国内外出版企业ERP系统实施研究

　　第 3 章 国内外出版企业 ERP 系统实施研究

　　在现今的信息化时代，国内外各大企业已经将实施 ERP 系统作为其管理改革上的目标和趋势。综合来看，ERP 系统强调企业各部门间的信息化管理,强调各部门之间的紧密联系，通过建立信息化平台，帮助企业逐步实现信息化、智能化和网络化，它的广泛应用已经不仅仅限于制造型企业，同时也越来越受到各行各业的欢迎，出版企业也不例外。通过对中外出版企业实施 ERP 系统的研究，可以更好地归纳总结适合出版企业的 ERP 系统实施方案，也为外教社自身的 ERP 系统实施策略提供参考，有助于外教社结合自身优势，把握信息技术发展的机遇，建立起有自身特色的 ERP系统。

　　3.1 出版业的特点

　　与制造型企业不同，出版行业本身具有意识形态方面的特殊性，从产品生产环节开始到出版发行销售，都有着自己的特点，概括来说有以下几点：

　　1．与一般的商品生产不同，出版物产品的生产需要从“精神”和“物质”两方面去综合考虑，从选题策划环节上就要做好精神层面地把关，之后的编辑和印刷管理、营销发行工作、财务的成本核算等都与仅拥有物质产品生产环节的其他物质产品有所不同。

　　2．与一般产品销售周期数年甚至数十年不同，图书出版物产品市场周期极短，大部分图书销售周期大都在三到六个月，如果六个月后图书产品在市场上的反响一般，读者反响不热烈，出版社就需要调整选题策略，不断推陈出新吸引市场目光，而原先的产品就自然淘汰。图书需求具有多样性和复杂性，在进行选题策划时必须及时把握目标市场读者群的需求变化。所以出版社市场部需要对读者需求和图书销售情况及时地跟踪分析，通过信息平台，及时反馈给编辑策划部门和发行部门。

　　3．目前来说，大部分图书销售还是以寄售方式为主。这种方式存在一定的风险，为了避免出现大量退货和款项难以收回的不利局面，出版社必须对其自身的库存进行有效管理，同时加强客户的管理，对不同的客户类型作不同的等级分类，设置发货预警提示，保证款项收付的规律性和稳定性。

　　4．图书的使用价值与一般商品有所不同，图书产品主要是由其内在的精神价值决定的，也就是图书本身内容成为主导。图书产品内容是读者愿意主动购买和经销商愿意进货的首要考虑因素，所以从根本上来说，图书的选题策划环节非常重要，因为这一环节从一开始就决定了图书未来的命运，图书产品能否得到市场的积极反馈，提高选题策划质量的重要性是毋庸置疑。选题策划是提高出版业效益的前提。

　　5．图书产品的属性具有其特殊性，包括：版次、印次、装帧等，为了要做到精细管理必须要核算到单品属性的各类明细。按单品核算和码价核算制是出版业与其它行业不同的核算方式，具有一定的独特性。

　　6．图书的物质产品生产环节——印制环节也具有一定的特色。印制图书产品所需的纸张通常由出版社提前从纸厂批量采购存放于印刷厂。出版社一般采用委托印刷厂生产的方式，印刷厂可以直接发货。出版社需要处理好与印刷厂、纸厂的业务往来关系，明确纸张的消耗情况，掌握图书产品的印刷、装帧进度，对图书入库的时间、发书的进度也要及时了解，并对整个过程涉及的各流程进行准确及时地核算。①所以在实施 ERP 系统的过程中，出版企业必须结合自身的特色，从选题、编辑、印刷、发行等出版社特有的生产流程出发，从管理理念、方式和程序上做出改变，适应信息化管理的新趋势。

