第四章 公务文书中公关语言的使用原则
如上文所述，公关语言在公务文书中的使用有利于塑造组织形象，增强公务文书的沟通效果以及能更好的体现出对写作受体的尊重，那么公关语言是不是就可以在公务文书中随便使用呢？答案是否定的。为了使公关语言在公务文书中能更好的发挥其作用，应该遵循合作原则与得体原则。
第一节 合作原则
格赖斯在 1975 出版的着作《逻辑与会话》中提出了这一概念，并指出会话含义的合作原则（co-operative principle），包括以下四条准则（maxims）：
“（1）数量准则（maxim of quantity）①所说之话应包含交谈目的所需的信息，②所说之话不应包含超出需求以外的信息；（2）质量准则（maxim of quality）①不要提供不真实的信息，②不要说证据不足的信息；（3）关系准则（maxim of relation）话语同话题有关将要实现的意图；（4）方式准则（maxim of manner）①不要用晦涩难解的语言，②不要有模棱两可的意义，③简明扼要（不要用不必要的冗长的语言），④表达的内容有条理性；这些准则的主要意思是，人们在交际中在提供信息时应是真心讲有关的东西，并且表达清楚。（Grice 1975:45-46）”
同样的，索振羽在《语用学教程》一书中对合作原则是这样解释的：“‘合作原则’（cooperative principle），即在参与交谈时，要使你说的话符合你所参与的交谈的公认目的或方向。”
作为上下协调、内外沟通以及指示传达的重要工具，公务文书的制作都有着明确的目的。为了这个目的，公务文书的各个组成部分需要向同一个方向努力，这就需要合作。
语言是公务文书的重要组成部分，公关语言在公务文书中使用时如能遵守合作原则，必将取得普通语言难以取得的效果。
一、遵守适度准则
在公务文书中，公关语言只是作为公务文书语言的一个部分，它的特殊性决定了它在公务文书中的使用并不能随心所欲，而是要依据公务文书的内容、目的以及受文对象的接受能力等，有针对性的进行选择和运用，把握好适度准则。
公务文书是党政机关、事业单位和社会团体用来传达本组织相关政策方针的主要工具，因此，准确性、实用性和严肃性是它的主要特点。但是，由于公务文书写作受体的广泛性，要求写作主体在制作公务文书时要考虑到写作受体的接受能力，尽量制作出能让人们以最快的速度接收和理解的公务文书，这就要求写作主体要恰当地使用公关语言。公关语言在公务文书中使用的前提是不能破坏公务文书的准确性、实用性和严肃性。
在公务文书的写作过程中，为了使公文表述更加严谨，公务文书中的有些内容是可以用模糊语言来表述的。但事物都有两面性，凡事皆有度，适度则有利，过犹不及。公务文书中模糊语言的使用也是如此，“只有在公文所反映的客观事物本身是模糊的，人们对它的认识也是模糊的，实际情况又需要采用模糊表述的情况下，才能使用模糊语言，切忌滥用，否则，就会适得其反，造成概念不清并产生歧义，从而影响公文质量，降低公文效果，甚至产生不应有的差错。”
例如：“某单位在一份《通报》中写道：‘在党的反腐倡廉方针政策指引下，在上级领导的直接领导下，在有关领导的亲自指挥下，经调查查实了××同志多次利用婚丧喜庆揽财，并动用公车为其亲属办私事的问题。……这种做法，在群众中造成了不良影响，给国家财产造成了不必要的浪费。’”
这份通报是为了批评××同志利用权力之便所犯的严重错误，但却用模糊词语“不必要”来修饰“浪费”,浪费就是浪费，不存在必要或是不必要，表述不严密。因此，在公务文书中要适当运用公关语言，准确握好“度”,避免过犹不及。
二、遵守“质真”准则
