外教社ERP系统实施策略

　　第 4 章 外教社 ERP 系统实施策略

　　从前三章的分析可以得出,出版企业的信息化改革有利于促进企业自身经营管理水平的提高,实现真正的集约化管理和市场化发展，而且这种信息化不仅仅停留在技术层面，更是管理层面的革新。笔者在本章中将从国内知名外语专业类出版社——外教社的实际情况出发，对其现有的信息化建设与实施作全面的分析研究，结合其自身的特点，提出适合其未来发展的 ERP 系统实施策略。

　　4.1 出版社简介【图4.1】

　　
　　外教社成立于 1979 年 12 月，是由上海外国语大学主办、国家教育部主管的一家大学出版社。目前已成为我国最大的外语教材、教参、读物、学术着作、工具书的出版基地之一。累计出版逾 23 个语种的图书和电子出版物近 7000 种，总印数逾 5 亿册，销售总额逾 50 亿人民币。2012 年销售码洋为 6.2 亿元，税前利润过亿元，在全国各出版社中名列前茅。【图4.2】
 

　　

　　如图 4.2 所示，外教社的每一个部门都有明确的分工，针对编辑、印刷、发行、储运、财务等业务都设置了专署的部门，并且有了一套适合自身的管理架构。从外部来看，出版社的整体框架已经非常完善，各个部门的职责分工也非常明确，这些部门之间有合作也有相对独立的工作要求，从内部信息化的角度去分析，外教社也在信息科技发展的大背景下，逐步开发形成了自己的管理信息平台，使得编、印、发等业务完成一体化的运行，为企业系统化、一体化的经营管理工作奠定了基础。

　　4.2 外教社信息化系统现状及发展方向

　　4.2.1 外教社信息化发展历程及现状

　　正如前文所提到的，我国出版社的信息化建设始于 1988 年,大部分出版社集中在20 世纪 90 年代初开始企业的信息化建设，希望结合信息技术变革来应对企业自身发展。与大部分中小型出版企业一样，外教社也在那段时间开始进行了一定程度的信息化建设。【图4.3】

　　
　　外教社初期主要表现在添置计算机设备、网络设备、自动化办公室设备等硬件设施，让计算机信息技术替代以往的手工操作模式，以提升工作效率。随后，发行部开始采用计算机辅助软件，因为该部门的手工操作量较大，通过引进计算机技术可以大大提高发行部的工作效率，对出版社的整体管理有积极的推进作用。

　　1995 年，外教社从北京科技情报所引进了一套发行软件系统，该套系统在当时被国内很多出版发行机构采用，也是外教社第一次引进一套较为完善的管理软件，它主要被用于流通环节即发行工作管理，包括入库、发货清单录入、客户信息管理和一些基本的发行数据统计等，不涉及客户的开票到款等财务管理。此时外教社编务、出版还没有采用计算机管理，完全用传统的手工卡片记录方式，财务也只是采用企业编程人员开发简易的客户财务管理系统，其他以手工记账为主。虽然北京科技情报所的软件只是简单的服务于发行工作，但它的使用在外教社发展历史上有里程碑的意义，是外教社运用现代技术进行科学管理的第一步。它之所以被采用除了受大环境的影响，即现代科技日趋成熟并逐渐用于企业管理外，主要是外教社的迅速发展促使自己必须尽快采用计算机辅助管理的方式来减少工作差错，提高工作效率。

　　20 世纪 90 年代，外教社出版的《大学英语》系列教材被越来越多的高校使用，每年的销售码洋增长以千万元计，同时出书品种越来越多，经销商团队也逐步扩大，每天面对大量的图书出入库，发货清单数量和发货品种直线上升。手工开单方式效率低、数据抄写差错率高，所以引进这套系统后有效解决了这一矛盾，解放了生产力。

　　通过发行信息管理系统的使用，使外教社认识到计算机辅助管理的好处，寻求一套真正适合出版社全方位信息管理的软件被提到日程上来。

　　1999 年到 2000 年之间，外教社接触了由复旦大学开发的复旦天翼出版管理系统，并决定分板块逐步购买使用。包括：天翼编务管理系统、天翼校对管理系统、天翼财务管理系统、天翼发行管理系统、天翼仓储管理系统、天翼印刷管理系统、天翼材料管理系统和人事管理管理系统。

　　1999 年，外教社率先购进使用了财务管理子系统。财务子系统除了具有一般财务管理软件的功能外，针对出版企业的特点作了适度修改。随着出版社不断发展，面对新的问题和策略，财务系统也在不断地改变之中，尤其是对各种数据信息的分析要求不断提高。以前出版社只是简单对生产成本、产品销售做一般的记录整理，从整体上反映出版社经营状况好坏，而随着市场竞争的不断提升以及出版社的不断壮大，同样是这些数据，但对其分析更细更深入，对发行业务人员的销售考核（发货、退货、汇款、开票率、营销经费等），对每一个网点的财务监控，对每一个产品不同时间不同地点销售的分析，对每个产品能从策划到最终实现销售的成本投入和盈利产出，不一而足。管理要求提高，对信息的准确度、分析度也有所提高。信息的完整度和准确度直接影响着财务的数据分析，影响着出版社的决策。作为出版社生产环节的编务系统和出版生产系统也随之被采用。