　　3.2 国外出版社 ERP 系统实施研究

　　与国内出版社相比，在信息化管理的道路上，国外出版社走在了前列。从上世纪80 年代开始，全球大规模的出版公司都纷纷意识到优化供应链管理和利用信息化手段管理企业的必要性，这种信息化的管理方式有助于提高出版社自身的管理效率，对企业可持续发展具有积极的意义。目前，在全球知名出版企业中，有很多已经实施 了ERP 系统。包括：沃尔特斯·克鲁维尔出版集团、里德·艾尔斯维尔出版集团、汤姆逊集团、美国科学情报中心、斯普林格公司、格罗里埃出版公司、杜克大学出版社、坦普尔大学出版社、哈佛大学出版社、麻省理工学院出版社等等。相关数据统计表明，在目前世界上十大出版集团中，有 80%都采纳并实施了 ERP 系统。

　　②跨国经营的出版集团如美国的汤姆森集团以及麦格劳·希尔出版集团，依靠 ERP系统的强力支撑，实现了其信息资源的集中管理与协调，为其从选题策划、编辑、印刷、发行、销售等各个环节服务。实践表明，信息化资源的共享与实时更新，能够实现集团在全球的各大分支机构与总部保持数据同步。他们在一定的权限范围内可以随时随地通过 ERP 系统了解某种图书在世界范围内的销售及库存情况。在获取这些信息之后，根据不同市场的不同需求，总部可以就其现有的营销策略作出调整，真正实现根据市场的反响来调整明确未来的图书生产和销售。

　　国外出版社在 ERP 系统的选用上各有不同。德国的 SAP 公司在大型程序包开发领域中一直领先，培生出版集团引进了 SAP 公司的程序包。另外，其它出版企业根据自己的财力和实际需求，选择了不同的 ERP 系统软件。休顿·米福林出版公司在使用 PeopleSon、汤姆森出版集团在使用 JD Edwards，麦格劳·希尔公司选用了 Oracle。

　　可以说，ERP 满足了这些公司各自的需求，他们也获益匪浅。汤姆森出版集团就曾对外宣布，从出版企业首次引进 ERP 系统到现在，该系统已经帮助其实现了 26 亿美元的业务。无独有偶，读者文摘公司也表示 ERP 系统帮助出版社降低了成本，实现了企业的集中管理。

　　①通过以上国外出版企业的成功案例，我们可以看到，ERP 系统从制造、分销、人力资源和财务管理四个方面对出版企业进行管理体制上的改进、规范，帮助企业优化业务流程，控制经营风险，实现内部数据的集成与共享，对发行的一体化管理。财务数据在一定的权限下能够实现透明，各板块工作人员在权限允许下都能搜索查询。在实施 ERP 系统后，出版社的运营和管理效率明显提高，市场竞争力和活力进一步加强。

　　当然,在实施 ERP 的过程中国外出版社也不是一帆风顺，在光鲜的数据背后同样有着让不少国外出版集团头疼和烦恼的因素。首先就是 ERP 软件的安装、应用操作比较复杂，需要一定的人力、物力和时间去对员工进行培训。虽然读者文摘公司表示ERP 系统给公司的运营带来了新的发展契机和希望，单是但其副总裁兼首席执行官在谈及第一年的试用阶段，仍旧是叫苦不堪，管理层需要对运行初期可能出现的不适应做好足够的心理准备。无独有偶，哈珀科林斯出版公司执行总裁兼首席运营官也表示，ERP 系统非常昂贵，安装难度大。公司初期投入的成本就超过 1 亿美元，包括软件本身的费用、咨询服务费、培训费、维护费和管理费等等。所以，ERP 系统的全面实施还是需要大量的资金投入，这也让不少出版企业望而却步。面对这种情况，一些中小型出版社选择放弃对大型软件的盲目追求，也不再投靠大型咨询公司。时代华纳图书集团就是一个案例，它选择分别引进两家小型软件公司的资产管理系统和人力资源管理系统，同时一边还在继续开发自己的系统。

