ERP系统在财务管理中的应用及其意义

　　第 2 章 理论介绍

　　2.1 理论基础

　　在最初的时候，企业只是把信息技术使用在非常简单的方面，即记录数据、查询及汇总等，并未将其用于非常复杂的管理运算。但是随着互联网的发展，全球企业可以实现跨国家、跨企业信息交流及查询，信息技术也相应地得到了极大的发展，并且主要经历了以下几个阶段。

　　第一阶段，MIS 系统(Management Information System)在第一阶段中，企业的信息管理系统仍处于较低端的阶段，只能进行一些数据记录、查询及汇总的操作，并且需要花费大量的人力成本。

　　第二阶段，MRP 阶段(Material Require Planning)到 19 世纪 70 年代，电脑技术得到了极大的发展，企业的信息管理技术也得到革新，开始进入 MRP 阶段，即物料需求计划。通过 MRP，企业可以对产品构成进行管理，并且通过动用计算机系统对客户订单进行操作及管理。

　　第三阶段，MRPII(Manufacturing Resource Planning)MRPII，顾名思义，是 MRP 的升级版，即在原有的制造资源计划的基础上，加入了一些新的管理思想及功能。MRPII 出现于二十世纪七十年代末期，通过计算机的辅助，能够对企业资源进行管理并且实现最优配置，从而实现对企业的采购、生产、销售等环节实现最优控制的管理思想①。

　　第四阶段，ERP 系统(Enterprise Resource Planning)ERP 系统源于 20 世纪 90 年代的新型企业资源计划系统，利用高速发展及先进的信息技术，并且从企业的具体需求出发，从而更一步满足在信息化时代企业的内部控制管理需求。其目的在于实现企业的供应链全面管理，从而满足企业在信息化时代的变革需要。传统的 ERP 系统主要包括几个子系统，分别针对物流、人力资源、资金流、信息资源等进行一体化管理。

　　②传统地，企业在进行财务管理系统构建时，其目的主要是在于对生产所产生的费用进行事后核算，是对手工会计的一种自动化体现，但是仍然需要较大的人力进行操作。另外，随着生产扩大化以及复杂化的加深，传统的财务管理系统己经很难满足企业经营的需要，它的低效率也严重阻碍了企业的高速运营及进一步发展。而 ERP 系统中的财务管理系统能够高效地对资金流及物流进行监控，并且信息能够顺畅地实现多部门共享，这降低了企业运营成本。

　　③另外，在完善的信息支持的基础上，企业管理人员能够针对市场变化快速地作出符合企业战略目标的决策，最大限度地减少日常运营成本和加快企业产品的市场周期。

　　ERP 系统除了能够更加高效地满足传统财务管理系统的需求，还增添了新的功能以适应新世纪企业发展的需要：

　　1、公司在己建设起 ERP 系统的情况下，进行财务成本管理时要把企业运营成本作为管理的重点，通过对采购、生产、销售、存货等进行有效管理，从而加强运营资本的流动性，提高资本的使用效率，降低风险。

　　2、ERP 系统能够对市场信息快速做出反应，并且向管理人员提供公司的财务信息，从而让其能够从战略、营销渠道、具体业务流程等层次做出有效管理。

　　3、ERP 系统注重对各个业务中所产生的财务信息进行收集、分析及控制，从而对其实现有效的成本控制。

　　4、ERP 下的财务管理系统成功地实现了对供应链及生产制造等系统的财务信息监控，并且能及时给予反馈，这有利于加强企业对资金流的控制。

　　5、企业运用 ERP 系统对己发生项目的财务信息进行分析总结，根据结果对下一期的事前控制进行修正，这有利于提高预算的精确度。

　　6、在 ERP 系统中，不仅能够查询到相关的财务报表，还能够查询到管理性报表，从而增加了用户的信息广度。另外，用户可以利用 ERP 系统中的财务模块及分析模块来满足自己的个性化需求。

