吉林省地理信息院内部控制体系的完善建议

　　第 4 章 吉林省地理信息院内部控制体系的完善建议

　　4.1 完善内部环境和建立风险评估机制

　　建立良好的内控环境，最重要的是强调以人为本的管理理念，因为任何制度的实施，离开人的因素都是无法进行的。

　　首先，应提高吉林省地理信息院领导对单位内部控制的重视程度。院领导直接参与单位的战略、制度的制定和实施，任何一项管理制度的执行，离开了高层领导的重视和支持都只能是一句空谈，所以首先要提高领导的内控意识，使院领导意识到内部控制的意义和重要性，加强各项内部制度的建立健全与执行，单位的管理水平才能增强，从来带动整个内部控制的切实有效地实施。该单位的领导应经常听取审计部门的汇报，及时发现和解决问题，有效地指导内部控制工作。

　　其次应加强吉林省地理信息院的文化建设，为内部控制提供良好的内部环境。主要包括:(1)培养员工树立正确的价值观。在单位内部组织文化宣传活动，加强单位的文化建设，树立典型，并在单位进行宣传，培养员工树立积极向上的价值观，倡导廉洁奉公、爱岗敬业、为人民服务的精神。(2)增加员工的团队意识。设立单位的发展目标，并将员工的发展目标与单位的发展目标紧密相联,使单位员工把自己的工作发展的看作是实现单位目标的一部分，对单位的成就产生荣誉感，从而把单位看成是自己利益的共同体和归属。(3)充分发挥领导层的带动作用。单位的领导干部应该身体力行，以自身的道德修养和诚实守信的价值观以及脚踏实地的工作作风，在文化建设中起到表率作用。

　　再次应该完善人力资源政策。一个好的人力资源政策,可以使员工能够很好的胜任单位分配的工作。吉林省地理信息院应该建立符合自身特点的，与时俱进的人力资源政策。主要包括:（1）建立岗位责任说明书，建立统一的书面职责描述，包括职位说明、职位的工作内容、职责、权限及督导关系以及任职条件等内容，对员工的管理和服务活动加以规范，以提高工作的绩效水平，从而提高整个单位的运营效率。（2）增加对员工培训的投入，培训分为入职前的培训和在职培训，提高对入职前培训的重视，在培训的过程中增加实际操作的部分，将理论与实际相结合，培训合格后方可上岗，定期组织在职人员培训，有针对性地的为不同岗位制定相应的培训计划，进一步提高员工的工作能力。（3）完善绩效考核制度，除年终的绩效考核外，还应增加季度考核，考核标准和考核指标也要按照实际情况适时调整，将绩效考核的结果及时反馈，使员工能够了解自己的工作情况。

　　该事业单位是全额财政拨款的公益性事业单位，全部收入都来源于财政，因此主要风险在于是对财政拨付资金的使用是否合理，是否专款专用，以及是否存在浪费的情况，如何寻求多种方式实现预定目标，这就需要管理当局对风险有充分的认识，建立由关键业务部门人员组成的风险管理委员会，建立风险评估机制，对单位各项经济活动存在的风险进行风险评估，风险评估要每年进行一次，第一次风险评估应当尽可能全面、细化，并且时刻关注单位分层次和环节的风险，并对各种风险进行评估，制定切实有效的风险控制措施。

　　4.2 进一步规范控制活动

　　4.2.1 预算控制

　　对财政预算进行分解与细化，明确预算实施部门和实现方式，通过具体的支出事项来实现预算目标，成立预算管理小组，负责人由院长担任，负责审批单位有关预算管理目标和规章制度，审批年度预算和预算调整方案，审议年度预算执行结果及分析报告。财务部门要编制决算报告，并对本单位部门决算数据的真实性完整性和准确性负责，要做到“帐表一致，帐实一致”，单位的预算管理小组要对预算的执行情况进行总结，对执行结果进行分析，以决算的结果对预算进行考评，主要考评预算业务目标和实际执行结果的一致性，建立预算考核责任制，单位的各业务部门对本部门的预算和执行情况进行分析，归口统筹部门负责对归口统筹的预算收支事项进行分析与评价，财务部门负责单位年度收支预算及决算考核的组织协调工作，并对各部门的预算执行情况汇总并进行分析和考核。

　　由于政策因素或开展工作需要，导致预算需要进行追加或调整的，需填写《预算调整表》，由科室负责人签字，经财务审核分析后，报预算管理小组审批，预算小组进行讨论后，审批预算调整方案。对于由于上级下达的计划有较大调整，或者根据国家有政策增加或者减少支出，对预算执行影响较大的预算调整，预算管理小组就审批后的预算调整经局财务处报请财政厅调整预算。各科室未提出预算调整申请，先支出后报告而发生的费用，单位不予安排，由科室自行解决。