　　综合来看，国外出版社之所以能在 ERP 系统实施上起步较早，并且取得了良好的效果，主要原因在于国外的信息技术改革与发展的时间早于国内，以及国外出版社自身的信息化、数字化程度较高，有利于资源信息的整合，为实施 ERP 系统管理打下了扎实基础。当然，由于 ERP 系统实施牵涉到大量的人力、物力、财力，所以出版企业在决定实施前需要根据自己的实际情况，选择适合自身的 ERP 系统实施策略。

　　3.3 国内出版社 ERP 系统实施研究

　　相对于国外出版社，我国出版社实施 ERP 的起步比较晚，可以说在 ERP 实施的这条路上还处在摸索阶段。这其中的原因有很多，与我国的国情、整个社会信息技术发展的速度、出版企业自身的体制机制等等都有关系。但是随着知识经济和信息时代的高速发展，国内出版企业必须迎接挑战，加快信息化改革的步伐，改善自身的信息管理系统，为企业在未来的市场竞争中争取有利优势。

　　纵观目前的国内出版社，大部分都已经在印刷、发行和财务环节实施了信息化管理，而在编辑出版环节，包括选题策划、合同签订、编辑加工、审稿、发稿、作者数据库等方面还缺乏一体化的综合信息化管理系统。这也是目前国内出版社各业务流程信息化发展不均衡、难以统一实现信息化管理的主要原因。

　　目前，国内已经有部分出版社开始了 ERP 系统的实施。高等教育出版社（以下简称“高教社”）走在国内出版社 ERP 系统实施的前列，它在 2003 年就已成功完成ERP 上线。此外，上海世纪出版集团也在 2008 年正式开始实施 ERP 项目，山东出版集团、青岛出版社、外语教学与教育出版社、江苏凤凰传媒出版集团等一批国内知名的传统出版大社也已经纷纷投入到了 ERP 系统实施阶段。它们根据企业自身需求进行了各个业务模块的更新与扩展，大都取得了良好的效果。在下文中，笔者通过对“高教社”与“上海世纪出版集团”两家出版企业的案例进行研究，对它们实施 ERP 和信息化建设过程做出分析与总结，为外教社未来的 ERP 实施提出宝贵的建议。

　　3.3.1 高等教育出版社 ERP 实施案例

　　作为国内最早实施 ERP 系统的出版企业，高教社拥有着许多得天独厚的资源优势，它是我国国家教育部隶属的综合性大型出版社，拥有着强大的作者资源、内容资源、编辑资源，庞大的组织机构。出版社的全盘管理与运营需要加强信息化建设，出版社未来的发展也需要整体的 IT 规划。

　　1.实施过程【图3.1】

　　
　　高教社从 1987 年就着手对原先的传统出版资源进行信息化工作，它在 1988 年开发了财务管理子系统，1995 年开始应用出版子系统，1996 年其编务子系统投入应用，发行子系统也在 1998 年正式上线，截至到 2002 年初，主要 IT 应用系统都是自主开发。应该说，高教社的信息化工作的起步是全国各家出版社之首。2002 年，高教社根据自己未来的发展战略，通过与 PWC（普华永道）和 IBM BCS 的合作，开始规划高教社信息化发展目标和 IT 整体架构。这一举动也标志着高教社的信息化建设开始进入快速发展期，它的规划主要指通过实施 ERP 系统，导入国际先进的管理理念和方法，全面提升出版社综合管理水平。经过 8 个多月的考察调研和几十次的专题论证，社务委员会最终决定采用德国 SAP 公司的 mySAP.com 系统 4.6D 中文版，聘请普华永道作为项目实施方，贯能公司为监理方。【图3.2】
　　

