第二章 公务文书与公关语言
第一节 公务文书的内涵
一、公务文书的历史发展
“文书”一词最早出现在《史记·酷吏列传》中“数从中文书”和《汉书·刑法志》中“文书盈于几阁”.此时的“文书”仅仅指公务文书。早在战国时期，随着学术的繁荣兴起，私人文书应运而生，这就使得“文书”一词不得不扩大其指称范围，将私人文书也包括其内。到了南朝，“公文”一词出现，用来专指公务文书。《文心雕龙》是南朝刘勰所作，该书中“有二十一篇专讲文体的，具体涉及文体三十五类，其中属于公文体或准公文体的有诏、策、檄、移、封禅、章、表、奏、启、议、对、书、记等十三类；他在论及每个公文体式时，都把这种体式的由来、沿革、作用及具体的例子，以及写好这种体式公文的要领等，说的相当详尽，论述十分精辟，可以说，这是中国历史上第一部论及公文写作的着述。”
千百年来，在中国公文的发展和形成自己传统方面，有着深远的影响，对后世公文的写作有着巨大的意义。
1911 年辛亥革命后，南京临时政府颁布了第一个公文条例，将其正式行文的文种法定为令、咨、呈、示、状等 5 种，废除了几千年来以封建君主为中心的公文体系。22年中，国民党政府对公文进行了多次“改革”:“1928 年公布《公文程式条例》规定公文文种有令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批，并规定要使用白话文和新式标点符号，但这一点进步并没有得到彻底实行，后来的公文还主要用文言文，1934年国民党政府又再次颁布公文程式，对公文种类和用法作了具体的规定。”
仅从 1937年到 1943 年，国民党政府四次颁改公文程序，最后将其文种法定为布告、令、训令、批、通知、函、报告、呈等 9 种。
新中国成立后，人民政府非常重视公文建设，公文发展进入更成熟阶段。从 1951年 9 月 29 日─2012 年 4 月 6 日，公文文种的发展更加全面，更加成熟。如下表 2.1 所示：③（中华人民共和国成立后行政机关公文文种变化一览表）
二、公务文书的概念
什么是公务文书？这是我们研究公文学的逻辑起点，也是公文学中最基本的概念，是从事公文写作实践和从事公文科学研究的人们都必须首先回答清楚的问题。我们只有明确地认识了研究对象的特定涵义，对公务文书的内涵和外延都有了科学的界定，才有可能真正探索并把握住公务文书的文体特点及写作规律。因此，准确掌握公务文书的概念，对本文写作有着重要的意义。
公务文书，顾名思义，就是指人们在处理公务活动中经常使用的文书。对于公务文书的定义，学界始终见仁见智，但比较肯定的是公务文书的定义有广义与狭义之分，例如：
李艳婷在《应用文书写作》中是这样定义公务文书的：“广义的公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范体式的应用文书，是贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具；狭义的公务文书特指行政公文，它是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”
岳海翔在《公文写作教程》是这样定义公务文书的：“公文是公务文书的简称。它是一个国家统治阶级在管理国家、处理各种公务时制作和使用的文字工具；公文有广义和狭义之分；广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系事务、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书；狭义的公文，则专指党和国家行政机关各自正式规定的主要文种。”
综上诉述，公务文书的定义有广义与狭义之分：广义的公务文书指的是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛用途的文书，它能够超越时空的限制，为管理提供所需的信息；狭义的公务文书则专指我国党政机关“实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”③本文中采用的是公务文书的广义定义。
三、公务文书的分类
公务文书种类的划分，从古至今，由简到繁，公务文书名称先后出现了约有上百种。
朝代不同，名称也各不相同。有的古代有，而现在没有，有的现在有而古代没有，有的名称相同，实际内涵不同，有的实际内涵相同，名称却不同。公务文书发展到现在，根据不同的标准，我们可以将公文划分为不同的类型。本文主要以使用范围为标准对公务文书进行分类，可以分为通用公务文书、规范类公务文书、事务文书和专用公务文书。