　　7、支持企业的全球化经营。ERP 系统能够为企业在不同地方的子公司根据具体的财务法规，提供专门的会计核算及财务管理平台。
　　
　　2.2 ERP 系统在财务管理中的应用

　　1、采购付款循环中的物流和资金流的统一

　　企业在执行 ERP 系统时，采购活动是第一步。当采购发生后，企业库存以及应付账款也随着相应增加，这种财务变化会在 ERP 会计界面中体现，会计凭证随之生成。当企业对库存付款后，ERP 系统中的应付账款及库存数量也会随之发生变化。④
　　
　　2、生产循环中物流和资金流的统一

　　在进行产品生产时，生产车间会以接到的具体订单量为基础，初步计算出所需原材料总量，然后从仓库中取得材料，由此导致企业存货减少，ERP 界面生成会计凭证，并且过账到总账。当生产部门完成生产后，成品入库，系统自动编制会计凭证，而相应地，生产成本减少、存货增加。通过 ERP 系统成功地实现了生产环节物资与资金的统一。⑤
　　
　　3、销售和收款环节物资与资金的统一

　　顾客的定单会及时被销售部门处理，通过发货系统，仓库会及时根据顾客的具体订单发货。由此，仓库的库存量减少，应收账款增加，ERP 系统生成相应会计凭证。

　　当成功收到客户支付的相应款项后，公司的 ERP 会计界面会生成相关的收款凭证，现金增加，应收账款减少。通过 ERP 系统，成功使企业在销售和付款环节实现了物资与资金的统一。【图2.1】

　　
　　2.3 实施 ERP 对企业财务管理的意义
　　
　　2.3.1 成本控制

　　在以前，由于缺乏辅助工具，企业只能在月末的时候核算出当月的财务状况，这导致成本核算具有严重的滞后性，并且只能简单地起到记账的作用，并未能运用到企业业务具体操作之中。另外，由于信息不流通，不同部门间的交流甚少，从而也无法帮助管理人员根据企业的整体情况作出正确的决策。

　　⑦企业引入ERP系统之后，改变了以往人工进行成本核算低效率及高成本的状况，通过使用先进的计算机技术，企业能够在短时间内更加精确地掌握企业内部各个流程的成本情况，并且对其进行数理分析，从而更加清楚地掌握成本信息，提高了控制力度。

　　⑧另外，通过 ERP 系统，信息流通更加顺畅，更新更加及时，这有利于管理者及时对成本进行踊跃控制并且根据市场及企业经营状况作出最优决策。

　　2.3.2 往来账户管理的影响

　　往来款是指企业为了扩大业绩及招揽顾客所推出的一种赊销手段，即企业愿意延长购买方的付款时间，从而吸引顾客。但是，如果企业未能如期收到买家的货款，那么企业将会蒙受一定的损失，其中包括税款、运费等。随着市场竞争的日益激烈，这种促销手段在企业日常经营中越来越常见，所以，如何对往来账户进行有效管理成为企业资金管理的一个关键环节。在传统的财务管理中，企业只能依靠人工去查询某一买家所欠款项及冲销过程，这需要大量的人力物力，并且容易造成信息丢失，不能对买家的还款情况得到一个整体的认识。另外，如果买家众多，企业可能没有精力对每个买家进行控制，这导致企业无法及时掌握顾客信息，从而造成企业资金周转困难等问题。

　　⑩由于企业不能对客户及供应商进行全面的了解，而只能是一些直观的印象，这不利于企业做出最优的决策。正是信息不对称的存在，致使企业可能会将产品赊给偿还能力弱的客户，或者与缺乏诚信的供应商建立起合作关系，这都会严重危及企业的正常经营及发展。

　　在 ERP 系统的帮助下，通过应收账款模块与应付账款模块的使用，上述问题可以得到有效的解决。比如 ERP 系统能够系统地对每个客户的应收账款及预收账款进行管理，并且进行实时核销，管理人员能够清楚地查询到客户的账户情况，从而对客户进行跟踪管理。