　　4.2.2 支出控制

　　完善吉林省地理信息院支出内部管理制度，对原有的支出控制制度进行细化，明确各支出事项的开支范围及开支标准，对于差旅费、人员经费、会议费等严格执行国家规定的标准，对于招待费、交通费等制定相应的内部标准，偏远地区的作业费借款事前要有预算计划，说明借出款项的用途及计划归还时间，其他借款规定还款时间，并由财务部门审核后再报主管领导审批，对于三公经费的支出实行重点管理，年初预算批复后，财务部门按计制定支出的流程图，对于专项资金的支出严格按照财政的要求以及规定的支出比例加以控制。

　　对于“三公”经费实行重点管理，年初预算批复后，由财务部门下达经单位领导审批的“三公”经费总控制额度，各相关部门在控制额度内每季度末向财务部门报送下季度“三公”经费用款计划，由财务部门调度指标后在额度内执行。其中：因公出国经费，各部门需在年初将出国计划报送人事部门审核汇总后纳入本单位全年出国计划，由财务部门进行审核出国经费后报院长审批；公务用车运行维护费，应细化账目处理，实行单车核算，使用公款租车需按相关规定办理相关租用车辆审批手续后方可执行；公务接待费，应参考往年同期支出数据在每季下达的指标额度内执行，季末次月 10 日内，将支出明细报送单位财务部门。

　　加强推行公务卡结算制度，对于制度中规定的公务卡结算的项目例如差旅费、会议费、招待费等一定要通过公务卡结算，减少现金支付，若出现去偏远山区无法使用公务卡结算的情况要提前提出申请，由院长批准后方可进行现金结算，对于不按规定使用公务卡结算的情况一律不予报销。

　　4.2.3 采购的控制

　　对于资产的采购要进行充分的论证，避免重复盲目的购买，明确采购程序和采购方法，制订资产采购流程图，按照流程规定进行采购。实行采购业务岗位责任制，对采购相关岗位的的权责加以规定，单位负责人负责审批采购预算和采购计划，办公室负责人负责进行供应商的选择和评审工作，负责与供应商签订采购合同，负责指导工作人员做好采购验收工作并出具验收证明，采购物资验收合格后提出采购付款申请，财务负责审核采购合同及付款申请。对于大宗物品的采购以及项目采购，应当聘请独立的中介机构或专业人士进行可行性研究与评价，并由单位领导班子进行决策和审批，避免因决策失误造成损失。

　　实施采购时单位需设立物资采购领导小组，领导小组由办公室、采购人员、业务部门以及主管领导组成，负责对大宗物品和项目采购的各项流程及采购项目质量进行监督。对于日常的零星物资的采购，应该由采购员及提出采购的业务部门派出 1 名工作人员进行物资采购。各业务部门需要的材料和办公用品等应制订采购计划，经由主管领导审批后，由办公室统一采购，任何部门和个人不得自行采购，否则一律不予报销。

　　建立物资验收入库管理制度。验收的主要负责部门相关的归口管理部门，明确验收流程，验收工作应该由资产的管理部门、使用部门共同进行，参与验收的人员于验收完成后在验收单上进行签字。所有采购的物品均需按规定办理入库手续并填写入库单，无入库单的，财务不办理报销手续；对于验收合格的项目办公室相关工作人员对采购项目进行验收入库，单位财务予以报销或支付采购款项。

　　4.2.4 实物资产的控制

　　吉林省地理信息院应该加强存货的日常保管工作，明确存货的申请、取得的验收的程序。办公室建立低值易耗品辅助帐，在辅助帐中对于各部门的领用情况进行详细记录，对于各部门更换的办公用品等，归口管理人员要确定确实无法使用后方可批准上报采购，严禁浪费和公务私用的现象发生。

　　完善固定资产盘点清查制度，清查盘点由每年一次改为每半年一次，以确保账、卡、物相符，清查程序如下：由办公室、财务部门及纪检监督部门成立资产清查小组，负责具体清查，清查工作直接对院领导班子负责，明确清查小组中各部门在清查过程中的具体工作及职责，办公室负责固定资产的状况及性能的检查，财务部门负责账实对照检查，纪检监督部门负责责任认定的工作；资产清查小组负责对本单位的实物资产进行清点，根据清点结果认真填写《实物资产清查盘点表》；将盘点项目内容和固定资产台账、低值易耗品及库存物资台账进行核对，如有账实不符的情况则需要填写《实物资产清查盘亏/盘盈表》，按照管理权限报请使用部门、办公室及院长核准后，由财务部门进行账务处理；清查报告应写明实物资产清查盘点结果、存在的问题及改进措施等内容，对盘盈盘亏的实物资产，务必分别逐项说明产生的原因，并提供相应的证明材料，处理意见；清点后的实物资产不得随意变更存放地点，如确实需要变更，须向清查小组提交变更申请，经批准后方可变更。