通用公务文书，是指各级各类机关、团体、企事业单位都使用的文书，如中共中央办公厅、国务院办公厅于 2012 年 4 月 16 日发布，2012 年 7 月 1 日起施行的《党政机关公文处理工作条例》规定的文种共十五类十五种：（1）决议；（2）决定；（3）命令（令）；（4）公报；（5）公告；（6）通告；（7）意见；（8）通知；（9）通报；（10）报告；（11）请示；（12）批复；（13）议案；（14）函；（15）纪要。
“规范类公务文书，指的是根据工作的需要，按照国家和地方法律法规制定的条例、章程、规定、细则、办法、守则、公约等。”①“事务文书，指的是根据单位工作需要，用于工作的安排、总结和宣传交流的实用性文书。”如：计划，总结，调查报告、简报和公关礼仪文书等。
“专用公务文书，指的是在一定专业机关、部门和业务范围内专门使用的文书，主要有外交文书、司法文书、军事文书等。”
四、公务文书的特点
公务文书的特点即就是公文语体的特点。“公文语体也称公文事务体，是适应事务交际场合、目的需要运用全名语言而形成的语言表达特点的综合；它是现代汉语语体系统的基本语体类型之一；属于书面语体中的一种。”公文的权威性与法定性，决定了公文语体在语言运用、表达方式上有着自己独有的要求，且形成自己独特的语言风格。
（一）庄重性
公文是贯彻落实国家方针政策和处理国家大事的工具，它的性质与作用决定了公文语体必须庄重。公务文书是代表某一机关、某一单位进行业务沟通的，因此，具有法定的权威性和约束性，这就决定了公务文书的用语必须严肃，具有庄重性。
规范的书面语是公文语体庄重性的最主要标志，一般不用俗语和方言。同时，为了使公务文书沉稳凝重，更显庄重色彩，还可以适当运用文言词语，使文言文与白话文自然相接，和谐庄重。公务文书的庄重性体现，除了使用规范的书面语和适当的文言词语，还应广泛使用公文专用语。如：在公文开头中，表示行文依据、原因、目的等词语，有 “依据”、“根据”、“按照”、“遵照”、“由于”、“关于”、“为了”和“鉴于”等。公文中用来承上启下的词语，有“现就……有关问题提出以下意见”、“现将有关情况报告如下”、“依据……特作如下决定”等。公务文书中不同的文种结尾用语不同，请示的结尾用语通常为“专此请示，请批复”、“以上请示当否，请批示”和“请指示”等；通知、公告、报告等文件的结束语有“特此通知”、“特此公告”和“专此报告”等。
（二）准确性
“准确”是公文语体的生命。公文的“准确”,要求执笔人能够准确无误地传达党和国家的有关方针、政策，这就要求行文严谨，实事求是地叙述实际情况，要做到不夸张、不虚构，对文中列举的数据、人名、地名应准确无误，不能出现统计失误，对人物、事件、工作的评价应切合实际，不能言过其实。公文的“准确”,还要求执笔人应态度明朗、观点鲜明，不含糊其词。公文的“现实执行效用”的作用，决定了它的实际应用功能大于供人欣赏功能。
（三）简明性
简明就是语言简洁明白，易于理解。“简明”是公文语体最基本的要求，也是公文语体与其它语体的根本区别点。毛泽东同志在《关于建立报告制度》一文中指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。”“综合报告内容要扼要，文字要简练，要指出问题或争论之所在。”
公文是党政机关、企事业单位和社会团体用来推动党政公务、沟通业务和解决实际问题的，长篇大论、词不达意无益于实际问题的解决和执行。作为组织沟通业务的重要工具，公务文书应注重其实用性，力争以简短的篇幅，简练的语言传达组织的意志。
公文语体需要的是“言简意赅”,“文约事丰”,要求用最简洁的文字准确表达尽量多的内容和更深的含义，这就需要做到以下几点：首先，要提炼文意。写作之前要明确主旨，这样就能以意遣词，集中凝练。其次，要使用一些语意凝练，含义丰富的成语、熟语或缩略语。使用这些词语要做到约定俗成，合乎心理习惯，同时，不能滥用缩略语，避免歧义。第三，要删繁就简。公务文书的实用性要求公文要开门见山、直奔主题，删去无意义的空话、套话，删去所有不着边际的浮泛客套之词，真正体现出公文的时效性。
第二节 公关语言的内涵
一、公关语言的概念
“公共关系”简称为“公关”,英文“Public Relations”,可缩写为“PR”,是一个舶来品。日常生活中，人们对公共关系大多理解为“拉关系”、“走后门”或者为达到自己的目的而对顾客进行“阿谀奉承”.其实这些都是对公关的误解。
在《公关语言学》一书中，黎运汉的表述是：“‘公关’是‘公共关系’的简称。‘公共关系’源于英文 Public Relations,简称‘PR',也可解释作’公共关系‘.它是指一个社会组织与其相关的社会公众依靠传播沟通建立起来的互益性的社会关系。”
这个概念告诉我们，公共关系是由社会组织、社会公众和传播沟通三要素组成的。其中，公关实施的主体是“社会组织”,公关的受体的是“社会公众”,公关的内容通过“传播沟通”来完成，其最终目的是建立于社会组织“互益性的社会关系”.
