完善业务流程内部控制活动

　　3.4 完善业务流程内部控制活动

　　3.4.1建立业务流程持续改进机制

　　湖南移动通信公司的业务流程内部控制要求应根据经营环境的变化而不断调整和优化即控制活动的持续改进。当出现导致需要优化更新业务流程内部控制要求的变化因素时，湖南移动通信公司应及时启动相关的优化维护工作。导致需要优化更新业务流程内部控制要求的变化因素包括但不限于：新政策和法规的颁布；新技术、新业务的发展；信息系统改进或更新引起功能优化；业务处理流程和规则的变化；组织机构设计及岗位职责定位的变化。

　　湖南移动通信公司应明确内部控制活动持续改进工作的职责分工。首先明确内部控制管理部门为内部控制手册制定和业务流程内部控制活动维护的责任部门，负责整体的组织和协调、确定维护流程和制定相关规定、组织各部门讨论优化需求并对维护结果进行审批，及时发布最新的控制活动管理要求。其次，各业务部门是业务流程内部控制的责任部门，也应肩负起改进和维护的责任，协助内控管理职能部门幵展维护更新的工作。各部门应负责本部门的业务流程内部控制要求的维护，协助审批本专业流程范围内的优化更新申请，包括监控业务流程的执行情况，关注影响业务流程内部控制要求变化的因素，组织撰写本部门的优化更新内容，及时向内部控制管理职能部门反馈优化更新建议。

　　3.4.2完善重要业务流程

　　湖南移动通信公司应对现有的业务流程进行一次全面梳理，整理内部控制测试及经营管理中凸显的问题、新政策新监管要求带来的影响，对相关的业务流程进行改进完善，保证内部控制设计和执行的有效性。2014年湖南移动通信公司常规内部控制测试中采购流程、资产管理流程控制点问题较多且持续得不到改进；2014年是电信行业营改增第一年，湖南移动通信公司现有的流程设计己不能满足增值税的管控要求，这些流程缺陷都直接影响着公司的经营管理安全，是目前改进工作的当务之急。
　　
　　3.4.2.1完善采购业务流程

　　为了保证采购业务在内部、外部各环节的运行高效率，及时、准确地提供采购业务的会计信息，湖南移动通信公司可以从采购业务的事前、事中、事后控制进行完善。改善后的业务流程图如图3.1所示。

　　在事前控制中，湖南移动通信公司应强化市场销售预测，建立完善的供应商档案。

　　材料采购的开端是采购计划，正确发挥其作用的前提是采购计划的正确性。市场在不断变化之中，因而将市场销售预测纳入到材料采购内部控制中，充分进行采购市场的市场调研和信息收集显得十分重要。湖南移动通信公司应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，才能充分了解市场的发展状况及价格趋势，使自己在卖方市场处于有利地位。同时，湖南移动通信公司需要对供应商的档案进行不断完善，定期审查现有供应商的基本资料，并对所有潜在供应商就其质量、财务状况等方面的可行性进行调查。对每一批采购物品的报价，采购部门应首先与之前归档的材料价格对比，分析同类产品价格差异原因。对于重点材料的价格，建立价格评价体系，组成价格评价组，分析、评价现有价格水平，并定期对己经归档的供应档案评价及更新。

　　在事中控制中，一方面，在建立ERP采购订单中增加财务部审核环节。由采购中心复核第三方单位录入的订单，确认采购订单信息与采购合同的一致性后，财务部在ERP系统中对采购订单进行批准，启动采购订单的可用状态。将付款环节的订单内容审核提前，可及时发现问题及时退单。另一方面，对付款资料等信息进行全方面审核之后才能付款。除了对金额是否准确进行检查外，还要审核发票真假、类型、货物内容及品种数量等，应当对发票、各类结算依据、完全验收证明等原始单据的可靠性、合法性、准确性及完整性进行稽核。采购部要对请购需求资料、入库资料、税费税率和相关付款资料进行严格审查后，才能将报账资料递交给财务部审核人员；财务部的审核岗在收到采购部或业务部门递交的付款通知书、发票等原始单据后，审查有关采购合同、验收报告、出入库单据、到货证明是否信息完整、计算准确，尤其加强单据与合同约定条款一致性的检查，如发票上的折扣是否与合同上约定的折扣一致、付款方式和进度是否与合同中约定的付款条款一致；出纳在办理资金支付业务时，应当检查付款通知书上的收款方是否与合同中约定一致，并对发票等结算票据合规性及真实性进一步核查。