　　吉林省地理信息院固定资产种类多，存放点比较分散，管控固定资产工作复杂，并潜在资产流失的风险，使用部门负责固定资产的日常管理，各资产使用单位需由资产管理员编制固定资产使用明细账，必须注明资产的责任人和存在地点。使用人领用固定资产时，应在资产使用账中登记，当使用者离职时，所用资产必须按规定要回并办理相关手续。当资产的使用人发生变更时，原资产使用人和现有资产使用人必须向资产管理员登记，力争将单位的每一个器械、每张桌子、每台电脑都责任到人。明确记录资产使用人便于落实责任，同时也有利于开展固定资产清查，减少清查工作量。固定资产编码标签若有脱落，资产使用人有责任报告资产管理员，资产管理员应到资产管理中心领取标签并重新粘贴。

　　在固定资产的维护和保养方面明确具体的责任人，对于保管和维护使用不当的人员予以处罚，对于新购入的新型设备具体的使用人员要进行培训，合格后方可进行使用。对固定资产进行预提折旧，时事掌握资产的真实情况；规范固定资产处置程序，资产管理人员要随时关注资产使用情况，对于快到使用年限的固定资产及时通知相关部门及时申请资产报废，通过清查对于没有通过申请审批擅自进行资产报废的部门几个人予以追究责任。设立资产报废处理小组，小组成员由办公室和财务人员组成，直属院领导班子，负责则具体报废处置工作，编制资产报废流程图，见图 4.1，明确资产处置的各项流程，并严格按照流程规定处置固定资产。

　　

　　建立生产用车使用管理制度，加强对生产用车的管理，建立测区生产用车使用记录，对于生产用车的保险一律办公室统一进行投保，对于生产用车的维修可由测区司机提出申请，经测区分院长核实，报办公室审核后，由财务转账进行，车辆维修要开具详细的维修明细由办公室保存。生产用车的燃油由办公室统一购买油卡，由测区分院长保管，每次生产用车加油需要登记里程数，按季度报到院办公室。

　　建立健全公务用车管理制度，设立车管员统一管理公务用车的使用、调配、保险和维修维护等相关事务，公务车辆必须由单位的专职司机驾驶，明确使用流程，禁止公车私用，制定油耗控制措施，由办公室统一办理加油卡并由车管员保管，每次公车使用和加油需要登记里程数，制定公车申请使用流程图以及公车维修保养控制流程图，见图 4.2、图 4.3。

　

　　4.2.5 货币资金的控制

　　吉林省地理信息院应该建立货币资金控制制度，明确相关岗位职责分工，不得由一人办理货币资金业务的全过程，确保不相容岗位相互分离。货币资金支付是授权审批控制的关键环节之一，制定货币资金支付业务流程，见图 4.4，货币资金支付控制的关键点及相关规定，如图 4.5 所示。

　　

　　加强对现金的管理控制，建立库存现金零余额制度，前一天列出支付计划，按需求取现金，若有现金收入需在当天存入银行，不坐支现金、不保留现金。

　　对于超过现金支付上限的款项一律通过银行转账进行，对于需使用公务卡的项目必须使用公务卡进行结算，如有特殊情况不能使用公务卡结算的需事先提出申请，经院长批准后方可进行现金支付，否则一律不得不予报销，单位借出现金必须符合规定的范围和限额，对于外业测区借出的大额差旅费必须同过银行电子结算。银行余额调节表由财务负责人安排非出纳的其他财务人员编制，并对现金帐目进行不定期的抽查，对于不符的情况需查明具体原因。建立货币资金的关键岗位轮岗制，定期对会计、出纳岗位的人员进行轮岗。

　　单位的财务印章由会计保管，个人名章由本人保管。印章在不使用时必须与支票分开存放，且需放在单独的保险柜中保管，建立用印账簿，单位印章的需先登记方可使用，会计人员不可随意委托他人代用印章。

　　加强对专项资金的控制，对于地理国情普查等专项资金的支出制定相应的资金使用管理办法，在规定中明确支出项目、支出比例、支出上限及报销时间等，做到独立核算，单独记账，转款专用，严格按照规定进行支出。