公务文书是用来宣传组织方针政策、传达领导意图、反映相关情况的工具，因此，它反映的信息必须真实可靠，作为公务文书传播信息的载体，公关语言的使用必须要遵守“质真”准则。
所谓“质真”,就是指公关语言在公务文书中使用时，传达的信息必须要真实可信，不容歪曲事实。例如：“由于地震灾区处于河谷地带，山高坡陡路险，道路损毁严重，地质灾害多发，交通通行不畅，伤员转运和救灾物资运输面临很大压力，加之灾区余震不断，大量房屋倒塌或受损，基本没有接待能力，如大量人员前往，不仅自身安全难以保障，也给当地救灾工作带来新的困难。”（《国务院办公厅关于有序做好支援云南鲁甸地震灾区抗震救灾工作的通知》 国办发明电〔2014〕14 号）例中连用两个“大量”,第一个“大量房屋倒塌或受损”,明确的阐述了这次大地震对云南造成了巨大的损失；第二个“大量人员前往”,说明国家高度重视这次受灾，许多抗震救灾人员也是踊跃前往，但考虑到当地实际情况，并不需要大量人员前往。例中的两个“大量”实事求是的传达了这份通知的精神，遵循了“质真”准则。
相反，在有些外交文书中，某些西方国家为了达到其特殊目的，在公关语言的使用上违反了“质真”这一准则，常常掩饰真相。例如：“1962 年 10 月古巴导弹危机时期，当时的美国总统肯尼迪，下令海军‘隔离’古巴，迫使苏联所有运载导弹武器的船只折返，分明是美国海军实行‘封锁’古巴，但是美国人宁肯不用‘封锁’这个在国际法上有严格意义的字眼，选择了‘隔离’这样的委婉语；况且，一个自命为‘自由'’民主‘的国家，怎好在光天化日之下，下令封锁它所不喜欢的国家呢？又何况，它如果发出了’封锁‘命令，又怕激怒了’另一超级大国‘,而惹起其他麻烦来。”
三、遵守相关准则
相关准则在合作原则中扮演着十分重要的角色，它要求公关语言在公务文书中使用时要与公务文书所提供信息有关联，这个信息要与写作受体的反映相关，要与对方想获得信息的话题一致，否则会文不对题，让人不知所云，致使双方无法进行有效的沟通与交流。
写作受体的阅读需要是公务文书写作的基础，也是组织与公众进行成功交际的基础。因此，写作主体在写作公务文书时，要尽可能的考虑写作受体关注的热点、重点及新点问题，在写作过程中恰当地使用与这些问题相关联的公关语言，达到组织与公众良好沟通的目的。例如：“近年来，由于一些地区’菜篮子…‘市长负责制弱化，措施不落实，蔬菜生产水平和组织化程度依然偏低，流通设施能力不足，造成部分大城市蔬菜自给率过低、蔬菜价格大起大落、农民’卖菜难…‘和居民’买菜贵…‘并存等问题日益突出。”（《国务院关于进一步促进蔬菜生产保障市场供应和价格基本稳定的通知》国发〔2010〕26 号）这是一篇关于进一步促进蔬菜生产保障市场供应和价格基本稳定的通知，通知的内容与人民群众的日常生活息息相关，例中的“菜篮子”、“卖菜难”和“买菜贵”,是人们日常生活中经常使用的惯用语，与通知要传达的内容密切相关，也与写作受体需要了解的信息密切相关，因此，这类公关语言在该通知中的使用遵循了“相关准则”,更加密切了国家与人民群众的关系，达到了组织公关的目的。
还有一些公关语言，表面上看似与公务文书要传达的信息不相关，实际上在特定的公文语境中，与公务文书的内容密切相关。例如：“社会主义新农村建设要通过典型引路，以点带面，千万不能’刮风‘,盲目’铺摊子…‘.”（《在 2006 年省委农村工作会议上的讲话》 张中伟）例中的“刮风”、“铺摊子”仅作为单个的词语来讲，似乎与文中的新农村建设没有关系，但用在本例中，形象的描述了新农村建设过程中遇到的一窝蜂的情况和形象工程的问题，目的是警示我们在社会主义新农村建设中，要先树立典型，以点带面，扎扎实实的推进该项工作。这类公关语言看似与公务文书要表达的内容无关，实际上息息相关，它们也遵循了合作原则中的相关准则。
