DC公司的采购流程改进措施

　　4 DC公司采购管理改进措施的制定
　　
　　本文在第3章对DC公司目前的采购管理状况进行了详细的分析，发现DC公司目前存在三大问题：一是采购流程问题；二是釆购成本控制问题；三是供应商管理问题。

　　加强DC公司的采购管理，可以使公司全面发挥其自身优势，增强市场竞争力。加强采购管理也成为影响DC公司供应链竞争力的关键因素。由此可知，如何设立高效的、科学的釆购流程，如何有效控制DC公司的采购成本，如何从众多供应商中选出适合自身发展需求的优秀供应商，并与它们建立长期持续稳定的合作伙伴关系，成为DC公司釆购部亟待解决的问题。本章节将根据供应链管理的相关理论就以上三大问题制定合理的改进策略，并提出实施建议。

　　4.1 DC公司的采购流程改进措施
　　
　　针对第3章所分析的DC公司釆购流程中存在的问题，将从以下五个方面进行改善策略分析：审批流程改善，釆购计划流程优化，物料采购流程优化，建立招标釆购流程和采购轮岗制度。

　　4.1.1审批程序改善
　　
　　为了改善文件审批状况，DC公司所有的内部审批文件，都通过OA （OfficeAutomation,办公自动化）系统执行流程，由IT部与企业管理部负责OA系统的流程设定与整改，为员工进行相关的操作流程培训，将现有的OA办公系统的便捷性和高效性充分开发利用起来。

　　对于釆购部门而言，这样改善的优点是不言而喻的。首先，可以有效的缩短不必要的等待时间，即使负责审核签字的领导在外地出差，也可以及时地审批相关文件，大大地提高办事效率，确保采购业务的顺利开展；其次，由OA办公系统形成的电子文件更加易于整理、便于查阅，而且节省纸张，降低办公用品的成本。

　　4.1.2采购计划流程优化
　　
　　为了保证DC公司采购预算对其釆购计划的指导作用，同时确保对预算外的采购计划经过合理的审批，有效地降低不必要的采购成本，保证采购计划数量及时间上都可以满足生产经营的需求，将采购计划流程进行优化，如图4.1所示。【1】

　　
　　此流程适用于DC公司所有的原材料、备品备件及各种低值易耗品等物料的月度采购计划的编制、审核和下达。

　　（1）生产部制定月度生产计划，将计划分解到周，发送《生产计划表》到仓库和采购部；（2）仓库和采购部接收《生产计划表》，在2个工作日内，根据库存状况将生产计划转化成《物料需求计划表》；（3）釆购部接收《物料需求计划表》，2日内根据材料的采购周期和需求特性，制定《釆购计划表》并报财务审核；（4）财务接到《采购计划表》后，1个工作日内，根据生产计划和库存状况进行审核；（5）《釆购计划表》审核通过后，采购部实施釆购作业。

　　4.1.3物料采购流程优化
　　
　　优化物料釆购流程，以确保采购性价比更好的材料，保质保量按期交货。【2】

　　
　　如图4.2所示，物料采购的具体流程为：

　　（1）采购部根据《合格供应商目录》，确定潜在供应商；（2）判断物资是否需要执行招标采购。如不需要，与供应商谈判并签订《采购合同》；需要招标，则执行招标流程，见下一小节；（3）与供应商签订《釆购合同》后，采购员对供货周期进行全程跟踪。釆购员不仅要熟悉物料项目，还应了解物料的技术标准、关键性理化指标等；对于外协件的采购，采购人员应及时给供应商提供图纸等工艺文件；追踪供应商材料生产进度、发货状况及运输情况等，必要时必须提醒供应商及时准备原材料；对于重要物料，采购员最好去供应商现场考察，使釆购过程更具可控性。但对于长期稳定的供应商，可以考虑免去合同全程跟踪环节；（4）货物送达后，供方必须提供材料质检报告单，采购员及物料申请人员进行验货，物料合格办理入库作业，不合格则办理退换货手续。

　　4.1.4招标呆购流程
　　
　　根据材料的特定属性及市场供需情况，如需采取招标采购，则启动DC公司的招标釆购流程。招标采购具有以下四个优点：第一，招标釆购强调公正、公平与公开，是由跨部门小组共同参与与共同决策的一个过程。有利于规范采购行为；第二，参与投标的往往是多家供应商，他们之间互相竞争，有利于招标方获得价格优势，从而降低采购价格第三，招标方在评标时还需要比较服务条款等，这就促使供应商在服务方面做出更多的承诺，有利于招标方获得更多服务；第四，公开招标可以开拓釆购视野，有利于开发更多潜在的供应商。

　　如图4.3所示，招标采购的流程主要是：

　　（1）发标与投标。发标方（DC公司采购部）首先要制作一个标书，标书经过审批之后进行上传，传到相应的一些公开渠道，如DC公司互联网主页。标书经过公开渠道公布之后，投标方能查阅到这个公告，然后下载，制作并提交完成的标书；
　　
　　（2）开标、评标与中标。标书提交上来之后，DC公司组织成立一个评审小组。评委可以由公司内部来自不同部门的有资质的成员担任。接下来是开标，并按照事前确定的标准评标，最符合条件的供应商将被确定中标，然后宣布并公示，最后通知给中标方。

　　这个流程反映的是公开招标的方式，里面清楚表达了如何发标、投标、确定评委、幵标、评标以及中标。但如果是邀请招标的方式，在发标与投标的环节会简化一些。【3】

　　
　　4.1.5建立采购轮岗制度
　　
　　为进一步提高釆购部门工作效率，控制采购风险，避免信息流失与资源浪费，培养廉洁、自律的复合型采购人才，在DC公司釆购部实施岗位轮换制度。

　　（1）釆购业务员轮岗的原则第一，以定期轮岗为主，适时轮岗为辅；内部定期轮岗原则上每2年一次；第二，部门内部轮岗和外部轮岗相结合；外部轮岗人员由人力资源部与企业管理部安排，报人事副总经理批准后执行；第三，人尽其才与择优使用相结合。

　　（2）实施工作交接细则
　　
　　一、工作交接清单
　　
　　在实施岗位轮换时，业务员需拟定详细的工作交接清单，由现任釆购员向继任采购员逐一交接釆购工作进展状况、特殊釆购业务的工作流程、各供应商开据釆购发票情况、对账情况、工作中应注意事项及资源清单等。
　　
　　二、实施并行工作制
　　
　　即现任采购员与继任采购员要并行工作一段时间，时间为1个月。培训完毕，继任人员上岗后要继续与原任职人员保持沟通，针对出现的新问题向原任职者进行咨询和学习。通过实施并行工作，使继任业务员能在现任业务员帮助下快速了解具体工作内容及供应商状态，而且能保证不会对采购决策造成影响。

　　三、交接状况考评
　　
　　由采购部长与采购副部长对原任职人员的教授程度和交接效果进行综合考评，并将考评结果纳入当月绩效考核的一部分。