　　复旦天翼系统中编务出版子系统涵盖了整个编辑部工作流程以及部分出版印刷工作，从选题策划、选题申报开始到三审三校，直至付梓印刷工作，每一步骤的责任人、计划完成时间和实际完成时间、封面版式设计要求、工作量记录等，全部在编务系统内记录。在编务出版系统中，校对只是做简单的校次记录，针对校对工作的具体分配、工作进程、工作量考核、校对记录等问题。自从使用了计算机辅助编务管理，以卡片记录编务流程的时代一去不复返，其效率的提升，准确度的提高非常明显，使纷繁复杂的编务工作井然有序，明确了每一个工作节点的职责、时间要求、责任人、有效监控每一本书的编辑进程，使编务管理人员、责任编辑科学合理地安排编辑工作。

　　编务系统是整个信息管理系统的源头，是出版社生产核心环节，许多数据的规范必须在编务系统中准确及时完成，比如图书的各项基本信息（书名、从书名、开本、作者、ISBN、字数、选题报告等），一旦在编务系统中出错，很可能造成后续的一系列错误。

　　出版复制工作一部分已经包含在编务出版系统中。此外，针对出版印刷的具体工作流程，外教社又单独开发了纸张仓库管理系统、施工单开单系统两个字系统。外教社图书的纸张基本上都是自购的，施工单开出后，印刷厂就可去纸库提纸。纸库管理系统主要是对纸库购买、入库、保存、出库、卖纸等进行管理。以前出版部门都是靠人工算工价，完全靠经验以及手工计算，精确度不高，外教社计划开发一套印刷工价子系统，实现一般图书产品工价的自动计算，用纸、制版、印刷等费用一目了然，减少人为失误，提高工作效率，减少材料损耗。

　　编务和出版子系统使用后，天翼发行子系统也就很快替代了原先的北京科技情报所的发行系统，新的系统由于在整个天翼系统之下，使得发行数据不再独立存在，标志着编印发信息完成了无缝对接，财务对整个出版社信息数据完成全部监控。此外，针对出版社在全国各地有 7 个分支发行机构，出版社又独立开发了一套天翼书店管理系统，每个分支机构都统一安装，该系统借鉴了批发零售企业的信息管理系统软件，结合出版社对发行工作的具体要求，较好地满足了批发零售业务的需求。目前还需要做的是使得这些数据和出版社总部的数据进行对接，包括库存共享、实时销售数据监控、财务监控等。

　　可以看出，外教社的信息管理系统是一个自我发展的过程，符合自身企业特色又借鉴了其他出版企业和其他行业的经验，在 90 年代后的十几年中的发展走在了各家出版社的前列，对出版社自身发展起到了一定的推进作用。进入 21 世纪以来，随着信息技术的迅速提升和企业自身的迅猛发展，外教社开始调整自己的企业经营战略，并与复旦天翼等软件公司合作，引进了数套基于各业务部门的信息管理系统，也就是ERP 雏形——数套独立的 MIS 系统。

　　在外教社早期的信息化建设中，各自独立的 MIS 系统导致信息孤岛现象非常严重，各部门各组织机构都各自为政，重复工作，数据冗余，这迫使出版社自身不得不进入一个 MRP 系统的强制实施阶段——系统整合、数据共享。与其他出版企业相比，外教社走了一条自我研发的道路，依靠自身开发逐步整合早期的 MIS 系统，并具有一定的 MRP 雏形。总结自身信息化建设的特点，外教社提出了“以财务为核心”的信息化指导思想。出版社每一项核心业务都是一种流程，财务与其他业务一样，都属于核心业务，但财务与其他业务不同的是，其他业务的发生必然会引起财务业务的发生。近几年，强调有效利用和管理整体资源的 ERP 系统被大家所关注，出版社把客户需求、图书产品前期编辑加工、印刷厂的制造环节、图书营销发行等整合在一起，形成出版社完整的供应链。

　　随着信息技术的进一步发展，加上出版社自身的不断扩张，产品内容日益丰富，这时候 ERP 系统实施的要求就凸现出来。目前，外教社的主要问题有以下几点：1.出版社目前相对独立的子系统之间，还没有形成真正意义上的相互对接。2.虽然提出了以“以财务为核心”的主导思想，但是由于基础的信息化工作还没有完全落实，信息之间的联系性、分享性不够，所以这一思想还未真正实现。3.管理层从根本上还没有决心彻底实施 ERP 系统。因为外教社属于专业性出版社，与出版集团相比规模相对较小，ERP 的实施需要大量人力、物力、财力的投入，管理层面还存在顾虑。4.缺乏科学合理化的实施方针策略。

　　从国内外出版社实施 ERP 系统的案例不难看出，信息技术的飞速发展对出版社的科学化运营管理提出了更高的要求,企业自身对实施 ERP 系统的需求也越发强烈,该系统为企业带来许多发展的契机和动力,其价值集中表现在以下几点：

　　1．建立信息平台有助于出版社实施科学化、一体化运营管理。使得原先各自独立运营的各项出版流程，包括编辑、印刷、发行、财务等系统互相建立联系，在信息平台上实现实时共享，避免信息资源的不对称，减少因为缺乏信息沟通造成的各项损失，提高出版社整体运营的效率和效益。

　　2. 建立内外协同的经营管理平台有助于加强出版社对市场需求的敏锐度。使得出版社与供应链上的各方能建立起一个协作运营平台，快速反应市场需求，及时做出市场判断。同时加强对客户的管理水平，降低经营风险。

　　3. 建立科学有效的财务管理体系和内部控制流程有利于出版社的资金运营。强调出版社必须事先做好对项目运营全面的预算和控制，在过程中做好科学的核算，同时加强监控和监督，降低资金的风险。在对内的管理上，也需要通过财务数据的分析，建立起出版社完善的内部控制制度，减少不必要的浪费，提高资金运作水平。