四、遵守方式准则
方式准则要求公关语言在公务文书使用时，要选择能让人清楚、明白的表达方式，达到组织与公众顺利交流沟通的目的。模糊语言在公务文书中的使用并不是含糊其辞、模棱两可，而是要表达出精确语言不能表达出的准确概念。例如：“地方政府难以自行偿还债务时，要及时上报，本级和上级政府要启动债务风险应急处置预案和责任追究机制，切实化解债务风险，并追究相关人员责任。”（《国务院关于加强地方政府性债务管理的意见》 国发〔2014〕43 号）例中的“及时”看似模糊，实际上它表达的意思却十分精确。因为每个地方有每个地方的具体情况，如果将例子中的“及时”换成具体的时间，会让下级的执行机关感到为难，不好具体实施，更有甚者会有虚假上报的情况出现。例中用“及时”,就是说在地方政府难以自行偿还债务时，要针对本地方的具体情况马上上报，这样才能以最快的时间和速度来化解债务风险。
公关语言在公务文书中使用时还应考虑到受众的年龄、知识水平、个性特点的差异，对于针对广大农民群众的公务文书来说，在公文中恰当地使用口语词，能迅速拉近组织与公众的距离，同时，能让公众在最短的时间内了解公务文书所要传达的意图，满足受众的求近心理。例如：“但我们应该清醒地看到，卫生工作还不能完全适应当前形势发展的需要，离党和政府的要求及广大人民群众的期望还有很大距离，’看不成病…‘,’看。
不起病…‘和’看不好病…‘等问题还没有从根本上得到解决。”（《在全县卫生工作会议上的讲话》 余志鹏）这是一篇针对县卫生工作的讲话，其受众是广大基层人民群众，因人民群众知识水平不一致，例中连用三个口语词“不成、不起、不好”来修饰限定“看病”,具体的表述了人民群众看病时所遇到的问题，让人听起来十分亲切，也体现了领导“急群众所急”的工作态度。公关语言在公务文书中使用时遵循合作原则能促使组织与公众之间成功进行交际。
第二节 得体原则
“得体原则”是索振羽在《语用学教程》一书中提出的，他认为“’得体原则‘既能科学、合理的解释’合作原则‘难以解释或无力解释的一些重要问题，又比新格赖斯会话含义理论便于交际者大众熟练的掌握和运用。”①“’得体原则‘指的是把’得体‘提升为高于并包容’礼貌原则‘的一个名副其实的能与”合作原则“相补益的高层次的原则；他之所以不同意利奇把”得体“视为”礼貌原则“的准则之一，是因为，从言语交际的根本目的来看，话语得体不是为了礼貌，而是它能取得最佳交际效果，并且”得体“比”礼貌“的覆盖面大。”
公务文书作为传达组织信息、协调组织与公众关系的重要工具，公文语言要求必须得体。公关语言作为公文语言的组成部分，为了达到公务文书的目的，在公务文书中使用时也要追求得体，遵循“得体原则”.所谓“得体”,就是公关语言在公务文书中使用时要尊重写作受体的阅读及心理需求，针对不同的受众，对公关语言进行调整使用。
换句话说，公关语言在公务文书中使用时遵循得体原则，就是指公关语言的使用要看场合、注意受文对象，以便达到最佳的沟通和交流目的。
公关语言在公务文书中使用时要看场合，也就是说要遵循“切境原则”.对于那些用来传达国家重大政策法规的公文，它的语言要求严肃、准确，在这类公文中要尽可能使用准确庄重的语言，避免或少用口语词和模糊词语，否则会有损公务文书的准确性、严肃性和权威性。
公关语言在公务文书中使用时要注意受文对象，具体要做到看人使用，即就是要遵循“礼貌原则”.即就是要根据写作受体文化背景以及接受能力等恰当地使用公关语言。
