吉林省地理信息院内部控制存在的问题及原因

　　第 3 章 吉林省地理信息院内部控制存在的问题及原因

　　3.1 吉林省地理信息院内部控制存在的问题

　　3.1.1 内部控制环境缺失

　　吉林省地理信息院只有框架性的规章制度，缺乏相应的保障体系，尚未建立单位文化软环境，没有激励员工形成统一的价值观、职业道德观、职业规划与发展与单位发展相统一的文化建设体系。在人力资源管理方面，选拔员工注重学历、资历等职业素养因素，而忽略了对品行等综合素质的选评，加大了单位的用人风险，激励机制单一，缺乏科学性。奖惩方式表面化、形式化、无激励作用。

　　3.1.2 缺乏有效的控制活动

　　该单位目前有财务管理办法、人事科工作规范、固定资产管理办法等都是2010 年以前设定的，现有规章制度陈旧过时，不能适应目前的单位管理与控制，而在预算管理、合同管理等方面没有制定相应的管理制度，对于费用的支出缺乏有效控制，有些制度偏重于强调纪律而缺乏必要的控制程序，缺少易执行的流程图，内部控制制度不完善。

　　（1）预算控制

　　吉林省地理信息院的预算编制粗线条，由于上报的预算没有要求业务部门的具体数字，预算只是按照功能分类，所以单位的预算没有细化到业务部门，也没有细化到具体项目，单位编制预算的时候也只是根据往年的预算再加上预计增长，没有要求各业务部门提供各自的预算数据，并没有对单位各部门的预算进行控制，单位的各相关部门也没有具体详细的财务预算，决算和考评制度不健全，这使得预算管理流于形式，对于预算的支出缺乏定期的分析与监控，缺乏对重大问题的应对措施。

　　（2）支出控制

　　吉林省地理信息院没有制定专门的支出控制制度，且会计基础工作比较薄弱，财务部门只单纯的负责“记账”和“付款”，对单位具体业务的详细内容、重大事项的决策、项目的实施过程和结果均不了解，且财务部门并没有参与合同的签订，对于合同的实施付款的合理性并不能充分了解，财务部门只能充当“付款人”和“钱袋子”；这使得财务监督与控制流于形式，在实际工作中对于各项经费支出，特别是招待费、办公费、会议费、水电费等大多实报实销，未制定费用报销的范围和标准。

　　（3）采购控制

　　采购无具体的流程图，而且存在随意性，虽然有具体负责采购的部门，但有许多部门仍然自行采购办公用品等消耗品，没有严格执行出入库手续及验收手续，固定资产的采购没有经过严格的论证，只是盲目的扩大高科技设备，没有充分考虑需求度和可利用程度，购回来的高科技设备很多处于都闲置状态，有的设备仅仅是用了几次甚至没有使用过，造成了资产的浪费。

　　对于采购商品供应商的选择、价格的商定以及商品的验收都由办公室负责，采购人员一人负责采购活动的所有环节，缺乏监督与控制，容易发生吃回扣的现象。

　　采购计划缺乏超前意识，缺乏合理的采购计划，许多设备都要损坏短缺之后才请购，而政府采购的耗时往往过长，使得有些必须的设备短缺补充不及时，从而影响工作进度和工作成效。

　　没有资产验收控制制度，没有明确规定资产验收的具体流程、验收人员的组成以及验收内容，对于资产的验收仅仅是办公室负责人的经验检查，对于一些产品的性能和使用无法确定，可能会出现有质量问题而没有发现的情况。

　　（4）资产控制

　　①实物资产的控制

　　吉林省地理信息院在资产的管理方面存在“重购置，轻管理，重资金，轻实物”的现象。从调研结果来看该单位的固定资产的清查盘点不细致，盘点虽然是由办公室与业务部门联合盘点，但盘点通常是在年终收测时进行，存在人手不足、抓大放小的情况，忽略了对于存货和低值易耗品的清查，出入库单制度流于形式只在年终时统一填写，对于发现盘亏时有责任认定不清的情况，财务部门没有参加资产的清查盘点工作，且固定资产的清查间隔时间过长；对于固定资产的维修保养虽然制定的相应的办法，但是执行情况不好，缺乏相应的责任人，而且许多专用设备的使用都在外业，有对于仪器设备的保养维护不尽心情况时有发生。单位的固定资产存在随意搬动的现象，设备保管人的变动也没有变动手续，出现过资产丢失找不到负责人的情况，存在资产闲置的现象，固定资产使用效率低下，没有对固定资产进行计提折旧，不能如实反映固定资产的真情情况。