　　4．有效帮助出版企业提高选题决策的质量。准确的信息传递与分享，为出版社选题的设计与决策提供了充分的信息资源，系统可以自动对选题方案做出筛选，保证了编辑出版工作的有效性。

　　5．提高市场反馈速度、保证服务质量。由于网络技术的不断发展，出版社能与及时洞察到读者们的各类反馈，今后为他们提供更好的服务。

　　6. 有助于提高发行管理水平，降低发行周期。支持多种发行模式，提高发行工作效率，降低运营成本。

　　信息化建设是我国出版产业优化升级的关键，也成为衡量出版企业现代化水平的标志。对外教社而言，虽然规模上不能和高教社、上海世纪出版集团相比，但是作为一家国内知名的专业出版社，面对日益增多的产品内容和日趋严峻的市场竞争，外教社建立适合自身未来发展的 ERP 系统的需求日益强烈。为了出版社的未来能得到更好的发展，外教社必须对目前简单分散、缺乏系统性和一体化的信息系统进行改革，建立以财务为核心的 ERP 系统，渗透到出版的各个流程中，整合分散的各个子系统，实现信息共享，消除信息孤岛的局面，加大对编辑出版的管控，适应信息科技时代的出版市场竞争，提高工作效率和服务效率，强化经营风险控制，快速应对市场变化，提升管理现代化水平，有助于出版社长远发展。当然，ERP 系统的实施需要根据企业自身管理战略的变化不停地投入财力、物力、人力，普通中小型出版企业难以承受这么多的压力。因此实施 ERP 系统要因地制宜，根据出版企业自身需求选择相应的有效的系统，这其中，选择从出版企业内部集成做起，是一条展示稳妥，符合成长规律的发展道路。

　　4.3 外教社 ERP 系统实施策略——以财务模块为核心

　　目前，国内出版社实施信息化的模式各不相同，大中型出版社倾向于引进 SAP模式或者量身定制的全自我开发模式，中小型出版社大部分是通过学习借鉴国内外出版社的成功经验，与自身碰到的实际问题相结合，在原有的基础上对系统实施优化，同时引入项目管理的思想和观念，通过调整业务流程和管理模式，避免再次开发的问题。笔者认为外教社作为中小型出版社的代表，应该选择后者进行符合自我特色的ERP 系统实施——以财务为核心的 ERP 系统实施策略。这种模式既保证出版社进一步完善重组各项业务流程，实现集成化管理，便于出版社对于企业价值链和资金链的不断优化，实现各项数据的共享与市场活动的实时反馈，为出版社管理提供科学可靠的数据支持，提高出版社自身的工作效率。同时也能真正意义上提高出版社管理水平，实现经济效益的稳步提升。

　　企业的资金流是维系企业运营和可持续发展的命脉，财务信息系统自然也成为各类企业实施 ERP 系统时的重点和关键。如果把整个 ERP 系统看成是一条有序的管理链，那么财务会计的位置就是整个链条的末端，它起着反映整个业务流程货币价值的作用。对于出版社来说，无论是选题编辑、印刷加工、库存管理还是最终的营销发行1部经营和供应商的制造资源整合为一体，使得出版社的各项业务流程的财务信息及时准确地得到反馈，出版社管理层通过这些数据分析，可以对出版社的资金流有全局上的把控与管理。从财务的角度，真正实现“事先预测、事中控制、事后分析”的最佳模式。出版行业的财务特点与其它行业有所不同，它的任务种类繁多，而且单品种独立核算使得财务的任务相互独立，一个任务的财务运作周期也很短。所以，要筹建一个以项目管理为中心的财务体系，将各项零碎的财务任务集中起来，而且这些项目都在 ERP 系统中及时体现，出版社领导可以根据这些实时数据对未来产品发展作出更为科学准确的决策和判断。【图4.4】

　　
　　图 4.4 是出版社以财务为核心的 ERP 流程图，出版企业的“选题策划、编辑加工、印刷、营销发行”等环节与“财务”形成了一个数据流。整个过程从选题策划开始，这个工作主要由编辑部门主导，经过编辑部门的加工、发稿流程后流转到出版印刷部门，出版部的主要工作包括对出版物印前生产的工价预算，对图书产品的印制和纸张要求。然后进入发行部，发行人员负责采购、发行业务和物流管理处理后进入财务部门，最终数据全部由财务科统计核算。我们可以把出版的各业务流程看作一个闭环，其业务功能都与财务密切相关，正是有了这个环，再根据“以财务为中心”的指导思想，信息化建设得以顺利进行。

　　整合后的 ERP 系统严格控制资金管理，具体内容就是对企业资金的管理。通过对出版社业务流程的优化组合，实现信息和数据的共享，在产生货物交易的同时财务部产生记账凭证，这样可以提高整体工作效率，减少中间环节，避免管理上的疏漏和损失，降低各种重复性的管理工作和多余的事务性流转，为出版社提高工作效率和效益。

　　4.3.1 选题编辑与财务模块

　　编辑管理模块包括：选题策划、三审、发稿、装帧、ISBN 和 CIP 申请、发排、校对、稿酬计算流程等。在外教社现有的编务系统中，与财务相关的部分是稿酬计算这个子项目，而随着出版企业的不断发展，以财务为核心的 ERP 系统发展思想的不断渗透，从选题策划开始就应该与财务数据密切结合，做到信息数据的共享，以及利用相关财务数据来把控编务流程，提高选题的准确性和编辑工作的效率。