翟向东在《中国公共关系教程》一书中强调：“如果把中国公共关系的含义作一广义的概括，即中国的公共关系是在建设有中国特色的社会主义理论指导下，个人或社会组织（党的组织、政府、企业和事业单位、团体等）通过沟通信息、协调利益、化解矛盾理顺和改善人际、社际、国际间在经济、政治、文化、科技等方面的关系、调动一切积级因素，促进社会主义物质文明和精神文明建设的一门科学。”
这个概念告诉我们，公关的主体是个人或者组织，这里的组织不仅有党的组织、政府，还有企业、事业单位和社会团体等；同时作者提出了走中国特色的公关之路，把公共关系提升到了社主义物质文明和精神文明建设的层面。
李占才在《公共关系学概论》一书中表述是：
“公共关系是社会组织为了实现自己的目标，以传播沟通为手段，使自己与公众相互了解，从而建立、发展、改善、协调与其公众之间的关系。”③从概念中我们可以看出，公共关系的主体是社会组织，公共关系的客体是公众，公共关系的手段是传播与沟通，公共关系的最终目的是“建立、发展、改善、协调与其公众之间的关系”.
综上所述，公共关系实质上是个人或社会组织（营利或是非营利社会组织）为了实现自己的目的，通过传播沟通活动，建立起自身与公众之间相互了解、良好和谐的关系。
公关语言学是公共关系学与语言学相结合的产物。“公关语言，是指社会组织为实现确定的公关目标在向公众传递公关信息过程中所运用的承载有公关信息的语言。”①“公关语言不是指作为全民语言的声音与意义结合的符号系统，而是指全民语言在公关关系领域中的一种职业性、语用性变体，是社会组织、公关人员在公关实务中为实现公关目标而对全民语言的具体运用及其产生的言语成品；根据现代语言学区分语言和言语的原理，公关语言实际上是公关言语。”②主要包括口头语和书面语。
二、公关语言的特点
公共关系作为一种社会活动，始终离不开对语言的运用，语言是实现公关活动的前提。如传播组织信息，进行业务沟通，必须借助语言；维护组织形象，协调组织与公众的关系，也必须借助语言。由此可见，语言运用贯穿公关活动的始终，语言的运用畅通了社会组织的信息传播渠道。以树立组织形象为目标，以传播沟通为手段的公关语言，有着自身鲜明的特点。
（一）广泛性
公关语言的广泛性体现在以下三个方面：首先，使用领域的广泛。为树立良好的组织形象，维系正常的公众关系，公关活动无时不在、无处不在。作为公关活动的重要实践工具之一，公关语言也无时不在、无处不在。不论是党政机关、企事业单位，还是社会团体都需要搞公关工作。
其次，公众的广泛。不同的组织具有不同的公众，相同的组织也具有多类型的公众，同时由于公众的文化层次不同、年龄性别不同。因此，公务文书写作人员在传播信息、业务交流时面对不同的公众，应采用不同的语言技巧。
再次，言语交际模式的广泛。“由于主体与客体的广泛性，决定了组织公关人员在工作中必须采用广泛的言语交际模式，例如，口头交际，书面交际，人际交际，大众传媒交际；单项交际，双向交际；直接交际，间接交际，在各种交际活动中，不但要运用自然语言，而且还常常运用体态语言来辅助表情达意。”
（二）礼貌性
文明礼貌用语不仅是人与人之间相互沟通的桥梁、建立良好关系的纽带，更是公共关系活动中必须谨守的法则。公共关系的主要目标是树立良好的组织形象，为了实现这一目的，组织必须要靠正确的自身行为来与公众进行沟通。这就需要公关从业人员在具备良好的专业素养外，还要具有高水平的思想道德修养。为了体现公关语言礼貌性，公关从业人员应经常使用恰当的称谓语、得体的谦词敬语、诚挚庄重文雅的措辞等等，从而给公众以良好印象，达到组织公关的目的。
（三）互利性
“公关语言有别于日常交际语言和一般生活语言，它具有明确的功利性，这是由公共关系明确的目的性决定的；公共关系的最终目的是树立组织美好形象，建立组织与公众间的良好关系，求得组织的满意发展；为此，一切公关语言的运用是为实现这一目的而服务的。”①公关语言的互利是公关主体与公众之间的互利，公关活动只有在公关主体与公众互惠互利的前提下开展，才会有效。因此，公关主体在使用公关语言时，都是以互利为主导的，不能损人利己，更不能损人不利己。
（四）规范性