　　1、应收账款模块使用

　　ERP 系统的应收账款模块可以对客户发票数据进行及时录入，从而快速生成对账单，降低了人工及会计核算成本。通过 ERP 系统，管理人员能够清楚地查询到客户账户在任何时候所发生的变化，从而进一步掌握客户信息。

　　由于影响客户还款能力的因素众多，管理人员掌握越多的信息就越能对客户的还款能力做出一个正确的判断。

　　通过 ERP 系统，企业可以收集到更全面的信息，并且可以降低由于人为因素所导致的错误。而企业财务人员可以通过查询客户以往的交易记录及当前的账户状况，从而针对不同客户制订出相应的收款方式，这可以降低企业坏账发生的可能性。ERP 系统可以为企业提供更加及时、快速的交流，客户及销售人员的问题可以得到及时解决，而客户的相关账款也能得到实时追踪，从而提高企业对财务状况的掌握。

　　另外，ERP 系统是一个智能化的系统，可以提供给财务人员方便快捷的处理软件及工具，简化了处理过程，极大地缩短了应收账款的收取时间。

　　ERP 系统的应收账款模块可以根据不同国家的税收制度及不同的付款方式，对不同币种进行处理，这使得企业能够更加娴熟地处理全球化经营所带来的应收账款的管理问题。

　　2、应付账款模块使用

　　ERP 系统应付账款模块极大地简化了财务人员处理供应商发票、采购单及收货单的程序；缩短了采购、进货、检验的处理过程。通过 ERP 系统，简化了发票付款的处理流程，财务人员能够更加高效地处理应付账款，从而提高了工作效率。

　　ERP 系统可以帮助企业加强对现金支付的控制，通过严格的审核制度，保证了发票及支票的合理性及有效性，并且对每张发票与支票均可以进行追踪管理，使得其验证人及付款信息一目了然。

　　应付账款模块的使用可以提高企业商业信用。通过 ERP 系统，企业能够及时地向供应商支付应付账款，进行树立良好的信誉，这将为企业未来的采购争取到更大的优惠及折扣。另外，企业还能够更加高效地安排资金，提高资金周转效率。

　　2.3.3 财务报表的编制

　　ERP 系统可以减少财务人员在编制财务报表时所需花费的时间、精力及成本，通过更加快捷的编制，使财务人员可以对报表进行及时监督及核算。在以往的财务编制体制下，财务人员每月需要花费大量时间，才能完成相关工作。另外，由于工作量巨大，一般是以周或者月为单位编制报表，无法做到实时监控。而现在，在 ERP 系统的帮助下，财务人员可以随时出具某一时刻按不同核算方式核算的报表。

　　2.3.4 其他方面影响

　　ERP 系统可以提供一个全面的、包含多个模块的应用系统给企业，即总账系统、库存管理系统、采购管理系统、销售管理系统、和成本管理系统等。而其财务信息系统则担任着企业会计和财务管理的功能。

　　1、企业通过建立财务计划，从而当发现预算与实际情况不同的时候，能够灵活地对其进行调整。而在传统的财务系统中，企业的灵活性较低，而调整起来也需要大量的人力物力，无法及时对实际情况作出反应。而通过利用 ERP 系统的财务管理系统，可以自上而下地对企业财务进行预算。

　　2、ERP 系统是个强大的数据处理系统，建立起广泛的数据网，从而能对不同地点的数据进行处理，进而使企业对库存具有较强的控制力。

　　3、通过 ERP 系统，企业的财务管理分析能力显着加强，进而通过多样的财务分析工具对更加大量全面的数据进行多角度分析，从而得到更加贴近实际及更加有效的经营策略。通过 ERP 系统，企业可以将销售数据进行各个维度对比，如按地区、产品种类和销售员等，另外还可以通过分析得知影响销售的重要因素，及各自的贡献率。