　　1.选题策划是出版图书的基础，根据规定，选题策划必须先由策划编辑申报选题，后经过科室主任、分管领导、总编室层层审批，最终由社委会通过，便可以立项。在ERP 系统中，应该将财务数据作为选题策划的重要指标，通过对历年图书产品的销售情况来分析归类，通过分析了解图书市场规律，洞察读者各类需求，对新选题的取舍做出合理的判断，做到用数据说话，而不是纯粹凭借领导层的经验，为出版的前提做出重要保证，提高领导层的决策力，从源头上保证出版物的质量。

　　2.由出版社同作者签订出版合同，合同管理在 ERP 系统中必不可少，也是未来编辑审稿发行的依据。流程为由编辑实施合同登记，科室主任审核，社长审批，合同盖章及最终存档，图书项目正式启动。

　　3.编辑三审环节在编辑管理中是核心的部分，保证了出版物内容的健康性与合法性。责任编辑在收到作者稿件后，无论是纸质还是电子稿，都要在出版社 ERP 系统上的编务板块上对作者来稿进行登记，然后进入审稿环节，一般在初审后责任编辑通过 ERP 系统填写稿件的初审意见单。随后，各编辑部主任可以通过 ERP 系统查询到初审后的稿件，并进行复审，并将复审意见填写并提交，系统自动将稿件传至主管社领导终审，由其完成最终审核，并在 ERP 系统中确认通过。这就完成了 ERP 系统上的三审工作，整个过程无纸化操作，简单方便，信息便于保存，也大大提高了编辑三审工作的效率。

　　4.发稿管理是稿件通过三审后，对出版物的出版情况进行汇总，编辑在 ERP 系统中填写发稿单，登记书稿情况和样书数量，同时在 ERP 系统中填写装帧设计要求单，填写完后提交，系统将自动传递到美术编辑系统中。ISBN 号（国际标准书号）是由责任编辑负责填写的，需要注明是统一书号还是标准书号，同样也是在 ERP 系统上完成填写工作。所有工作完成后，编辑部负责人对发稿内容进行审核，没有其他修改后通过 ERP 系统直接传送到分管社领导信息平台上，由他进行最终审批，确认内容无误后，最终的发稿单通过信息平台发送到总编室平台上，CIP 数据由系统自动生成。整个流程中，不需要进行纸质打印，由 ERP 系统通过网络传输，所有参与的编辑和分管社领导都能查询到图书的进度流程，而且每一个进度设置一定的完成时间，在规定的时间期限内没有完成的话，系统会有自动提示功能，保证图书编辑工作的效率。

　　5.装帧设计是对出版物封面进行设计处理的过程，作为图书的第一印象对销售起到了直接的影响作用。责任编辑通过 ERP 系统在发稿单上将装帧设计要求填写完整，传输到美术编辑的系统中，美术编辑完成封面设计后将封面上传到 ERP 系统中，图书责任编辑进行审核，如果需要修改，则填写修改意见退回到美编系统，如果确认通过后，经过部门领导审核通过后，传送到出版科的系统上。出版科根据图书制作要求，将信息通过 ERP 系统传送到印刷厂，印刷厂出片后提交出版科，出版社社领导审核出片签字。

　　6.出版物都有自己对应的 ISBN 及 CIP 数据，这些数据在责任编辑填写发稿登记的同时，已经通过系统提交了 ISBN 申请单，由总编办的工作人员分配 ISBN。CIP的申请流程也是如此。

　　7.排版校对流程在实际工作中，由于较次比较多，过程相对复杂，所以在 ERP系统中提供这两者的记录单，可以重复录入，通过书稿需要进行三个校次，记录每次校对开始及返还日期、校对人员姓名、校对字数等。全部完成后，出版科负责人员点击完成，确认排版和校对工作结束。

　　8.编校费用与作者稿酬计算是在图书出版过程中或图书出版一周内需要完成的工作。对于编辑校对而言，ERP 系统能够自动计算他们的工作量，编辑和校对工作人员在确定后填写工作量核定表，由科室主任审核后，传送到财务系统，由财务负责记账，并计入生产成本。就作者稿费结算而言，责任编辑根据合同的订立要求，按照一次性稿酬或版税支付来填写编务结算单，通过 ERP 系统平台交由科室主任审批，财务可以根据系统提示的稿费单给作者支付稿酬，并将作者们的电子稿费单通过 Email发送给作者本人。编辑部与财务部不需要重复录入基础信息。在整个编务系统中，不存在任何纸质打印环节，全部由系统传送，基础信息也只需要输入一次，出版合同、稿件信息、作者信息、编辑工作量、作者稿费单等的进度都在系统上可以查询。

　　外教社正逐步实现各部门与财务部门的数据对接，已经取得了一定的成果。举例作者稿费单的制作与发放工作，在没有实现编辑部和财务部数据对接之前，财务部安排专人负责每个月花 1 周的时间将所有由编辑部提供的纸质稿费单输入到财务系统中，然后打印出所有作者的地址信息，具体稿费事项单，通过快递发给每一位作者。

　　如图 4.1 所示，这个过程除了人力成本的消耗外，还有纸张费、打印费和昂贵的快递费。按照外教社目前的作者数量来看，每个月需要快递的稿费单在 500 份左右，有的作者参与了多本图书的编写工作，但是原有系统的设置是按照图书品种发放稿费，所以同一个作者的不同图书需要制作几份稿费单，费时耗力，每个月的费用成本在数万元。在实施 ERP 系统后，编辑部的系统与财务部的系统成功对接，编辑可以在系统中直接输入作者的稿费单，传送到财务系统，财务部不需要重复输入。财务部可以从编辑部的作者信息库调取作者 Email 信息，直接将电子版的稿费单通过网络传送给作者，这样节省了纸张打印和快递费。所有数据也都是信息化、电子化，便于保存和查询。编辑也能查询到稿费的支付情况，及时通知作者收款。加快了整个图书出版项目的结算速度。【表4.1】