当然，公务文书的写作主体还要考虑到组织形象，即使用公关语言时既要满足写作受体的阅读需要和心理需求，又不能有损组织的形象，具体来说就是在公务文书中要尽可能的使用人们都能理解的惯用语、俗语、顺口溜等口语词，避免使用地方方言。另外，在公务文书中使用模糊语言，要注意模糊语言的“模糊度”,不能使用那些含糊其辞、模棱两可的语言，更不能使用那些容易引起歧义的模糊语言。例如：“’与会人员接此通知后，请携带有关文件，于八月二日前来市政府招待所报到……‘--《×市会议通知》，此句中是’八月二日‘那天’前来报到‘呢，还是’八月二日前‘来报到，两种解释都可以，这就让与会者难以捉摸了。该通知中错误地使用了含糊不清、有歧义的语句，给阅读者造成思想上的混乱，给操作者带来麻烦。”
“得体原则”是一个带有全局性的语用原则。公务文书要想完整成功地达到它的交际目的，它的语言使用必须恰当、得体。要达到这一要求，写作主体经常会遵循“切境原则”和“礼貌原则”,它们是实现公关语言在公务文书中使用时遵循得体的有效手段。
一、切境原则
“切境，就是要求语言运用与所处的特定语言环境相切合、相适应；人的语言运用总是处于一定的语言环境之中的，只有语言运用与环境相适应时才能获得良好的交际效果，否则会适得其反。”
“所谓语言环境，简称语境，是指语言交际所处的现实环境与具体背景，包括社会环境、自然环境、交际场合、交际对象、交际双方的各种相关因素，如身份、职业、经1③切合语境对提高语言表达效果起着重要的作用，也直接影响着双方交际行为的成功与否。
公务文书写作的语境主要是指”语言文字在表达主题主旨、思想观点时特定的背景因素、时空条件、行文内容、发文目的、行文关系等。“④由于公务文书语境中的写作主体、写作受体及行文关系的指向性与确定性，要求写作主体在写作公务文书时要精心选择和加工语言，以切合公务文书的语境，增强表达效果。公关语言作为公务文书语言的组成部分，它的使用必须恰当，切合公务文书语境，只有这样，才能达到普通语言不能达到的效果。相反，如果在公务文书中不考虑具体的语言环境，滥用公关语言，必然会损害公文的庄重性与严肃性。公关语言在公务文书中使用时，必须切合发文目的和内容，切合公务文书的语体。
（一）切合发文目的和内容
公文撰写人员在撰写公务文书时，要明确发文目的和内容，恰当地使用公关语言。
例如：”只要我们胸怀理想、坚定信念，不动摇、不懈怠、不折腾，顽强奋斗、艰苦奋斗、不懈奋斗，就一定能在中国共产党成立一百年时全面建成小康社会，……我们一定要坚定信心，打胜全面深化经济体制改革和加快转变经济发展方式这场硬仗，把我国经济发展活力和竞争力提高到新的水平。“（《十八大报告》）例中把”全面深化经济体制改革和加快转变经济发展方式“表述为”打胜仗“,可以看出国家领导人对完成这项任务的重视。例中的口语词切合发文目的，实现了特殊的表达效果。
同时，为了特殊的发文目的，模糊语言在公务文书中的使用比较积极。例如：”双方一致认为，中日关系对两国都是最重要的双边关系之一……两国对亚太地区和世界的和平、稳定与发展有着重要影响，肩负着庄严责任。长期和平友好合作……是双方唯一选择。
双方决心全面推进中日战略互惠关系，实现中日两国和平共处、世代友好、互利合作、共同发展的崇高目标。“（《中日关于全面推进战略互惠关系的联合声明》）例中”最重要的双边关系之一“、”长期和平友好合作“等模糊词语的使用切合了特殊的发文目的，在确立了中日”长期和平友好合作“关系外，”最重要的双边关系之一“还照顾了我国与其他周边国家的关系。双方面向未来，推进互惠互利合作，实现中日两国的”崇高目标“.