　　加强对往来款的管理，规范往来资金的核算。借款人借款需要填写详细的借款单，借款单中要列明借款用途计划等，经院长批准后方可到财务部门办理借款，借款需在回程或事项处理完 5 日内进行归还报账。对于超过 5 万元的大额测区经费借款，需要测区分院长说明详细的借款原因及借款计划，由院生产经营部门核实后报院领导审批，规定具体报销时间，并对报销项目与计划进行核对，对于出入较大的款项要加以说明。规定往来款项占流动资金的比率，提高资金的使用效率，财务部门要定期对往来款项进行及时清理，避免往来款项挂账金额过大。

　　4.2.6 合同的控制

　　建立合同管理制度，明确岗位责任制。规定办公室为单位合同的归口管理部门，统一负责单位的合同管理工作，确保签订合同的内容合法合规，符合单位利益。制订合同风险防范制度，明确合同订立前的资格审查工作，由财务部门负责调查拟签约对象的资信状况，合同承办人负责调查拟签约对象的主体资格并做到合同的起草工作。加强对合同履行的监控，建立合同纠纷处理机制，合理处理合同履行中出现的各项纠纷，建立合同评价制度，对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况分析评估，以便改进不足，提高合同的管理水平。

　　4.3 加强信息建设与内部监督

　　吉林省地理信息院加强信息系统建设，将业务中的经济活动及相关的内部控制流程嵌入到单位信息系统中，减少人为操作因素，保护信息安全。要建立完善的信息系统，可以建立内部沟通网络平台，加强对信息传递过程的监督、加强对信息系统的改进，将信息传递与单位文化相结合。

　　建立符合自身特点的工作任务分解及督察机制，实现岗位权力与责任的有效匹配。即单位根据年度工作任务及各部门确定的总体职能、职责和岗位责任说明书，将单位总体工作分解到每个部门和每个岗位。签订岗位目标责任书，在责任书中明确工作范围、岗位职责、任务、流程及目标并由本人确认签字。

　　建立各部门之前和岗位之间的横向信息沟通体系。如财务部门和资产管理部门要进行定期对账，出纳和会计定期核对现金和银行存款等，通过制度明确横向沟通的渠道、方式和频率等，确保部门和岗位之间信息畅通。

　　运用信息沟通技术，建立单位反舞弊信息沟通机制，定期进行舞弊风险评估，使各项经济活动的可能舞弊行为被及时防止、发现并得到纠正。建立反舞弊沟通机制，规定相关机构在反舞弊工作中的权责，并规范相应的程序，建立处理机制，发现舞弊行为后严格按照规定执行。制定举报投诉制度，可以设置举报热线和举报信箱，规范举报投诉的处理流程，使举报投诉制度成为单位掌握信息的重要途径。明确反舞弊工作的的关键控制点，主要包括：侵占挪用单位资产；财务报告的虚假记载；单位高层管理人员滥用职权；相关机构或人员串通舞弊等方面。

　　针对“一支笔” “一把手”管理方式的弊端,该单位必须改变“集权制”的局面,采取适当的方式分散管理者手中过于集中的权力,建立授权审批体系,明确授权审批的范围和责任。尤其是对于重大业务或事项,实行全体职工集体表决或者成立相关领导小组进行决算审批或者联签制度,任何个人不得单独拍板定决或者擅自改变集体的决策意见。同时,还要注意领导小组人员的定期变动,以防范小组集体舞弊的风险。在分权的基础上,还要加强对授权批准情况的监督。纪检部门可以通过民主生活会、受理群众举报等方式,对领导层的授权审批情况进行督促。建立必要的信息公开制度,尽可能地公幵单位的财务收支情况,接收全体员工的监督,提高信息透明度。

　　吉林省地理信息院应该建立直接隶属于院班的审计委员会，在机构中设置独立的内部审计部门，提高审计人员的素质和专业水平，配备具有职业资格的专职审计人员进行内部审计。制定内部审计手册，明确审计程序和审计方法。

　　建立内部审计评价制度，对内部审计中发现的问题提出有针对性和可操作性的改进建议。

　　应妥善安排审计时间和力量，制定合理的工作计划。首先加强对单位预算的审计监督，是事前监督，论证预算各项内容是否有可行性和科学性。其次要重视过程控制，对内部控制实施的全过程实行审计监督。

　　将监督贯穿于日常经济活动中，在实施日常监督过程中，首先要做到完善单位的财务等内部监督制度，建立起领导班子对国家法律负责、财务会计人员等各主管人员对本单位领导班子负责的内部控制监督机制，从而在根本上保障各项会计相关资料信息的完整与真实；其次要在财务会计人员进行常规会计核算的基础之上，对单位内部各岗位、各业务实施常规性和周期性的检查。

