九丰集团采购模式的创新方案(2)

　　4、加快集团的信息化建设，提高全员的信息化知识和技能

　　九丰集团采购中心要实施电子化的集中采购模式，就必须要求集团的管理信息化建设水平较高，且所有与采购相关的部门和个人都对电脑和网络技术知识掌握的比较好，能够熟练应用电脑和网络，在电子采购平台上进行相关的操作。如：

　　进行采购申请、货物寻找、供应商寻找、询价比价、商业谈判、招标、开标、评标、电子文件的交换、电子合同的生成、合同的在线执行、在线验收和在线结算等。

　　只有整个集团具有较高的信息化管理水平，相关人员包括高层领导、中层和基层员工对于电子采购的接受程度高，具备了这样的条件，电子化集中采购模式才能在九丰集团内部顺利推行。

　　3.2.2 电子化集中采购模式的内涵

　　集中采购是现代企业加强供应链管理的一个主要发展方向，是国内外一些大型公司普遍采取的降低采购成本，提高公司整体效益，增强盈利能力，培养核心竞争力的非常重要的管理措施。集中采购能够整合公司的资源，发挥规模采购效益，有效的规避分散采购存在的弊端。电子化采购（e-procument）是 B to B 电子商务的一类应用，是现代化采购模式的发展新趋势。电子化采购就是以电子化方式进行与采购业务相关的规划与操作。规划就是按照生产计划来做采购计划，考虑库存情况来制定采购策略，选择供应商就物资的规格、价格、交货期、物流配送安排等进行谈判。采购操作是指制定整理采购计划、产品信息的搜索、供应商信息的搜索、价格商谈、签订合同、验收以及结算付款等。电子化的采购系统对采购的基础工作也可以进行支持，如价格管理、供应商评价、质量管理、付款管理以及运输配送的管理等。与供应商形成了长期的战略合作伙伴关系，电子采购不仅包含企业内部的资源管理而且包括外部生产经营环境的改善，具体涉及到和供应商企业及物流配送企业的关系调整和整合，是本企业和关联企业的战略性的整合，是一种建立在电子商务基础上的采购关系，是一种长期稳定的战略关系。

　　集中采购和电子采购相结合产生的电子化集中采购，是以电子化方式来实施集中采购的一种全新的采购模式。基于先进的信息技术的电子化集中采购模式，可以克服传统意义上集中采购由于采购职能部分与企业内部的需求单位分别属于不同的部门主管所带来的采购流程繁琐，对需要的响应速度慢，满意度低等问题，提高了集中采购的质量和效率。这种新型采购模式的优势主要体现在下面几个方面：

　　1、它打破了时间和空间的限制，不同的分公司不管位于哪个地方，只要共处在同一个局域网中，就像在同一个办公室工作一样，这样的模式大幅提高了对需求的响应速度，缩短了采购时间，提高了采购工作的效率。

　　2、集团采购中心处于供应商和集团各部门之间，采购中心好像变成了一个无偿的中间商，虽然无偿却集团内部客户和供应商沟通的障碍，使得最终的需求方和供应商之间的无法进行信息的沟通。在电子化的集中采购模式下，供应商可以直接在网络上将自己的产品信息进行注册，这样集团内部客户可以根据供应商注册的信息，在相应的目录里面自己挑选所采购的物品。

　　3、采购人员可以从没有增值的文书活动中解脱出来，把精力放在有增值价值的活动上来，如：商务谈判、供应商管理、采购的后续工作、战略规划等。

　　4、采购程序的简化。无需手工制作采购申请单、审批单、询价比价单、供应商评估表等、验收入库单、付款单等，这些工作全部在网上进行，大大提高了采购效率。

　　3.3 电子化集中采购模式的运行机制

　　运行机制是实施电子化集中采购模式的关键之一，是对电子化集中采购模式的具体实施进行方向上的指引。文章从协同机制、信息系统优化机制、供应商优化机制、激励机制、监督机制和约束机制对电子化集中采购模式的运营机制进行构建。