　　如图 3.2 所示，为了使出版社在编辑加工、出版发行、营销管理、人力资源等方面实行科学管理，高教社选定了项目管理（选题管理）、生产计划（编辑加工与印制生产）、物料管理（原材料管理与产成品管理）、销售与分销（发行）、财务会计等七大模块。其中有一些与制造业的模块类似，但涉及相关编辑业务的项目管理、计划管理等具有出版行业自身特色的模块与制造业流程还是有所区别。在实施过程中，高教社根据自身实际情况，导入国际先进的企业管理观念和方法，改进现有的生产及管理流程。满足不同读者需求的各类产品选题策划确定后，围绕选题的组稿、合同订立、编辑、审稿、装帧设计、校对、印刷、市场营销、发货、结算、成本核算、库存等全部数据将分权限地共享给特定工作人员。从营销角度来看，营销经理们能随时查询到这些模块的各类数据，帮助他们更好地、更有效地开展营销业务。

　　2.实施效果

　　在实施 ERP 系统后，高教社的主要收益包括：1.实现了各业务模块的信息共享，整个系统实现了一体化管理。新旧系统成功对接，实现了整个出版社跨部门、跨公司、跨地区的业务整合与系统集成。同时，消除了原先各模块之间的信息孤岛现象，所有数据实现全面实时共享，为出版社领导层作决策提供数据支持。2.通过各项业务流程的优化，出版社整体工作效率有了提高。有数据表明，高教社在 ERP 项目实施的第一期就梳理了 130 多条业务流程，做出 70 多项优化和改进，100 多万条历史数据被成功清理。发行流程中的电子销售单批量导入，缩减了订单处理时间，财务部大量财物凭证能自动生成，将财务人员从枯燥繁琐的日常事务中解脱出来。总体来看，各业务部门的大量重复性劳动减少了，生产管理环节的自动化程度提高了，企业的生产力和活动也凸显了。3.企业内部控制力加强，经济效益明显增强。各业务模块与财务之间关系密切，互相有效控制。通过财务数据的分析，出版社原有的经销商信用额度得到有效控制，包括销售折扣、回款率等方面的控制都带来明显的经济效益增长。4.经营意识提高，通过市场的反馈数据能帮助选题策划部门提高选题的质量。将各模块之间的数据联动，对生产和营销方向做出正确判断，改善客户体验，通过产品的结构分析，为出版社未来产品结构调整提供数据支持。

　　3.经验总结

　　如图 3.3 所示，纵观这几年高教社 ERP 实施的过程，其之所以可以取得这些成功的关键因素有以下几点:1.出版社领导层的决心和态度比较坚定一致。2. 建立起以财务为核心的出版社信息化平台。3.对业务流程化的重组和管理事先有比较成熟的规划，拥有明确的蓝图设计和实施目标。4.基础数据信息库比较科学和规范。5.聘请的管理咨询公司经验丰富,参与项目的工作人员具备了一定的信息技术和管理水平。【图3.3】

　　
　　当然 ERP 实施过程中也存在一定风险。首先，ERP 的实施要与出版社发展战略和管理流程相一致，不仅仅是编辑出版业务的信息管理，制定全面的出版社 IT 系统规划很重要。其次，项目准备和实施控制的每一个部门负责的每一项工作都必须做好充足准备，否则可能影响数据的准确性，最终导致结果的偏差。再次，ERP 系统所覆盖到的每一个业务流程必须事先具备明确的设计蓝图。好的开始等于成功的一半，从起初的设计流程开始，出版社上下需要反复定论，保证该套设计的科学性和可操作性。

　　尤其在流程中的管理和监督环节，出版社需要对其生产和经营环节做到有效控制。最后，ERP 系统自身的安全管理也存在一定风险。这其中涉及到操作系统授权、网络设备权限、数据访问权限、病毒的预防、数据跟踪、重要数据的安全备份、主机房的安全隐患等等。这些都是需要在实施 ERP 系统过程中需要注意的方面。

　　从高教社的案例来看，它把握住了信息技术发展的机遇，以管理流程改进为目标，学习国际出版企业的成功改进经验，取得良好的经营效果，成为国内教育出版界率先进入供应链管理改革的出版社。