　　作者稿费单的制作与发放工作，在没有实现编辑部和财务部数据对接之前，财务部安排专人负责每个月花 1 周的时间将所有由编辑部提供的纸质稿费单输入到财务系统中，然后打
印出所有作者的地址信息，具体稿费事项单，通过快递发给每一位作者。

　　如图 4.1 所示，这个过程除了人力成本的消耗外，还有纸张费、打印费和昂贵的快递费。按照外教社目前的作者数量来看，每个月需要快递的稿费单在 500 份左右，有的作者参与了多本图书的编写工作，但是原有系统的设置是按照图书品种发放稿费，所以同一个作者的不同图书需要制作几份稿费单，费时耗力，每个月的费用成本在数万元。在实施 ERP 系统后，编辑部的系统与财务部的系统成功对接，编辑可以在系统中直接输入作者的稿费单，传送到财务系统，财务部不需要重复输入。财务部可以从编辑部的作者信息库调取作者 Email 信息，直接将电子版的稿费单通过网络传送给作者，这样节省了纸张打印和快递费。所有数据也都是信息化、电子化，便于保存和查询。编辑也能查询到稿费的支付情况，及时通知作者收款。加快了整个图书出版项目的结算速度。

　　4.3.2 出版印制与财务模块

　　当编辑工作完成后，随之而来的就是出版印刷工作，这项工作直接影响到了图书产品的成本，也对未来的销售起到了关键作用。这项内容与财务模块密切联系，财务数据可以对出版印刷提供有利的数据支持，使得出版社对图书定价、图书印刷数量以及纸张的选用做出较为科学的判断。ERP 系统帮助出版社建立一个内外协同的经营管理平台，通过这个信息平台，与供应链上的合作方一起实现信息共享、提高市场的敏锐度和反应速度，降低纸张采购成本、提高产品生产质量。

　　ERP 系统中出版印制流程包括两大部分：印前管理和印制流程。印前管理是对出版物印制前,进行一系列重要数据的确认过程,主要流程包括：1.由责任编辑递交印制申请单。2.由出版科和发行科的专项工作人员对图书的印刷数量、图书定价、纸张成本等进行测算和确定，最后由发行部门负责人通过审批。3.出版社数字出版中心领导负责对所有电子版稿件进行审核确认。4.出版社分管社领导最终对图书各类印刷信息进行审批确认，一切就绪后，出版部门开施工单交由印刷厂印刷。这其中，财务模块将提供历年的同类图书的印量、纸张费用、印刷费、装订费等数据，供出版部与发行部负责人参考,做出准确科学的判断和决策。

　　图书印制流程包括：1.出版科根据确定通过的印制申请单、价量核准单开出产品施工单，内容覆盖图书基本信息。2.产品施工单经过领导的审核、批准后，通过 ERP系统传送到相应负责印制工作的印刷厂进行印刷。另外，还包括印制单位信息的管理，对各类印刷厂和纸张供应公司做好必要的数据信息记录，对每一个单位的供纸价格情况、印刷差错率、印刷成本价格等建立必要的数据库。

　　在印刷费用的结算管理流程中，首先，出版科工作人员在 ERP 系统中增加一个内容：印刷核定单。在顺利审批通过后，财务部自动记账，系统自动把印刷成本记录到单本图书的成本中去。改变了原先出版科核定各项印刷指标后，财务人员还需要输入基础数据到自己的财务子系统中的繁琐模式。方便财务以较为真实的成本进行结转，达到账实相符的目的。随后，财务根据印刷厂的发票以及送书单进行最终的结算操作。

　　在 ERP 系统的支持下，管理者可以了解到每一本图书产品的成本信息，分析预算执行差异，财务模块提供的数据帮助管理者实现对印刷工作提高预算管理的全面控制。信息平台的建立帮助出版社能够综合考虑出版社实际需求，使得印前管理判断更为科学，印后的成本记录更为精确。【图4.5】

　　
　　图 4.5 是外教社财务系统与出版系统对接后的某本图书的生产成本管理表。在没有实现财务部和出版部数据对接之前，这两个部门的一些信息输入工作都是重复的，影响了整体的工作效率。实施 ERP 系统后，在施工单的制作和成本的核算方面便捷了许多。之前，出版部门负责填写施工单，内容包括制版、印工、装订、贴塑等。这些信息财务部无法共享，所以财务部只能根据出版科提供的纸质施工清单，把这些数据再输入一遍到财务系统中去，财务复核后记账，再交由出纳进行付款。在实现财务部和出版部数据共享之后，施工单的重复录入工作也避免了，数据的准确性得到保证，整个工作流程的速度可以加快，财务可以直接通过出版科的提供的施工清单记账和付款，记入生产成本，提高了对印刷厂的付款速度，反过来可以获得印刷制作上更高的折扣，使得整个过程流转速度加快，效率提高。

　　4.3.3 库存管理与财务模块

　　图书印刷完成后，需要入库，分为印制入库和样书入库。在 ERP 系统中，印制入库流程是在施工单得到确认后，系统自动生成“待入库”的印制入库单，等到实物书送到物流时，仓库人员在 ERP 系统中按照实际图书进行入库，入库后会增加图书库存，营销中心的各地负责人可以随时查看到书的库存情况，进行发货操作，不需要再次入库。另外，样书入库的流程是：在 ERP 系统上当施工单获得确认后直接可以生成待记账的样书单，全部自动收书入库，不需要工作人员再次输入操作。

