九丰集团采购模式所面临的问题

　　2.3 九丰集团采购模式所面临的问题

　　九丰集团现有的采购模式在组织结构、采购流程、采购成本管理、供应商管理和库存管理等方面都存在着非常多的问题。这主要是由于其采用了传统的采购模式、采购的战略地位太低、没有明确的采购策略、分散采购的模式忽视了整体利益最大化原则、采购人员素质偏低、与供应商之间的关系是临时和短期的合作，缺乏充分的沟通和协作，使得在交货控制方面控制较弱等。不具备现代战略采购模式中集中化采购和电子采购的优点，等导致采购效率低下，采购成本居高。因此，九丰集团的采购模式需要做重新的设计。下面对存在的问题做具体的分析。

　　2.3.1 分散采购模式忽视了集团整体利益最大化

　　从九丰集团目前内部各下属分公司的采购管理组织结构上可以发现，集团内部各个分公司主要采用了分散采购的模式。各个分公司都设有自己的采购部门，采购部门内部都有详细的具体的分组，可谓麻雀虽小五脏俱全。从目前运营的具体效果看分散采购有很明显的缺点：

　　1、分公司各自为政，容易出现重复和交叉采购，人力资本费用较高。由于采购权力的下放，使得整个集团的采购业务无法进行统一的规划和管理，集团总体的采购成本控制较难实施，采购过程中也容易出现舞弊现象。

　　2、采购计划不连贯，采购数量有限，难以获得大量采购所能享受的价格优惠和高质量的供应商服务。

　　3、管理粗放，采购成本和物流成本上升，导致公司利润缩小，竞争优势下降。

　　九丰集团经过 20 多年的高速发展，已经发展成为了产业结构关联化、产品结构多样化，具有 4 个产品事业部下辖 20 多个分公司的大型能源集团。因此，目前的低层次的分散采购模式不具备集中采购的规模效应，也不符合公司物资采购与供应的发展趋势，无法满足集团公司高速发展的需要了。因此，在对九丰集团进行采购模式改进的关键点上，首先要考虑的就是集中采购模式的原则。集中采购还要考虑各个部门的无缝配合，比如，采购部门、信息部门、物流配送部门及财务部门要密切配合。不然，无法对市场的变化做出快速反应。反而降低了效率。

　　在组织设计中需要解决管理层次与管理幅度、集权与分权以及组织形式三个主要问题。在流程设计过程中，应该体现采购部门内部一系列相互关联业务工作活动所形成的过程和程序进行合理布局和安排的过程，应当按照有利于组织管理、细化分工、简化工作、部门协调的原则。

　　2.3.2 采购过程信息化应用程度低

　　目前九丰集团各分公司所采用的传统的采购流程，信息化应用水平较低，对信息化建设重视不够导致采购效率低下。主要表现在：

　　公司没有建立信息化的采购数据库管理，还是采用传统的、低效的操作手段来完成采购任务。大部分的采购操作和与供应商的谈判是通过电话、传真来完成，没有形成规范的信息记录，只有具体负责采购的人员自己比较清楚所采购物品的具体情况信息和相关的供应商信息。部门内部没有对这些信息进行数据化处理保存，因此，完全没有信息的内部共享。这会大大影响采购业务的后续执行，一旦出了问题，难以调查，同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员岗位变动对业务影响较大。导致历史采购价格以及供应商的相关信息无法建立数据库，使得公司无法实现严格的采购价格管理，无法设置供应商比价、采购最高限价、采购按质论价的多种价格控制手段，无法帮助公司降低采购成本。

　　目前九丰集团采购模式中，传统采购流程的弊端，随着公司的高速发展已经暴露无遗了。为了提高采购的效率且有效克服上述问题，公司应该借助信息化系统，整合资源，增加采购的透明度和效率，向电子化采购模式发展是必然趋势。

　　电子采购可以在线实施采购交易业务提高工作效率，通过构建统一的采购大平台，可以有效的规避单一采购主体存在的信息孤岛问题。电子采购使得采购部门可以在统一的平台协同采购工作，既能自主管理本分部的采购项目，也能和其他部门在这个统一的数据中心平台上进行供应商、产品、市场情况等采购的信息资源进行共享，使得采购价格更加优惠，采购时间更加快捷。同时在引入证书授权技术的基础上，保证采购信息的安全，采购部与供应商之间的招投标文件等采购往来通过网络进行，同时通过证书授权技术的第三方认证的引入来确保文件的安全性、合法性和不可抵赖性。

　　电子化采购模式不仅仅完成了采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全过程的各个环节进行管理，有效整合了企业的资源，帮助供需双方大大降低了成本，提高了企业的核心竞争力。在这一全新的采购模式流程下，买卖双方通过电子网络而联系，采购交易开始变得具有无缝性，其主要的优势表现在：提高了采购效率，缩短了采购周期，节约了大量的采购成本，优化了采购流程，减少了过量的安全库存，实现了信息的共享。电子采购不仅使得采购方企业大大获益，而且让供应商也从中受益，充分实现了供需双方的共赢局面。