　　3.3.2 上海世纪出版集团 ERP 实施案例

　　2005 年 11 月，上海世纪出版集团成为我国文化体制改革试点单位，在成功转企后，与上海的其它 5 家出版企业共同投资组建了股份制公司，上海世纪出版集团占有 70%的股份。

　　①作为实施 ERP 系统的出版集团，它的实施过程也非常具有代表性，成为了不少出版社的研究学习对象。

　　1.实施过程与高教社相比，上海世纪出版集团体制与集团构成更为复杂。面对如此庞大的体系，上海世纪出版集团在管理上自然而然会有许多问题凸现。主要集中表现为集团总部的实力比较弱，对其分支公司的管控效率较低，在统一管理的问题上举步维艰。

　　另外，虽然已经成立了集团，但是各分公司的发行体系分别独立，各自为营，短时期实现不了集团化的统一发行系统。出版产品物流“小、快、零、多”的特点，对管理的要求大大提高。集团财务部与分公司财务系统相互独立，很难实现单品核算。可以说，集团总体上与各分公司的业务环节信息无法共享，对集团化统一整合数据信息系统造成了困难。

　　在面临企业集团化带来的种种问题后，上海世纪出版集团希望通过 ERP 的实施开展期望解决自身的以下几类问题：首先，从集团管理的层面来看，集团必须做到统一管理。通过建立明确的信息化管理发展蓝图和计划，从优化内部流程开始着手，对集团内部的各项流程实现全面控制。其次，从集团经营的层面来看，原先通过出版大量品种来促进销售的粗放型增长模式需要摒弃，转而强调选题策划，提高图书的整体质量，重质而不是重量。在经营过程中通过建立信息化平台，各部门实现信息共享，实时反映市场销售信息，做好库存管理与控制，通过分析财务数据来加强资金的运作能力，提高集团整体经济效益。最后，从集团信息化建设的层面来看，信息化科技化的大趋势已经促使集团把信息化建设作为集团未来发展的战略需求。这样的信息数据平台的建立为高层领导未来的战略方针提供数据支持，帮助集团进一步实现战略目标。通过 ERP 系统实施能提升企业自身的市场竞争力，逐步成为具有国际竞争力的大型出版集团。

　　上海世纪出版集团从 2008 年开始实施 ERP 系统，它当时选择用友 ERP-NC 出版行业解决方案。该方案将编、印、发行、财务整合成一体，主要针对出版行业特殊的财务流程及财务核算要求而设计，特别是在成本及销售核算上，具有多种成本分摊途径。同时也包括人力资源管理、财务管理、图书单品成本核算等系统，重点解决出版行业的图书单品成本核算、图书发行销售管理、物流管理、出版集团的集中财务管理等。【图3.4】

　　
　　如图 3.4 所示，上海世纪出版集团的 ERP 项目强调出版集团的集中式管理。建立一个信息管理平台，可以对财务、编务、印刷和发行这四大模块进行实时的统一管理，保证各业务系统与财务系统之间的密切联系。将项目管理思想融入整个实施过程，将重点图书产品作为一个重点项目来进行实时控制和管理，让编辑部、出版部、发行部相关工作人员都能在信息管理平台上找到重点图书在各流程的发展情况。此外，信息平台上所采集的各类数据可以为领导决策提供科学支持。另外，也强调了集团实施ERP 系统的风险控制，对产品的成本进行阶段性的预估和市场预测，对出版社客户的信誉等级进行分类与考核，降低自身经营风险。