　　对于出版社而言，库存主要包括原材料、图书和外购件，库存管理包括图书出入库、图书库存，库存管理既是生产服务系统合理存在的基础，又为合理组织生产和服务提供较高的供货率提供强有力的保障。但是大量库存的积压对于出版社来说也是一项很大的支出，包括仓库的费用以及图书保存费用。谈到库存积压的原因包括：1.供需关系不明确。导致这个原因的因素包括不了解市场，选题质量不高，在没有财务数据支持的前提下凭经验对选题做出判断；营销宣传工作不到位，读者没有及时了解到图书信息；供求结构错位，读者需要的书买不到，不需要的图书大量印制。2 .存分布与销售分配不合理，不能科学分配库存书和合理安排重印。3.信息传递手段单一、滞后影响图书销售，信息的不对称造成图书销售策略失误。在 ERP 系统中，为了避免库存上产生问题，财务人员应该在帐务系统上对库存的控制进行帐务分析，建立预警平台，对应收款项和应付款项进行多角度分析并且报警提示，即时催款和付款，将库存控制在合理范围以加强资金周转速度。

　　为了盘活库存商品，促进生产良性循环，除了产品对应市场需求外，关键还要实现销售和发货的统一性，在时间上做到最大限度地及时性。在实施 ERP 系统前，发行人员接到销售订单后，需要由发行科内勤工作人员打印纸质的销售清单，财务部根据清单开发票给客户，然后由仓库实行发货，发行人员催款，整个过程通常需要 1周时间。在 7-8 月份教材订购旺季，往往出现发行人员争抢图书的现象，纸质清单的打印工作异常繁忙，而且也涉及到了大量的纸张费用、打印成本和人力成本。在销售业绩大幅度增长的时候，仓库发货的速度受到了限制。在实施 ERP 系统后，全部流程电子化，都在数据信息平台上操作。大客户在购书前就可以进入对外的图书订货数据平台，在发行人员确认订购信息无误后，将信息自动通过系统转到财务部开票，同时，仓库实现发货，整个流程在 1-2 天可以完成，发行人员就可以及时向客户催款。

　　无纸化的操作流程大大加快了图书发货速度，降低了库存管理的压力，盘活库存的同时，加快了资金的收款效率。

　　4.3.4 营销发行与财务模块

　　出版业是受政策影响较大的行业，目前图书销售模式大都停留在先发货、后付款的“赊销制”和无法单件核算的体制，随着信息技术的不断发展，出版业的图书营销发行的数字系统化管理已经被提上日程，对外教社而言，构建以财务为核心的数字化管理系统能够保证出版社的顺利改革，由传统出版向数字出版转型。发行系统是出版社主营收入的来源，其发展的态势直接影响到出版社的经济效益，作用不言而喻。外教社已经购买了天翼公司旗下的针对销售、库存和仓储的系统软件，但其所产生的数据需要二次加工来满足财务统计和查询的要求，还实现不了与财务数据的对接，做不到实时的数据传递。因此，将现有的营销发行系统整合于 ERP 系统非常必要，能够满足出版社日益增长的业务需求。

　　营销发行工作主要涉及几个方面：市场需求分析、客户管理、发退货管理、发票管理以及对营销发行工作数据的统计和分析等等。外教社目前设立的营销中心主要就是负责管理出版物的发行工作。此外，外教社在江苏、福建、湖南、陕西、湖北还建立了 5 家分公司，针对当地市场，负责营销、征订、发货、催款等工作。大型经销商由出版社营销中心直接管辖，覆盖全国各大省市。

　　营销发行工作涉及三个方面：

　　1．发行工作的核心是对市场信息的了解以及对未来需求的准确预测。ERP 系统中的营销发行子系统中应该设计市场基本信息的分析以及业务经营动态变化的数据分析。市场基本信息包括：1）了解分析各地图书市场的动态和读者群的情况，细致到读者的年龄、文化程度、职业、消费状况等等。2）总结分析出版社自身业务管理状况，重点图书、社会反响、出版社形象信誉。业务经营动态数据包括：各类图书销售情况，每一类出版物的销售册数、码洋按时间曲线图体现，建立畅销、滞销排行榜，分析客户类型进行销售数量、总金额的排序。这些数据都与财务系统对接，图书销售和客户购买排行榜都能直接从财务系统中调取，帮助销售发行制定销售方案和决策。

　　2．在图书发行过程中，涉及到客户发货、客户退货和客户开票等环节。1）客户发货管理是出版社对图书发货进行记录管理的一系列工作，同时也是客户结算的依据，为出版社了解出版物的发货情况提供依据。流程分为营销中心开销售单，营销中心主任审批，分管社领导审批，最终物流出库。如发货单记账后，发现单据中记载的发货数量与客户实际收到数量不符，可以在 ERP 系统中的承收功能来调整。发货单的单据有三种：在途、赊销和销售。发货单的图书出库后，发货单没有开发票也没有被回款冲单，此时单据属性为在途，一旦发货单开发票，单据属性自动转为赊销，发货单属性变为销售时，发货单完全回款冲单。2）退货管理是企业对客户所退回出版物的一种记录，也是与客户的结算，当客户将没有实现销售的图书退货时，可以通过物流系统的销售退货单来处理，流程为物流提供退货单，营销中心确认退货，主任和分管社领导审批后，最后退货单入库。客户最终的开票工作由营销中心提交发票申请单，在系统内由主任和分管社领导审批，然后直接进入财务系统发票申请单开票，最终财务对发票申请单记帐。记账方式分为：期初、余额、冲单。在财务系统中，如果出现了图书退货情况，可以在发货单上选择“冲单”来处理退货，当没有对应的发货单，选择“余额”来处理退货。