　　3.3.1 协同机制

　　协同机制运用在采购业务中，主要是指与企业内部各部门以及与外部企业协同进行的采购作业。企业内部协同，是指企业进行高效的采购行为，需要企业内部各部门的协同合作；企业与外部的协同，指的是企业与供应链上的其他企业在需求信息和库存信息共享的基础上，根据供应链的实际情况即时在线地对自身的采购计划进行调整的过程。而同时，供应链其他企业可以根据共享到的信息来实时调整自己的计划，可以在不牺牲服务水平的基础上降低库存。

　　3.3.2 信息系统优化机制

　　借助互联网技术，积极运用信息技术，对采购信息系统进行优化，整合采购管理信息系统和公司财务管理信息系统，实现两系统的对接，真正实现物流、信息流、资金流的三流合一。优化采购管理信息系统有利于企业实现对计划、采购、库存、供应商和商情信息的规范化管理，达到了使物资管理的各个环节有机连接，从而降耗节流，使科学、规范的物资采购管理成为企业新的经济效益增长点。

　　3.3.3 供应商管理优化机制

　　战略采购的一个基本思想就是，采购和供应双方共同努力寻找节省资金的机会，这将比任何一个单方面的努力都更为有效。这就要求企业重新定位与供应商的关系，从原来供需双方对立甚至竞争的、临时或短期的合作关系，转变成为建立双赢理念的长期稳定的战略伙伴关系。

　　通过总成本建模，供需双方通过识别采购的成本要素和驱动要素，可以使共同的努力集中在某些关键的环节上，采购方创建采购战略与供应商一道来对未来的发展做出规划，并为使得双方的关系发展创造长期价值而努力。因此，供应商管理的优化在战略采购中具有十分重要的意义。

　　3.3.4 激励机制

　　单子化集中采购模式能否顺利实施，最终还是要落实到采购人员身上。采购人员是企业的核心知识员工，对企业的贡献远大于其他非知识型员工。对战略采购人员的激励是企业管理工作中一项重要的内容。因此，九丰集团应该改进采购队伍的绩效考核体系，提高采购人员的薪酬并通过精神激励等办法完善激励机制，激发采购人员的工作积极性，提高其工作绩效和对企业的忠诚度。

　　3.3.5 约束机制

　　采购人员作为执行采购职能的主体对于保证采购质量、提高采购效率起着至关重要的作用，因此，对采购人员在激励的同时也应该进行约束。约束机制应该从采购决策权利和利益两方面对采购人员进行约束，做到决策民主、权力受控。

　　有效控制采购决策权，建立权力受控的内部权力制衡机制，对重大采购活动进行集体、民主决策；利益方面的约束，应从绩效考核体系着手，对采购人员的业绩考核标准进行相应的设置，来实现从利益上对采购人员进行约束。绩效考核不光要做到充分调动采购人员的主动性和积极性，而且还要成为约束不合理采购行为的重要手段，甚至可以说是防止采购腐败最有力的武器。

　　3.3.6 监督机制

　　集中采购可以形成批量取得规模效益，便于管理，但同时也容易形成官僚作风习气，使集中采购变相为垄断，降低企业运作效率。因此，九丰集团必须建立监督机制，规避这个弊端。

　　监督机制包括两个方面：一方面是企业管理人员对采购部门人员进行的监督；一方面是采购部内部采购员之间进行的监督。采购过程中建立预防为主，相互制约的机制来进行监督保障。建立奖惩制度，强调廉洁采购，责任明确化，严格进行考核。提高采购团队的廉洁意识，对能遵守公司采购制度，对采购中成本、质量，控制好的采购人员进行精神和物质的双重奖励；对采购过程中有腐败行为的人员坚决予以处罚并追究责任。鼓励采购人员提高采购的质量，降低采购成本，推行廉洁的采购、阳光采购。坚持管理层监督与群众监督相结合，使监督公开化、经常化、制度化。