　　制定内部控制评价制度，对内部控制设计和运行的有效性进行评价。内部控制评价的结果应当形成书面报告，对执行内部控制成效显着的内部机构和人员提出表彰建议，对违反内部控制的内部机构和人员提出处理意见；对发现的内部控制设计缺陷，应当分析其产生原因,提出改进方案。

　　建立绩效考评机制，每年组织财务、审计人员，依据制定的考评实施细则对本单位的内部控制建设和财务管理情况进行跟踪检查。对于严格落实内部控制制度的进行表扬和鼓励，对于内控制度不落实造成的决策损失、保障不及时、供应不到位、开支不合理的，坚持追究有关领导及相关人员的责任，确保财务管理规定、内部控制制度的高效落实。

　　建立内部控制自我评价机制，对单位内部控制的有效性进行评价，由于该院没有单独设立专门的内部控制机构，内部控制的自我评价工作可以委托专业的中介机构来组织实施，将评价的结果作为改进的依据。

　　该事业单位隶属于省测绘地理信息局，作为上级主管部门，省局审计处应该定期和不定期的对吉林省地理信息院的内部控制的建设和执行情况进行审计监督，并给下属单位提出指导意见，局规划财务处也应该对于该院的专项资金的使用情况进行跟踪检查，避免资金挪用的情况发生。充分利用注册会计师等第三方审计机构进行外部监督。在资金充裕时可以定期聘请会计师事务所对单位进行外部审计监督，对单位的内部控制制度的设计和运行进行审计，在实施审计工作的基础上对内部控制的有效性发表审计意见。单位可以根据审计意见对本单位的内部控制制度进行改进，使内部控制更加完善有效。

　　4.4 吉林省地理信息院内部控制执行保障体系

　　4.4.1 通过信息化手段落实内部控制

　　标准制定是内部控制的基础，有效实施是内部控制的灵魂。因此内部控制体系的建设需要通过信息化手段强化事前审批和事中控制流程，承接内部控制制度要求，实现内部控制体系的系统化、常态化。吉林省地理信息院应该利用信息技术,充分发挥内部控制的作用。具体包括以下两方面：

　　（1）在单位建立局域网。将单位的重要信息和各类通知发到局域网上,促进单位信息的沟通，充分利用网络信息平台,运用多样化的信息沟通手段，确保信息沟通的畅通无阻。加速信息公开，将“三公经费”的支出情况，预算的执行情况，审计报告等发到局域网上，使经费支出透明化，让全体员工了解单位的经费支出情况、制度的执行情况，接受公众监督。

　　（2）建立网络化的管理系统。为了提高工作效率，加强沟通，防范财务风险，可以引进网络化的管理系统，将预算编报、费用支出、项目采购、资产使用管理等环节的流程在这个网络平台上进行。通过为每个经济活动的申请与审批提供人性化、智能化的工作指引，从而确保业务部门指导怎么干，财务部门指导怎么审，而不依赖于具体的工作人员 ，实现从“人控”到“机控”，通过财务各环节的一体化和财务与业务的一体化，从而保证了财务数据的及时、准确、可用，使资金的使用更加透明。

　　4.4.2 强化制度的执行力度

　　有法必依，有章必循是法制建设、制度建设的保障。单位制度的指定不是用来观看或给别人看的，而是用来执行的，直邮确确实实的落实到位执行到人，才能保证其发挥应有的作用。对于吉林省地理信息院来说,现有的内部控制制度再加上待完善的制度,将会形成一套庞大的内部控制系统,因此制度的执行极为关键。吉林省地理信息院应该强化制度的执行力度，在制度面前人人平等，任何部门和个人都不能凌驾于制度之上，坚决禁止制度面前不平等的情况发生。

　　通过对制度的有效执行,使吉林省地理信息院的内部控制体系在一个公平公正的环境中运行。

　　4.4.3 加强外部监督的作用

　　该事业单位隶属于省测绘地理信息局，作为上级主管部门，省局审计处应该定期和不定期的对吉林省地理信息院的内部控制的建设和执行情况进行审计监督，并给下属单位提出指导意见，局规划财务处也应该对于该院的专项资金的使用情况进行跟踪检查，避免资金挪用的情况发生。充分利用注册会计师等第三方审计机构进行外部监督。在资金充裕时可以定期聘请会计师事务所对单位进行外部审计监督，对单位的内部控制制度的设计和运行进行审计，在实施审计工作的基础上对内部控制的有效性发表审计意见。单位可以根据审计意见对本单位的内部控制制度进行改进，使内部控制更加完善有效。