　　3．客户管理也是发行工作的又一项重点，尤其在客户风险控制方面尤其需要得到财务数据的支持。通过对客户信息的深入分析，制定适合他们的产品和服务，提高客户的满意度，提升企业在客户心目中的品牌形象。ERP 系统中对客户种类进行分类设计，通过财务系统中的客户相关销售数据，可以根据不同的销售管理需要来对客户进行分类定义，如重点客户、普通客户、潜在客户等等。同时在销售折扣上也可以在客户折扣选项中进行分类，可以针对某一客户所有图书统一折扣，也可以不同的书不同折扣，并且有上下浮动范围。出版社对外发货主要采用赊销制，这也对出版社造成了一定的资金风险，所以为了规避这种风险，ERP 系统专门在客户管理模块设计最大发货额度功能，并分限额内、临近限额、超限进行管理，这些分类的依据都是根据财务系统中的客户回款率、付款时间、购买量等数据综合评估而得来。所以，从财务模块出发，与营销发行系统合理结合，有助于出版社提高提高客户管理水平，管理客户、考核信誉、避免乱要货乱发货，降低坏账死账的发生比例，提高抗风险的能力，降低发行周期，支持多种发行模式，提高发行工作效率，降低运营成本,有助于整体经济效益的可持续提高。举例说明，在实施 ERP 系统前，发行系统针对客户管理的信用额度是由发行科指定的工作人员来调节的,这种方式存在许多的不确定性也缺乏科学性。在实施 ERP系统后，发行子系统上会对客户的发货情况设置自动的预警，从而控制风险。根据财务系统提供的客户以往的回款周期情况，客户订购量的规模大小等，经营销中心领导批准确认，对不同客户设置不同的赊销信用等级。大客户一般在 2000 万左右，小客户设置 100 万左右。同时对客户的回款速度予以奖励，一般要求客户在 1 个月之支付款项，当然回款速度越快，对出版社越有利。在这个原则之下，出版社对于 10 天之内回款的客户给与 2%的现金折扣，20 天内是 1%的现金折扣，20 天-30 天之间没有折扣优惠。而对于 30 天内不回款的客户,其总的赊销额度减少，同时需要支付一定的违约金。财务系统能及时反映客户的回款情况，对于记录不良的客户予以警示，对于优质客户给与现金折扣。这个流程的实现是建立在财务系统与发行系统对接的情况下，在试运行 3 个月之后，客户的回款速度较之去年同期增长了 30%，坏账比率比去年同期降低了 20%。可见，实施 ERP 系统后，发行人员增强了对客户的管理能力，同时减少出版社坏账的风险。

　　4.4 外教社成功实施 ERP 过程中的“三驾马车”

　　作为一家专业外语类出版社，外教社自身发展不断扩张，图书品种日益丰富，出版发行业务日趋繁忙，市场和客户需求越来越多样化，这时出版社非常需要一套适合自身的 ERP 系统。设计以财务为核心，以计划和控制为主线，将客户、市场、销售、财务、生产、服务等各类功能方法集成为一体，帮助出版社实现面向供应链的管理，实现出版社内外部的资源优化。在实施 ERP 的过程中，出版社的管理模式发生了改变，出版流程中的重复劳动和资源浪费得到了改善。综合来看，成功有效地运行取决于参与整个 ERP 流程的管理层和所有工作人员（People）、选择使用的 ERP 软件（Product）和整个 ERP 的实施流程设计（Process），只有这三点实现完美组合，整个出版社的 ERP 实施才能更有效。

　　1. People.这里的人主要包括出版社的管理层（社长、副社长级别）、各部门的负责人和相关技术负责人员。出版社的领导层是实施 ERP 的灵魂人物，因为从中外出版社的案例来看，ERP 系统实施其实是一件费时耗资的事情，如果没有长远的眼光和坚定的信念，很容易半途而废，最终功亏一篑。所以，要让现代管理意识扎根于出版社中，成为出版社内在文化的一部分，领导层应该更新管理观念，对原有管理方式中的不足不断改进。ERP 是一个管理系统，只有管理层的全面参与和授权，这样才能牵动全局，ERP 整个实施过程不仅仅一个软件的运用，它同时也是一种管理思想，它的作用和效果是长期的，在不断深化中提高管理的水平，提升出版社的经济效益。

　　另外，ERP 的实施需要加强对复合型人才的培养。他们不仅需要懂计算机技术，同时也需要懂管理。实施 ERP 系统需要组建一支专业化的队伍，分三部分：出版社技术部门的工作人员，从出版社内部各部门抽调的负责本部门 ERP 系统实施的工作人员，以及外聘的 ERP 实施顾问。他们需要对出版社 ERP 实施过程中的各个环节做出监控并及时针对各类问题制定解决方法，同时他们也要对出版社的全体工作人员进行针对各自工作流程的专业化培训。只有全社动员起来，自上而下对 ERP 系统充满热忱与信心，才能使得其在未来的工作中发挥更大的作用。