　　在事后控制过程中，湖南移动通信公司相关部门要及时对检查跟进预付预收账款和应收应付账款的管理。财务部在每月月报完成后由应付入账会计从ERP中导出应付账款余额报表，编制结余详情表，督促相关部门跟进与各供应商的往来账款情况，定期对各供应商的往来余额及结余时间进行清理和分析。在清理时区分哪些是未到付款时间，哪些是已到付款时间未办理付款手续，并建立完善的跟进机制。对审核过程中供应商提供的请款依据和付款资料的可靠性和退单率进行记录。在整个流程结束后，建立专项供应商诚信档案。

　　3.4.2.2完善资产管理流程

　　不同方式取得的固定资产应区别管理控制。由于不同方式取得的流程处理环节不同，因而在控制点的设计上也应该有各自的侧重点。湖南移动通信公司对于购买的固定资产，应遵循采购流程，业务采购部门负责编制购买计划，财务部门负责审核固定资产购买预算控制点，采购部门在实施采购过程中要控制好人员制衡和权责分配点，仓库管理部门要控制好画定资产验收入库点，业务技术部门要控制好固定资产的测试点；对于自己生产或委托加工的固定资产，主要以生产计划和成本、资产质量作为关键控制点；对租赁方式获得的固定资产，则重点在于确定是获取的租赁方式是融资租赁还是经营租赁，将不同方式的获取成本进行比较，为租赁期满是否行使优先购买的权利这一控制环节提供决策支撑。

　　加强固定资产后续成本和费用幵支的核算与控制。湖南移动通信公司固定资产修理成本的核算强化包括：区分固定资产的日常修理和大修理。对于日常修理与维护，资产使用部门可在一定限额内使用备用金支付修理费用，然后再提供修理单据及发票到财务部进行报销以补足备用金；或直接在定点维修处维修，然后由归口部门统一定期结算。对于大修的成本管控，财务部门首先应对固定资产维修是否符合资本化条件进行审核，对于符合费用化条件的修理费用进行确认计量，并将修理费用按受益期合理摊销至不同的会计期间。固定资产的转移成本控制应重点关注：经营或融资租赁取得的固定资产的运输成本的核算，以及转移调拨大型设备需要花费的运输或人工费用。

　　强化技术型无形资产的管理。湖南移动通信公司首先要准确确认无形资产。

　　目前，我国会计准则要求无形资产在符合定义的条件下，要同时满足以下两个确认条件：与该项资产有关的经济利息很可能流入企业；获得该项资产的成本能够可靠计量。企业应对满足以上确认条件的无形资产做出良好细化、归类并及时进行相关信息披露。其次，湖南移动通信公司要重视无形资产后续价值评估，通过充分分析投入和产出情况、投资和回报对比，并合理预测其未来的价值和可能取得的效益；最后，湖南移动通信公司要加强对无形资产的保护和清查，通过制定保护无形资产的方案，着重防范合同法律风险和泄密风险，避免损害无形资产价值的情况发生。

　　3.4.2.3完善増值税相关管理流程

　　首先，增加增值税专用发票管理流程。湖南移动通信公司增值税专用发票的幵票点应对客户资质进行梳理，确保客户及业务符合开具专用发票条件。开具增值税专用发票时，客户经理或经办人发起增值税专用发票开票申请，经客户经理或经办人上级领导审批、财务部审核后，由开票员在增值税防伪税控系统中开票。

　　幵票点应做好空白增值税专用发票的进销存管理，每日将空白专用发票实物与增值税防伪系统记录的空白专用发票信息核对一致后存入保险柜，确保空白专用发票账实相符。开票点应每月盘点结余空白增值税专用发票张数，与增值税防伪系统记录的发票信息核对，如存在差异，要查明原因，确保实物信息与系统信息一致。领购单位每月编制《开票点发票使用情况统计表》，提交财务部相关负责人审阅，形成审阅记录。