（二）切合公务文书语体
我们应根据公文自身的语体特点灵活使用公关语言。例如在某些特定的语境中，我们毋需精确细致地去陈述任何事情，这时需要我们恰当地使用切合公务文书语体的模糊语言。模糊语言是相对于精确语言而言的，它的模糊性不是绝对的，而是相对的。
在切合公务文书语体的前提下，恰当地使用模糊语言，反而能表达最准确、最严谨的概念。例如，”在办好现有专科层次高等职业（专科）学校的基础上，发展应用技术类型高校，培养本科层次职业人才。应用技术类型高等学校是高等教育体系的重要组成部分，与其他普通本科学校具有平等地位。高等职业教育规模占高等教育的一半以上，本科层次职业教育达到一定规模…“（教育部 发展改革委 财政部 人力资源社会保障部农业部 国务院扶贫办关于印发《现代职业教育体系建设规划（2014-2020 年）》的通知 教发〔2014〕6 号）例中的”一定规模“适合公文语体，高度概括了本科层次职业教育的规模，比用量化概念要准确、贴切得多。又如，”市、县财政部门收到专项资金后，应当会同同级住房城乡建设部门尽快将资金分解或明确到具体项目，并将分配结果报上级财政部门、住房城乡建设部门备案。“（《中央财政城镇保障性安居工程专项资金管理办法》）例中的”尽快“是模糊的，但又表达了明确的含义。由于各市、县财政部门收到专项资金后对资金分解或明确到具体项目上的时间都不一样，这要视情况而定，具体情况具体对待，不能一概而论。所以使用了”尽快“,既可以催促各地重视这一问题，又给了一些情况复杂的地方缓和的空间。体现了政府制定政策时的灵活性，加强实行的可操作性。
在特定的语境中，除了要恰当地使用模糊词语，还应灵活地使用口语词，以转变公务文书刻板呆滞的文风。例如，”……要以津围、京哈、宝平、蓟官、邦喜等五条主要干线公路和乡村公路为重点，对公路两侧可视范围内的市容环境全面进行治理，让过往行人看不到脏乱差现象，特别是主要道路两侧的 17 个乡镇，一定要加强对附近群众的思想教育和引导，坚决制止私自向道路边沟乱倒垃圾、乱堆柴草等现象，从根本上解决’清了倒…，倒了清…‘问题。“（《xx 县长在城乡环境综合整治大会上的讲话》）”清了倒，倒了清“是人们日常生活中经常使用的词语或是常见的行为，用在此处，切合事物文书的语体，转变了以前讲话稿照搬照念、刻板的错误做法，能让人们更加重视对垃圾处理的方式。
二、礼貌原则
20 世纪 80 年代，继 Grice 的合作原则后，Leech 在其《语用学原则》（1983）中把”礼貌原则“（Politeness principle）作为”合作原则“的”援救“原则提出来的。
Leech 认为：”为了要解释语言使用中某些不那么有规律的方面就需扩大格赖斯对会话含义的概念，使其至少包括礼貌原则。“ 也就是说：”礼貌原则不能被视为添加到合作原则上去的另一个原则，而是为援救合作原则解决一系列麻烦的一种必要的补充。“（1983:80）①Leech 提出的礼貌原则包括六条准则：”（1）得体准则（Tact Maxim）；（2）宽宏准则（Generosity Maxim）；（3）赞誉准则（Approbation Maxim）；（4）谦虚准则（ModestyMaxim）；（5）一致准则（Agreement Maxim）； （6）同情准则（Sympathy Maxim）“②礼貌，主要指人们在交际活动中一方对另一方表现出谦虚恭敬的态度，是社会成员在交际活动中应该时刻遵循的重要准则。礼貌是相互的，只有尊重了别人，别人才会对你回应以相同的尊重。换句话说，就是只有对方听到有礼貌的话语，感觉到别人对他尊重时，才会与对方进行合作，此时，双方的交际活动才能顺利进行。因此，说话人在讲话时要尽量多的使别人得益，能最大限度的赞誉别人，从而使对话双方目的一致、同情增至最大限度，使交际对方受到尊重，反过来，也获得对方对自己的好感。
