而且他们将成为档案行政管理部门中越来越重要的合作伙伴，起着不可或缺的作用。一旦没有了网络和技术，有再多的档案资源，档案行政管理部门也无法将档案与社会共享。
新形势要求档案行政管理部门加强档案行政能力建设，把工作重点放在档案事务的管理上，那么档案行政管理部门就不能再在档案业务指导方面紧抓不放，档案行政管理部门不能既是行政管理的主体，又是业务服务的主体，这二者是相互矛盾对立的。所以档案行政管理部门要与档案中介机构、专业机构、社会力量协调合作，鼓励他们参与档案整理服务，规范他们的档案业务指导方式，借他们的力量在不削弱档案行政能力情况下，保证档案业务指导的高水平。