　　其次，全面梳理相关管理流程及各项控制点。增值税管理难度大，对湖南移动通信公司基础工作要求高。增值税发票要比照现金进行管理，必须按交易实质开具，不得重复开具，违规将受重罚，这就要求有专门的系统、高素质的人员进行管理；增值税实行凭票抵扣，这就要求在采购过程中，必须规范供应商的准入，梳理供应商的纳税资质信息，实施不同税率供应商不含税比价，依法取得足额进项抵扣发票，降低企业的税负；取得的进项抵扣凭证，必须在对方幵具发票日期后的180天内认证完毕，这就要求制定考核办法，梳理优化报账流程，提高抵扣凭证传递效率；如果采取先征后抵的政策，规模较小的SP、CP、AP等合作商若不能开具专用发票，将造成公司合作成本激增，梳理合作单位纳税资质、调整结算规则、重新签订结算合同的工作量很大。以上这些，如果管理不善，企业税负可能大幅度提高，反之，如果充分进行进项抵扣，某些领域的税负可能还会大幅度下降。未来基础工作水平的高低，将直接影响税负水平。湖南移动通信公司要结合增值税国家政策要求，积极研讨政策，深入梳理制度、管理流程、业务模式和营销案。做好税务管理系统的建设，建立增值税信息核对机制，确保价税分离的准确性和发票管理的规范化。具体如下：

　　（1）完善釆购供应商管理流程。湖南移动通信公司在进行采购时，供应商管理部门需建立适当的供应商评估和准入制度，应从经评估确定的合格供应商的范围内选择供应商。供应商管理部门在定期评定供应商时，在对供应商的供货能力、服务质量、供货价格、交货时效及其资质信用、经营能力等信息进行综合评价与实时跟进管理外，将增值税纳税资质纳入评定范围。

　　（2）完善采购合同签订流程。湖南移动通信公司通过招标程序或非招标程序确定供应商后，采购部门或计划部门或釆购需求部门根据确定的采购方式、采购价格等情况，会同供应商拟定合同初稿，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，同时应根据增值税的征管要求明确价款、税款、发票种类、及送达时限等内容。

　　（3）完善采购付款报账时限流程。湖南移动通信公司支付应付账款时，釆购部门或计划部门或釆购需求部门填写付款通知单并附以发票原件及相关凭据，经部门或者相关的需求部门负责人签字同意后，按照涉及金额的不同取得财务部门负责人或公司管理层批准，并在付款通知单上签字确认。同时应明确增值税专用发票需在发票开具后30天内将报账流程提交至财务部门。

　　（4）完善物资入库流程。湖南移动通信公司物资入库录制采购订单时，采购订单中包括供应商、合同金额、物料明细、数量、单价、项目信息等并标注合同号，同时应注明抵扣属性。

　　（5）完善物资出库流程。湖南移动通信公司工程物资出库时，工程建设部门经适当授权的人员通过ERP系统/OA系统或书面提交物料搬运单/领料单，列明所需工程物资和所属工程项目，办理工程物资的出库。由工程建设部门负责人或其授权人员通过ERP系统/OA系统进行审批或在物料搬运单/领料单上签字批准。出库物资用途改变时，应在系统中确认增值税“进项税额转出”.存货领用出库时，系统根据预算信息与业务活动关联，出库用途改变时确认是否增值税“进项税额转出”或“属于视同销售、产生销项税”.

　　（6）完善社会渠道引入流程。在与社会渠道经销商签订协议前，湖南移动通信公司应严格审批社会渠道经销商工商营业执照，税务登记证、营业场所的相关证明等资料，以防止欺诈、舞弊行为的发生。供应商遴选过程中，在同等条件下应优选具备增值税一般纳税人资质的供应商。

　　（7）完善营销模式管理流程。新业务及资费营销案的制定部门根据市场需求及公司业务发展的需要制定或调整资费营销方案，应按照总部资费营销案相关办法，进行多方面的测算和论证（包括套餐拆分的税负影响），并形成论证分析的书面记录，以确保营销方案的合理性、效益性。促销方案设计，各项市场促销工作要充分考虑成本投入产出比及税负的影响，对促销投入的成本要科学预测、合理控制。