　　对于生产用车的管理没有制定相应的管理制度，有公务用车和生产用车混用的现象，对于生产用车的燃油及维修保养费没有相应的控制标准，存在驾驶员超额报销的情况。

　　没有完善的公务用车管理制度，公务用车的使用也比较随意，对于燃油和维修费的控制也仅仅是在总金额上加以控制，车管员的权利过大，而且缺乏监督，每次出车都没有详细填写公里数和油耗情况，车辆调用程序不健全，出车记录不完整，可能会出现公车私用的情况。

　　②往来资金的控制

　　吉林省地理信息院对于往来资金的控制没有建立相应的控制制度，对往来账清理不及时，多年的沉积导致往来款项形成许多呆账坏账，没有规定往来款项占流动资金的比率，降低了资金的使用效率。对往来资金清理依据、清理要求、处理措施等方面都没有相关的规定要求。对于查旅费的报销在实际执行中,虽然能够按照差旅费预借的流程预借差旅费,但部分工作人员一次多借或者连续数次预借都不及时报销差旅费,使得差旅费长期挂账,财务既未对这些人员催缴,也缺乏行之有效的办法,导致这种情况经常发生。预借现金金额过大，容易形成小金库，预借的形成是因为吉林省地理信息院的主要业务多为外业，很多地方都是偏远地区用卡不便需要预借现金，现金还款不及时等现象时候发生，对这部分资金的监管缺乏有效的控制制度，容易出现失控滥用的现象。对于预借现金的合理性也没有进行相应的考察，使得许多可以转账或者使用公务卡消费的地区也以预借现金的方式进行作业，导致资金使用不合理。

　　③货币资金的控制

　　该单位财务管理制度中明确了财务的不相容岗位分离，财务人员虽然在形式上有所分工，但是由于财务人员之间经常会替对方做一些工作，致使不相容职务出现混岗情况；由出纳人员领取银行对账单、填制银行余额调节表，这违反了不相容岗位分离原则，这可能会使得会计信息的真实性受到影响；没有实行收支相关的关键岗位的轮岗制度，该单位的会计出纳已经在该工作岗位上工作 4 年以上；印章存放随意放在抽屉里，没有存放到保险柜，印章存在被盗用的风险。

　　该单位虽然对公务卡的使用做出了规定，但是许多部门人员为图方便仍然使用现金，公务卡没有按照规定使用，许多应用公务卡结算的项目仍用现金结算。

　　（5）对于合同的控制薄弱

　　该单位虽然制定了合同管理规定，但该规定比较笼统，没有明确合同的归口管理部门，目前该单位的测绘生产项目合同由经营科管理，资产采购类的合同由办公室管理，财务部门对于合同的签订无权参与，因而对于合同的实施付款的合理性不能充分了解，没有建立合同评价制度，对于签订合同前的资格审查不严，只是审查对方的资质，缺乏对资信状况、主体资格等进行审查。合同签订管理的工作人员责任心不强，把关不严，导致对合同的审核不细致，尤其是忽视一些细节，认为签订补充协议等工作是自己本部门的事情，只要自己部门完成就好,与其他部门关系不大，部分工作人员对经济法了解甚少，对合同的相关知识欠缺,对关键词语的使用不准确;四是执行合同的会审会签制度不严格，只重视主合同而忽视了对补充协议的审核，对补充协议的签订缺乏监督。

　　缺少易执行的流程图，内部控制制度不完善。

　　3.1.3 信息与沟通渠道不畅通

　　该单位并未建立详细的信息沟通机制，缺乏强制性的推动力，执行力度不够，各部门间也缺乏沟通与协调，而且大部分工作人员长期在外业，沟通不利可能导致信息传达不到或信息传达不及时的情况发生，没有建立沟通平台，内部信息的沟通渠道多为发邮件或者短信电话沟通，存在信息泄露的风险。

　　外部信息的沟通方式也都比较陈旧，没有充分利用网络即时信息发布平台，没有反腐败和举报投诉机制。

　　3.1.4 监督检查作用不够明显

　　该单位并没有设立专门的内部控制机构，而是挂靠在财务部门，存在自己监督自己的不合理模式，内部审计缺乏独立性，内部监督流于形式，使内部控制不能有效的发挥作用，而对于来自财政和审计部门的外部监督的监督机制不完善，对单位的监督仅停留在经济层面，对单位的内部控制制度没有进行监督和评价。

　　综上所述，吉林省地理信息院目前不能说已经形成了内部控制体系，只能说其拥有了一定的内部控制活动，依据本文的研究框架，该单位尚需建设控制环境、风险评估、信息与沟通、监控等内部控制要素，进而形成一个有机的内部控制系统。