　　2.4 ERP 系统实施的不乐观现象

　　虽然在中国信息化及现代化的革命中，ERP 的重要性受到了国内许多企业的肯定，并且越来越多的企业尝试将 ERP 系统引入日常的供应链管理之中。但是，ERP 在中国的发展仍处于初级阶段。首先，使用 ERP 的企业数目较少；到目前为止，ERP 在中国的应用前后己达二十多年，但是能够真正地把 ERP 运用于日常经营，并且取得较高成效的企业却不足三千家，仅占国有及同等规模以上非国有工业企业总数（共163033 家）的 1.6％。

　　其次，国内企业运用 ERP 系统的失败率高；许多企业并未从ERP 系统的实施中受益，反而带来了负面影响，在过去十多年里，我国企业共投资了70 多亿元用于 ERP（包括 MRPII）的引进及研发，但只有 20％的企业得到了一定成效。

　　根据相关调查研究，造成这种情况的主要原因有：

　　1、目标不明确

　　在引入 ERP 过程中，有些企业存在着目标不明确的问题，其采用 ERP 系统的动机可能并不是为了改善经营，而仅仅是为了响应政府号召，盲目跟风，所以并未充分考虑 ERP 系统与其具体情况的相适应性。这是我国企业引进 ERP 系统“成功率低”的重要原因之一。

　　2、认识不明确

　　某些企业仅将 ERP 系统当作一种计算机项目来对待，却并充分意识到其背后所包含的管理思想。另外，企业对 ERP 系统掌握不足，也导致了其在具体操作中的被动性，并未能最大限度地发挥 ERP 的效用。

　　3、企业基础管理薄弱

　　由于缺乏管理理论基础，中国企业并未形成系统的战略管理体系，另外在财务及业务流程依然存在着许多漏洞。比如由于信息流通性差，销售部及财务部相分离的状况导致客户数据不统一、分销业务流程不通畅等问题的发生。总地看来，解决中国企业管理问题的关键不在于对己有业务流程进行再造，而是要引进新的管理理念及技术，对业务流程进行新建，而这也是 ERP 实施的必要前提之一。

　　4、人才匮乏

　　由于 ERP 在中国实施的时间不长以及成功率低，这阻碍了相关人才的培养，从而使许多企业未能及时跟上信息技术的革新。另外，由于缺乏高级人才，这致使本地软件企业无法开发出即经济又符合市场需求的 ERP 软件，加大了 ERP 实施成本。

　　5、ERP 产品提供商良莠不齐

　　由于 ERP 在我国国内并未形成系统的销售市场，相关法规仍处于空白状态，这致使一些不规范的行为发生。结果某些公司可能为了提高销售业绩而不顾买方的具体情况，售后服务不到位，从而导致了买方在实际操作中达不到预期效果的状况。

　　进入新世纪后，在我国所倡导的“以信息化带动工业化”战略的指导下，全社会积极进行信息化建设，企业生产信息化及现代化的进程不断加快。各个企业均积极引进最新的管理系统及理念，以期在这场信息化战争中取得一席之地。而一些未能跟上时代步伐的企业，面临着失去市场份额，甚至于破产的危机。ERP 系统也随着这个信息化大潮传入我国，并且被大量企业所接受，数以千计的企业争先恐后地将 ERP 系统运用于日常的经营管理之中。通过便捷、高效的 ERP 系统，企业可以对其对其供应链进行一体化控制，降低了经营成本，提高了资源利用效率，从而为企业带来显着的经济效益。

　　ERP 系统所体现的高效性受到了国内研发部门的重视，并且开始对其进行中国式的改良。原有的 ERP 系统更加注重物料及信息到达的实时性，而对成本计划、企业人力资源管理、现场控制、及激励政策等方面的控制力度较为薄弱。

　　但是在现代的企业管理之中，进行有效的成本计划、高效的人力资源管理、完善的现场控制以及适当的激励政策等均与企业的生产经营息息相关。所以，必须在原有的 ERP 系统的基础上，进行一定的改良，从而使其更加符合中国企业的实际情况，并且实现更高效、更低成本的供应链控制。【图2.2】