　　2. Product.这里指的是外教社实施 ERP 所采用的软件。我们知道现在世面上的ERP 软件有多种多样，像 SAP 和 Oracle 这些软件公司久负盛名，适合大型企业采用，出版企业中高教社和上海世纪出版集团就纷纷选用。对于中小型出版社来说，比较现实的做法就是从原有的分散独立的各个子系统的基础上，自己研发一套 ERP 系统。

　　外教社从 1995 年开始逐步购买了针对发行、财务的系统，又在 2000 年全套购买了复旦天翼系统，在多年的使用过程中，不断对原有系统进行改进。【图4.6】

　　
　　如图 4.6 所示，外教社目前建立了自己的出版社企业信息平台，从营销、印刷、编辑、财务、企业管理几个方面涵盖出版社的各项工作。这只是 ERP 系统的一个原始数据平台，每一个项目目前的信息均在逐步完善中，而且系统与系统之间的衔接工作还没有完全实现，这需要技术人员从技术上去解决。在构建过程中，各部门也会根据实际的工作需要，不断改善这个实施平台和流程框架，使得最终能提高工作效率，实现真正意义上的全数字化、信息化的操作模式。

　　3.Process.外教社目前建立的是以财务为核心的 ERP 系统。该系统强调了财务在整个出版流程中的地位和重要性，出版社需要实现全过程的财务管理。出版社整体的管理逐步走向高效、科学。财务管理系统除了完成财务信息的记录，做到事后反应外，还需要在出版过程中实现事先计划与事中控制，为出版社各项业务的顺利开展提供各类数据支持和指导。【图4.7】

　　
　　如图 4.7 所示，内容管理系统和出版生产管理系统统一将信息反馈到财务系统中，当然这个关系不是单向的，而是双向的，核心在于财务系统。在 ERP 系统中，在授权的情况下，大部分信息做到了实时共享，重复性的记账工作大大减少，均由系统自动生成。出版社的一切运营活动都与财务管理密不可分，从编辑出版到营销发行，财务管理已逐步发展成为出版社管理的核心。ERP 系统将出版各个流程的信息资源整合，实现各流程之间的信息实时共享，同时它们在财务系统上都能有数据体现，出版社领导通过运用财务数据，并加以分析，可以增加对企业运营的有效管理，提高出版社的工作效率和经济效益。另外，从图中我们也能发现，外教社 ERP 系统中除了编辑、发行业务外，与财务板块相联系的还包括供应链管理、人力资源管理等。该系统强调的是面向整个出版社业务流程的财务信息的收集、分析和控制，使财务系统能与重新组合后的各业务流程保持密切联系,做到对各流程活动进行成本控制，实现企业资源管理及业务流程管理的一体化。这样的设计帮助财务人员进行了角色的转换，其工作内容也发生了改变，在没有实施 ERP 系统前，财务部的大部分工作人员的工作职责是财务核算，无暇进行财务分析与管理。在 ERP 系统的实施后，最基础且耗时的财务核算工作由业务活动在系统中的一次性录入而自动生成，包括各类凭证和财务报表等。可以说，财务工作人员从繁杂的事务性工作中解脱了出来，可以花相同的工作时间去对经营业务活动所产生的各类财务数据进行事前预测和事中控制。ERP 系统通过让财务系统与各流程实现对接，可以实现对出版经营业务的全流程记录和控制，形成一个实时的动态管理系统。

　　4.5 本章小结

　　本章从分析外教社的信息发展道路和现状入手，上世纪 90 年代开始，外教社已经着手发展信息化建设，通过与软件公司合作，引进财务、发行、编辑板块等数套信息管理系统，逐步实现了出版社整体运营的信息化和数字化。然而，面对日益增多的产品内容、日趋严峻的市场竞争，为了加快应对市场变化的步伐，提高工作效率和服务效率，提高整体管理现代化水平，外教社需要根据自己的实际情况，从内部集成做起，改变目前相对分散的各个子系统，整合编辑、印刷、库存、发行等各个出版板块，消除信息孤岛的局面，实现信息共享，加大对编辑出版的管控，走一条符合自身成长规律的发展之路，适应信息科技时代的市场竞争。

　　在学习借鉴中外出版社实施 ERP 的成功经验基础上，笔者分析得出外教社应建立以财务为核心的 ERP 系统，并分别就编辑加工、出版印刷、库存管理和营销发行四大板块与财务板块相结合，进一步阐述财务板块在整个出版流程中的重要作用。出版业务的选题、立项、合同、三审、排版、校对、装帧、印刷、仓储、发行，客户管理等各个环节产生的费用自动与财务系统对接，实现出版费用的全面精细化核算。同时，财务的各类数据也能为出版社从策划选题开始到营销发行的各个环节提供有力的数据支持，有利于管理层做出合理的决策，帮助出版社在未来的市场竞争中占据优势。最后，财务数据有助于出版社控制资金风险，通过财务数据分析，出版社可以对客户进行分级分类，制定不同的赊销额度，建立预警机制，降低库存率，提高资金周转速度。同时，笔者也指出外教社成功有效地实施 ERP 系统，需要满足三方面的条件。

　　首先，出版社从上到下所有人员都应该在实际工作中支持这个系统的实施，尤其是出版社领导层，需要建立一支专业化的 ERP 运作团队。其次，出版社应该从实际情况出发，在原有系统的基础上，融入 ERP 的先进管理思想和方法，自我开发适合自身发展的 ERP 系统。第三，整个 ERP 实施流程以财务为核心，实现科学合理的设计，强调各流程之间的密切联系，实现信息共享，建立与财务的双向联系，为各流程信息化管理提供数据支持。只有这三方面满足要求了，外教社自身的 ERP 实施才能更为有效。