　　3.2 吉林省地理信息院内部控制存在问题的原因

　　3.2.1 管理者对内部控制认识不足

　　单位领导缺乏控制意识，对单位的运营风险的认识还不够深入，对内部控制重视程度不够，导致该单位的内控制度残缺不全，许多制度内容不切实际流于形式，在思想上对建立健全内部控制的重要性认识不到位，认为其可有可无，现有的内控制度很多也都只是停留在“写在纸上、贴在墙上、给人看”的表面上，制度的执行也存在问题。另外该单位在资产管理的工作重钱不重物，注重对货币资金的管理与控制而忽视了对固定资产的管理，对固定资产的日常管理不够重视，重购置轻管理，对资产的盘点和检查维护不及时，资产的使用率低。

　　而且该单位并没有单独设立内部审计部门，而是挂靠在财务部门，内部审计缺乏独立性，不能真正发挥审计的监督作用，失去了内部控制固有的刚性和严肃性。

　　3.2.2 风险防范意识淡薄

　　该单位的领导对风险没有足够的重视，认为单位的经费是财政拨付，单位是国家的，从事的是公益服务而不是为了营利，不会产生生产经营的风险，单位领导和单位职工普遍缺乏风险意识和相关知识，认为自己拿的是“铁饭碗”，单位不会像企业那样破产，自己也并不会下岗，单位的负责人对风险评估了解不多，将财政的部门预算控制及政府审计等同于风险评估，而单位现有的风险评估只能分散在各部门及业务流程中，在制定具体的管理制度时有规避风险的考虑，但未设立专门的风险管理机构，单位的风险管理仅仅依靠财务部门的会计监督以及内部会计控制，单位也未对内部控制中的风险进行系统分析和诊断，风险评估缺乏事前的识别与评估多为事后控制，更未建立相应的风险预警和风险防范机制。

　　3.2.3 缺乏有效的激励机制

　　吉林省地理信息院对于职工的培训不够重视，没有建立完善的培训机制，平时培训也多为理论教学，缺少针对实际操作的培训，新招录的员工的动手能力普遍较低；单位没有建立员工行为准则或手册，而且对员工日常的工作缺乏纪律约束与奖惩机制，员工的日常行为只要靠自觉，没有相应的日常监督与处罚措施，经常出现员工迟到、早退的现象。另外，吉林省地理信息院人力资源的激励机制主要由年底考核评估、薪酬保障机制、行政职务管理等方面构成，缺乏有效的激励机制。而且由于绩效考核指标单一、执行手段不科学、人际关系等原因，造成激励机制不能完全发挥作用。

　　3.2.4 技术条件落后信息化程度低

　　吉林省地理信息院进行信息化管理的时间不长，信息化程度较低，目前还基本上处于模块单独开发，和运行阶段无法做到信息集成化建立有效的内部控制系，统信息化技术是一个重要的制约性条件。

　　3.2.5 内部审计缺乏独立性

　　监督是评价内部控制质量的过程，即发现组织内部控制建立于实施过程中的缺陷和问题，并将改进意见不断反馈给管理者，内部控制是一个动态的过程，整个内部控制的过程必须实施以恰当的监督，通过监督活动，对内部控制的缺陷和问题并以纠正和完善，才能很好地发挥内部控制的作用。

　　目前，吉林省地理信息院内部控制活动中出现的一系列问题，除了部分是制度本身造成的，主要原因还是由于监督不力所致，监督一直是吉林省地理信息院内部控制的薄弱环节之一。该单位没有设置独立的内部审计机构，而是由主管领导分管，只是在财务部门组建审计部门，且审计人员没有参加相关内部审计的培训，内审知识陈旧，审计力量薄弱，无法适应当前形势下的审计需求，内部审计机构状态不稳定不规范，实施缺乏有效性和权威性。该单位的审计工作主要以差错防弊为主，且审计范围仅仅是针对资产资金的安全审计，是对财务部门收支预算执行方面的审计，缺乏对内部控制制度及规范的合理性和有效性的审查，缺乏对各业务部门的工作绩效的审查以及风险管理。且内部审计工作是由领导安排，结果也只向管理层汇报，无法受到监督，审计的公信力也被削弱了，审计工作无法发挥内部控制的监督反馈职能。

　　3.2.6 外部监督乏力

　　虽然该院受政府监督和社会监督，但监督效果却不尽人意。其主要原因，一是各种监督的功能交叉、标准不一，加之分散管理、缺乏沟通，未能形成有效的合力；二是有的监督没有按照设定的目标进行，有的甚至以平衡预算和创收为目的，再加上个别黑幕交易，监督弱化问题严重，对内部控制问题更是不报告、不追究；三是事业单位内部控制自我评价和内部控制审计并未形成制度化要求，外部约束弱。