财务共享服务中心的现状和存在问题分析

　　第 3 章 财务共享服务中心（A 公司）的现状和存在问题分析

　　3.1 现状分析

　　3.1.1 组织结构

　　一般而言，财务共享服务模式具体运作如下：公司先根据自身分布情况选址建立“财务共享服务中心”，再通过“共享服务中心”向外辐射，覆盖邻近区域的众多分子公司（包括跨国家、跨事业部），为其提供统一的专业服务，并收取服务费用，各分子公也因此撤销相关业务部门，避免重复。财务共享服务主要分成两种，其中最典型、最基本的，就是提供财务方面账务处理的服务，称为“共享会计服务”（SharedAccounting Service），是一种以事务性处理（Transaction Processing）功能为主的服务；还有一类共享服务则以提供高价值的专业建议为服务内容，例如税务咨询、法律事务、资金管理等。虽然提供的服务内容不同，但这两者的本质原理并无差别，都是将公司在某一区域内的现有资源通过有效整合，来实现公司内部各流程标准化和精简化的一种创新手段。通常，在财务共享服务中心的业务按不同业务循环可以分为总账、应付账款、应收账款和其他四大类。

　　举例来说，A 公司财务共享服务中心主要以财务职能为依据，将整个财务中心按不同职责分工具体分为以下几块：

　　3.1.2 主要功能和专业化分工

　　A 公司根据业务流转方向划分财务共享中心的具体职责分工，明确各个职能部门各自的工作内容和职责范围，建立标准化、统一化的总公司级共享服务运营模式。

　　首先，以制度规范为保障、以业务流程为基础，建立标准化共享服务模式。这其中包括：统一报账、记账规则及核算规范，统一集团内部的资金结算模式，统一指标体系和指标口径，统一内部票据管理等等内容。A 公司在建立财务共享中心时，分专业新建及梳理了几大类业务流程和其下涉及对内对外的多个业务子流程，制订并出台了具有针对性的管理办法和各类规范。

　　其次，设立资金结算中心，实现资金统一管理。A 公司通过设立财务共享中心实现对资金的集中管理，同时拥有对外、对内报销结算和支付功能，从而提高资金使用效率，降低资金成本。

　　A 公司现有财务中心的基本流程为文档中心（Document Center）在收到各个分公司实际业务中发生形成的业务票据后，根据不同业务类型进行初步整理、登记和分类，之后按具体的业务分工传递给下一个相关职能组——包括应付账款组（AccountPayable Team）、应收账款组（Account Receivable Team）、关联方组（ICC Team）等。凭证流转到相关职能组后，财务人员先根据收到的业务票据逐一进行核对，并在公司的财务系统中进行审核。审核通过后，财务人员将生成的文档导入财务模块，系统自动生成相关凭证；如果审核不通过，则通过邮件或电话形式与分公司相应人员进行联系沟通，以确认信息的准确性和完整性，再进行相应的修改和审核。在生成凭证后，由付款组（Payment Team）复核并进行付款。最后，由文档中心对相关凭证进行整理、装订和归档。

　　3.2 实施知识管理模型的必要性

　　3.2.1 现阶段面临的主要问题

　　A 公司的财务共享服务中心于 2007 年成立至今，经过多年的发展，人员从最初的 10 人到现在的 73 人，未来几年随着业务和新工厂的并入，人员还会不断扩充。与此同时，共享服务中心每年所处理的凭证量也在飞速发展，2012 年全年总共处理 703，200 张业务单据，支持集团在中国地区的 200 多亿销售额。为 9 家工厂和 12 个事业部门提供会计服务。

　　现阶段主要面临的问题如下：

　　1） 有些员工的短视目光，比如将自己的责任、思考局限于自己的职务范围之内。常常将问题归罪于外部，缺乏对通盘整体的思考与各种关系的灵活性把握。从而忽视了组成事物的各部分间的联系和互动关系，以至于面对“动态复杂”问题时不知所措。

　　2） 有些员工缺乏积极主动性以及变革思维模式。温水煮青蛙的典故告诉我们，从量变到质变会给我们生活带来巨大变化，说明的是由于对渐变的适应性和习惯性，失去改进和提高的意识。

　　3） 有些员工以及一些主观不敢互相追根究底的质疑求真，往往做出表面和谐的妥协意见。也就缺乏深度的讨论。我们都知道提高核心竞争力的基础是知识，而提高核心竞争力的重要途径应是组织学习。

　　4） 有些员工始终无法 100%执行相关的岗位手册和流程的控制点。在日常工作中出现的一些错误不能很有效被吸收和学习，之后会出现同样的工作失误。

　　5） 针对每年大约 10%到 15%的员工离职率，知识的传承和保留是比较困扰管理层的问题。尤其是资深员工在工作中所积累的经验。

　　6） 隐性知识如何有效转换为“显性知识”尤其是当在未来的某个工作场所需要使用时，或者在工作交接是能够完整的回忆起来，并传授给其他人。避免在工作交接时候产生的知识遗失现象

    7） 缺乏整体的知识管理平台。简单来说整个业务体系更依赖于人，而不是系统和流程。

　　8） 财务共享服务中心员工查询一些和工作或日常操作相关的信息时，往往使用百度、谷歌等搜索引擎而不是企业内部的学习资源，或社区平台。