Y公司财务控制中存在的问题

　　3.2 Y 公司财务控制中存在的问题

　　3.2.1 应收账款分析

　　Y 公司在对应收账款模块的使用管理中，即希望借助合理的应收账款管理吸引客户、扩大业务规模、增强企业竞争力，又希望能避免应收账款为企业带来的资金周转困难。然而现有应收账款管理并没有实现公司预期目标。因此笔者通过实地走访，整理出公司现有应收账款管理流程，在此基础上分析存在的问题与原因，为后文优化方案的制定提供依据。

　　3.2.1.1 应收账款管理现有流程

　　Y 公司对应收账款管理的主要工作包括：制定合适的信用政策，综合考虑应收帐款账期，以指导企业进行应收账款管理；定期评价修订关键客户的信用额度，考察实际应付款数额，控制公司应收账款总量；实现对应收账款坏账准备的管理，建立坏账准备计提和冲销制度；对应收账款进行监管和分析，定期形成报告，便于管理层做出决策。

　　在实际管理流程中，应收账款管理流程开始阶段由相关业务部门将与客户拟定完成的订单、合同报送财务部门进行客户信用额度审核，确定订单、合同金额在客户信用额度之内，若所涉及金额超过规定数额则转交总经理办公室进行审核确定通过则继续下一步工作。待审核完成后财务部门确定应收账款金额。在月末财务部门对应收账款进行检查，制作客户到期未清项清单，交由相关业务部门进行催帐作业。同时财务部门制作应收账款账龄分析报告单，确定当期应收账款坏账准备计提额与冲销额。

　　公司现行应收账款管理流程如图 2-1 所示：

　　3.2.1.2 应收账款管理存在的问题及原因分析

　　结合以上图示和分析，可以看出，Y 公司应收账款管理存在的主要问题以及产生问题的原因如下：

　　1.应收账款管理与其他模块间未建立有效的联系在步骤中，财务部门根据相关业务部门签订的合同以及销售合同来评估应收账款，需由财务部门查询客户信用信息以确定其信用额度，然后将所得信息输入ERP系统中进行下一步工作。在成功的ERP系统中，应收账款管理的工作流发起者应为合同或订单管理部门，而从 Y 公司应收账款管理流程中我们可以发现其实际发起部门为财务部门，这样使得财务管理模块与其他模块之间的联系形同虚设，阻碍了企业信息的顺畅流通。

　　2.没有建立各部门共享的客户信息数据库。在对客户信用额度的审核中，Y 公司并没有通过专一的客户信息数据库，所有数据分散保存在各个部门当中，审核时由总经理办公室和财务部门分别调取。同时缺少动态的客户信息数据，各部门掌握的信息可能存在差异，实际上没有形成资源的共享与整合，不利于企业信息系统的完善。

　　3.工作流程繁杂，管理效率低下

　　从图 2-1 中我们可以看出，Y 公司对应收账款建立了相当严格的审批制度，但是一项信用销售业务如果涉及金额过大时可能需要两层审批，加上手工审核本身准确率不能保证，这样的审核制度将严重影响应收账款管理效率。

　　3.2.2 应付账款管理分析

　　与应收账款一样，应付账款同样在 Y 公司的经营资金中扮演着重要角色。如何在资金有限的条件下，合理管理应付账款，维持与供应商间的信用关系是应收账款管理的基本职能。下文在对现有流程进行归纳整理后，指出现有管理模块工作流程中与基本职能相悖之处，进而为后文优化方案的提出奠定基础。

　　3.2.2.1 应付账款管理现有流程

　　Y 公司应付账款管理主要包括入账与付款两部分。入账流程开始于业务部门与供应商签订业务合同，在合同签订完成后将合同送达总经理办公室，由分管领导审核合同相关条款并签字。待合同审核完成后，交由验收部门，其根据已审核生效的合同完成收货验收，同时填制验收单。验收单填写完成后经分管领导审核交回合同签订部门，以此为依据向供应商索取发票。取得发票后，将合同、验收单和发票交财务部门进行发票效验，完成入账。在付款时，业务部门根据取得的发票连同验收单所记载信息，填写付款申请单，交由上级审核。审核通过后，转交财务部门完成付款过程。

　　3.2.2.2 应付账款管理存在的问题及原因分析

　　可以看出虽然 Y 公司对应付账款管理给与了高度重视，投入大量人力进行管理，但任然存在不少问题亟待解决，主要表现在：

　　1.信息更多时候仅通过 ERP 系统进行记录而不是传递

　　由于公司内部对 ERP 系统操作不熟悉，整个应付账款管理流程中大量依靠手工单据完成信息的传递工作，大大降低了信息传递的速度和准确性。往往在信息通过单据传达完成后，再通过手工输入的方式记入 ERP 系统，使得 ERP 系统变为一个单纯的记录工具，无法发挥其改善企业管理能力的作用。

