建立有效信息沟通系统

　　3.5 建立有效信息沟通系统

　　良好的信息系统有助于提高内部控制的效率和效果，而湖南移动通信公司内部控制过程中更是涉及多各部门之间的信息交流与沟通，因此必须建立畅通的信息交流与反馈机制。

　　3.5.1建立有效的内部信息沟通机制

　　信息的价值在于及时、畅通的传递和引用。湖南移动通信公司应建立高效、畅通的信息传递制度，确保信息的快速、及时传递和交流，以提高信息的利用率，降低信息成本。内部沟通主要是指企业当中上级与下级之间、横向各部门岗位之间的交流与沟通。沟通的对象主要是就各种政策规范、责任要求、实施反馈，人力、财务、业务等信息的沟通与交流。在充分交流沟通的情况下，各部门、全体员工才能清楚了解政策与职责，才能明确工作目标，从而保证各项工作及时、圆满地完成。首先，要将沟通的责任传达到各个职能部门，使其明了自己的职责。

　　其次，要把沟通的内容、标准等具体化。定期召幵内部控制情况交流会，将有关问题形成书面材料；内部控制相关负责人定期与企业员工进行访谈，了解实际工作中的问题及难点，共同寻找解决办法。

　　再次，要对内部沟通形成一种考核评估标准和制度，可以由风险管控部门进行评估和考核，对沟通的情况及结果的优劣进行报告，并制定相应的激励和惩戒标准。

　　3.5.2建立全局信息沟通系统

　　湖南移动通信公司在其公司的整体信息构建上应注重在传统的逐级传递的方式上融入现代化的信息科学技术，改进公司的信息系统，建立全局化的数据库，搭建公司层面的信息共享交流平台，推动各部门之间的信息传递，压缩传递流程，提升传递效率，确保信息共享的及时和流畅。信息共享交流平台能保证对不同部门数据收集及时且分析有效。同时湖南移动通信公司要构建起以财务数据为核心的反馈体系，让财务部门能及时取得可靠数据对企业的生产经营和管理现状进行分析，并将分析结果及时反馈给相关部门，对企业的生产经营、管理活动、经营决策提供辅助支撑。此外，湖南移动通信公司应设立紧急事项处理通道及员工信息反馈系统，紧急事项处理通道用来处理公司突发的或紧急的事项，缩短紧急事件的传递审核流程，降低风险发生的可能性；员工信息反馈系统则集中收集和处理各级员工反馈的信息，打通自下而上信息传递通道，确保公司信息的上下沟通流畅。

　　3.5.3加强电子化信息系统的建设

　　移动通信企业的建设离不开不断创新的计算机技术和信息技术的支持。对于湖南移动通信公司而言，电子化信息系统对于内部控制目标的实现具有决定性的意义。电子化信息系统可以改变组织结构，提高管理者的决策效率，改善内部控制环境；电子化信息系统实施动态控制，将企业的主要精力从事后监督提前到事前控制和事中控制，提高企业的风险评估能力；电子化信息系统通过备份管理、独立复核、系统权限等信息控制方式，丰富了内部控制的手段；电子化信息系统实现集团内的信息交换与共享，保证了信息的及时性、有效性、完整性；电子化信息系统对通信企业的业务流程进行全方位、全天候的监控，对内部审计和外部审计提供了有效支撑。

　　由于移动通信企业自身的经营特点，网络之间互相牵连的特性比较强大，因此，湖南移动通信公司需要加强电子化信息系统的建设和管理。湖南移动通信公司应充分利用企业内部现有计算机人才和优秀资源，建立一个统一的综合管理信息系统，将财务、营业、人力、维护、计费、决策等系统联系以来，从而提高企业的核心竞争力，实现子公司、分公司之间的信息共享与交换，降低横向、纵向及外部信息间的沟通不畅、效率低下等问题。同时，对整合后的信息进行综合分析，逐步完善决策系统建设，准确及时的获取客户资料、消费数据、财务数据、人力资源数据等管理需要的各类数据，提高企业的决策效率。

　　另外，需要完善电子化信息基础设施的安全控制。湖南移动通信公司业信息系统流程控制的很多问题属于电子化信息基础设施的安全控制问题，如网络系统的变更、操作系统的安全访问等，这些问题不仅关系到业务的连续性，而且关系到企业重要资源的安全性。因此，必须制定完善的安全措施和规范，满足企业内部控制的要求，保证企业的资源安全。