ERP在Y公司财务控制实施中的作用机理

　　4.3 ERP 在 Y 公司财务控制实施中的作用机理

　　ERP 项目的实施和应用，对 Y 公司的财务控制具有重要的作用与意义，为该公司的财务控制具体工作打好了坚实的基础，强化了财务控制的效力。

　　4.3.1 高度集成性实现数据共享

　　Y 公司 ERP 各模块使用共同的数据库工作。因此，当某个部门输入信息到系统中，其他部门都能马上获得。因此，模块与模块之间，各模块内部之间都具有高度的集成性，保证了信息资源的共享。信息就像强有力的黏合剂将 Y 公司内部、Y 公司与供应商、Y 公司与客户的各种活动和一系列过程连接起来，不仅增加了组织成员之间的信息交流和了解，而且提高了组织运作的效率。下面将围绕财务会计模块内部及物流模块和其他模块的集成关系展开，来分析 ERP 的集成性是如何加强 Y 公司财务控制的。

　　4.3.1.1 财务系统模块内部的集成

　　财务系统模块中总账、应收、应付、固定资产、生产模块的基本功能在第一章已经做过介绍，下面用图 4-1 来表示它们之间的集成性。

　　4.3.1.2 销售模块与财务系统模块的集成

　　在 ERP 中销售交货是一个多步骤的过程，包括交货申请、装载、装运、发货过账等程序，大多数属于物流的范畴。ERP 还提供了对整个交货过程的全程监控的功能，包括交货期管理，自动确定装运点等等功能。销售发货和财务会计的集成点出现在发货过账这个步骤上当在销售模块进行成品发货时，财务会计模块会自动生成结转产成品销售成本的会计凭证。同时我们还可以发现，销售发货环节本身就是销售模块和库存管理模块的一个集成点。销售发货的动作是由仓储部门完成的，而它实现的同时又是销售业务的一个步骤。

　　发票在系统中不是孤立的，Y 公司的销售开票是参照其发货单建立的，系统会根据一定的规则自动复制这些先行凭证的信息，这使得开票的过程尽可能的简单，而且在很大程度上避免了人为错误的产生。另外，Y 公司经常使用到期开票清单来处理开票。在这种情况下财务人员不需要针对某张销售定单或发货单单独开票。只需要输入选择条件，系统会自动挑选那些符合条件的定单或发货单，生成到期开票清单，经过手工编辑和模拟后就可以实际开票了。当开票这一业务处理在系统中完成后，通过 ERP 的集成功能，在财务会计模块会自动确认应收账款及销售收入的会计凭证，即借：应收账款 贷：主营业务收入。

　　4.3.1.3 采购模块与财务系统模块的集成

　　采购定单的收货是采购定单执行的一个环节，通常会先于发票校验。和销售发货类似，采购收货是采购和仓储部门的共同职责。当物料模块进行物料收货的动作时财务会计模块会生成存货增加的会计凭证。等到发票校验时财务会计模块自动生成应付账款增加的会计凭证。Y 公司采用收货和发票校验两个业务都记账，再通过"货到发票未到"科目对清来实现账实相符。

　　发票校验核对的是供应商发票的内容与采购订单、收货单是否一致，ERP 系统会自动进行"三单"匹配的校验。校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购订单的单价相一致，以及日期等等。另外，在系统里可以设定相应的容差，容差的目的是使微小的差异不干扰总体业务的执行。只有三单匹配成功系统才能过账，发票校验充分显示了 ERP 的高度集成性。发票校验从采购管理的采购和库存管理中的收货读取数据，当入账一张发票时，其中的信息会被传送到财务模块。为确认购货的真实性、确保购货记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性。ERP 具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，应能联查验收单、订单、入库单等，保证记录购货程序的完整性。