　　2.实施效果在这几年的 ERP 实施过程中，上海世纪出版集团在以下几个方面有了重大突破：1.一体化系统。在统一的平台上设计编务、印务、发行、财务一体化的流程。2.项目管理。将一个或若干个选题作为一个项目，对项目的过程、时间、工作量、成本等进行追踪和管理。3.单品管理。计算每本书在流程中的成本、收入与利润，并用于内部考核。4.风险控制。在选题的任一环节对其收入、成本、利润进行预测，分析不同因素的变化对于收入、成本、利润的影响。5.客户管理。建立客户信用考核，根据客户的发货量、退货率、回款周期等动态调整给予客户相应的现金返利。6.决策支持。建立统一的管理分析和决策支持系统，为集团领导提供有效、及时的信息资源和分析功能，对分析的结果进行明晰的分析和图表展示，同时建立具有本集团特色的绩效考核体系，以监控和指引集团的整个集团的资产和运营状况。7.集团管理。对财务、发行、物流等业务进行集中管理，统一集团的政策和流程，对各出版社的业务进行控制和审批等。

　　3.经验总结上海世纪出版集团实施 ERP 系统的成功关键点在于三方面：1.集团集中统一管理。包括：销售资源的管理、采购管理、资产管理、人力资源管理和财务会计管理。2.集团集中统一监控。包括：资产运用监控、经营业务监控、财务管理和会计核算监控。3.集团经营分析和评价。包括：建立绩效考核体系，对财务、资产运作、市场反馈、客户关系、人力资源、内部营运等进行分析和评价。
　　
　　3.4 本章小结

　　从国内外出版社实施ERP系统的情况来看，ERP系统建设确实是一个复杂多变、内容庞大、且有一定难度的系统工程，是对传统出版社整体信息化管理建设全面的变革。这种变革来自三方面：首先，是管理思想的革新。信息技术发展所带来的新的出版形式诸如“虚拟出版”、“按需出版”、“数字出版”的实现都需要依托企业信息平台的发展和完善，为了在未来的市场竞争中占据不败之地，出版社管理层必须摆脱传统出版的老思路和框架，建立对信息化管理的信心和信念。其次，是管理组织的改变。

　　ERP 系统的实施是传统的自上而下的层级管理向全社参与的新型组织模式上的转变，各部门之间不再各自为营，而是密切联系，全面参与。ERP 系统强调出版企业的每一个环节的每一个人的共同参与，同时对出版社全员都提出了信息化的要求，最终实现信息共享。第三个改变来自于出版企业的管理功能上的变化。ERP 系统提高了出版企业自身供需链管理的集约型和可控性，把握整体出版进度，提高了流程的工作效率，减少不必要的生产浪费。当前，国内大型出版企业从自身的体制、规模、构架的变革上不断变化、壮大，相关的企业经营理念、战略也在不断调整，对 ERP 系统实施战略的需求也越来越强，对出版行业 ERP 系统适应企业发展需要提出了新的要求。

　　不难看出，国外出版社在 ERP 实施道路上已经取得了优异的成绩，它们的企业资源管理水平已经超出了大部分国内出版社，它们的今天预示着我国出版企业的明天。对于外教社而言，高教社和上海世纪出版集团这类国内出版社的 ERP 实施策略更具有参考意义。从这家两家出版社 ERP 实施案例分析可以得出，实现建设 ERP 系统的目标必须把握好以下几点：1.出版社全体员工必须自上而下对实施 ERP 系统具有坚定的目标，对实施过程中遇到的各类问题要尽力克服。2.出版社需要科学组织实施ERP 系统，保证建设进度和质量。组建专业队伍对出版社自身情况做全面分析，负责总体方案的设计和落实，并做好与软件开发商和管理咨询专家的沟通交流。3.坚持先进性原则，保证系统建设效果。在流程再造、管理创新中，摒弃传统的管理理念和习惯，为建立实用、科学的 ERP 系统，实现投资收益提供可靠保证。4.在实施 ERP 系统的过程中做好必要的风险控制。通过建立起以财务为核心的 ERP 系统，分析各项业务发生的同时对于收入、成本、利润的影响，做好客户的等级评定和预警提示，降低回收款项风险。