　　2.对应付暂估账款缺乏管理能力

　　当供应商所发货物已验收入库，而还未收到供应商发票时，由于无法进行发票效验，对这部分业务仅能查询应付暂估总额，无法通过现有管理流程方便的查询订单及收货数量，不利于财务管理人员随时掌握公司应付账款情况。

　　3.缺少统一的供应商数据库

　　没有在公司内部形成各部门共享的供应商信息系统，各部门业务分散操作，繁琐低效，并存在大量重复劳动，缺乏信息的交互与集成。同时没有建立对供应商的分类管理系统，各笔应付款业务单独处理，难以从公司总体出发汇总分析所有应付账款，为公司资金预算和使用带来困难，无法合理制定应付账款资金计划。

　　3.2.3 资产管理模块分析

　　Y 公司资产管理模块主要管理固定资产的基础信息、固定资产新增、调拨、报废和盘点等业务。其中尤以采购新增固定资产、在建工程转资新增固定资产和固定资产报废最为常见。因此，下文将主要从这三项业务入手，分析资产管理模块存在的问题。

　　3.2.3.1 资产管理现有流程

　　Y 公司对资产的管理目前主要通过手工台账和并行的财务软件来进行，ERP 系统仅仅作为辅助手段，还没有在公司资产管理上发挥应有的作用。在管理固定资产的信息时，由有关部门将固定资产的新增、在建工程资本化、损毁报废等信息送达资产管理部门，由资产管理部门完成对资产卡片档案的建立与保管，确保卡、实相符。在固定资产账务处理方面，由财务部门负责固定资产的记录与核算，主要负责固定资产的盘点、报废、处置、损毁以及资产折旧摊销的账务处理。

　　1.资产采购管理流程

　　在固定资产的采购管理中，首先由项目管理部门提出固定资产采购申请，制作预算上报上级归口管理部门审批。上级部门审批通过后由采购部门或直属生产机构按照预算执行固定资产采购，并收货检验。收货后，将发票、验收单据等证明文件报送财务部门进行账务处理，同时物资供应部建立资产卡片，将资产交由项目管理部门使用。实际流程如图 2-3 所示。

　　2.在建工程转固定资产管理流程

　　在建工程转固定资产管理中，由项目管理部门进行项目竣工结算后向归口管理部门提出申请。上级管理部门审批通过后，将竣工结算材料送达财务部门对转增的资产进行相应会计处理，物资供应部建立资产卡片。实际工作流程如图 2-4 所示。

　　3.资产报废管理流程

　　资产报废管理中，由直属生产机构资产使用管理部门提出资产报废申请，由物质供应部进行第一次审批，通过后将所有申请材料向上报给归口管理部门进行第二次审批，审批通过则物质供应部对资产信息进行跟新，财务部门进行相应会计处理。

　　实际工作流程如图 2-5 所示。

　　3.2.3.2 资产管理存在的问题及原因分析

　　综合分析以上流程图，可以归纳 Y 公司资产管理存的问题及其原因如下：

　　1.各部门在资产管理中职责分配不合理

　　从管理部门来看，财务部门过多的承担了固定资产的管理工作，而财务部门本身的特质决定了其工作地点大多位于室内，对室外现场情况了解有限。财务部门过多承担资产管理职能，将会造成资产管理的账实不符。

　　2.各部门对资产信息记录可能存在偏差

　　在对固定资产的基础信息管理与维护方面，由于各自对资产信息进行管理，导致财务部门与资产管理部门对同一项资产记录可能产生偏差，如步骤 1-○2中，两部门分别记录资产信息，同时信息缺乏交流沟通，极有可能使两方资产信息不匹配，甚至由于对信息格式没有统一规定，导致各部门间资产信息无法形成统一整体，产生一座座信息孤岛。

　　3.流程繁琐，管理效率低

　　在固定资产新增、报废等流程中，存在如 1-○1、2-○1、3-○1○2大量的审批过程，这一系列审批流程又均为必要程序，而如果每次审批均需要手动操作，将极大降低工作效率，造成管理资源的浪费。另一方面，固定资产新增、报废等流程的审批，多会涉及到上级公司各个归口管理部门，如果不能有效利用 ERP 系统使审批流程规范化、自动化，将严重拖慢资产新增、报废等工作进程。

　　4.缺乏统一的资产数据库
　　
　　在资产管理的所有流程中，由于没有充分发挥 ERP 系统整合企业资源的作用，导致所有资产缺少一个可靠的、动态更新的、准确数据库支持，使得各项资产的信息无法集中使用。