人们在交际活动中遵循”礼貌原则“,最重要的目的就是通过礼貌用语使自己的话语得体，从而维护”面子“.面子概念最早是由 Erving Goffman 在 1967 提出来的。后来布朗和莱文森对这一领域又进行了深入的研究，他们认为，”虽然不同的文化对礼貌要求的程度及表示礼貌的方式不同，但礼貌是一种文化的普遍现象；礼貌普遍存在的原因在于每个人都需要得到他人的欣赏和保护，这些研究者称之为’面子‘.“①他们将”面子“分为”正面子“和”负面子“,”正面子“指的是希望得到被别人欣赏、或称赞的欲望，”负面子“则是一种免受强制干扰的”欲望“.在社会交往中要充分尊重对方，维护对方的”面子“.同时，他们提出了五种补救策略，其中的”积极礼貌策略就是满足听话人的积极面子需求，通过寻求一致，避免不和，假设有共同点，表示伙伴关系，提高听话人的兴趣，注意听话人的需要和夸张自己对听话人的兴趣、赞同、同情等方式来维护听话人的面子；消极礼貌策略指出可以用语义较模糊，语气较委婉的表达方式来照顾听话人的面子。“②作为沟通协调组织与公众关系的重要工具，公务文书既要保证组织信息的正常传播，又要确保公众能够及时的接受和理解信息，这就要求在公务文书中恰当地使用公关语言，针对不同的受众灵活地使用公关语言，使公务文书表达有礼貌，使听话者更容易接受和理解公务文书传达的信息。
1.写作主体在制作公务文书时应遵循”礼貌原则“,采取积极礼貌策略维护受众的”面子“,在公务文书中表现在对口语词的使用上。随着信息技术的快速发展，人们获取信息越来越方便。公务文书的写作受体除了明确标注的受文机关外，还包括广大的人民群众。口语词大多来源于广大人民群众过的日常生活中，具有极强的生命力，口语词在公务文书中的恰当使用，能体现出组织对广大受众阅读及心理需要的关注，同时能提高受众的兴趣，维护他们的”面子“.如果一份公务文书中全是死板呆滞的套语或者是晦涩难懂的语言，会使那些需要了解组织信息，但文化水平比较低的公众感到没有”面子“,他们会认为组织制作公务文书只是给那些文化水平高的人阅读的，对于他们的阅读需求及心理需要，组织根本没有重视过，这样会有损组织的形象，违反了”礼貌原则“.
2.写作主体在制作公务文书时应遵循”礼貌原则“,采取消极礼貌策略维护受众的”面子“,在公务文书中表现在对模糊语言的使用上。例如：”市、县财政部门收到专项资金后，应当会同同级住房城乡建设部门尽快将资金分解或明确到具体项目……市、县财政部门应当根据城镇保障性安居工程实施进度及时拨付资金，……对于不按时向专员办报送审核资料的地区，财政部在分配专项资金时，将酌情扣减分配给该地区的专项资金数额。“（《中央财政城镇保障性安居工程专项资金管理办法》）例子中的”尽快“”及时“”酌情“等模糊词语的恰当使用，体现了公文内容的原则性与灵活性，给收文单位执行文件时留有一定的余地。公关语言在公务文书中使用时，只有遵循”礼貌原则“和”切境原则“,才能体现出其得体性。
综上所述，合作原则是保证交际活动顺利进行的基础，得体原则是交际活动所追求的目标。公务文书中使用公关语言时，只有遵循了这两个原则，才能促使公务文书发挥其最大效用。