　　2.3.3 缺乏对供应商的有效管理

　　九丰集团的采购部还没有建立一个完善的供应商体系，缺乏对明确的评价供应商的标准，没有实施供应商分类管理，对供应商的价值认识不足、缺乏有效的监督、评价和反馈机制。具体分析如下：

　　1、缺乏明确的评价供应商的标准，致使供应商选择不当。目前九丰主要是根据价格、质量来选择供应商，仅仅这些我们认为是的不够的，还应从交货期、合格率、供应商的管理水平、人员素质、财务状况，设备稳定情况、信息技术等情况，因为这些因素出现问题都会导致供应的中断或供应失误。因此，只有全面的评价供应商才能降低采购风险。

　　2、没有对供应商进行分类管理。九丰对不同的供应商缺乏明确的划分和分类管理。由于传统观念认为供需双方是一种竞争和对立的关系，因此，企业往往不能区别看待不同的供应商，把所有供应商都放到了企业的对立面，导致一些重要的供应商流失，造成资源的浪费。

　　3、对供应商的价值认识不足。九丰在传统的采购理念指导下，没有把供应商看做业务供应链上关键的环节，而仅仅认为供应商是企业外部供应者，只是提供物资供应职能。在这种理念下，企业根本去不思考供应商与企业之间的关系发展问题，更不会考虑与供应商建立长期、稳定的战略合作关系。不会积极的帮助供应商对产品进行改进，更不会将供应商纳入到自己商品的开发设计中来，严重忽略了供应商的价值。

　　4、缺乏有效监督、评价和反馈机制。九丰目前对其数量庞大的供应商，没有建立一个完善的数据库来对其进行有效的监督、评价和反馈机制。所以采购风险较高。建立供应商数据库主要是完成供应商的调查工作，利用调查的供应信息锁定供应商的选择范围。数据库可以监督供应商的变化情况，观察潜在的供应商，不断补充优秀的供应商，淘汰不合格的供应商。

　　2.3.4 库存成本高

　　从九丰集团的库存管理现状可以看出，公司对库存管理不够重视，导致库存水平常年偏高，库存结构不合理。具体分析如下：

　　1、库存水平偏高，由于公司为了保障生产的连续和稳定运行，用大的库存量来保障生产消耗，导致库存水平常年偏高。在实际的操作中，由于公司对采购人员的绩效考核中明确规定：若是由于采购的原因导致断货，影响正常生产，采购人员的绩效考核必须扣分。因此，导致所有的采购人员在采购过程中对库存保持了过度偏高的水平，造成了库存的常年积压和资金的极大浪费。

　　2、缺乏对库存成本的重视。公司采购部对库存的物资基本不考虑成本因素，但是作为一种物资它总是要受市场变化的影响。库存物资随着市场供需的变化也存在跌价和溢价的问题。在原料市场大跌的情况下，还保持高库存水平，不能及时处理跌价的库存，不仅占用了资金而且企业承担库存跌价的风险。大大降低了经济效益。

　　3、库存结构不合理。采购部对于设备的所有配件及备品备件不做具体的需求分析，不论重要程度，不论轻重缓急，都保持了较高的库存水平。所有的采购物资都没有进行详细具体的分类，采购部门与仓储部门业务相对隔离，信息没有共享，在库存和采购计划上没有做到协作，因此，难以发挥库存管理在采购中协同效应。

　　2.3.5 采购人员素质偏低

　　由于九丰集团的高层目前对采购管理工作重视不够，采购的战略地位不高，集团的采购工作缺乏战略上的指导和规划，导致集团下属各分公司对采购工作缺乏战略性的认识，采购部人员素质普遍不高，严重缺乏高素质的采购人才。通过在人力资源部门的详细调查，了解到九丰集团共有 53 名采购人员，采购人员的学历主要集中在大专生和高中生，本科生和研究生比例较低。具体见下图 2.6 采购人员学历构成所示：【1】

　　
　　从目前九丰集团采购工作的现实情况来看，采购人员的素质达不到工作的要求，普遍存在人员与岗位不匹配，严重的影响了采购工作的质量和效率。采购人员素质低在工作中会出现很多的差错，比如，招标文件制定中有疏漏、对供应商资质的审核不按照标准执行、需求信息发布不准确、商业谈判的水平太差、合同条款写得不清晰、对采购标的规格及验收标准缺乏专业的理解、对采购风险无法把控、邮件发错等，这都是因为采购人员业务不精，而且工作态度不端正。而这些错误都会使得采购的效率受到极大的影响，严重影响工作的顺利开展。与此相反，如果采购人员素质高，在具体工作中，不管是调查市场、制定采购需求，制定标书、还是对供应商的评选和审查资质，都会做得质量非常高，高效优质的完成任务。所以，在实际的工作中可以看到，素质高的人员可以在要求的时间内甚至提前完成采购活动，而素质低的采购员则需要比别人多几倍的时间来完成一项采购任务。

　　此外，采购人员的职业操守、工作态度、团队合作精神以及吃苦耐劳的精神等，也会影响采购工作的效率，也应引起高度重视。所以，提高采购从业人员素质非常重要。