公关活动的目的是为了塑造组织形象，但如果在传播沟通过程中，公关人员在语言表达上词语错用、词不达意、句子不通、语法错误、修辞不当等都会使组织形象受损，也影响信息传播的有效性，最终影响了公共关系的目标实现。因此，公关语言的规范性表现在三个方面：
首先，公关人员在进行公关活动时，必须使用现代汉语规范语，避免因使用方言而阻碍了与公众的正常沟通。若在公务文书中大量使用方言，不仅使组织间无法进行业务上的正常沟通，还有损于公务文书庄重性的特点。
其次，合乎规范。公关语言的规范性不仅表现在使用规范的词语，包括对语音、词汇、修辞的规范使用；还表现在符合言语逻辑、遵循语法规则上。只有这样，才能准确地传递组织信息，维护组织形象。
第三，公关用语必须通俗易懂，但又不失典雅，平易却具生动。公共关系关涉面广，公众对象广泛且文化层次参差不齐，所以公关用语必须通俗易懂。任何一次公关信息传播都是组织有目的、有计划展开的，任何一次公关活动都是组织在公众面前形象的显示和展现，因此，所用语言必须典雅庄重、文明礼貌、平易生动。
第三节 公务文书与公关语言的关系
一、公务文书写作与公关运作的内在联系
公文学与公共关系学虽说是两个不同的学科体系，但在运转中却有着密切的联系。公文需上情下达、平行沟通、交流信息，而公共关系正具备沟通信息、维系组织与公众关系、塑造组织良好形象的职能。党政机关、企事业单位和社会团体等组织制定的相关方针、政策、法令、法规等，必须通过公务文书这一载体传达给下级机关，行使其领导权，保证社会前进的大方向；相反地，下级机关也必须通过公务文书这一载体将本机关在执行落实上级机关政策时遇到的问题传达给上级机关。同时上级机关将收集到的这些信息进行再处理、再加工，最终再制成新的、有价值的方针政策、法令法规，再一次通过公务文书传递给下级机关。这种循环往复的过程，使得全社会的成员在认识与行动上从无序到有序，从步调混乱到协调一致，从而使得国家这一大机器运转正常。在这一过程中，公务文书正是最重要的联系工具，具有沟通、商洽与协调的作用，这也是公共关系的职能。公共关系以传播为手段，力争公众对组织的理解与认同，从而达到协调组织关系，维护组织形象的目的。要达到这一目标，组织必须积极地树立沟通意识，同时畅通沟通渠道，这也是公务文书的写作要求。
综上所述，公务文书写作与公关运作的内在联系如下图 2.2 所示：
由此可见，公务文书写作与公关运作之间有着密切的内在联系。因此，我们在撰写公务文书时，要把公共关系知识中的精华应用到公文写作之中。这样，才能提高公文的质量及机关工作效率，促进各机关、各部门工作协调一致。
二、公关语言服务于公务文书
公务文书是党政机关、企事业单位处理公务、促进组织正常运转必不可少的重要工具。在公文中，上情下达、平行沟通都离不开语言。离开了语言，公文将不复存在。一份好的公文，不仅要有明确的主旨、充实的材料、完整的结构，更要能正确地使用语言。
很显然，公务文书写作的主要语言是公文语言。公文语言的优劣不仅影响了人们对国家方针政策的正确解读，也影响了具体公务的实际解决。尤其是一些重大的方针政策的制定，一定要对公文语言千锤百炼，逐字推敲，争取用最准确的语言表达国家的指令。
诚然，公文语言在公务文书中发挥着重大的作用。但随着社会的日益发展，人们的文化水平日益提高，社会公众对自身的需要也从最初的低层次的生理需要、安全需要发展到高层次的社交需要、尊重需要和自我实现的需要，这就需要党政机关、企事业单位和社会团体等组织在平时的公务文书写作中注重“公关意识”.公关意识的最直接体现，就是在公务文书中恰当地运用公关语言。如上文所述，公关语言包括很多内容，其中最重要的是口头语言和书面语言。口头语言在公务文书中的使用也相应的转换成了口语词的使用。这里的口语词并不是指方言土语，而是指一些人们都能理解的惯用语、俗语、顺口溜、格言、谚语等，同时包括一些社会流行语、新词新语等。准确地使用口语词在一定程度上有助于公文文风的改革，使公文语言更加生动形象。公务文书中公关语言的使用除了使用口语词，根据公关语言艺术的内容，还应恰当地使用模糊语言，能有效的促进主受体之间的情感，从而促进双方的共赢。
综上所述，公关语言服务于公务文书，公务文书中准确恰当地运用公关语言，能使公务文书达到预期的效果，能更好的促使组织之间的业务沟通，达到事业上的双赢。