　　4.3.1.4 库存管理模块与财务系统模块的集成

　　库存管理连接了采购，生产、销售等多个环节，是 ERP 物流的中心环节之一。

　　ERP 环境下的库存管理可以对公司库存情况做到及时记录和实时查询，保证收货、发货及时记录到 ERP 中，并自动更新库存的当前状况。从财务的角度来看，库存的增加和减少不仅反映了库存数量的变化，也代表了公司价值的转移动态。当操作人员做库存变动的操作时这一信息同时会传递到财务模块，自动生产财务凭证。物料凭证和会计凭证在 ERP 中存在相互勾稽的关系，从任何一张凭证页面可以点击进入相关联的另一张凭证，方便信息的查询和共享。这里介绍两种重要的移动类型：

　　1 原材料生产领用时，系统自动记账如下：借：生产成本 贷：原材料。原材料的估价方式是标准成本。

　　2 产成品入库时，系统自动记账如下：借：产成品 贷：生产成本。产成品的估价方式采用的是标准成本法。

　　4.3.1.5 生产模块与财务系统模块的集成

　　生产活动中最重要的是生产计划和生产控制。生产控制已在第一章介绍过，这里不再赘述。在 ERP 中生产计划模块功能主要包括主生产计划、物料需求计划、能力需求计划。物料需求计划是最常用的生产计划工具，其依据 ERP 中的物料清单、销售订单、产品预期需求和库存数据等进行物料供需平衡的运算以得出需要新补充的物料，物料需求计划的运行可以确保物料能在计划的需求时间内保证适当数量并避免过多的库存，整个运算过程快捷简单，从而降低计划工作的人工成本，进一步提高计划准确率。

　　Y 公司按定单设计生产的具体流程设计的生产运营模式，将此模式的流程设计为：

　　1.接收客户订单；2.根据客户要求设计符合标准的产品，确定物料清单（组成一个产品或半成品的零部件清单）；3.根据客户订单生成生产计划，创建生产订单；4.根据客户订单数量、物料清单、产品预期需求和库存信息、运行物料需求计划；5.根据物料需求计划运行结果生成采购计划。

　　Y 公司生产计划流程方案如图 4-2 所示：

　　生产计划模块和其它模块中有关的计划活动的集成点在于：生产计划是由销售模块销售订单的需求产生的；在采购模块中的原材料的采购计划是根据生产计划模块物料需求计划运行结果生成的；另外，在生产控制模块产品被生产完后，它的生产成本会被过账到财务会计模块。

　　财务会计的账务处理在 ERP 中通过集成和业务处理结合起来了。会计凭证的填制和输入基本实现自动化，各业务部门在完成各自业务的同时，先由相关人员完成原始凭证填制工作，再传输到 ERP 的财务系统，由总账系统自动生成会计凭证，会计人员只需对这些凭证在系统内进行审核。这样就不仅减少了财务部门的工作量，并保证了财务信息的准确性，更主要的是它对于财务会计的本来意义的回归：以货币的形式记录企业的业务。同时自动记账保证了会计资料的完整性，正确性，实时性和丰富性。 通过标准化的数据和业务操作流程，全面、及时和集成地体现企业日常经营业务中"物流"、"资金流"、"信息流",从而实现三流合一。

　　4.3.2 实时监控业务活动，使核算数据更加精细化

　　会计核算主要的任务是记录、核算、反映资金在经济活动中的运动过程及其结果。传统的会计核算下，由于采购、生产、销售等业务流程在财务监控范围之外，数据信息需要经历多道程序流转之后才能到会计人员手中。因此，很多单据信息对业务事项的描述就显得模糊不清了。相对而言在 ERP 中，涉及到业务活动的几乎所有原始单据都是通过业务模块的操作直接汇集流向财务模块的，并且能够自动生成相对应的记账凭证，很大程度上减轻了财务人员的业务量。由于数据信息的直接电子传递也使得信息传递的过程中出错的概率大大降低。ERP 这种高效率的信息传递最大意义体现在公司对基础业务流程的实时监管成为现实，即一旦有业务活动发生，操作人员将信息记录在 ERP 中就能立马直接反映到财务模块中去，使得财务能够与业务活动同步，实现财务对业务活动的实时监控。